行政機關(guān)檔案信息化管理的具體策略分析

王邁晗木蘭縣統(tǒng)計局 黑龍江木蘭 151900

行政機關(guān)檔案信息化管理的具體策略分析

王邁晗
木蘭縣統(tǒng)計局 黑龍江木蘭 151900

在當(dāng)前信息時代，檔案信息化管理不僅是社會發(fā)展的必然需求，同時也是檔案信息實現(xiàn)共享的重要的途徑。行政機關(guān)作為政府機構(gòu)，具有較強的服務(wù)性質(zhì)，在當(dāng)前信息化建設(shè)中，需要加強行政機關(guān)檔案信息化建設(shè)，針對當(dāng)前檔案工作的實際情況，充分的利用現(xiàn)代化技術(shù)和手段來提高檔案信息化水平。文中分析了行政機關(guān)實現(xiàn)檔案信息化管理的必要性，并進一步對行政機關(guān)檔案信息化管理的具體策略進行了闡述。

行政機關(guān)；檔案信息化管理；網(wǎng)站；數(shù)字化

一、行政機關(guān)實現(xiàn)檔案信息化管理的必要性

檔案信息化管理是通過對傳統(tǒng)檔案管理方式進行改變，更側(cè)重于檔案服務(wù)工作，而且通過對檔案信息進行分類，加工和整理，并對信息進行整合和提取，從而進一步提高檔案管理的高效性。長期以來我國傳統(tǒng)檔案管理工作中，不僅查詢效率較低，而且一旦對檔案進行修改，流程十分繁瑣，但通過檔案信息化建設(shè)能夠有效的彌補傳統(tǒng)檔案存在的不足，不僅檔案信息保存更為便捷，而且更易于對檔案進行修改，對檔案信息查詢更為快捷。而且利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)檔案信息能夠?qū)崿F(xiàn)快速傳遞，有效的提高了檔案的利用效率，檔案管理成本有了較大程度的降低。

目前部分行政機關(guān)檔案管理工作中仍采用手工的形式，這種操作模式工作量較大，而且工作效率較低。即使部分機關(guān)檔案管理工作中引入了信息技術(shù)，但只是將一些基本的信息輸入進系統(tǒng)中，部分查找和搜索工作仍需要手工進行操作，檔案信息化水平較低。當(dāng)前行政機關(guān)倡導(dǎo)無紙化辦公，這也有效地促動了檔案信息化建設(shè)工作，行政機關(guān)加快改進檔案管理方式，推進檔案信息化建設(shè)進程，從而實現(xiàn)真正意義上的檔案信息化管理。

二、行政機關(guān)檔案信息化管理的具體策略

（一)做好具體規(guī)劃

行政機關(guān)在檔案信息化建設(shè)工作中，需要根據(jù)自身發(fā)展戰(zhàn)略來對檔案信息管理的規(guī)劃進行部署，要與行政機關(guān)辦公模式相結(jié)合，準(zhǔn)確進行定位，確保制定的檔案管理信息化目標(biāo)與行政機關(guān)自身的特點相符，以便于更好的推進行政機關(guān)檔案信息化的健康、持續(xù)發(fā)展。另外，在當(dāng)前行政機關(guān)檔案信息化管理工作中，還要對實際效果進行重視，側(cè)重于機關(guān)檔案管理的靈活性和延展性，協(xié)助好信息服務(wù)工作，從而為行政機關(guān)檔案信息化管理提供更好的發(fā)展空間。

（二)建立高效檔案信息網(wǎng)站

行政機關(guān)檔案管理信息化建設(shè)工作中，需要建立健一個高效、實用的檔案信息網(wǎng)站，利用網(wǎng)而模式來為人們提供資檔案信息服務(wù)。檔案網(wǎng)站內(nèi)容能夠及時進行更新，有效地保證了檔案信息網(wǎng)站內(nèi)容的豐富性，而且所涉及的覆蓋面也會進一步擴大，有利于檔案信息利用效率的提高。在檔案信息網(wǎng)站上進行檔案信息搜索、查詢及直接使用實時文件，不僅能夠給檔案利用者帶來更多的便利性，而且有效地提高了檔案服務(wù)的質(zhì)量。在行政機關(guān)傳統(tǒng)檔案管理工作中，檔案使用需要親自到檔案部門進行檔案搜索，存在著人力和時間上的浪費，這也使檔案信息網(wǎng)站已全面開始取代傳統(tǒng)的手工檔案管理模式。同時行政機關(guān)檔案管理部門還可以通過電子郵箱來為檔案使用者提供咨詢和服務(wù)。從以上內(nèi)容中可以的體現(xiàn)出檔案信息化管理的特色，更突出的將檔案數(shù)字化管理的重要性體現(xiàn)出來。

行政機關(guān)檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)工作，在構(gòu)建檔案管理體系的同時，還要注意將其與管理體系的有效融合，從而形成一套完整的管理信息系統(tǒng)，并將各部門的信息進行有效綜合，使其在網(wǎng)站中進行體現(xiàn)，加快實現(xiàn)檔案信息資源的共享。

行政機關(guān)的檔案信息網(wǎng)站應(yīng)使用高效的檢索系統(tǒng)，并在計算機技術(shù)上不斷加強，以保證檔案信息網(wǎng)站的安全性。在軟件的選擇中也注重質(zhì)量，軟件產(chǎn)品應(yīng)是立足于現(xiàn)在，著眼于未來的明星產(chǎn)品，這些軟件必須符合國內(nèi)外的認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)，同時與計算機硬件提供廠家溝通，獲得技術(shù)上最好的之處，確保升級服務(wù)及時，縮短重新建設(shè)的成本。并在應(yīng)用過程中考慮網(wǎng)絡(luò)速度，傳遞方式以及響應(yīng)的時間等等。

（三)加大力度推進檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)

進行檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)就是檔案信息資源的數(shù)字化建設(shè)，它確保了檔案原件的保護模式。先進信息手段應(yīng)該展現(xiàn)在檔案數(shù)字化的建設(shè)中，要把原始檔案建設(shè)成數(shù)據(jù)庫的目錄庫建設(shè)，及全文數(shù)據(jù)建設(shè)。并及時更新數(shù)據(jù)庫內(nèi)容，公開發(fā)布，為人們提供便捷的服務(wù)。要重點分析檔案資源數(shù)據(jù)的分析整理，顯現(xiàn)重點內(nèi)容，逐步解決問題。最終達成一個先進的檔案管理信息資源數(shù)字化建設(shè)模式。

（四)重視行政機關(guān)檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范

行政機關(guān)檔案的建設(shè)必須注重其標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，這是建設(shè)中重點內(nèi)容之一，也是展現(xiàn)一個單位檔案管理是否達到現(xiàn)代化水平的重要內(nèi)容。檔案管理信息化在行政機關(guān)中運行就必須要根據(jù)自身機關(guān)特點及內(nèi)部管理標(biāo)準(zhǔn)來執(zhí)行，并且在運行過程中查缺補漏，不斷完善信息化體系建設(shè)。不僅要符合國家的標(biāo)準(zhǔn)，又必須要在實踐運行中便捷、精確。并對檔案信息化建設(shè)的具體各項實施內(nèi)容制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，例如對數(shù)據(jù)庫中各種軟件內(nèi)容以及格式都制定統(tǒng)一規(guī)范等，防止在資源共享后由于格式等原因不能進行讀取以及共享等問題。

（五)努力提高行政機關(guān)檔案管理人員的素質(zhì)

檔案信息管理人員必須要及時更新管理理念，通過繼續(xù)教育的培訓(xùn)，調(diào)整管理人員工作心態(tài)，使其注重自身專業(yè)素養(yǎng)的提升，并加強學(xué)習(xí)新知識新內(nèi)容，跟上時代發(fā)展的步伐，并且要在計算機網(wǎng)絡(luò)技能操作上精通，要讓管理人員實現(xiàn)對繁瑣的網(wǎng)頁信息進行分類、索引以及高效的管理，以為廣大使用者提升使用效率，并把檔案信息內(nèi)容發(fā)揮到最大價值，滿足使用的最大需求。

三、結(jié)束語

行政機關(guān)檔案信息化管理工作的開展是一項長期性和系統(tǒng)性的工作，需要在實踐工作中注意經(jīng)驗的積累，通過不斷學(xué)習(xí)和來加快推動檔案信息化管理的實現(xiàn)，為人們?nèi)罕娞峁﹥?yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)，更好的提高檔案的使用效率。同時檔案管理人員還要不斷強化自身的綜合素質(zhì)，在管理工作中進行不斷創(chuàng)新，使檔案信息資源能夠更好地為社會發(fā)展和建設(shè)服務(wù)。

[1]梁玉蓮.信息化時代機關(guān)檔案管理困境的突破與抉擇[J].辦公室業(yè)務(wù),2012-03-25.

[2]左鑫芫.機關(guān)檔案信息化建設(shè)的實踐與思考[J].辦公室業(yè)務(wù),2014-01-05.