事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問題

趙光月雞東縣水務(wù)局 黑龍江雞東 158200

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問題

趙光月
雞東縣水務(wù)局 黑龍江雞東 158200

由于社會主義經(jīng)濟水平不斷提高，加上科學(xué)技術(shù)水平不斷提高，所以對于事業(yè)單位來說，檔案的數(shù)量不斷增多，同時也推動了事業(yè)單位檔案管理工作形式變化?，F(xiàn)在來看，事業(yè)單位的檔案管理工作逐漸實現(xiàn)信息化，發(fā)展成新的管理方式與管理潮流。不過，對于現(xiàn)在的事業(yè)單位來說，其信息化建設(shè)里出現(xiàn)了一系列問題，文章針對這些問題提出了相關(guān)措施，以此來推動事業(yè)單位檔案管理信息化。

事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設(shè)；進程

在事業(yè)單位里，檔案管理信息化是進行檔案保存的手段。對于事業(yè)單位來說，要利用高科技的信息技術(shù)實現(xiàn)物質(zhì)化信息資源轉(zhuǎn)換，然后保存檔案，建立起檔案的全文數(shù)據(jù)庫，同時建立起檔案目錄數(shù)據(jù)庫，使得事業(yè)單位里的每個人都可以享受檔案服務(wù)。實現(xiàn)檔案管理工作的信息化可以和傳統(tǒng)的檔案管理方式相結(jié)合，推動兩者共同促進、共同發(fā)展。

一、事業(yè)單位檔案管理工作信息化建設(shè)的問題

（一）合理開發(fā)檔案信息資源

對于現(xiàn)在的事業(yè)單位來說，它們并沒有合理利用檔案信息資源，沒有對檔案信息資源進行采集，除此以外，對于信息資源容易重復(fù)加工，綜合來看，對于檔案信息化資源來說，要不斷提高質(zhì)量。發(fā)展到現(xiàn)在來看，國內(nèi)的檔案資料開放程度并不高，檔案信息資源的利用率也比較低。

（二）缺乏必要的檔案信息內(nèi)容安全的措施

對于事業(yè)單位來說，其中的有些檔案資料和普通檔案的資料存在差異，事業(yè)單位中的資料會涉及國家機密，所以要處理文件資料必須注意其保密工作。對于各個事業(yè)單位來說，在進行信息化建設(shè)時，必須保障資料的保密性。不過，在具體的實踐里，很多單位都會忽略這一問題，所以導(dǎo)致檔案資料容易泄露。具體來看，事業(yè)單位在進行審查時缺乏嚴格的程序，很容易使黑客侵入電腦，盜取機密性高的文件。所以，對于事業(yè)單位來說，必須依據(jù)相關(guān)規(guī)定，實行對事業(yè)的有效管理，充分保障機密資料的安全。

（三）檔案檢索效率比較低

依據(jù)不同的檢索方式，可以把檔案檢索分為計算機檢索和手工檢索兩種檢索方式。在進行檔案檢索時，其效率高低是受檔案硬件設(shè)施影響的。由于科技不斷發(fā)展，所以在現(xiàn)在的全部檢索工具里，計算機是最有效率的工具。在很多部門里，由于要達到提高檔案檢索效率的目的，所以投入了大量的人力物力進行對檢索工具的研發(fā)，他們認為，檢索工具多的話，檢索速度越高。他們的錯誤思想導(dǎo)致了檢索效率變低，更嚴重的還會導(dǎo)致檔案重疊現(xiàn)象。

二、事業(yè)單位檔案管理工作信息化建設(shè)的途徑

（一）制定規(guī)范的檔案管理工作的制度

由于我國的基本國情，所以事業(yè)單位具有一定的特殊性。在事業(yè)單位里，檔案管理部門是一個邊緣化的機構(gòu)。在法律法規(guī)里明確規(guī)定了事業(yè)單位的檔案管理工作。所以，對于檔案管理工作來說，要實現(xiàn)其信息化就要以遵守法律法規(guī)為前提，使檔案管理的信息化受到法律規(guī)范，實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作的制度化和規(guī)范化。對于不同的事業(yè)單位來說，要按照自身的具體狀況，進一步制定適合自身單位的相關(guān)制度，實現(xiàn)對于工作人員的培訓(xùn)。

（二）合理規(guī)劃事業(yè)單位檔案管理的信息化

對于事業(yè)單位來說，要按照自身企業(yè)的經(jīng)濟發(fā)展目標，進一步制定合理進程。在歷史階段里，盡管檔案管理工作在發(fā)展中必然會實現(xiàn)其信息化，但是不可以具有盲目性。在加強事業(yè)單位信息化發(fā)展中要實行科學(xué)的規(guī)劃，有序推進工作開展。通過和實際狀況相結(jié)合，制定完善信息化管理的目標，有步驟的推進工作展開，實現(xiàn)檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展。

（三）完善對事業(yè)單位的檔案信息化的監(jiān)督制度

通過實行強有力的監(jiān)督制度，進一步保障事業(yè)單位檔案管理工作發(fā)展，逐步實現(xiàn)對檔案管理信息化的有效制約，使得在法律約束下有效開展工作。制定監(jiān)督制度促進可以推動檔案管理工作人員的創(chuàng)新意識，同時還可以提高檔案管理工作人員的工作熱情，最大化的保證檔案資料的安全。對于事業(yè)單位來說，要充分利用好內(nèi)部監(jiān)督和外部監(jiān)督兩種方式，通過兩種方式有機結(jié)合，實現(xiàn)相互合作和發(fā)展，及時發(fā)現(xiàn)隱藏在檔案管理信息化中的問題，糾正錯誤觀點和做法，最大化保障檔案管理信息化高效、安全發(fā)展。

（四）建設(shè)實用的檔案管理信息化網(wǎng)站

在實行檔案管理信息化中，通過網(wǎng)頁的形式建立站點，可以推動檔案管理信息化進程。在實行信息化的過程中，網(wǎng)頁化服務(wù)是重要的方式，通過這一方式發(fā)展，可以實現(xiàn)信息資源高效傳遞，所以在不斷發(fā)展下，這一模式將逐漸變成實行檔案管理信息化的主要模式。要提高檔案管理信息化的效率，就要不斷更新網(wǎng)站的開發(fā)力度，提高其能力，滿足信息需求。

（五）加強建設(shè)檔案管理工作的信息化

在事業(yè)單位里，加強管理工作信息化就要緊跟潮流，通過先進的科技和技術(shù)，不斷增加檔案管理工作效率，提高檔案管理工作效率。通過計算機的輔助作用，相關(guān)檔案管理工作人員必須及時更新檔案的具體內(nèi)容，保存好檔案的信息，通過計算機、掃描儀等現(xiàn)代化的設(shè)備，保存好重要的圖片資源和聲像等。這樣一來，檔案資料保存對紙的依賴性降低，一方面可以大量節(jié)省檔案管理工作資金，另一方面還可以節(jié)省空間。

三、總結(jié)

在我國經(jīng)濟發(fā)展水平不斷提高的背景下，面對上面提及的對于事業(yè)單位檔案管理工作中的問題要積極處理。通過上文簡單論述，分析了相關(guān)解決措施，一方面可以加大對于事業(yè)單位檔案管理工作的了解，另一方面還和社會主義市場經(jīng)濟相符合，實現(xiàn)對事業(yè)單位檔案管理工作有效展開。對于不同的事業(yè)單位來說，要實現(xiàn)對于信息化的科學(xué)規(guī)劃，通過合理的步驟規(guī)劃，保障信息安全工作開展，實施新的管理方法。除此之外，在進行事業(yè)單位的改革中，要抓住機遇迎接挑戰(zhàn)，沉重應(yīng)對，實現(xiàn)創(chuàng)新。通過和傳統(tǒng)的檔案管理方式有機結(jié)合，做到單位事業(yè)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展，推動事業(yè)單位進步。

[1]王學(xué)利.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題與解決措施[J].華章,2013(02):321-322.

[2]項靜瑤.淺談事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)[J].科技資訊,2013,(09):214-216.