新時期辦公室檔案管理規(guī)范化

陳　騫山東省日照市疾病預(yù)防控制中心 山東日照 276800

新時期辦公室檔案管理規(guī)范化

陳騫
山東省日照市疾病預(yù)防控制中心 山東日照 276800

由于社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，我們對辦公室檔案管理工作的需求越來越大，辦公室檔案管理規(guī)范化已經(jīng)受到了大家的重視。在單位的發(fā)展過程中，辦公室檔案管理規(guī)范化是辦公室工作的主要內(nèi)容，它能夠體現(xiàn)出單位發(fā)展情況，有效地提升辦公室工作的工作效率，加強(qiáng)對單位的內(nèi)部管理。在此背景下，本文對辦公室檔案管理規(guī)范化進(jìn)行研究，提出相應(yīng)的對策，希望能促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化。

辦公室；檔案管理；規(guī)范化

一、前言

辦公室檔案管理的規(guī)范化在各個事業(yè)單位中越來越受到重視，能夠有效地提升辦公室的工作效率。而檔案管理是一項系統(tǒng)性非常強(qiáng)的工作，從檔案的查閱到保存的整個流程都需要有專門的管理人員進(jìn)行，并且對檔案進(jìn)行裝訂、存檔等工作。在這過程中，每個步驟都需要有規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，不能出現(xiàn)錯誤。所以，辦公室檔案管理的規(guī)范化建設(shè)十分迫切。

二、辦公室檔案管理的規(guī)范化建設(shè)的必要性

（一）有利于提高單位的管理水平。辦公室檔案管理是企業(yè)的運營情況與人事變動的資料與證明，提高對辦公室檔案的管理能夠提升企業(yè)內(nèi)部管理的水平，提高整體的工作效率與辦公室服務(wù)。檔案管理經(jīng)過對單位各種事件的記錄與保存，能夠讓辦公室的工作人員有相應(yīng)的借鑒與經(jīng)驗。提高對辦公室檔案管理的重視，能夠在和其他的單位、企業(yè)溝通、合作時讓彼此用最簡單的方式溝通，查找相關(guān)合同、文件，省去了很多時間成本，提升了工作效率。同時在出現(xiàn)問題時，也是最有效地證明。所以，辦公室檔案關(guān)了跌規(guī)范化發(fā)展能夠促進(jìn)事業(yè)單位發(fā)展的進(jìn)程，提升事業(yè)單位管理水平。

（二）有利于豐富管理形式。由于我國科技水平的不斷進(jìn)步，在如今的信息時代下，辦公室的檔案管理也越來越信息化，讓辦公室檔案管理的形式越來越豐富。目前，使用計算機(jī)對辦公室的檔案進(jìn)行管理，和傳統(tǒng)的方式相比能夠大大提高工作效率，讓辦公室檔案管理工作更加系統(tǒng)、規(guī)范、科學(xué)，對于辦公室檔案管理的規(guī)范化有著十分重要的促進(jìn)功能。使用計算機(jī)可以快速的對檔案信息進(jìn)行收集、管理、儲存、使用，提升了內(nèi)部信息交流的效率，讓檔案的管理與利用率得到提升。另外，使用信息化的辦公室檔案管理，能夠減少工作人員的工作時間，減少工作壓力，從而提升管理人員的工作質(zhì)量。

（三）提升工作人員的綜合素質(zhì)。辦公室檔案管理的規(guī)范化能夠提升工作人員的綜合素質(zhì)，推動管理工作的持續(xù)發(fā)展。在我國單位或企業(yè)的檔案管理工作中，工作人員都需要選擇作風(fēng)端正的工作人員，保證管理工作的健康發(fā)展。由于時代的進(jìn)步，單位或企業(yè)中也經(jīng)常對工作人員展開培訓(xùn)，加強(qiáng)其知識儲備，提升了檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

三、當(dāng)前辦公室檔案管理工作中存在的問題

（一）缺乏健全的管理機(jī)制。在新時期，單位或企業(yè)在進(jìn)行檔案管理工作時沒有健全的管理機(jī)制，從而降低了辦公室工作效率，影響其發(fā)揮自己的作用。在傳統(tǒng)的個檔案管理工作只是簡單的對資料進(jìn)行整理與存檔，沒有注重它的分類與使用。這些都是因為沒有健全的管理機(jī)制導(dǎo)致的，讓辦公室的工作人員沒有規(guī)章制度，很多檔案資料混亂、丟失，影響了檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展。

（二）檔案管理設(shè)備落后。目前，很多單位和企業(yè)在辦公室檔案管理這個工作中的投資較少，很多高新科技產(chǎn)品不能及時的引進(jìn)其中，讓檔案管理的設(shè)備較為落后。在工作過程中，只能使用原本傳統(tǒng)的工作模式進(jìn)行，這就大大提升了管理人員的工作量，這也是讓檔案管理工作變得較為混亂的主要原因。

（三）專業(yè)人員缺乏。辦公室檔案管理人員在單位中有著非常重要的作用，但是在目前的實際情況中，很多管理人員都沒有重視這項工作，進(jìn)而導(dǎo)致相關(guān)的工作人員專業(yè)水平較低，沒有使用新技術(shù)、接受新知識的能力，還是在使用傳統(tǒng)的舊模式進(jìn)行檔案管理工作，進(jìn)而影響其開發(fā)潛力、充分發(fā)揮自身的工作職能。

四、辦公室檔案管理的規(guī)范化建設(shè)的對策

（一）重視對辦公室檔案管理的規(guī)范化。在單位與企業(yè)的辦公室檔案管理工作的過程中，相關(guān)工作人員要重視起對資料的規(guī)范化管理，提升工作效率。辦公室檔案管理的工作人員要認(rèn)真的對內(nèi)部的信息與資料進(jìn)行收集、整理、儲存等工作流暢，并且在平時的工作過程中要注重保證資料的正確性、安全性與全面性。在辦公室檔案管理工作中，要建立一個建議的工作流程標(biāo)準(zhǔn)，在減輕工作人員工作壓力的同時，提升工作的效率與工作的質(zhì)量。

（二）加強(qiáng)辦公室檔案資料的信息化管理。由于計算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化在每個行業(yè)中的應(yīng)用都變得愈加廣泛。信息化管理對辦公室的檔案管理工作規(guī)范化也有著很大的促進(jìn)作用。所以，單位與企業(yè)要重視計算機(jī)在此項工作中的使用，讓辦公室檔案管理的工作人員改變傳統(tǒng)的工作觀念與方式，提升自身的計算機(jī)使用水平，最終達(dá)成辦公室檔案的信息化管理，從根本上提升辦公室檔案管理的水準(zhǔn)。

（三）加強(qiáng)對辦公室檔案管理人員的素質(zhì)。如今社會的競爭力主要表現(xiàn)在人才方面，在檔案管理工作中也是如此，單位或企業(yè)要加強(qiáng)對于檔案管理工作人員的培養(yǎng)，只有讓工作人員的綜合素質(zhì)得到提升，才能更好地進(jìn)行檔案管理工作，讓其更加規(guī)范，提升工作質(zhì)量。所以，可以定時的對相關(guān)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)教育，不斷加強(qiáng)新知識的學(xué)習(xí)，提升他們的專業(yè)水準(zhǔn)與職業(yè)素質(zhì)，促進(jìn)檔案管理工作人員的全方位發(fā)展。

五、結(jié)論

綜上所述，辦公室的檔案管理工作是單位或企業(yè)想要進(jìn)一步發(fā)展的重要環(huán)節(jié)。所以，我們要加強(qiáng)辦公室檔案管理的規(guī)范化建設(shè)，提升管理水平與工作效率。在日常的檔案掛歷工作中，要按照規(guī)范的流程進(jìn)行，提高辦公室檔案資料的信息化管理、讓工作人員有終身學(xué)習(xí)的能力，在新時期下，讓辦公室的檔案管理工作更加規(guī)范。

[1]丁峰.新時期事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理的具體方法探討[J].辦公室業(yè)務(wù),2014,13:75.

[2]李華.試論新時期辦公室檔案管理的有效性[A].中國武漢決策信息研究開發(fā)中心、決策與信息雜志社、北京大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院.“決策論壇——如何建立科學(xué)決策機(jī)制理論研討會”論文集（上）[C].中國武漢決策信息研究開發(fā)中心、決策與信息雜志社、北京大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院:,2015:1.