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      高校檔案管理過程中的現(xiàn)代化建設(shè)策略

      2016-11-26 10:20:43郭曉文
      決策與信息 2016年26期
      關(guān)鍵詞:現(xiàn)代化檔案管理數(shù)據(jù)庫

      郭曉文

      赤峰學(xué)院 內(nèi)蒙古赤峰 024000

      高校檔案管理過程中的現(xiàn)代化建設(shè)策略

      郭曉文

      赤峰學(xué)院 內(nèi)蒙古赤峰 024000

      高校檔案資料是學(xué)校進(jìn)行管理、教學(xué)改革創(chuàng)新的智慧總結(jié),搞好高校檔案管理工作具有十分重要的現(xiàn)實意義。本文重點對高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)中存在的問題進(jìn)行了分析和闡述,并有針對性地提出了一系列改革措施。

      高效檔案;管理;現(xiàn)代化;建設(shè)

      一、引言

      作為對高校發(fā)展有著重要影響的資源之一,高校檔案資源的作用和價值也逐步為更多的高校工作人員所認(rèn)識。但是,在實際操作過程中,因檔案管理工作受到時間及地域的限制,其檔案信息經(jīng)常無法滿足用戶需求,檔案信息資源的共享和利用的最大化也就難以實現(xiàn)。所以,新時期,對高校檔案進(jìn)行管理的過程中必須要采用先進(jìn)的科技,并對檔案管理方式進(jìn)行創(chuàng)新,從而有效提升高校檔案的現(xiàn)代化管理水平。

      二、高校檔案現(xiàn)代化建設(shè)過程中存在的問題

      (一)計算機使用方面存在嚴(yán)重誤區(qū)。在實際操作過程中,高校檔案信息管理的計算機管理模式具有很多種,其中大部分是將計算機作為人工的一種輔助管理手段,而并非用于高校檔案的信息處理上,也就是說在當(dāng)前的高校檔案管理過程中,計算機不僅沒有取代人工管理,反而增加了工作人員的工作壓力。例如,檔案管理人員在進(jìn)行編目和檢索檔案實體的過程中,必須依靠大量手工勞動來完成編目和檢索前的準(zhǔn)備工作,這期間必須依靠人工來對目錄進(jìn)行填寫或者著錄,然后方可使用計算機進(jìn)行錄入。對檔案實體進(jìn)行編目的主要目的是為了獲得完美的計算機排版的目錄,為后來的手工查閱或者展示工作打下堅實基礎(chǔ)。

      (二)缺乏統(tǒng)一的管理機制。高校的管理體制和運行體制對高校檔案管理產(chǎn)生嚴(yán)重影響,高校不同,其行政主管部門也就不盡相同,這種相對分散的管理體制造成了高校檔案管理自成系統(tǒng)、自我發(fā)展、自我完善的自給自足的管理局面。就目前而言,很多高校的檔案管理工作采取的是封閉式辦館方式,管理水平較低,浪費嚴(yán)重,對我國高校檔案的自動化、標(biāo)準(zhǔn)化及網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程產(chǎn)生嚴(yán)重影響。

      (三)數(shù)據(jù)庫建設(shè)存在一定的滯后性。經(jīng)過多年的發(fā)展,部分高校在檔案管理過程中建成了很多大小不等的檔案數(shù)據(jù)庫。然而在實際發(fā)展過程中,在建立和完善數(shù)據(jù)庫的過程中或多或少會帶有一定的情緒,甚至存在急功近利的情況。主要表現(xiàn)為以下幾個方面:一是數(shù)據(jù)庫建立缺乏整體性;二是大多數(shù)數(shù)據(jù)庫是用于滿足自身需要,規(guī)模不大;三是數(shù)據(jù)庫類型單一,標(biāo)準(zhǔn)化程度不高,數(shù)據(jù)控制違規(guī)操作情況嚴(yán)重。因很多高校建立檔案管理數(shù)據(jù)庫僅僅是為了滿足自身需要,大大降低了數(shù)據(jù)庫的使用效率,且當(dāng)前很多數(shù)據(jù)庫為條目數(shù)據(jù)庫,全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫相對缺乏,無法為更多的用戶提供高水平的服務(wù)。此外,部分高校檔案館雖然連接了互聯(lián)網(wǎng),但是只能對主頁進(jìn)行訪問,更進(jìn)一步的資源共享很難做到。

      三、高校檔案管理過程中的現(xiàn)代化建設(shè)策略

      (一)更新檔案管理觀念意識,對檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)工作予以高度重視。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的高度重視是推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化工作順利進(jìn)行的前提和基礎(chǔ)。具體來說,需要做到以下幾個方面:第一,與時俱進(jìn),高校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員需要對檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的重要作用予以充分認(rèn)識,并在管理過程中嚴(yán)格落實;第二,加強對高校檔案現(xiàn)代化管理的宣傳,并及時傳達(dá)先進(jìn)的檔案管理意識,將基層檔案管理工作人員的責(zé)任與任務(wù)加以明確;第三,高校領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)予以高度重視,采取合理措施轉(zhuǎn)化觀念,從而全面推進(jìn)高校檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)。

      (二)合理編制檔案現(xiàn)代化管理建設(shè)指標(biāo),做好綜合管理后勤支撐。編制高校檔案現(xiàn)代化管理標(biāo)準(zhǔn)是一項復(fù)雜的系統(tǒng)性工作,特別是高校檔案數(shù)字化的處理方面增添了許多新要求和新標(biāo)準(zhǔn),即便是專業(yè)的檔案人員也沒有深入接觸過。為有效解決這些問題,高校在進(jìn)行檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)過程中需要做到以下幾個方面:第一,對一線檔案管理人員進(jìn)行教育培訓(xùn),為滿足高校檔案現(xiàn)代化管理打下堅實基礎(chǔ);第二,成立專門的檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)班子,并設(shè)置專門的組織機構(gòu),落實責(zé)任,明確職責(zé);第三,建立健全主要領(lǐng)導(dǎo)總負(fù)責(zé)、分管領(lǐng)導(dǎo)抓具體任務(wù)、各級科室積極配合的工作機制,并配齊相應(yīng)的設(shè)備,加大高校檔案信息化建設(shè)的力度,為確保高校檔案管理的達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)要求提供強有力的硬件支撐;第四,加大人力、物力和財力投入,對各項工作的落實情況予以明確,并安排專人對全部檔案進(jìn)行一一核查,發(fā)現(xiàn)問題采取合理措施加以修復(fù)和完善;第五,對檔案進(jìn)行分類管理,統(tǒng)一裝盒編號,有效提升檔案資料的利用效率和利用水平。

      (三)使用科學(xué)技術(shù),提升檔案管理效率。主要表現(xiàn)在以下幾個方面:第一,加大軟硬件方面的投入,為各類數(shù)據(jù)庫和檔案資源的健全和完善打下堅實基礎(chǔ);第二,對重要文檔資料進(jìn)行相應(yīng)的數(shù)字化存檔并備份,對重要文書檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描,建立一個高校檔案管理的的現(xiàn)代化信息平臺,有效提升高校檔案的數(shù)字化管理水平;第三,在實際操作過程中,一線檔案管理人員嚴(yán)格依據(jù)相關(guān)管理標(biāo)準(zhǔn),做好檔案的歸檔和管理工作;第四,對檔案進(jìn)行分類管理,有效實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化;第五,加快檔案管理數(shù)字化信息平臺的建設(shè)速度,有效提升高校檔案查詢利用的水平和效率,為確保高校各項工作的順利進(jìn)行打下堅實基礎(chǔ)。

      (四)加強教育培訓(xùn),有效提升工作人員的職業(yè)技能和綜合素養(yǎng)。作為高效的一種重要無形資產(chǎn),高校檔案管理工作是高校國有資產(chǎn)的一個關(guān)鍵組成部分。所以需要對檔案工作人員的專業(yè)技能和綜合素養(yǎng)的教育培訓(xùn)予以高度重視,定期舉辦各種知識競賽和專業(yè)技能比賽,為檔案工作人員搭建一個展示自身技能和實力的舞臺,從而為高校檔案管理培養(yǎng)選用較高水平的綜合性人才提供一個良好平臺。

      四、結(jié)語

      總而言之,高水平的檔案管理工作能夠為高校建設(shè)及社會發(fā)展起到一定的推動作用。為此,在高校檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)過程中,應(yīng)積極轉(zhuǎn)變觀念、采用新技術(shù)和新方法,加大基礎(chǔ)設(shè)施的投入,提升檔案工作人員的專業(yè)技能,加大對檔案信息的外部開發(fā)力度。只有采用多元化的管理方式和手段,才能明顯提升高校檔案管理的現(xiàn)代化水平,從而使其為廣大師生、為社會提供更好的服務(wù)。

      [1]鄒晏秋.論高等學(xué)校檔案管理人員素質(zhì)[J].黑龍江科技信息,2013(36):36-37.

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