淺談企業(yè)文秘工作與檔案管理工作的有機(jī)結(jié)合

文/海南熱帶海洋學(xué)院 陳南青

淺談企業(yè)文秘工作與檔案管理工作的有機(jī)結(jié)合

文/海南熱帶海洋學(xué)院 陳南青

本文對企業(yè)文秘工作與檔案管理工作結(jié)合的意義以及結(jié)合的有效對策進(jìn)行了深入分析和探討，以期促進(jìn)文秘工作與檔案管理工作的充分結(jié)合。

文秘工作；檔案管理；意義；有機(jī)結(jié)合

現(xiàn)代企業(yè)文秘工作涉及內(nèi)容廣泛，除了包括日常的文件整理之外，還包括企業(yè)內(nèi)外部通信、項(xiàng)目管理、計(jì)算機(jī)應(yīng)用等等。公文、文書作為文秘工作的成果，是檔案管理的對象，這表明公文文書是文秘工作與檔案管理工作實(shí)現(xiàn)有機(jī)結(jié)合的關(guān)鍵，要保證公文格式與文書歸檔的規(guī)范性，提高文檔的一體化運(yùn)作，這樣才能為企業(yè)文秘工作與檔案管理工作的有機(jī)結(jié)合創(chuàng)造良好條件。

一、文秘工作與檔案管理工作結(jié)合的意義

（一）提高文秘辦公效率與辦公人員素質(zhì)。文書檔案管理工作不僅僅是對文書檔案的管理，對各種門類資料的整理與歸檔，還包括快速準(zhǔn)確地提供資料、提供信息查詢服務(wù)，這就對文秘人員辦公效率與職業(yè)素質(zhì)提出了較高的要求。文秘工作是對資料的整理與立案歸檔，而檔案管理工作是對文秘工作成果的一個(gè)管理和應(yīng)用，將兩者有機(jī)結(jié)合起來，可以激勵(lì)文秘工作者努力提高自身綜合素養(yǎng)，提高收發(fā)文件、編制文件、管理文件、存檔等一系列工作的連貫性和整體工作效率。事實(shí)上，現(xiàn)代企業(yè)文秘職員兼做文書檔案管理工作，包括文書檔案的收集整理、鑒定核查、檢索、利用分析等，文秘工作與文書檔案管理工作各環(huán)節(jié)相互關(guān)聯(lián)、相互銜接，兩者的有效結(jié)合可以提高各環(huán)節(jié)工作銜接的有效性、及時(shí)性，提高文秘辦公效率，為檔案管理奠定良好基礎(chǔ)。

（二）提高公文質(zhì)量與檔案管理質(zhì)量?，F(xiàn)代企業(yè)文秘工作與檔案管理工作以電子化、機(jī)械化、自動(dòng)化為主，以人工為輔，使用計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、多媒體等先進(jìn)電子設(shè)備實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化，節(jié)省了大量勞動(dòng)力。自動(dòng)化的文秘辦公與數(shù)字化、信息化的檔案管理，以及文秘工作與檔案管理工作的結(jié)合，可以有效減少人為失誤情況發(fā)生，提高數(shù)字計(jì)算的準(zhǔn)確率，提高公文質(zhì)量與檔案管理質(zhì)量。

二、企業(yè)文秘工作與檔案管理工作有機(jī)結(jié)合的對策

（一）規(guī)范公文格式與文書歸檔。公文格式規(guī)范與否，文書歸檔規(guī)范與否直接影響著文秘工作與檔案管理工作的結(jié)合程度。文秘工作者在編寫文件文檔、公文時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)行政機(jī)關(guān)公文格式規(guī)定對公文格式進(jìn)行調(diào)整，以保證公文格式的規(guī)范性。同時(shí)，對于普通文件的編制也應(yīng)嚴(yán)格按照公司規(guī)定的格式進(jìn)行，包括紙張大小、表格形式、字體、裝訂格式、排版等。版記是文秘工作與檔案管理工作相銜接的重要標(biāo)志，在發(fā)展文檔一體化中起著重要作用，文秘工作者應(yīng)對版記引起足夠的重視，編制時(shí)在正確位置處清晰地標(biāo)注出文件的印發(fā)部門與打印時(shí)間，抄送單位與題詞要做好詳細(xì)準(zhǔn)確的記錄，流轉(zhuǎn)結(jié)束后立卷歸檔。文書格式規(guī)范化的實(shí)現(xiàn)有助于文書歸檔管理規(guī)范化程度的提高。

（二）構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)化文秘辦公與檔案管理。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在企業(yè)文秘工作與檔案管理工作中的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)辦公與管理的網(wǎng)絡(luò)化，但很多企業(yè)當(dāng)前文秘工作與檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)化程度還較低，還需要繼續(xù)不斷地提升。為了加快文秘工作與檔案管理工作的有效融合，企業(yè)應(yīng)加大對網(wǎng)絡(luò)化文秘工作與檔案管理工作的建設(shè)力度，構(gòu)建內(nèi)部局域網(wǎng)絡(luò)，將與文秘工作和檔案管理工作相關(guān)的內(nèi)容全部連接到網(wǎng)絡(luò)之中，基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)開展文秘工作與檔案管理工作。值得注意的是，文書檔案是企業(yè)擁有的重要資料，包含了企業(yè)各個(gè)方面的信息，保護(hù)這些信息安全可靠存儲(chǔ)至關(guān)重要，尤其是重要信息。因而構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)化的文秘工作與檔案管理工作，必須要充分意識(shí)到網(wǎng)絡(luò)安全可靠的重要性，提高對網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)的重視度，積極引入各種網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，如加密技術(shù)、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、人工神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)、驗(yàn)證技術(shù)等，從而為文秘工作與檔案管理工作及兩者的有效結(jié)合提供安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。

（三）加強(qiáng)文檔一體化建設(shè)。伴隨信息化建設(shè)進(jìn)程的持續(xù)推進(jìn)，文檔一體化建設(shè)工作逐漸被提上工作日程，越來越多的企業(yè)開始加大文檔一體化建設(shè)力度，積極引入各種自動(dòng)化、電子化辦公工具。文檔一體化的建設(shè)能夠?yàn)槠髽I(yè)文秘工作與檔案管理工作的快速有效融合提供便利條件，營造良好環(huán)境。企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對計(jì)算機(jī)的應(yīng)用，建立檔案信息管理系統(tǒng)，開發(fā)客戶端平臺(tái)，將文秘工作所編制的各類公文文件立卷歸檔然后分門別類存儲(chǔ)到檔案管理系統(tǒng)后臺(tái)數(shù)據(jù)庫中，使企業(yè)內(nèi)部人員和社會(huì)公眾通過該平臺(tái)即可便捷高效地檢索與查詢所需檔案信息，實(shí)現(xiàn)文檔的一體化運(yùn)作。

三、結(jié)語

文秘工作和檔案管理工作與企業(yè)經(jīng)營發(fā)展存在緊密相關(guān)性，而歸檔是文秘工作中的重要環(huán)節(jié)之一，它既是對文秘工作的一個(gè)總結(jié)歸納，也是檔案管理工作的基礎(chǔ)?？傊髽I(yè)要重視起文秘工作與檔案管理工作，重視文秘工作與檔案管理工作的有機(jī)結(jié)合，找到兩者之間的關(guān)鍵連接點(diǎn)，不斷采取各種有效措施，提升文秘工作與檔案管理工作的融合發(fā)展。

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