事業(yè)單位檔案管理存在的問題探討

王月輝吉林省四平市政府辦公室機(jī)關(guān)房產(chǎn)管理維修處 吉林四平 136000

事業(yè)單位檔案管理存在的問題探討

王月輝
吉林省四平市政府辦公室機(jī)關(guān)房產(chǎn)管理維修處 吉林四平 136000

隨著我國經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，事業(yè)單位在我們的社會(huì)生活中所扮演的角色也越發(fā)重要了。也正因?yàn)槿绱?，事業(yè)單位的檔案管理問題成為我們?cè)絹碓疥P(guān)注的問題。要知道，檔案管理在事業(yè)單位內(nèi)部的高效運(yùn)轉(zhuǎn)以及協(xié)調(diào)處理中起著十分重要的作用，所以如何做好事業(yè)單位的檔案管理工作更加成為人們關(guān)心的頭等大事，這不僅僅要求著檔案管理人員的能力，也要求著檔案管理人員的各項(xiàng)專業(yè)素質(zhì)。本文就事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行了分析和探討。

事業(yè)單位；檔案管理；存在問題

前言：事業(yè)單位的檔案管理工作一直是事業(yè)單位人事管理工作中的重要組成部分，也是我們事業(yè)單位用人管理中的重要環(huán)節(jié)，不可忽視。事業(yè)單位工作人員的檔案包括著他們的基本信息、任職資歷、甚至是出身背景、社會(huì)關(guān)系等即十分私密又十分重要的信息。一旦這些檔案出現(xiàn)錯(cuò)誤或丟失，都會(huì)對(duì)事業(yè)單位造成難以預(yù)料的損失。而在我們現(xiàn)今的檔案管理工作中，仍舊存在著像檔案造假、管理人員能力不足等諸多問題。下文是我們對(duì)事業(yè)單位檔案管理存在的問題的分析和探討。

一、事業(yè)單位檔案管理存在的問題

（一）檔案管理信息化程度不高

在我國現(xiàn)今的事業(yè)單位中，員工的檔案多為紙質(zhì)檔案存留在檔案館，不僅占地面積大占用人員多，而且隨著事件的推移，紙張和墨跡會(huì)漸漸氧化甚至消失，也很容易因?yàn)楹闈车茸匀粸?zāi)害被毀壞至難以恢復(fù)，所以這對(duì)檔案的保存工作提出很高的要求。而且當(dāng)檔案數(shù)量越來越多時(shí)，檔案的查閱和檢查就成為一項(xiàng)執(zhí)行力很低的工作，往往查閱一個(gè)檔案需要大量的時(shí)間和精力。因此，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化科學(xué)化是形式所趨，也是事業(yè)單位不斷發(fā)展的必經(jīng)之路。我們現(xiàn)在的檔案管理技術(shù)水平過低，難以滿足事業(yè)單位日益發(fā)展的需要和要求。只有完成檔案管理的信息化和科學(xué)化，我們才能更好地對(duì)事業(yè)單位的檔案進(jìn)行更好的保存和管理。

（二）檔案造假問題嚴(yán)重

由于我國的歷史背景和發(fā)展?fàn)顩r的限制，事業(yè)單位現(xiàn)存的檔案多為紙質(zhì)檔案而且檔案的內(nèi)容大多為人為填寫，這就使得這些檔案的真實(shí)度有待商榷。另外，我國現(xiàn)存檔案館大部分為紙質(zhì)檔案儲(chǔ)存館，因此我們必須承認(rèn)會(huì)有人出于自身利益或其他各種各樣的原因?qū)€(gè)人檔案進(jìn)行更改和造假，這也極大的降低了檔案的真實(shí)性和可靠性。而我們事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，也會(huì)因?yàn)樽陨砟芰Φ南拗坪蛦挝话l(fā)展的需要偶爾放任這樣行為的發(fā)生以保證自身的利益，這也是我國事業(yè)單位檔案管理中存在的重要問題之一。

（三）管理人員素質(zhì)能力不足

在我國的大部分事業(yè)單位中，進(jìn)行檔案管理工作的員工大多為非專業(yè)人員。他們不具備檔案管理的相關(guān)專業(yè)知識(shí)，也缺乏信息處理能力和檔案管理能力。檔案管理作為一項(xiàng)較為邊緣化的工作，不僅工作瑣碎而且繁雜，這導(dǎo)致更多的人對(duì)此采取一種不屑、不在乎的態(tài)度，當(dāng)然，這些人也包括一些領(lǐng)導(dǎo)。這也就導(dǎo)致了我們?cè)谶M(jìn)行檔案管理工作的過程中，出現(xiàn)管理人員工作態(tài)度的不端正，工作能力不足，工作交接不及時(shí)不完善，檔案管理工作漏洞百出等現(xiàn)象的出現(xiàn)。當(dāng)然，這也給了檔案造假行為一個(gè)很大的機(jī)會(huì)。所以，隨著我國事業(yè)單位的不斷發(fā)展，檔案管理人員的素質(zhì)和能力必須提高！

二、針對(duì)存在問題的對(duì)策分析

（一）積極建設(shè)信息化檔案管理系統(tǒng)

檔案管理技術(shù)的落后和信息化不足已經(jīng)極大的影響了我國事業(yè)單位的發(fā)展進(jìn)程和發(fā)展速度，建設(shè)信息化檔案管理系統(tǒng)勢在必行。我們必須改變現(xiàn)在的檔案管理現(xiàn)狀，將檔案信息進(jìn)行專業(yè)的、科學(xué)的、信息化的處理，完善事業(yè)單位檔案管理制度和相關(guān)體制，建立網(wǎng)絡(luò)檔案管理數(shù)據(jù)庫，充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，這樣既能減少因保存紙質(zhì)檔案所花費(fèi)的人力物力財(cái)力，也能保證檔案的安全性和可靠性，更能避免檔案因?yàn)楦鞣N自然災(zāi)害而毀壞無法恢復(fù)。我們要積極建設(shè)信息化的檔案管理系統(tǒng)，使得檔案管理在事業(yè)單位內(nèi)部的高效運(yùn)轉(zhuǎn)以及協(xié)調(diào)處理作用發(fā)揮到極致，從而推動(dòng)我國事業(yè)單位的不斷發(fā)展。

（二）大力排查打擊檔案造假行為

檔案是我們每個(gè)人的基本信息和人生經(jīng)歷的整合，而檔案的真實(shí)性是檔案之所以存在的最主要原因。但檔案造假行為不僅是對(duì)檔案管理工作的不重視，也是對(duì)其他員工的不公平。造假檔案的大量流轉(zhuǎn)不僅會(huì)影響人才市場的正常秩序，也會(huì)影響我們事業(yè)單位的正常發(fā)展。因此，我們堅(jiān)決抵制利用造假檔案謀取利益的行為，大力打擊檔案造假行為，一旦發(fā)現(xiàn)檔案造假行為立刻嚴(yán)懲不貸。我們只有加大檔案的監(jiān)管工作，才能保證最大程度的公平和公正，維護(hù)事業(yè)單位員工正常有序的工作環(huán)境和競爭環(huán)境。

（三）提高檔案管理人員的專業(yè)能力和素質(zhì)

檔案管理工作是事業(yè)單位內(nèi)部的高效運(yùn)轉(zhuǎn)以及協(xié)調(diào)處理中十分重要的組成部分，而檔案管理人員的素質(zhì)和能力也是決定著檔案管理工作質(zhì)量的重要因素。隨著我國事業(yè)單位的不斷發(fā)展和信息化檔案管理系統(tǒng)的建立，我們對(duì)檔案管理人員的專業(yè)能力和素質(zhì)的要求只會(huì)越來越高。只有具備極其專業(yè)和完備的專業(yè)知識(shí)的檔案管理人員才能滿足我們事業(yè)單位日益發(fā)展的需要。所以，我們必須提高檔案管理人員的專業(yè)能力和素質(zhì)，糾正他們錯(cuò)誤的工作態(tài)度，引導(dǎo)他們正確的認(rèn)識(shí)檔案管理工作，激勵(lì)檔案管理人員以一個(gè)積極熱情而又細(xì)心專注的工作態(tài)度做好檔案材料的分類、登記、保存、管理等工作，努力將我們事業(yè)單位的檔案管理工作做到最好。

三、結(jié)語

雖然我國事業(yè)單位的檔案管理還存在著許多的問題，但是不可否認(rèn)的是，在我國事業(yè)單位近10年的發(fā)展中，我們已經(jīng)取得了相當(dāng)大的進(jìn)步，形成了較為科學(xué)和完善的檔案管理體系。而現(xiàn)在我們要做的，不是追究事業(yè)單位檔案管理存在問題的原因，而是更加積極的找到應(yīng)對(duì)的解決辦法，建立起科學(xué)、民主、信息化、透明化、準(zhǔn)確化的檔案管理體系，使得檔案管理在事業(yè)單位內(nèi)部的高效運(yùn)轉(zhuǎn)以及協(xié)調(diào)處理中發(fā)揮更大更積極的作用，推動(dòng)我國事業(yè)單位向更高更好的目標(biāo)邁進(jìn)，使我們的事業(yè)單位為我們的社會(huì)發(fā)展做出更大的貢獻(xiàn)！

[1]彭瓊.事業(yè)單位檔案管理存在問題[J].辦公室業(yè)務(wù),2013,17:90+93.