權(quán)變觀視角下的秘書工作激勵(lì)

張 凱

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權(quán)變觀視角下的秘書工作激勵(lì)

張 凱

【摘 要】提高秘書人員的工作績(jī)效對(duì)提高秘書所在的整個(gè)組織的工作績(jī)效將發(fā)揮重要作用。激勵(lì)是調(diào)動(dòng)秘書人員工作積極性的核心問題。秘書工作激勵(lì)，涉及激勵(lì)的涵義、秘書人員工作激勵(lì)的意義、原則等方面。

【關(guān)鍵詞】權(quán)變秘書工作激勵(lì) 意義

激勵(lì)是現(xiàn)代管理中的一項(xiàng)重要職能，是調(diào)動(dòng)人的積極性的核心問題?，F(xiàn)代管理面對(duì)的是各種類型的組織：企業(yè)組織、行政組織、教育組織……秘書這一職業(yè)具有泛行業(yè)性，即秘書人員工作在各行各業(yè)、各種類型的組織中。秘書人員廣泛分布于組織的各個(gè)領(lǐng)域、各個(gè)層次中。組織的高層、中層、基層均有秘書部門或秘書人員。秘書人員要辦理眾多的工作，要處理上下、左右、內(nèi)外的許多關(guān)系。鑒于此，根據(jù)秘書工作的特點(diǎn)，運(yùn)用激勵(lì)的原則，對(duì)秘書人員采用相應(yīng)的激勵(lì)方式，對(duì)于提高秘書人員工作的效率，將發(fā)揮重要作用，進(jìn)而對(duì)提高秘書所在的整個(gè)組織的工作績(jī)效將會(huì)大有裨益。

按照管理學(xué)、行為科學(xué)的要求去研究秘書活動(dòng)的主體——秘書人員，根據(jù)組織所處的內(nèi)外條件的變化和不同而隨機(jī)應(yīng)變，即引入權(quán)變觀作為對(duì)秘書工作激勵(lì)的一種指導(dǎo)思想。

一、激勵(lì)的含義

在管理學(xué)、心理學(xué)等學(xué)科中，對(duì)激勵(lì)各有定義。激勵(lì)在管理學(xué)中是指調(diào)動(dòng)人的積極性的方法；在管理心理學(xué)中指使個(gè)體增強(qiáng)內(nèi)在動(dòng)力，以更高的積極性和創(chuàng)造性去追求既定目標(biāo)的過程。根據(jù)對(duì)各種研究的概括和綜合，結(jié)合秘書工作，可以形成有關(guān)對(duì)秘書人員進(jìn)行激勵(lì)共同的本質(zhì)的認(rèn)識(shí)，應(yīng)明確下述問題：

第一，激勵(lì)是調(diào)動(dòng)秘書人員積極性的核心問題。激勵(lì)問題解決得好，秘書人員的工作積極性就高；如果忽視對(duì)秘書人員的激勵(lì)，或激勵(lì)方法不得當(dāng)，就會(huì)降低秘書人員的工作積極性。

第二，秘書人員工作積極性的強(qiáng)弱是一個(gè)內(nèi)在變量，它是不能被人們的感覺器官直接感知到的，也就是說，對(duì)秘書人員的激勵(lì)效果的考察，只能通過觀察判斷秘書人員由積極性推動(dòng)所表現(xiàn)出的行為即工作績(jī)效而得出。

第三，激勵(lì)手段、方法的選擇是對(duì)秘書人員進(jìn)行激勵(lì)的關(guān)鍵的所在。在這里權(quán)變觀的引入也正是為了實(shí)現(xiàn)在激勵(lì)中的靈活運(yùn)用，避免在對(duì)秘書人員的激勵(lì)中拘泥于某一種一成不變的方法。

二、秘書人員工作激勵(lì)的意義

由于秘書工作的特點(diǎn)，對(duì)秘書人員進(jìn)行工作激勵(lì)就具有特殊的意義。從現(xiàn)代系統(tǒng)論的觀點(diǎn)看，秘書人員是處在一種動(dòng)態(tài)的“人——人”活動(dòng)系統(tǒng)中的，對(duì)秘書人員的要求與處在“人——機(jī)”系統(tǒng)中的工程技術(shù)人員是不相同的。在“人——人”活動(dòng)系統(tǒng)中，無論是活動(dòng)的主體還是活動(dòng)的客體都是人。因此，要根據(jù)秘書人員工作中的心理特點(diǎn)及規(guī)律開展對(duì)秘書人員的管理，對(duì)促進(jìn)秘書工作效率的提高。而要提高秘書的工作效率，大致從兩方面著手：一方面應(yīng)該的提高秘書自身的思想、文化、業(yè)務(wù)水平，另一方面應(yīng)該充分發(fā)揮激勵(lì)因素的強(qiáng)大作用。這樣，對(duì)秘書人員的工作激勵(lì)就具有了重要的現(xiàn)實(shí)意義。

（一）提高秘書的工作績(jī)效，進(jìn)而提高整個(gè)組織的工作績(jī)效是激勵(lì)最顯著的作用

美國(guó)心理學(xué)家威廉.詹姆士曾進(jìn)行過專門的研究。他發(fā)現(xiàn)：在日常工作中，人們只要使用20%—30%的能力便可以完成的任務(wù)，還有將近70%—80%的能力沒有被發(fā)揮出來。如果能通過運(yùn)用激勵(lì)手段充分調(diào)動(dòng)人的積極性，便可以發(fā)揮出80%—90%的工作潛能。由此可見，由激勵(lì)所產(chǎn)生的效果是非常顯著的。

秘書部門和秘書人員是聯(lián)系領(lǐng)導(dǎo)部門和各職能部門的橋梁，因此，秘書人員工作效率的高低，將會(huì)影響整個(gè)組織的工作效率。以領(lǐng)導(dǎo)人員越來越重視的秘書輔助決策為例，在領(lǐng)導(dǎo)決策過程中，秘書要起好輔助作用，諸如搞清情況，出謀獻(xiàn)策，提供決策依據(jù)、參考方案，草擬決策文稿，組織和監(jiān)督?jīng)Q策的施行等。領(lǐng)導(dǎo)為了實(shí)現(xiàn)決策的科學(xué)化，需要借助于秘書所發(fā)揮的智囊、“外腦”作用。這樣，秘書工作熱情的高低、工作是否主動(dòng)就與領(lǐng)導(dǎo)決策和整個(gè)組織的正常、高效運(yùn)轉(zhuǎn)聯(lián)系在一起了。如果秘書在輔助決策中工作熱情低，不愿擔(dān)負(fù)責(zé)任，將不利于領(lǐng)導(dǎo)決策，并影響到整個(gè)組織的工作績(jī)效。

（二）激勵(lì)是吸引秘書人才為組織工作的有效手段。

從事各種職業(yè)的人員，均有通過工作滿足其自身需要的要求，秘書人員也不例外。我們可以將秘書人員的需要簡(jiǎn)要概括為物質(zhì)性需要、精神性需要。

秘書人員的物質(zhì)性需要包括諸如提高工資、獎(jiǎng)金、解決住房的需要；秘書人員的精神性需要包括諸如要求晉升、進(jìn)修學(xué)習(xí)，渴望受到表彰，獲得領(lǐng)導(dǎo)、同事的信任等。

（三）通過激勵(lì)可以使秘書人員變消極為積極，充分挖掘自身潛力。

在秘書的工作中，不可避免地要產(chǎn)生一些消極情緒。例如秘書加班加點(diǎn)撰寫的一篇文稿，被領(lǐng)導(dǎo)的一句話給否定了；領(lǐng)導(dǎo)成員間有了矛盾，把秘書當(dāng)作“遷怒”的對(duì)象等。秘書人員經(jīng)常從事事務(wù)性工作，日復(fù)一日，也難免滋生消極情緒。

因此，對(duì)秘書人員的激勵(lì)可以改善秘書人員的情緒，趨利避害，以積極的態(tài)度面對(duì)每一項(xiàng)工作。

參考文獻(xiàn)：

[1]趙中利,史玉嶠.現(xiàn)代秘書心理學(xué)[M].青島:青島出版社,1996.

[2]陳賢華.秘書工作論[M].成都:四川大學(xué)出版社,1996.

[3]侯玉珍.秘書學(xué)[M].北京:海洋出版社,1997.

（作者單位：黑龍江省體育彩票管理中心）

作者簡(jiǎn)介：張凱，男，碩士，黑龍江省體育彩票管理中心助理研究員，研究方向：決策與戰(zhàn)略發(fā)展。