文/鄆城縣婦幼保健計(jì)劃生育服務(wù)中心 侯運(yùn)秋

數(shù)字化時(shí)代提高醫(yī)院檔案管理有效性的策略

文/鄆城縣婦幼保健計(jì)劃生育服務(wù)中心 侯運(yùn)秋

數(shù)字化時(shí)代提高醫(yī)院檔案管理的有效性具有重要意義，能實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化模式、節(jié)約存儲空間并保護(hù)檔案、確保檔案安全和利用效率。但目前醫(yī)院檔案管理存在不足，需要采取完善措施：建立專門的數(shù)據(jù)庫、重視技術(shù)防護(hù)工作、健全完善管理制度，并提高工作人員素質(zhì)、注重檔案安全管理。

數(shù)字化時(shí)代；醫(yī)院檔案管理；有效性；管理制度

檔案管理是醫(yī)院管理工作中不可忽視的內(nèi)容，受到相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)重視。隨著計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，醫(yī)院檔案管理的數(shù)字化趨勢越來越明顯，給傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理工作帶來全新變革。在這樣的背景下，應(yīng)該順應(yīng)這種趨勢，從技術(shù)、制度、人員等方面采取措施，更好順應(yīng)數(shù)字化時(shí)代的要求，創(chuàng)新管理方式，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理的有效性提升。

一、數(shù)字化時(shí)代提高醫(yī)院檔案管理有效性的意義

在信息技術(shù)和掃描技術(shù)得到不斷利用的前提下，醫(yī)院檔案管理方式面臨變革。因此，采取相應(yīng)措施，順應(yīng)數(shù)字化趨勢成為提升檔案管理有效性不可忽視的工作，其重要作用體現(xiàn)在以下方面：

（一）實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化模式。在數(shù)字化時(shí)代，很多醫(yī)院檔案管理逐漸由紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)變，利用掃描設(shè)備和計(jì)算機(jī)將紙質(zhì)檔案數(shù)字化，推動醫(yī)院檔案管理模式轉(zhuǎn)變。一般而言，醫(yī)院的人事檔案、檢驗(yàn)信息系統(tǒng)、醫(yī)學(xué)影像系統(tǒng)、辦公自動化系統(tǒng)等，形成大量的以電子文檔為主的醫(yī)院檔案信息數(shù)據(jù)庫。并進(jìn)行編號，方便資料存儲和查詢，推動醫(yī)院檔案管理方式變革。

（二）節(jié)約存儲空間并保護(hù)檔案。醫(yī)院檔案信息資料豐富，工作量大，涉及人事、科研、病例、財(cái)務(wù)等多個(gè)方面。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案雖然能起到一定效果，但工作量大，整理、保管、查詢比較困難，并且需要占用大量空間，防潮、防水、防鼠害的任務(wù)緊迫。而在數(shù)字化時(shí)代，可以將這些檔案資料進(jìn)行數(shù)字化處理，形成電子檔案，通過光盤或磁盤將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，然后進(jìn)行存儲和查閱。這樣不僅節(jié)約檔案資源的存儲空間，還有利于確保檔案資源的安全可靠，減少管理人員的工作量，促進(jìn)管理效率的提升。

（三）確保檔案安全和利用效率。對醫(yī)院檔案進(jìn)行數(shù)字化處理之后，然后將其存儲于磁盤和硬盤，并做好備份工作，有利于確保醫(yī)院檔案信息資料的安全，防止檔案資料丟失。另外對檔案進(jìn)行數(shù)字化處理之后，還可以設(shè)置相應(yīng)的目錄，使用者中只需要輸入關(guān)鍵詞或編號之后，就可以方便地查閱檔案信息資源，便利檔案資料查閱和使用，有利于促進(jìn)檔案利用效率的提升。

二、數(shù)字化時(shí)代提高醫(yī)院檔案管理有效性的策略

數(shù)字化趨勢的出現(xiàn)，給醫(yī)院檔案管理帶來機(jī)遇，推動檔案管理方式創(chuàng)新，有利于提升檔案管理工作效率。但在實(shí)踐中，一些醫(yī)院檔案管理人員素質(zhì)偏低，相關(guān)制度不健全，制約管理工作水平提升，需要采取完善措施。結(jié)合管理工作需要，可以從以下幾個(gè)方面入手，有效提升醫(yī)院檔案管理的有效性。

（一）建立專門的數(shù)據(jù)庫。重視醫(yī)院檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化環(huán)境建設(shè)，管理人員應(yīng)該結(jié)合醫(yī)院檔案管理需要設(shè)置專門數(shù)據(jù)庫。實(shí)現(xiàn)對檔案的數(shù)字化管理。根據(jù)醫(yī)院檔案管理實(shí)際情況，將醫(yī)院各類文書方案的檔號、分類號、題名、形成時(shí)間、主題詞等錄入計(jì)算機(jī)，建立醫(yī)院檔案管理基本目錄數(shù)據(jù)庫。檔案數(shù)據(jù)庫包括人事、病例、財(cái)務(wù)、科研等檔案信息，構(gòu)建強(qiáng)大的數(shù)據(jù)庫，滿足查詢需要，為檔案管理提供有效的服務(wù)。

（二）重視技術(shù)防護(hù)工作。對于醫(yī)院檔案管理數(shù)據(jù)庫，為確保其安全，應(yīng)該重視加密技術(shù)、防火墻技術(shù)的應(yīng)用，做好病毒查殺工作，重視軟件更新和升級。加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫的日常巡視，及時(shí)排除可能存在的安全隱患，確保計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫安全。重視電子檔案備份，進(jìn)行加密處理，確保檔案資料完整，滿足檔案信息資源使用的需要。

（三）健全完善管理制度。健全醫(yī)院檔案管理制度，確保數(shù)字化檔案資料完整。重視檔案資料分類處理，明確相關(guān)人員職責(zé)。制定醫(yī)院檔案數(shù)字化管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，明確管理目標(biāo)和流程，促進(jìn)檔案管理水平提高。

（四）提高工作人員素質(zhì)。引進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)使用水平高、檔案管理理論扎實(shí)、工作責(zé)任心強(qiáng)的管理人員，不斷充實(shí)管理隊(duì)伍。建立完善的管理培訓(xùn)制度，加強(qiáng)管理制度，數(shù)據(jù)庫使用，數(shù)字化檔案維護(hù)等各項(xiàng)工作，使之成為復(fù)合型人才。能熟練利用數(shù)據(jù)庫、計(jì)算機(jī)、掃描設(shè)備、多媒體、互聯(lián)網(wǎng)等開展醫(yī)院檔案管理工作，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理水平的提升。

（五）注重檔案安全管理。提高安全管理意識，確保醫(yī)院檔案信息安全。檔案數(shù)字化處理之后要做好存儲和備份工作，防止數(shù)據(jù)丟失。并重視密碼技術(shù)的應(yīng)用，對檔案信息設(shè)置密碼，防止非法訪問，保證檔案信息資源的安全與可靠。同時(shí)還要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)、硬盤、磁盤的管理，避免受到黑客攻擊、病毒或自然災(zāi)害等影響。加強(qiáng)醫(yī)院數(shù)字化檔案存儲、傳輸、處理、維護(hù)等各個(gè)環(huán)節(jié)的管理，有效保障醫(yī)院檔案信息資源的安全。

三、結(jié)語

總之，數(shù)字化時(shí)代，醫(yī)院檔案管理面臨全新變革，同時(shí)也給檔案管理帶來新的機(jī)遇。例如，數(shù)字化趨勢愈加明顯，信息技術(shù)和掃描技術(shù)得到更為廣泛的應(yīng)用，給醫(yī)院檔案管理帶來更大的便利。在這樣的背景下，應(yīng)該順應(yīng)數(shù)字化趨勢，重視信息技術(shù)應(yīng)用，完善各項(xiàng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，健全管理制度，提高管理人員素質(zhì)，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理效率提高，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對醫(yī)院檔案資料的有效利用。

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