文/達(dá)州職業(yè)技術(shù)學(xué)院 陳玄

談?wù)勑滦^(qū)檔案館建設(shè)的策略
——以達(dá)州職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例

文/達(dá)州職業(yè)技術(shù)學(xué)院 陳玄

檔案館建設(shè)是新校區(qū)項目建設(shè)的重要組成部分，抓好新校區(qū)檔案館建設(shè)，需要從硬件建設(shè)、檔案資源建設(shè)、信息化建設(shè)和檔案隊伍建設(shè)四個方面入手，有的放矢，以不斷提升新校區(qū)檔案館的建設(shè)效率與服務(wù)水平。

新校區(qū)；檔案館建設(shè)；策略

達(dá)州職業(yè)技術(shù)學(xué)院新校區(qū)檔案館建設(shè)是達(dá)州職業(yè)技術(shù)學(xué)院新校區(qū)項目建設(shè)的重要組成部分，屬達(dá)州市的重大建設(shè)項目之一，其建設(shè)工作已經(jīng)全面展開。抓好新校區(qū)檔案館建設(shè)，探討新校區(qū)檔案館建設(shè)的策略，對全面完成達(dá)州職業(yè)技術(shù)學(xué)院新校區(qū)項目建設(shè)具有十分重要的意義。

一、完善設(shè)備設(shè)備，強(qiáng)化檔案庫房建設(shè)

現(xiàn)代化的高校檔案庫房應(yīng)實(shí)現(xiàn)館藏庫房、閱覽、辦公室分開，并配有檔案柜、計算機(jī)、打印機(jī)、刻錄機(jī)、復(fù)印機(jī)、空調(diào)機(jī)、除濕機(jī)、防磁防潮柜、消毒柜、縫紉機(jī)、裝訂機(jī)等檔案專用設(shè)備，以滿足現(xiàn)代化檔案資源的收集、整理、歸檔和收藏要求。但目前達(dá)州職業(yè)技術(shù)學(xué)院沒有符合上述標(biāo)準(zhǔn)的現(xiàn)代化檔案庫房。對此，一是結(jié)合達(dá)州職業(yè)技術(shù)學(xué)院新校區(qū)的辦學(xué)、科研、管理需求，盡快完成檔案庫房的規(guī)劃、設(shè)計與建設(shè)。二是結(jié)合檔案管理信息化的實(shí)際需求，適時購置信息化設(shè)備，支持電子檔案建設(shè)與存儲工作。三是強(qiáng)化對現(xiàn)有設(shè)備、信息系統(tǒng)的維護(hù)與管理，包括強(qiáng)化設(shè)備的日常維護(hù)與定期檢修，及時進(jìn)行系統(tǒng)安全維護(hù)、漏洞修補(bǔ)，以及經(jīng)常更新計算機(jī)軟件等等，以保證現(xiàn)有設(shè)備良好運(yùn)行。

二、強(qiáng)化管理制度建設(shè)，規(guī)范檔案資源開發(fā)

首先，強(qiáng)化新校區(qū)檔案館制度建設(shè)，這對提升新校區(qū)檔案館檔案收集、歸檔、開發(fā)、利用等一系列工作的規(guī)范性和有效性具有重要意義。根據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》的原則和要求，結(jié)合達(dá)州職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理工作的實(shí)際，修訂完善《達(dá)州職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理實(shí)施意見》，其內(nèi)容應(yīng)當(dāng)涵蓋檔案的收集、整理、保管、鑒定與銷毀、統(tǒng)計、借閱、利用、保密工作、檔案庫房管理等的規(guī)定，該項制度可使檔案工作有章可循。在此基礎(chǔ)上，新校區(qū)檔案館應(yīng)進(jìn)一步完善制度建設(shè)，對檔案管理工作中的各項核心業(yè)務(wù)流程提出明確要求。

其次，達(dá)州職業(yè)技術(shù)學(xué)院現(xiàn)館藏分為原達(dá)縣教育學(xué)院、達(dá)州農(nóng)業(yè)學(xué)校、達(dá)州衛(wèi)生學(xué)校、達(dá)州農(nóng)業(yè)機(jī)械化學(xué)校、達(dá)州職業(yè)技術(shù)學(xué)院5個卷宗，黨群、行政、教學(xué)、科學(xué)研究、基本建設(shè)、儀器設(shè)備、外事、出版、財會、學(xué)生、聲像、實(shí)物12個檔案門類。種類豐富、數(shù)量較多，為對上述檔案資源進(jìn)行妥善歸類、規(guī)范歸檔。今后應(yīng)按照《普通高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》和《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》要求對現(xiàn)有檔案資料進(jìn)行整理、分類、組卷、編目，建立規(guī)范的全宗卷。在此基礎(chǔ)上，達(dá)州職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案館應(yīng)結(jié)合學(xué)校各專業(yè)辦學(xué)活動和科研項目情況，積極做好檔案資源的收集工作，并適時開展專題檔案資源編研活動，使館藏資源得到有效開發(fā)和利用。

三、加強(qiáng)信息化建設(shè)，豐富檔案服務(wù)形式

達(dá)州職業(yè)技術(shù)學(xué)院新校區(qū)檔案館目前裝配有《檔案管理系統(tǒng)》，基本實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)錄入、檢索、查詢、統(tǒng)計、編目、維護(hù)、編制檔案檢索工具等的計算機(jī)管理，但在實(shí)際工作中，檔案管理人員對相關(guān)設(shè)備、信息系統(tǒng)的應(yīng)用水平仍然偏低，今后需要繼續(xù)強(qiáng)化檔案管理信息化人員建設(shè)。一方面要適時引進(jìn)新技術(shù)、新軟件。另一方面要組織檔案管理人員積極學(xué)習(xí)信息化技術(shù)的應(yīng)用方法，使其樹立信息化管理意識，并主動利用信息化設(shè)備開展檔案收集、管理與開發(fā)工作，提高檔案工作的信息化水平。同時，新校區(qū)檔案館建設(shè)中應(yīng)著重突出檔案管理工作的服務(wù)職能。新校區(qū)檔案館工作人員應(yīng)結(jié)合學(xué)?；椖康拈_展、專業(yè)教學(xué)的發(fā)展、科研項目的開展與黨建、管理工作的發(fā)展等情況，積極與相關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)、同事進(jìn)行溝通，結(jié)合其需求主動查找、提供相關(guān)檔案材料以供參考并積極開展檔案編研工作，充分發(fā)揮檔案資源在行政管理、教學(xué)、科研、深化改革等方面的作用。

四、強(qiáng)化人才隊伍建設(shè)，提升檔案人員素質(zhì)

檔案館人員的專業(yè)素質(zhì)是搞好檔案工作的重要因素，為了提升達(dá)州職業(yè)技術(shù)學(xué)院新校區(qū)檔案館人員的專業(yè)素質(zhì)，需要采取以下措施：一是完善檔案干部終身教育體系，對現(xiàn)有專、兼職檔案員進(jìn)行培養(yǎng)，鼓勵檔案員繼續(xù)深造學(xué)習(xí)，或到知名檔案館進(jìn)行參觀學(xué)習(xí)；二是提高檔案培訓(xùn)質(zhì)量，提升現(xiàn)職檔案管理人員的文化和專業(yè)程度，除了加強(qiáng)檔案管理新知識、新理論的教育外，還應(yīng)切實(shí)增強(qiáng)檔案管理人員運(yùn)用專業(yè)理論解決實(shí)際問題的能力，尤其是提升其利用信息技術(shù)解決檔案管理實(shí)務(wù)問題的能力；三是要適時引進(jìn)高素質(zhì)檔案管理人才，尤其是加大對優(yōu)秀青年檔案工作者的引進(jìn)與培養(yǎng)力度，加強(qiáng)多層次復(fù)合型專業(yè)人才隊伍的建設(shè)，優(yōu)化檔案管理隊伍結(jié)構(gòu)，加大專職檔案管理員的比重。

總之，達(dá)州職業(yè)技術(shù)學(xué)院新校區(qū)檔案館的建設(shè)是一項系統(tǒng)性的工程，檔案工作人員應(yīng)結(jié)合新校區(qū)人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、建設(shè)與管理等工作的實(shí)際需求，從硬件建設(shè)、檔案資源建設(shè)、信息化建設(shè)和檔案隊伍建設(shè)4個方面入手，有的放矢，循序漸進(jìn)的開展新校區(qū)檔案館建設(shè)工作，以不斷提升新校區(qū)檔案館的建設(shè)效率與服務(wù)水平，促進(jìn)檔案資料質(zhì)量的不斷提高和館藏資源數(shù)量與種類的不斷豐富，同時為檔案利用、檔案開發(fā)等活動奠定堅實(shí)的基礎(chǔ)。

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