以檔案管理科學化促進機關管理高效化

商冠群

山東省菏澤市疾病預防控制中心　山東菏澤　274000

以檔案管理科學化促進機關管理高效化

商冠群

山東省菏澤市疾病預防控制中心山東菏澤274000

隨著檔案管理科學化要求的不斷提高，研究其相關課題凸顯出重要意義。本文首先介紹了提高檔案管理科學化水平的重要性，分析了當前我國檔案管理的現(xiàn)狀，并立足客觀實際，從建立完善的檔案管理系統(tǒng)，以及提高檔案管理工作員工的自我素質等多個角度，提出了提升檔案管理科學化的有效措施，望有助于檔案管理相關工作的實踐。

檔案管理；科學化；機關管理；高效化

一、前言

作為能夠有效促進機關管理高效化的方法之一，檔案管理科學化的關鍵性不言而喻。該項課題的研究，將會更好地提升對檔案管理科學化的分析與掌控力度，從而通過合理化的措施與途徑，進一步優(yōu)化檔案管理工作的最終整體效果。

二、提高檔案管理科學化水平的重要性

檔案管理的科學化水平可以使檔案管理模式朝著高效、便捷的方向發(fā)展，為減輕管理者的工作量和大眾的服務力度提供便利。提高檔案科學化水平是時代的需要。檔案的科學化水平主要采用科學的手段對檔案進行管理工作。隨著社會的不斷進步和時代的不斷需要，加強和提高檔案管理科學化水平有著非常重要的作用。提高檔案科學化水平是檔案發(fā)展的需要。我國的檔案管理工作，無論是從管理范圍上，還是管理類別上都取得了一定的成就，但是與如今信息快速發(fā)展的時代下，檔案管理工作還是非常落后的，為了更好的促進檔案發(fā)展工作就必須提供檔案管理科學化水平。

三、我國檔案管理的現(xiàn)狀

（一）沒有對檔案進行科學管理的意識。檔案管理的水平高低和檔案管理人員的專業(yè)素質有著直接的影響，提高檔案管理人員的專業(yè)素質至關重要。但是現(xiàn)今很多的檔案管理人員由于自身素質以及專業(yè)素養(yǎng)不過關，在進行檔案管理工作時，經(jīng)常會出現(xiàn)各種問題，對于檔案管理的科學性產(chǎn)生嚴重制約。

（二）沒有科學的檔案管理技術。目前，我國已經(jīng)進入信息化社會，檔案管理工作朝著信息化的方向發(fā)展。針對這樣的發(fā)展趨勢，檔案的管理工作就需要完善的、科學的技術來對其進行輔助。但是目前我國的相關的技術水平還沒有達到對檔案科學管理的要求，我國的技術水平和對于檔案管理的需求存在著脫節(jié)。

（三）沒有完善的檔案科學管理的制度。在檔案管理的制度方面存在很多不足之處，對于檔案管理的明確方法以及相應的手段都沒有進行具體的說明，造成進行檔案管理工作的不規(guī)范。并且因為檔案系統(tǒng)的不完善還有可能造成檔案的丟失，從而造成巨大的損失。

四、提升檔案管理科學化的有效措施分析

隨著社會的不斷發(fā)展和進步，科學技術也隨之不斷進步，并且被應用在各個領域中，其中檔案管理應用得最為廣泛，檔案管理科學化水平已經(jīng)成為了各個企業(yè)中最為重要的管理工作之一。

（一）建立完善的檔案管理系統(tǒng)。事業(yè)單位想要有效合理的提高檔案管理工作水平，首先要制定一個比較完善的管理系統(tǒng)，針對檔案管理制定的管理保障，從而有效的提高工作效率，這對以后的發(fā)展來說有極大的助益。事業(yè)單位要對檔案管理人員的工作態(tài)度與水平進行加強，使員工真正能按照公司制定的管理制度進行對自我的約束，拿出自己良好的工作態(tài)度來進行工作，從而不斷的提高工作質量。比如在檔案分類上可以根據(jù)不同的方式進行合理歸類，可以按照日期，檔案的類別，檔案的重要性進行不斷的歸類，這樣的檔案管理系統(tǒng)比較完善，也可提高工作的效率，為事業(yè)單位的發(fā)展帶來幫助。然而事業(yè)單位要根據(jù)自己的自身實際情況，制定符合的檔案管理制度，通過不斷加強員工間的培訓，將管理制度有效落實到每一位員工身上。

（二）全面提高檔案管理工作員工的自我素質。隨著現(xiàn)代科技的不斷進步，使現(xiàn)代的檔案管理工作拋棄傳統(tǒng)的模式，繼而加強信息化水平，因此在平時的檔案管理中要不斷的提高檔案管理員工的自我素質，通過不斷的強化使自己以專業(yè)化的水準來對待工作。比如公司可以定期進行培訓，促使員工不斷的對自己進行完善，最終使自己的專業(yè)素質有所增強。要使檔案管理工作人員充分掌握關于檔案管理信息化的方式與能力，因此要不斷重視培養(yǎng)檔案管理的人才，不斷提高檔案管理人員的綜合素質與能力，要以事業(yè)單位管理工作為重點，不斷的提高工作質量，加大力度對檔案管理人員進行適當?shù)呐嘤?，提高檔案管理人員隊伍管理能力，要不斷的進行適當?shù)呐嘤?，從而改變傳統(tǒng)的檔案管理方式，進而全面提高工作人員的綜合素質。

（三）對檔案管理工作產(chǎn)生重視。在事業(yè)單位的日常工作中，有的工作人員對于檔案管理基本上是比較疏忽的，這樣的態(tài)度會干擾檔案管理工作的正常運轉，因而要不斷的加強對于檔案管理工作的審查，在工作的時候要施行重點監(jiān)督模式，可以采取員工間互相監(jiān)督舉報的體制，一方面不斷的完善管理制度，讓管理人員的素質有所提高，使其對待工作更加認真，另一方面不斷的建立員工中進行互相監(jiān)督與幫助的方式，這樣不僅使員工對待工作的態(tài)度有所端正，還會使事業(yè)單位日常的工作進行的更加可靠與快速。由于長時間對檔案管理工作有所忽視，漸漸地在事業(yè)檔案管理工作中產(chǎn)生比較嚴重的損失，在平時管理中要不斷的提高對檔案工作的重視關注度，才能將檔案管理工作放在首位，有精力去完成相應的工作內容。

（四）建立檔案管理信息化網(wǎng)站。檔案管理信息化網(wǎng)站是將事業(yè)單位檔案管理部門進行網(wǎng)頁形式呈現(xiàn)在大眾眼中，目的是為了給相關人員提供比較可靠的檔案信息，資源共享，將檔案管理工作變得透明化。這樣的網(wǎng)頁模式是檔案管理工作信息化重要的一種方式，通過這樣的方式幫助信息快速的傳遞，漸漸地這樣的模式成為檔案管理信息化的主流模式。在這樣的檔案管理信息化中要不斷進行更新與開發(fā)，才能在這個信息化飛速進步的現(xiàn)代能夠立住腳步，更快適應快速發(fā)展的社會，因此在檔案管理工作中利用信息技術更為便捷，能有效提高事業(yè)單位檔案管理的工作效率。

五、結束語

通過對以檔案管理科學化促進機關管理高效化的研究，我們可以發(fā)現(xiàn)，該項工作良好實踐效果的取得，有賴于對其多項影響因素與關鍵環(huán)節(jié)的充分掌控，有關人員應該從檔案管理工作的客觀實際出發(fā)，研究制定最為符合實際的應對實施措施。

［1］彭彩虹.淺談事業(yè)單位檔案管理工作中存在的突出問題與解決措施［J］.辦公室業(yè)務，2015（10）：60-62.