優(yōu)化辦公室檔案管理工作的方法分析

文/昌吉州農(nóng)牧機械化技術(shù)推廣站 盛楊華

優(yōu)化辦公室檔案管理工作的方法分析

文/昌吉州農(nóng)牧機械化技術(shù)推廣站 盛楊華

辦公室管理的各項工作中，檔案管理作為其中一項重要工作，起著極其重要的作用，其管理效率的高低，也在一定程度上影響到各項工作的順利開展。因此，在實際工作中將檔案管理工作與網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)相結(jié)合，強化檔案管理工作的職能，創(chuàng)新辦公室檔案管理工作，對于資料的保存和管理等有著重要的意義，下面通過目前辦公室管理工作中存在的問題做下簡要分析，并提出相關(guān)的措施，以加強辦公室檔案管理的實際工作質(zhì)量。

辦公室管理；存在問題；解決方法

隨著社會的發(fā)展和進步，辦公室管理工作中，各部門之間的職責(zé)更趨于細分化，導(dǎo)致檔案管理工作也成為不可忽視的重要組成部分。因此檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展成為辦公室管理工作的重點。然而，在實際工作中仍然存在一些問題，需要我們加以重視，并用科學(xué)的措施予以優(yōu)化。

一、辦公室檔案管理常見問題

（一）檔案管理工作人員意識薄弱。具體到企業(yè)日常工作中，由于傳統(tǒng)思想的影響，一些企業(yè)的管理者還沒能意識到檔案管理工作的重要性，而負責(zé)具體檔案管理工作的人員也未能將其視為重要工作，從而造成檔案管理工作的實效性缺失。因此，企業(yè)的相關(guān)管理層和檔案管理層要更深層面意識到檔案管理工作對于整體工作的重要性。

（二）檔案管理人員水平不能滿足實際工作要求。由于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層管理人員不夠重視此項工作，以至于相關(guān)內(nèi)部檔案管理人員沒有足夠重視，而且很多情況下，此項工作只是一些相關(guān)人員作為兼職工作，缺乏檔案管理工作人員的職位。加之相關(guān)兼職人員沒有經(jīng)過專門的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，以至于專業(yè)管理水平不足，導(dǎo)致其工作效率明顯降低。

（三）檔案管理工作缺乏創(chuàng)新。雖然檔案管理工作作為辦公室工作的一項重要組成部分，但是，并沒有隨著其他工作的方法進步有改善，仍然是采用傳統(tǒng)手寫的方法。這種傳統(tǒng)的檔案管理工作模式不僅造成辦公成本趨高，而且也導(dǎo)致檔案的信息存儲工作不完善，極易丟失信息，不便查找和合理的運用，使得工作效率較低。

（四）規(guī)章制度不夠健全。檔案管理的實質(zhì)性工作較為繁瑣和復(fù)雜，對于各項工作的開展有著重要的作用。因此，這項工作不僅需要專業(yè)工作人員的開展和維持，而且還需要多個部門的配合，而人員的管理需要具體的制度來制約，沒有合適的制度，檔案管理工作的實際工作就很難得到有效開展。

二、加強辦公室檔案管理的方法

（一）管理者需要增加對辦公室檔案管理的重視度。具體到企業(yè)實際工作中，相關(guān)管理者可以邀請專業(yè)的檔案管理人員定期進行指導(dǎo)工作，以提升檔案管理人員對于自身工作的認識。設(shè)立專門的檔案管理工作崗，具體工作責(zé)任落實到人，以加強工作人員自身的責(zé)任感。同時，要加強檔案管理的監(jiān)督工作，形成良好的檔案管理工作氛圍，促進檔案管理工作的健康開展，進而促進各項工作的順利進行。

（二）招聘專業(yè)檔案管理人才，并對員工進行專業(yè)知識培訓(xùn)。邀請檔案管理的專業(yè)技術(shù)人員對管理工作進行專業(yè)技術(shù)指導(dǎo)，定期開展針對于檔案工作人員的講座，從而及時發(fā)現(xiàn)問題，并采用合適的方法加以解決。此外，檔案管理人員對于檔案機密要件，要根據(jù)《檔案法》進行合適的保密工作，注意檔案的安全性。同時，企業(yè)為員工進行專業(yè)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)工作，以此來提高檔案管理工作的實際操作水平，并且相應(yīng)提升檔案保密法等觀念，為企業(yè)檔案的管理工作培育一批比較專業(yè)的高素質(zhì)人才。

（三）與高科技信息技術(shù)相結(jié)合，實現(xiàn)電子化管理。在實際工作中，對于檔案管理工作的要求比較高，而人員管理的過程中容易出現(xiàn)失誤。因此，面對信息化發(fā)展的時代，計算機可以替代人工避免實際工作中出現(xiàn)的問題。將檔案管理工作信息化，這就要求檔案管理操作軟件適合于本企業(yè)，這樣可以減少紙質(zhì)資料出現(xiàn)的占用空間不方便查找等問題。因此，為了有效地進行檔案管理工作，企業(yè)應(yīng)該加強檔案管理的信息化建設(shè)。

（四）完善檔案管理制度。為確保檔案管理工作能夠有效開展，就要求企事業(yè)單位有完善的檔案管理制度作為依據(jù)。它不僅可以為檔案程序化順利進行提供了可靠保障，也為檔案的收集、整理、歸檔和保存等做到有據(jù)可依。此外，對于檔案的收集的時間和人員也要做相應(yīng)的規(guī)定，以保證辦公室檔案管理的實際工作效率。所以健全的檔案管理制度，能夠使得檔案管理人員工作順利開展，也可以保證檔案管理工作的順序性。

三、結(jié)論

辦公室檔案管理工作，作為一項重要管理工作，它不是獨立存在的，而是與多個部門之間都有著比較重要的聯(lián)系。因此，加強辦公室檔案管理工作的合理化利用，有利于提升企業(yè)整體的辦公效率。一是提高企業(yè)工作人員對于檔案管理工作重要性的認識。二是對于檔案管理人員進行相關(guān)專業(yè)的培訓(xùn)，以提高其專業(yè)技能和相關(guān)的知識。三是對于高科技信息技術(shù)加以充分利用，減少傳統(tǒng)工作中出現(xiàn)的問題，避免不必要的失誤，使得因浪費所造成的損失達到最小化；四是進一步完善檔案管理制度，確保檔案管理制度得以規(guī)范化發(fā)展。

［1］于寧寧.創(chuàng)新辦公室檔案管理工作提高單位內(nèi)部工作效率——談如何改進辦公室檔案管理工作［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2013（13）：71.

［2］杜慧玲.探討如何提高辦公室檔案管理工作效率的思考［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2014（05）：171-172.

［3］涂嬌麗.提高辦公室檔案管理工作效率的思考［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2012（15）：149-150.