淺談中職學(xué)校檔案管理工作的改進(jìn)

文/衡水科技工程學(xué)校 李霄

淺談中職學(xué)校檔案管理工作的改進(jìn)

文/衡水科技工程學(xué)校 李霄

關(guān)于檔案，無論是職高、中專，還是普通高等學(xué)校，是其用于記錄學(xué)校歷史沿革以及教學(xué)資料的關(guān)鍵，為學(xué)校的發(fā)展以及對(duì)未來的計(jì)劃提供根據(jù)，是學(xué)校教學(xué)以及科研的一項(xiàng)重點(diǎn)。本文就目前中職學(xué)校檔案管理工作中的問題進(jìn)行分析，并提出對(duì)應(yīng)改進(jìn)措施和建議。

中職學(xué)校；檔案管理

在當(dāng)前的學(xué)校檔案管理中，遇到種種的障礙，使其發(fā)展緩慢。學(xué)校檔案記錄著各種重要的信息，對(duì)學(xué)校的事務(wù)處理以及未來的發(fā)展具有重要作用。關(guān)于檔案的管理工作一定要跟上社會(huì)發(fā)展的需求，不斷地創(chuàng)新工作，這是當(dāng)下學(xué)校檔案管理工作正面臨的情況。

一、中職學(xué)校檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）意識(shí)上重視程度不夠。檔案管理工作是學(xué)校教學(xué)工作以及未來發(fā)展的重要環(huán)節(jié)，但是在實(shí)際工作中，學(xué)校的相關(guān)負(fù)責(zé)部門并沒有對(duì)此引起足夠的重視，盡管一直在強(qiáng)調(diào)檔案管理工作是重中之重，但是在工作落實(shí)上不夠徹底，沒有像抓其他重點(diǎn)工作那樣，有板有眼，有始有終。該項(xiàng)工作的負(fù)責(zé)部門對(duì)檔案的管理工作沒有進(jìn)行到位的監(jiān)督以及指導(dǎo)，工作流于形式。另外，部分中職學(xué)校把檔案管理工作放在教學(xué)的后邊，在平常只是關(guān)注教學(xué)，只有在領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行檢查的時(shí)候才走走形式；更有甚者，對(duì)檔案管理工作內(nèi)容只是進(jìn)行一些指導(dǎo)文件的套用，并沒有結(jié)合學(xué)校自身的實(shí)際情況，從而導(dǎo)致學(xué)校中的檔案實(shí)際意義不大，管理工作陷于混亂。

（二）檔案的管理設(shè)備以及方法落后。在科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的今天，學(xué)校的發(fā)展需要與時(shí)俱進(jìn)，檔案管理工作同樣如此，檔案管理需要進(jìn)行信息化以及電子化。對(duì)檔案的管理設(shè)備進(jìn)行更新是當(dāng)前的必要選擇。然而，目前很多中職學(xué)校設(shè)備落后，硬件水平根本不達(dá)標(biāo)，相關(guān)軟件配備也很低，只具備檔案信息的檢索以及保存等簡單功能，對(duì)檔案信息進(jìn)行高級(jí)的統(tǒng)計(jì)以及分析都無法完成。另外，部分中職學(xué)校對(duì)檔案的管理方法也比較落后，缺少必要的監(jiān)督機(jī)制，導(dǎo)致檔案的管理工作發(fā)生混亂。

（三）檔案資源的使用效益不高。檔案是記錄學(xué)校教學(xué)以及其他日常工作的重要信息，完整、有效的檔案信息以及材料能夠?qū)W(xué)校的教學(xué)進(jìn)行很好的改善，能夠?qū)W(xué)校未來的規(guī)劃起到至關(guān)重要的作用。另外，中職學(xué)校就是為社會(huì)提供技能型的人才，學(xué)生的就業(yè)率是學(xué)校賴以生存以及發(fā)展的關(guān)鍵，檔案管理工作做得好，可以給學(xué)校帶來很好的口碑，對(duì)學(xué)校的招生工作也有很大的好處。但是實(shí)際情況是檔案的可利用效益非常低，只注重形式，不關(guān)注其使用效益是現(xiàn)在檔案管理中的一大問題。這樣使檔案資源沒法很好地發(fā)揮其作用，對(duì)學(xué)校的教學(xué)以及未來的發(fā)展都有影響，造成某種程度的資源浪費(fèi)。

二、中職學(xué)校檔案管理工作的改進(jìn)

（一）提高信息化、電子化管理水平。伴隨現(xiàn)代科技的發(fā)展，檔案管理工作的方式也應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，以滿足實(shí)際的需求。因?yàn)閷W(xué)校中檔案信息資源的存量以及工作量的不斷提高，信息化管理可以極大地提高檔案管理的效率以及質(zhì)量。學(xué)校內(nèi)部更要根據(jù)自身的實(shí)際情況，結(jié)合電子化以及信息化對(duì)檔案資源進(jìn)行很好的整理。檔案資源進(jìn)行電子化就是所有的資料以及信息進(jìn)行數(shù)字化，以電子化的平臺(tái)或者是數(shù)據(jù)庫的形式進(jìn)行儲(chǔ)存。學(xué)校檔案管理信息化是當(dāng)下中職學(xué)校的發(fā)展趨勢，要想提高檔案管理工作的質(zhì)量，不單單需要匹配現(xiàn)代科技，更需要的是其管理人員的技能以及意識(shí)。所以，學(xué)校要配備現(xiàn)代化的電子設(shè)備，來加強(qiáng)檔案資源的記錄以及整理工作，還要培訓(xùn)一批高素質(zhì)的管理人員。進(jìn)行檔案管理不單單是要管理到位，還要能夠發(fā)揮其關(guān)鍵的作用，保證信息的真實(shí)可靠，保證學(xué)校的各種新動(dòng)態(tài)可以及時(shí)有效地宣傳。

（二）加大重視程度，完善監(jiān)督管理機(jī)制。要想提高檔案管理工作的質(zhì)量，首先要提高學(xué)校對(duì)檔案管理工作的重視。目前很多的社交平臺(tái)提高了信息的流通速度，學(xué)校檔案管理的相關(guān)負(fù)責(zé)部門可以利用這些來宣傳其重要性，提高師生等對(duì)該項(xiàng)工作的認(rèn)識(shí)。另外，學(xué)校方面還要加強(qiáng)內(nèi)部對(duì)檔案管理工作的監(jiān)督，完善該監(jiān)督的體制制度，加大該項(xiàng)管理工作的資金投入，結(jié)合好自身的實(shí)際情況，逐一解決檔案管理工作的所有難題。學(xué)校也要?jiǎng)訂T所有師生參與到檔案管理工作中去，把有重要價(jià)值的信息都完整地保存歸納，形成一個(gè)很好的管理氛圍。

（三）增加檔案的信息量，做好需求分析。對(duì)于檔案的管理工作，學(xué)校要做到以人為本，對(duì)檔案中的信息進(jìn)行分析分類，把性質(zhì)不同，具有不同價(jià)值的資料進(jìn)行分類，這樣更加方便以后的管理以及使用。另外，及時(shí)地把一些沒用的信息進(jìn)行清除，這樣就可以減輕以后管理工作的工作量。拓寬檔案管理工作的信息來源，就要主動(dòng)、積極地進(jìn)行收集，把檔案資源的管理工作規(guī)范化。另外，學(xué)校相關(guān)部門還要做好檔案資料的分析研究工作，根據(jù)學(xué)校自身的教學(xué)以及日常情況，對(duì)檔案中的信息進(jìn)行歸納分類，為學(xué)校未來的發(fā)展做好規(guī)劃，提高檔案管理的質(zhì)量以及效率。

三、結(jié)束語

對(duì)于中職學(xué)校，其主要責(zé)任就是為社會(huì)提供專業(yè)性的技術(shù)人才，造福于社會(huì)。因此中職學(xué)校的檔案資料管理工作應(yīng)該以此為主題，所有的管理工作都要以此為出發(fā)點(diǎn)，盡力實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)。在日常的工作中，相關(guān)負(fù)責(zé)部門應(yīng)該注意檔案的收集以及整理分類等等，積極采用現(xiàn)代化的電子科技進(jìn)行管理，提高其管理的質(zhì)量，使其可以發(fā)揮更大的作用。

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［2］張義勇.如何加強(qiáng)職業(yè)院校學(xué)生檔案管理工作［J］.黑龍江檔案，2014（04）.

［3］范群英.學(xué)校檔案管理存在問題及優(yōu)化措施［J］.科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2012（15）.