淺談檔案管理信息化

楊　亮龍江縣供熱燃?xì)夤芾碇行?黑龍江龍江 161100

淺談檔案管理信息化

楊亮
龍江縣供熱燃?xì)夤芾碇行?黑龍江龍江 161100

當(dāng)前我國處于信息時代，計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及通信技術(shù)已在現(xiàn)代化辦公中具有不可或缺性，計算機成為現(xiàn)代辦公的重要工具之一。在這種情況下，檔案也從紙質(zhì)檔案開始向電子檔案轉(zhuǎn)變，檔案行業(yè)信息化建設(shè)的進程不斷加快，這也有效的促進了檔案管理信息化的實現(xiàn)。文中分析了檔案管理信息化的優(yōu)點，并進一步對加強檔案管理信息化的具體策略進行了闡述。

檔案管理信息化；檢索；保管；傳輸；現(xiàn)代化；制度

現(xiàn)代化檔案管理是將檔案管理與各種現(xiàn)代信息技術(shù)有效的進行結(jié)合，從而實現(xiàn)檔案信息遠(yuǎn)程傳輸及共享。在現(xiàn)代化檔案管理工作中，單純的依靠手工檢索及人工調(diào)卷已無法與現(xiàn)代社會的發(fā)展要求相適應(yīng)，這就需要檔案工作者要及時轉(zhuǎn)變觀念，在檔案工作中不斷創(chuàng)新，從而更好的推動檔案管理信息化的進程，使檔案更好的社會和經(jīng)濟的發(fā)展服務(wù)。

一、檔案管理信息化的優(yōu)點

（一)使用方便，便于檢索，提高辦公效率

在檔案管理信息化建設(shè)過程中，采用光盤及磁盤作為檔案的載體，同時計算機參與到檔案管理工作中，以此強大的信息處理能力有效的提高了檔案信息收集和整理的工作效率，相較于手工操作準(zhǔn)確率也有了大幅度的提升。同時電子檔案的出現(xiàn)，在檔案收集、統(tǒng)計和查閱過程中有效的縮短了時間，檔案檢索效率提高，為檔案管理帶來了更多的便利。

（二)信息易于保管

相較于紙質(zhì)檔案，電子檔案保存載體不僅可以重復(fù)使用，而且具有較長的使用壽命。利用電子設(shè)備對電子檔案進行存儲，不僅所占空間較小，而且操作更為簡單，人力和物力消耗較少，有效的實現(xiàn)了資源的節(jié)約，而且具有較好的穩(wěn)定性，信息存儲的安全性提高。

（三)電子傳輸，實現(xiàn)資源的共享

檔案管理信息化的實現(xiàn)，信息的傳遞采用電子傳輸，再加之網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用，資料的傳輸以網(wǎng)絡(luò)作為載體，而且檔案信息統(tǒng)一存放在資料庫內(nèi)，人們通過協(xié)調(diào)可以實現(xiàn)信息的網(wǎng)上檢索和資源共享，檔案信息的查找及利用更具便捷性。而且檔案管理信息化實現(xiàn)了信息系統(tǒng)的互聯(lián)，無論是同級部門之間的信息還是歷史不同時間的信息都可以進行交流和共享。

（四)檔案傳輸?shù)陌踩蕴岣?/p>

傳統(tǒng)檔案管理工作中檔案傳輸以郵遞為主，信息在傳輸過程中極易丟失，傳輸?shù)陌踩詿o法得到保障。檔案管理信息化實現(xiàn)后，檔案信息采用電子傳輸，不僅傳輸及時性能夠得到保障，而且檔案信息傳輸過程中的安全性提升，有效的規(guī)避了檔案傳輸過程中延誤及丟失的情況。

二、加強檔案管理信息化的具體策略

（一)更新觀念，增強檔案管理現(xiàn)代化意識

管理觀念現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化的靈魂。檔案管理現(xiàn)代化首要內(nèi)容是管理思想的現(xiàn)代化。如果檔案人員沒有現(xiàn)代化意識，就會影響檔案管理現(xiàn)代化的進程。沒有檔案管理現(xiàn)代化，即使有一流的檔案保護和管理設(shè)施，不能稱其檔案管理現(xiàn)代化。在實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的過程中，檔案工作人員要牢固樹立依靠科技進步和科學(xué)管理的觀念，建立和時代合拍的檔案意識，切實轉(zhuǎn)變計劃經(jīng)濟時代的對檔案重管理輕利用、等客上門、封閉保守等思想觀念，實現(xiàn)檔案管理的被動式服務(wù)為主動式服務(wù)，將封閉式服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)殚_放式服務(wù)，使檔案工作更好適應(yīng)經(jīng)濟社會發(fā)展的需要。

（二)加快硬件設(shè)施建設(shè)，實現(xiàn)裝備和技術(shù)的現(xiàn)代化

要及時配備檔案管理現(xiàn)代化所需要的計算機、掃描儀、光盤刻錄機、互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，要充分發(fā)揮現(xiàn)代科技、縮微技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，加速實用、通用軟件的研制，加快檔案信息數(shù)字化處理步伐。檔案部門應(yīng)努力提高自身的工作水平，爭取更多的經(jīng)費支持；同時，檔案部門要充分利用存有大量檔案資源的優(yōu)勢，挖掘各方面潛力，重點加強檔案的提供利用工作，及時開發(fā)出豐富的檔案信息以滿足社會各界的需要，將各類檔案的潛在價值轉(zhuǎn)化為經(jīng)濟利益。

（三)健全管理制度

建立健全檔案信息化管理制度，建立的規(guī)章制度要符合單位特點和檔案管理實際需要，具有可操作性，以便更好地發(fā)揮制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用。堅持制度約束的雙向性，既約束領(lǐng)導(dǎo)又約束職工。領(lǐng)導(dǎo)的行為直接影響制度的順利執(zhí)行，而職工是單位的主要構(gòu)成群體，是制度的主要約束對象和執(zhí)行者。檔案部門既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門，又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門。在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。

（四)加強檔案信息資源整合力度

檔案管理信息化建設(shè)需要對檔案信息資源進行優(yōu)化整合，因為在檔案資源中涵蓋的范圍較廣，內(nèi)容比較繁雜，所以需要將具有研究價值的資源信息進行整合，從而最大限度的發(fā)揮檔案信息資源的潛在價值。對現(xiàn)有的檔案信息資源進行分類，從而進行統(tǒng)一部署，分級管理，為檔案信息資源的共享和價值升華創(chuàng)造有利的條件。

（五)做好檔案信息安全管理工作

在檔案管理實行信息化建設(shè)后，一切工作都是通過信息網(wǎng)絡(luò)來操作的，所以會受到網(wǎng)絡(luò)特性的影響。由于信息網(wǎng)絡(luò)具有開放性的特征，所以檔案信息的安全管理成為重要的內(nèi)容。在信息化管理模式下，一切檔案信息資源都會存儲在硬盤以及網(wǎng)絡(luò)云盤中，如果計算機網(wǎng)絡(luò)遭到破壞，將會威脅到檔案信息資源的安全性，所以要加強安全管理工作。首先，要定期對檔案信息資源進行備份處理，防止發(fā)生意外而導(dǎo)致信息資源的丟失。其次，要做好網(wǎng)絡(luò)安全防范措施，通過建立防火墻等技術(shù)手段來降低病毒的干擾。并且在內(nèi)部建立信息訪問安全機制，不同級別的工作人員能夠訪問相應(yīng)級別的信息，并且使用密碼校驗機制，有效遏制信息的內(nèi)部丟失。最后，加強對檔案管理人員的安全意識培訓(xùn)，切實保證檔案信息的安全性。

三、結(jié)束語

檔案管理信息化建設(shè)具有非常重要的意義，因此在實際工作中，需要檔案管理人員要對檔案管理信息化建設(shè)有一個深入的認(rèn)識，并在實際工作中采取切實可行的措施來更好的促進檔案信息化建設(shè)的進程，為我國檔案事業(yè)的健康發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

[1]呂文慶.信息化時代檔案管理信息化建設(shè)[J].辦公室業(yè)務(wù),2014-10-05 .