檔案信息化管理的優(yōu)勢及安全問題探析

李靜波

吉林省梨樹縣梨樹國土資源所

檔案信息化管理的優(yōu)勢及安全問題探析

李靜波

吉林省梨樹縣梨樹國土資源所

檔案屬于一種無形資產(chǎn)，在社會的各方面發(fā)展中都起到了積極的作用。而傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理普遍存在不易管理，并且容易破損的問題，給社會中各項產(chǎn)業(yè)企業(yè)的發(fā)展帶來了許多麻煩，在信息化的影響下，如今各部門與社會各企業(yè)都逐步使用檔案執(zhí)行信息化管理將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理進行代替，目前隨著計算機與信息化的不斷深化發(fā)展，人們對檔案信息化的要求也有所提高，本文就針對檔案信息化所存在的優(yōu)勢與安全問題進行探究與分析。希望對今后的檔案信息化管理起到參考作用。

檔案信息化管理；優(yōu)勢；安全問題；探索；分析

隨著計算機網(wǎng)絡(luò)的普及，信息化逐步融入了人們的日常生活與工作之中，其中作為社會發(fā)展基礎(chǔ)力量的檔案管理也在這樣的社會影響下，向信息化轉(zhuǎn)變形成了檔案信息化管理。目前檔案信息化管理因為其便捷性與高效性已經(jīng)受到社會各界廣泛使用，不過雖然我國的檔案信息化管理已經(jīng)步入正軌，但依然還存在著一些安全方面的問題。如果在檔案管理中一旦出現(xiàn)安全問題，產(chǎn)生的后果無法挽回，所以在檔案管理發(fā)展過程中要及時的發(fā)現(xiàn)檔案中存在的安全問題，保證檔案管理的安全性，促進檔案信息化管理的全面發(fā)展。

一、檔案信息化管理所具有的優(yōu)勢

（一）可以更加充分合理地利用檔案

在傳統(tǒng)檔案管理中，普遍使用紙質(zhì)檔案進行保存，而紙質(zhì)檔案對保存的環(huán)境有很高的要求，并且檔案歸類與查詢時工序十分復(fù)雜，增加了檔案管理工作人員的工作量，降低了檔案的使用效率，在信息化發(fā)展的背景下，檔案信息化管理逐漸得到發(fā)展，檔案信息化管理摒棄了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案結(jié)構(gòu)，將檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)傳入計算機，變?yōu)閿?shù)字檔案，采用了網(wǎng)絡(luò)在線查詢的方法，將傳統(tǒng)的檔案管理流程進行簡化，不僅減少了管理工作人員的工作量，并且增加了檔案調(diào)取的便利性，方便對檔案內(nèi)容進行充分合理的使用。

（二）對環(huán)境保護有益

在社會發(fā)展中每日都會產(chǎn)生大量的檔案，而這些檔案在傳統(tǒng)的檔案管理中普遍是以紙質(zhì)的形式在進行流通，其中使用的大量紙張，需要使用相對比例的樹木去進行制造，在環(huán)境保護策略中，林木的保護是至關(guān)重要的一項任務(wù)。即時傳統(tǒng)的檔案使用再生紙，也無法避免其對林木產(chǎn)生的負擔(dān)，而在檔案信息化管理中，檔案不在使用紙張形式進行記錄，在節(jié)省了這一基礎(chǔ)材料使用后，對我國的真題環(huán)境保護起到了非常大的促進作用。

（三）便于信息的遠程傳輸及共享

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在調(diào)取與查詢時，需要經(jīng)過層層審批，最終得到同意后才能將申請?zhí)峁┙o檔案管理處進行檔案調(diào)取，而因為紙質(zhì)檔案的特殊材質(zhì)所以檔案普遍以郵寄或者傳真的形式進行傳遞，這樣既浪費了時間也容易產(chǎn)生丟失或者失真的情況發(fā)生，但在信息化檔案管理中，人們可以充分利用網(wǎng)絡(luò)進行檔案的查詢與調(diào)取，而檔案的管理人員也可以使用網(wǎng)絡(luò)為申請人提供高效的檔案內(nèi)容傳輸，這樣既節(jié)省了人工又節(jié)省了時間，還可以在最大程度上保證檔案信息的準確性。更有利于發(fā)揮檔案中的信息的作用。

二、檔案信息化管理中存在的安全問題

（一）計算機存在的負面影響會對檔案信息產(chǎn)生危害

在現(xiàn)代技術(shù)快速發(fā)展的過程中，計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)越發(fā)成熟，但由于網(wǎng)絡(luò)具有開放性，所以，在網(wǎng)絡(luò)中存在很多不安全因素，比如病毒。網(wǎng)絡(luò)病毒在工作人員傳輸檔案的過程中可能會入侵其中，進而導(dǎo)致計算機被網(wǎng)絡(luò)病毒所影響，檔案信息被篡改、盜取，造成檔案信息不完整或者是信息不準確，這對相關(guān)部門應(yīng)用檔案造成了不利影響，因此，解決檔案信息化管理中存在的安全問題是非常有必要的。

（二）在電子檔案保存期間存在安全問題

電子檔案的保存時間比較長，而且一般保存之后不會丟失，但是，也存在一些意外情況影響檔案的保存。比如計算機自身出現(xiàn)問題，或者是因為工作人員操作失誤等原因，都會導(dǎo)致保存好的電子檔案出現(xiàn)丟失狀況，因此，管理人員應(yīng)重視檔案保存期間的安全問題，并采取有效的措施解決問題。

三、解決檔案信息化管理中存在的安全問題的措施

（一）構(gòu)建完善的管理制度

想要解決檔案信息化管理中存在的安全問題，首先要做的就是構(gòu)建完善的管理制度，在構(gòu)建制度過程中，應(yīng)對電子檔案制作的職責(zé)進行明確劃分，讓每個制作人員都了解自身工作的重要性，并幫助其明確自身的工作職責(zé)，這樣職責(zé)人員才能在制作檔案的過程中保證信息是真實有效的;其次，應(yīng)對電子檔案中的客戶信息進行備份，這樣就可以防比出現(xiàn)客戶信息被刪除或者是盜取之后無法找到相關(guān)客戶信息的情況，最后，應(yīng)對電子檔案的使用進行嚴格監(jiān)督。當(dāng)管理人員保存檔案信息之后，若是沒有領(lǐng)導(dǎo)的批準，不能將檔案外借，在使用檔案的過程中，應(yīng)對使用者進行監(jiān)督，確保其按照合理的流程使用。

（二）做好技術(shù)層面的安全性保護工作

想要對檔案信息化管理進行有效的保護，就應(yīng)從技術(shù)層面入手，只有做好此方面的保護，才能從根本上提高其安全性能。第一，應(yīng)對檔案的使用權(quán)進行嚴格限定，想要使用電子檔案，必須輸入相應(yīng)的身份證件進行驗證，并且還要輸入正確的密碼，這樣就可以在一定程度上提高電子檔案的安全性;第二，對電子檔案進行電子簽章;第三，對檔案進行加密;第四，對檔案文件進行禁止編輯設(shè)置，這樣其他人員就不能對檔案進行隨意編輯，只能進行查看，這樣就可以保證檔案信息的真實性。

四、結(jié)語

綜上所述，檔案信息化管理已經(jīng)在社會中得到廣泛使用，憑借其中的優(yōu)勢為社會的起到了很大的促進作用，但目前因為檔案信息化管理在計算機與網(wǎng)絡(luò)中才做的特點，所以還而存在著一定安全性的問題，相關(guān)管理人員要根據(jù)所存在的安全問題，有針對性的進行研究，并采取有效的解決方法，保證檔案信息化管理更加高效的運行。

[1]郭占英.新時期醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化問題及對策[J].才智,2016(20).

[2]王薇.檔案信息化管理的優(yōu)勢及相關(guān)安全問題分析[J].黑龍江科技信息,2016(12).