文/威海市專業(yè)技術(shù)職務(wù)評審中心 于珊

機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革探討

文/威海市專業(yè)技術(shù)職務(wù)評審中心 于珊

機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作普遍存在檔案利用率低、管理手段落后等問題，大大制約了檔案在機(jī)關(guān)事業(yè)單位中發(fā)揮的效用。所以在進(jìn)行檔案管理的過程中，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要遵循規(guī)范、靈活的統(tǒng)一原則、制定與執(zhí)行并重的原則，用以促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部社會信息的完善。本文主要對機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新與改革進(jìn)行了探討，并提出相應(yīng)策略，用以提高檔案管理的有效性。

機(jī)關(guān)事業(yè)單位；檔案管理；創(chuàng)新；改革；分析

檔案管理工作的內(nèi)容包括收集、分類、統(tǒng)計(jì)、檢索、編目和開發(fā)利用等，是一項(xiàng)對信息處理能力、綜合分析能力要求較高的工作，它能夠?qū)⒋罅繖n案信息資料系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化和優(yōu)質(zhì)化，從而為相關(guān)對象提供高效的檔案利用服務(wù)，最終滿足社會檔案管理的要求。

一、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀

（一）檔案管理手段非常落后。隨著網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的到來，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在全球占據(jù)了重要地位?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)具有兼容性強(qiáng)、快捷等特點(diǎn)，所以被廣泛應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域并取得一定成績，尤其在信息處理方面十分突出。但是，目前仍有部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位不懂利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)提高檔案管理的效率，且不積極創(chuàng)新與改革管理模式，依然沿用傳統(tǒng)的人工管理，對檔案的穩(wěn)定性十分不利，同時(shí)出錯(cuò)率極高，大大制約了檔案管理的發(fā)展。此外，部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位并未設(shè)立專門的檔案管理室或設(shè)備老化、儲存環(huán)境、條件相對簡陋等，增加了檔案管理工作的困難。

（二）檔案資源的開發(fā)利用工作不夠完善。檔案管理的質(zhì)量取決于檔案資源的開發(fā)利用。但遺憾的是，許多機(jī)關(guān)事業(yè)單位并未意識到這一點(diǎn)，認(rèn)為只要檔案資料得到有效保存、檔案不丟失、磨損就實(shí)現(xiàn)了檔案的有效管理，最終導(dǎo)致檔案的真正價(jià)值沒有得到充分挖掘、發(fā)揮。

二、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理應(yīng)遵循的原則

（一）規(guī)范、靈活相統(tǒng)一原則。機(jī)關(guān)事業(yè)單位屬政府部門，具有較高的社會地位，因此在進(jìn)行機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作中要嚴(yán)格遵循規(guī)范、靈活相統(tǒng)一的原則，有利于促進(jìn)檔案管理系統(tǒng)的統(tǒng)一化，規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。由于每個(gè)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的管理特點(diǎn)不同，所以采用的檔案管理模式應(yīng)根據(jù)本單位自身特點(diǎn)、工作性質(zhì)確定，不能照搬兄弟單位管理模式或直接借鑒優(yōu)秀單位的檔案管理模式，而是應(yīng)該結(jié)合本單位的管理目標(biāo)進(jìn)行檔案管理方式的探索與創(chuàng)新，并在實(shí)施過程中不斷完善與改進(jìn)，從而構(gòu)建一套適合本單位發(fā)展、能夠有條不紊開展檔案管理工作的檔案管理辦法。

（二）制定、執(zhí)行并重原則。許多機(jī)關(guān)事業(yè)單位經(jīng)常制定了檔案管理體制后不重視執(zhí)行的有效性，最終導(dǎo)致檔案管理工作沒有取得突破性進(jìn)展。因此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要重視制定、執(zhí)行并重原則，只有在執(zhí)行過程中不斷創(chuàng)新與改革檔案管理模式、對工作特點(diǎn)展開全面分析與總結(jié)，才能制定出更科學(xué)、合理化的檔案管理制度。一旦建立管理體制，全體人員必須嚴(yán)格執(zhí)行，首先機(jī)關(guān)事業(yè)單位要確定檔案管理制度是否能夠滿足實(shí)際管理的要求，管理制度是否趨于人性化、合理化。其次設(shè)置專職管理人員督查檔案管理制度的落實(shí)情況，用以提高檔案管理的效率，真正發(fā)揮檔案在機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展中的職能。

三、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革策略

（一）培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人員。檔案管理是一項(xiàng)技術(shù)性較強(qiáng)的工作，管理人員需要具備較高的專業(yè)水平和職業(yè)素養(yǎng)。首先，專業(yè)的技術(shù)水平、組織領(lǐng)導(dǎo)能力是決定檔案管理工作質(zhì)量的關(guān)鍵，因此，招聘技術(shù)過硬的人才加入檔案管理隊(duì)伍至關(guān)重要；其次，檔案數(shù)據(jù)量龐大，技術(shù)人員想要做好動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)與靜態(tài)數(shù)據(jù)的分析與整合，就必須實(shí)時(shí)掌握相關(guān)信息的處理方法和技巧，而定期對管理人員進(jìn)行培訓(xùn)教育有利于提高人員的業(yè)務(wù)管理水平，因此培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人員至關(guān)重要。應(yīng)注意以下兩個(gè)方面：1.培訓(xùn)不僅只是學(xué)習(xí)理論知識，還要注意理論與實(shí)踐的結(jié)合、實(shí)施；2.適當(dāng)引入科學(xué)的激勵(lì)機(jī)制，有利于激發(fā)員工的工作熱情與積極性，對迅速提高員工的工作效率、工作質(zhì)量有重要幫助。

（二）強(qiáng)化信息化建設(shè)，提高檔案管理工作質(zhì)量。與傳統(tǒng)的檔案管理模式相比，現(xiàn)代信息化檔案建設(shè)不但可以彌補(bǔ)紙質(zhì)檔案在保存、調(diào)閱、檢索方面的不足，還可以促進(jìn)檔案信息的交流與共享。首先，將信息化管理手段引入檔案管理工作當(dāng)中，不僅能夠?qū)⒋罅糠稚⒌臋n案信息、資料得到快速查詢、關(guān)聯(lián)和共享，還可以通過互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)更新、上傳下載等，真正做到準(zhǔn)確性高、方便快捷地管理。同時(shí)，信息化檔案管理模式有利于促進(jìn)各機(jī)關(guān)事業(yè)單位間、部門間的交流與合作，在一定程度上提高了檔案資源的利用率。其次，紙質(zhì)檔案的儲存環(huán)境十分講究，稍有不當(dāng)便會造成紙質(zhì)文檔的損壞。而信息化檔案管理不輕易受到自然因素的影響，有利于提高檔案信息的穩(wěn)定性，且電子檔案保存壽命較長，是保護(hù)信息價(jià)值、促進(jìn)檔案安全、節(jié)約大量空間的有效途徑。

（三）完善檔案管理制度?？尚行詮?qiáng)的檔案管理制度是開展檔案管理工作的重要依據(jù)。在新時(shí)代的發(fā)展背景下，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理辦法必須符合國家法律法規(guī)、相關(guān)規(guī)章制度要求，且對創(chuàng)新檔案管理工作有指導(dǎo)性意義。其次，基于人員是檔案管理工作的主體，所以創(chuàng)新檔案管理辦法要充分考慮體制的平等性、約束性，應(yīng)將工作人員的合法權(quán)益作為保護(hù)重點(diǎn)，無論是基層人員、領(lǐng)導(dǎo)者都具有約束力。此外，良好的檔案管理制度還要起到“模范”的作用，不僅要獎(jiǎng)懲分明、還要強(qiáng)調(diào)執(zhí)行過程的公平、公正性。

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