文/高要巿人民醫(yī)院 鄧翠萍

醫(yī)院人事檔案管理存在的問題與對(duì)策

文/高要巿人民醫(yī)院 鄧翠萍

醫(yī)院的人事檔案主要記錄醫(yī)院人員個(gè)人的自然情況、重要經(jīng)歷、政治情況、業(yè)務(wù)知識(shí)與技能以及思想與工作作風(fēng)等多個(gè)方面，是個(gè)人信息的綜合記錄。加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院人事檔案的管理，有助于實(shí)現(xiàn)人才資源的合理配置，提高醫(yī)院在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中的競(jìng)爭(zhēng)力。本文主要闡述當(dāng)前醫(yī)院人事管理檔案存在的主要問題，提出加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理的具體措施。

醫(yī)院；人事檔案；管理；問題；對(duì)策

人事檔案是反映個(gè)人經(jīng)歷、德才功績(jī)以及工作表現(xiàn)的，以個(gè)人為單位的檔案記錄。醫(yī)院的人事檔案是醫(yī)護(hù)人員在醫(yī)療和科研過程中形成的文字資料，是醫(yī)護(hù)人員思想品德、專業(yè)能力以及工作業(yè)績(jī)、科研水平的集中反映。加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院人事單位的管理有利于醫(yī)院的人才開發(fā)以及人才資源的合理配置，提高醫(yī)院的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。

一、醫(yī)院人事檔案管理存在的主要問題

（一）落后的醫(yī)院人事檔案管理方法。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，進(jìn)行人事檔案管理的科技化要求越來越高。在當(dāng)前的醫(yī)院人事檔案管理中，只是利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行簡(jiǎn)單的目錄存儲(chǔ)和檢索，計(jì)算機(jī)的利用效率較低，缺乏現(xiàn)代化的管理手段。另外人事體制改革進(jìn)程的不斷加快，人事檔案管理方法存在一定的滯后性。

（二）缺乏專業(yè)的人事檔案管理人員。醫(yī)院的人事檔案管理工作具有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)性和專業(yè)性，需要進(jìn)行檔案材料的搜集、鑒別以及歸檔、整理、提供利用，對(duì)管理人員的要求較高，需要管理人員具備一定的檔案保管及保護(hù)的知識(shí)能力。而醫(yī)院對(duì)人事檔案管理的重視度較低，所用管理人員大都不是檔案專業(yè)的，因此缺乏檔案管理的專業(yè)知識(shí)，對(duì)計(jì)算機(jī)的操作與應(yīng)用能力較低，缺乏對(duì)電子文件歸檔以及電子檔案管理等新技術(shù)的應(yīng)用。

（三）淡薄的人事檔案管理意識(shí)。醫(yī)療是醫(yī)院的首要任務(wù)，醫(yī)院的重視度大多集中在醫(yī)療服務(wù)和醫(yī)療質(zhì)量上，對(duì)人事檔案管理的重視度不高，對(duì)人事檔案的管理意識(shí)以及利用意識(shí)較淡薄。對(duì)科室人員的進(jìn)修培訓(xùn)、工作業(yè)績(jī)和科研等情況沒有進(jìn)行及時(shí)的材料歸檔，缺乏對(duì)個(gè)人業(yè)務(wù)能力的補(bǔ)充以及工作表現(xiàn)、工作實(shí)際等情況的及時(shí)補(bǔ)充，使檔案內(nèi)容缺乏全面性與完整性。對(duì)于材料陳舊的人事檔案缺乏及時(shí)的核對(duì)，對(duì)資料不完整的檔案沒有進(jìn)行及時(shí)地了解與補(bǔ)充，造成人事檔案管理的混亂。

（四）人事檔案管理者缺乏主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)。“重管理，輕利用”是當(dāng)前人事檔案管理中普遍存在的問題，在傳統(tǒng)管理模式的影響下，缺乏對(duì)檔案資料收集的主動(dòng)性和及時(shí)性。對(duì)人事檔案的動(dòng)態(tài)性規(guī)律重視不夠，沒有充分體現(xiàn)醫(yī)院工作人員的專業(yè)技術(shù)水平。

二、加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理的有效措施

（一）加強(qiáng)檔案意識(shí)，積極推動(dòng)檔案管理工作的開展。要充分發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)的作用，提升領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)，將醫(yī)院人事檔案管理作為醫(yī)院建設(shè)發(fā)展的重要內(nèi)容，提高對(duì)檔案管理工作的重視度。將醫(yī)院人事檔案的管理與醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)同步發(fā)展，發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)的力量宣傳檔案管理的重要性，提升醫(yī)院職工的檔案管理意識(shí)。通過開展普法教育活動(dòng)，提升工作人員的檔案意識(shí)與法律意識(shí)，將醫(yī)院院刊作為重要的載體，進(jìn)行檔案法規(guī)的積極宣傳，積極組織人員參加法制教育培訓(xùn)。利用獎(jiǎng)懲制度，做到人事檔案的嚴(yán)格管理。

（二）加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)和信息化建設(shè)。將“提高質(zhì)量，開發(fā)利用”作為人事檔案管理的中心，在醫(yī)院的不斷建設(shè)中推動(dòng)醫(yī)院人事檔案的信息化管理。加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)、檔案信息與其他各類信息的綜合集成管理以及檔案資源開發(fā)利用的信息化，構(gòu)建完善的檔案信息化管理系統(tǒng)。使人事檔案的管理符合人事制度改革與發(fā)展的需要。充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)，通過掃描儀、計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代設(shè)備將人事檔案資料輸入到計(jì)算機(jī)中，將其中的文字、圖片、聲像通過相應(yīng)的技術(shù)處理形成數(shù)據(jù)資料進(jìn)行保存。實(shí)現(xiàn)人事檔案電子檔與紙質(zhì)檔雙份存在的形式。在進(jìn)行檔案查找時(shí)利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行查閱，提高查閱的方便性與快捷性。同時(shí)利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)創(chuàng)新人事檔案的管理方式，將不屬于保密信息的檔案資料進(jìn)行分享，實(shí)現(xiàn)人事資源的有效共享，在為利用者提供方便的同時(shí)，提高檔案的利用效率，保證人事檔案管理工作的質(zhì)量。

（三）加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)水平和工作能力。要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)，加強(qiáng)檔案管理人員對(duì)工作流程和職責(zé)范圍的熟悉了解，在注重檔案管理專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)的同時(shí)提高管理人員的綜合素質(zhì)。制定實(shí)際的培訓(xùn)計(jì)劃，加強(qiáng)對(duì)檔案專業(yè)新知識(shí)的培訓(xùn)以及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、專題研討活動(dòng)等的培訓(xùn)，在豐富專業(yè)知識(shí)的同時(shí)提高技術(shù)水平，以更好地適應(yīng)現(xiàn)代化管理的要求。積極組織管理人員進(jìn)行外出參觀，學(xué)習(xí)并借鑒其他單位的優(yōu)秀管理經(jīng)驗(yàn)，以補(bǔ)充自己管理上存在的缺陷。加強(qiáng)檔案管理人員創(chuàng)新能力的培養(yǎng)，在傳統(tǒng)管理優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)上加以創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)新舊的結(jié)合，提高管理水平。

（四）制定嚴(yán)格的紀(jì)律，保證人事檔案管理工作的嚴(yán)肅性。對(duì)檔案的借閱、保密制度要嚴(yán)格執(zhí)行，防止檔案信息的泄露。在檔案管理中實(shí)行崗位責(zé)任制，制定嚴(yán)格的紀(jì)律制度，將人事檔案的管理工作落到實(shí)處。將管理人員的工作情況進(jìn)行考核，構(gòu)建一個(gè)積極向上且較為嚴(yán)肅的工作氛圍，提高檔案資料的真實(shí)性和完整性。

三、結(jié)束語

醫(yī)院人事檔案的管理在人事體制改革的不斷推行下面臨更高的要求，要積極解決人事檔案管理中存在的問題，加強(qiáng)對(duì)人事檔案的管理。本文主要分析醫(yī)院人事檔案管理存在的主要問題，提出相應(yīng)的對(duì)策，希望可以促進(jìn)檔案管理的發(fā)展與完善，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化，促進(jìn)醫(yī)院的現(xiàn)代化建設(shè)。

［1］譚碩.當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理中存在的問題與對(duì)策［J］.科技致富向?qū)В?011（2）：320.

［2］肖艷，陳小塔，黃向明等.醫(yī)院人事檔案管理中存在的問題與對(duì)策［J］.機(jī)電兵船檔案，2009（3）：37-49.