企業(yè)合同檔案的有效管理

文/中國(guó)石油寧夏石化公司 張久源

企業(yè)合同檔案的有效管理

文/中國(guó)石油寧夏石化公司 張久源

本文結(jié)合作者多年來從事合同檔案管理工作的經(jīng)驗(yàn)，從目前合同檔案管理中存在的一些問題出發(fā)，并給出了一定的解決方案，為以后從事類似合同檔案管理工作提供一定的借鑒意義。

企業(yè)合同；檔案；管理

一、合同檔案的特點(diǎn)

合同檔案是記載合同履行全部情況的文字資料，是企業(yè)發(fā)展的重要參考憑證及企業(yè)文化的重要體現(xiàn)，對(duì)企業(yè)生存和發(fā)展有著極其重要的影響，合同檔案不僅在于收集整理和保存利用，更在于“察往知來”。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，合同檔案在企業(yè)經(jīng)濟(jì)工作中的重要作用日顯突出，加強(qiáng)合同檔案管理工作，已經(jīng)成為企業(yè)檔案工作中的一項(xiàng)重要內(nèi)容。合同檔案除具有一般檔案共性外，還具有依據(jù)憑證性、法律約束力和實(shí)效性三個(gè)特點(diǎn)。

二、合同管理的關(guān)鍵

合同檔案不單單是一種簡(jiǎn)單的檔案，還有自身的一些特性。鑒于合同檔案的重要性和特殊性，結(jié)合作者多年來從事合同檔案的管理工作，淺談在合同檔案管理中應(yīng)注意以下幾個(gè)方面：

（一）明確歸檔責(zé)任部門，推行“誰產(chǎn)生、誰錄入、誰審核”原則。2010年1月1日開始執(zhí)行的《企業(yè)檔案工作規(guī)范》中明確規(guī)定：企業(yè)各職能或承辦部門應(yīng)對(duì)本部門歸檔文件的完整和系統(tǒng)負(fù)責(zé)，合同檔案歸檔責(zé)任部門應(yīng)為合同管理部門，各職能部門負(fù)責(zé)積累、收集、整理應(yīng)歸檔文件。

（二）合同檔案整理范圍不僅僅是合同文本，還要最大限度地保持文件之間的聯(lián)系。這些聯(lián)系包括以下幾點(diǎn)：第一，各類合同都來源于企業(yè)的經(jīng)濟(jì)和科技活動(dòng)，是處理企業(yè)與企業(yè)之間、企業(yè)與國(guó)家之間、企業(yè)與其他經(jīng)濟(jì)部門之間、企業(yè)各部門之間經(jīng)濟(jì)關(guān)系的依據(jù)，維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益和合法權(quán)益的憑證。第二，同一合同內(nèi)的文件材料是一個(gè)整體，無論是合同原件，還是企業(yè)為全面執(zhí)行合同所形成的各種材料、各方面往來函電，以及在合同履行期限內(nèi)形成的文件，如補(bǔ)充、續(xù)簽合同，都是合同的有機(jī)組成部分，是處理經(jīng)濟(jì)關(guān)系和經(jīng)濟(jì)糾紛不可或缺的依據(jù)和憑證。第三，各類合同，雖然簽約對(duì)象不同，內(nèi)容千差萬別，但都是實(shí)現(xiàn)一定的經(jīng)濟(jì)目的的工具，它是有別于其他文件材料的一種特殊文書形式。因此，在合同檔案的收集、整理過程中，合同檔案管理人員應(yīng)當(dāng)與有關(guān)業(yè)務(wù)部門進(jìn)行合作，明確合同檔案的具體內(nèi)容，了解合同的履行情況，從而確定合同檔案的歸檔范圍，并隨情況的變化不斷進(jìn)行修訂和補(bǔ)充，使合同檔案以提供利用為前提，及時(shí)、完整地歸檔。比如：施工合同檔案組成包含下列內(nèi)容：①合同條款。②技術(shù)條款。③圖紙及配套說明。④已標(biāo)價(jià)的工程量清單。⑤投標(biāo)報(bào)價(jià)書。⑥中標(biāo)通知書。⑦合同協(xié)議書。⑧對(duì)方資質(zhì)證明。⑨變更文件。⑩談判記錄、會(huì)議紀(jì)要等。

（三）合同檔案保管期限有別于普通文書檔案。合同檔案的收集、整理和組卷都有很大的不規(guī)律性，對(duì)一般經(jīng)濟(jì)合同而言，雙方當(dāng)事人經(jīng)過要約、承諾、簽字蓋章后即表示該合同辦理完結(jié)，這類合同標(biāo)的的履行期限是劃分合同保管期限的重要參考指標(biāo)，如合同所依附的設(shè)備儀器使用年限、安裝運(yùn)輸合同的結(jié)束時(shí)間等。還有一些經(jīng)濟(jì)合同，公證生效后，并不意味著辦理完結(jié)，還需要定期檢查合同的履行情況，有時(shí)需要修訂、補(bǔ)充或更改，如長(zhǎng)期租賃合同。另外，合同期長(zhǎng)短也不盡相同，短的幾天內(nèi)履行完畢，長(zhǎng)的要幾年甚至十幾年，這就要求合同檔案的管理人員在劃分合同檔案保管期限時(shí)，要用系統(tǒng)、發(fā)展的眼光綜合各方面信息。近年來，經(jīng)濟(jì)糾紛案件呈上升之勢(shì)，這也要求劃分合同檔案保管期限必須考慮合同爭(zhēng)議的訴訟時(shí)效問題。

（四）鑒于合同檔案涉及企業(yè)諸多商業(yè)秘密和技術(shù)秘密，建立保密制度。確定合同檔案保密密級(jí)，劃分保密期限，以便檔案管理人員根據(jù)不同密級(jí)采取不同的管理措施，確保企業(yè)秘密不會(huì)泄露和失控。制定合同檔案密級(jí)和保密期限是保證企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)正常進(jìn)行、保障企業(yè)正當(dāng)權(quán)益不受侵害的重要措施。

（五）統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，增強(qiáng)可操作性，確保歸檔質(zhì)量。合同檔案管理采取單立項(xiàng)目、自成一體、以件為單位、逐件整理、科學(xué)保管的原則，不僅便于合同的保管和利用，而且能夠突出合同檔案在企業(yè)檔案中的位置和作用。在合同檔案歸檔過程中，檔案部門為確保歸檔質(zhì)量，提出整理辦法和質(zhì)量要求，考慮企業(yè)職能部門檔案移交人員大多是兼職人員，為了方便直觀，可以制作合同檔案整理模板供移交人員參考。

總而言之，做好合同檔案管理工作，要著眼全局，做到未雨綢繆，才能保證合同檔案收集的完整、及時(shí)，從而保證合同檔案妥善保管、有序存放、方便利用，維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益，發(fā)揮合同檔案在企業(yè)發(fā)展中依據(jù)、憑證和參考作用。

三、結(jié)論

合同檔案管理是否規(guī)范關(guān)系到合同簽約雙方的利益和權(quán)益，規(guī)范的合同檔案管理可以有效地保護(hù)合同簽約雙方的切身利益。然而目前簽訂合同的時(shí)候由于種種原因會(huì)存在各種各樣的不規(guī)范或者困難，這樣就會(huì)對(duì)合同簽約雙方造成不必要的風(fēng)險(xiǎn)，本文結(jié)合作者多年來從事合同檔案的管理工作，從目前合同檔案管理中存在的一些問題出發(fā)，并給出了一定的解決方案，為以后從事類似合同檔案管理工作提供一定的借鑒意義。

[1]姚雪琴.淺述企業(yè)合同檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù),2011（S1）:104+134.

[2]嚴(yán)勵(lì).企業(yè)合同檔案精益化管理問題的探究[J].東方企業(yè)文化,2013（08）:31.