試析職業(yè)學(xué)校檔案管理的規(guī)范創(chuàng)新與信息化建設(shè)

張 蕾

陜西藝術(shù)職業(yè)學(xué)院 710054

試析職業(yè)學(xué)校檔案管理的規(guī)范創(chuàng)新與信息化建設(shè)

張 蕾

陜西藝術(shù)職業(yè)學(xué)院 710054

對(duì)于職業(yè)學(xué)校來(lái)說(shuō)，檔案管理工作是一項(xiàng)非常重要的工作，但是在管理檔案工作的過(guò)程中，卻出現(xiàn)了很多問(wèn)題，如管理模式滯后、管理與查詢效率低等，這就需要職業(yè)學(xué)校對(duì)檔案的管理進(jìn)行規(guī)范化創(chuàng)新以及信息化的建設(shè)。故本文將從檔案管理對(duì)于職業(yè)學(xué)?？梢园l(fā)揮的作用以及職業(yè)學(xué)校檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題入手展開(kāi)分析，在此基礎(chǔ)上對(duì)職業(yè)學(xué)校檔案管理的規(guī)范創(chuàng)新與信息化建設(shè)展開(kāi)較為深入的探討。

職業(yè)學(xué)校；檔案管理；規(guī)范創(chuàng)新；信息化建設(shè)

職業(yè)學(xué)校檔案指的是在職業(yè)學(xué)校中，教師職工和學(xué)生進(jìn)行教學(xué)管理活動(dòng)以及教育活動(dòng)中形成的，用文字記錄的方式來(lái)表現(xiàn)其具有的參考價(jià)值和保存價(jià)值。所以學(xué)校的檔案管理工作對(duì)于學(xué)校的教學(xué)以及教研活動(dòng)和教育都有著很大的作用。然而隨著時(shí)代的發(fā)展，科學(xué)的進(jìn)步，以往檔案管理的模式與方法所存在的弊端也日益凸顯，這就需要職業(yè)學(xué)校與時(shí)俱進(jìn)，利用科學(xué)的方法對(duì)檔案管理的模式進(jìn)行信息化建設(shè)和規(guī)范創(chuàng)新。

一、檔案管理對(duì)于職業(yè)學(xué)校的影響

(一）可以推動(dòng)職業(yè)學(xué)校的優(yōu)良校風(fēng)。職業(yè)學(xué)校的檔案管理主要是對(duì)學(xué)校教師的教學(xué)能力、學(xué)生的學(xué)習(xí)成績(jī)以及大家的品德作風(fēng)進(jìn)行明確記錄，是對(duì)他們平時(shí)工作學(xué)習(xí)表現(xiàn)的重要書(shū)面憑證，能夠促使他們主動(dòng)地遵守校規(guī)，養(yǎng)成正確積極的學(xué)習(xí)工作態(tài)度，確定明確的教學(xué)方向和學(xué)習(xí)規(guī)劃，形成健康的學(xué)習(xí)工作習(xí)慣，從而形成優(yōu)良的職業(yè)學(xué)校校風(fēng)。

（二）可以為職業(yè)學(xué)校的發(fā)展提供信息依據(jù)。因?yàn)闄n案中主要是對(duì)教職工和學(xué)生的真實(shí)情況進(jìn)行記錄，所以擁有很多真實(shí)可靠的信息，而這些信息對(duì)于職業(yè)學(xué)校的發(fā)展可以提供真實(shí)的文字保障，所以應(yīng)該對(duì)檔案進(jìn)行加強(qiáng)管理，確保這些資料數(shù)據(jù)信息的真實(shí)性。

二、職業(yè)學(xué)校檔案管理存在的現(xiàn)狀

（一）職業(yè)學(xué)校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)人對(duì)于檔案管理不夠重視。在時(shí)代的發(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)的加快中，職業(yè)學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)人還沒(méi)有意識(shí)到檔案管理的重要性，大部分檔案管理的負(fù)責(zé)人沒(méi)有意識(shí)到檔案管理的信息化建設(shè)可以為檔案管理帶來(lái)更多的便捷性，也沒(méi)有對(duì)檔案管理進(jìn)行前景規(guī)劃。雖然在很多職業(yè)學(xué)校中雖然已經(jīng)知道了檔案管理的重要性，但是卻還沒(méi)有意識(shí)到信息化在職業(yè)管理中的重要性，沒(méi)有制定具體的規(guī)劃，沒(méi)有明確的目標(biāo)，還處于比較盲目的階段。檔案管理工作目前還比較混亂，沒(méi)有充分利用信息化對(duì)其進(jìn)行管理，管理人員的思想還比較落后，互相之間缺乏溝通，所以沒(méi)有實(shí)行檔案管理信息化和規(guī)范創(chuàng)新的觀念。

（二）職業(yè)學(xué)校檔案管理的人員專業(yè)素質(zhì)偏低。從目前職業(yè)學(xué)校的檔案管理需要的人才來(lái)看，應(yīng)該是得具備信息處理和檔案規(guī)劃處理方面的人才，但是目前大部分職業(yè)學(xué)校的檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)低于應(yīng)該需要的人才標(biāo)準(zhǔn)，人才的缺乏從根源上阻礙了職業(yè)學(xué)校檔案管理的信息化和先進(jìn)科學(xué)技術(shù)對(duì)于學(xué)校檔案管理運(yùn)行的發(fā)展。

（三）職業(yè)學(xué)校的基礎(chǔ)設(shè)施不足，硬件設(shè)施差。因?yàn)槲覈?guó)教育現(xiàn)在對(duì)于檔案管理不夠重視，所以很多學(xué)校沒(méi)有足夠的經(jīng)費(fèi)來(lái)購(gòu)買(mǎi)相應(yīng)的硬件設(shè)施，從目前我國(guó)發(fā)展教育的現(xiàn)狀來(lái)看，基本上沒(méi)有學(xué)?？梢宰龅綄W(xué)校與學(xué)校之間檔案互相查閱的檔案系統(tǒng)。因?yàn)闄n案系統(tǒng)沒(méi)有規(guī)范性，所以檔案的信息不能相通。而且在很多職業(yè)學(xué)校中，管理員使用的管理軟件不一樣，這也阻礙著檔案系統(tǒng)的互通性。所以這些問(wèn)題都不利于實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理和規(guī)范性創(chuàng)新的發(fā)展。

三、怎樣改善檔案管理中的問(wèn)題

（一）加強(qiáng)對(duì)于學(xué)校檔案的管理。對(duì)于加大對(duì)職業(yè)學(xué)校檔案管理的改善，首先得從資金方面著手，因?yàn)榇蟛糠致殬I(yè)學(xué)校對(duì)于檔案管理的硬件設(shè)施不重視，缺乏信息化管理，所以需要資金來(lái)改變硬件設(shè)施缺乏的現(xiàn)狀。而且當(dāng)系統(tǒng)出現(xiàn)問(wèn)題需要維修時(shí)，就需要相關(guān)的技術(shù)人員來(lái)處理，這就產(chǎn)生了一定的費(fèi)用。作為學(xué)校的管理層，為了檔案管理的便捷性，應(yīng)該與有關(guān)部門(mén)進(jìn)行一定的協(xié)調(diào)溝通，在政策上為檔案管理者提供方便，使得檔案管理的信息化和規(guī)范創(chuàng)新得到更好發(fā)展，而且還要對(duì)檔案管理后期進(jìn)行科學(xué)的計(jì)劃，使之能夠更加方便快捷地提高工作效率。

（二）對(duì)于職業(yè)學(xué)校的檔案管理進(jìn)行信息化體系建設(shè)。在對(duì)職業(yè)學(xué)校進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)中，需要對(duì)檔案管理有影響的各種因素進(jìn)行不斷地改進(jìn)和管理，保證檔案管理的規(guī)范創(chuàng)新和信息化穩(wěn)定發(fā)展。所以在檔案管理系統(tǒng)中，要改變?cè)械年惻f觀念，傳統(tǒng)的檔案管理思想意識(shí)，積極地完善檔案管理的信息系統(tǒng)，以此來(lái)適應(yīng)時(shí)代的變化和面臨的現(xiàn)實(shí)狀況。

（三）對(duì)于檔案管理團(tuán)隊(duì)隊(duì)伍的建設(shè)加強(qiáng)。在經(jīng)濟(jì)全球化和競(jìng)爭(zhēng)日漸激烈的時(shí)代，信息化已經(jīng)成為了現(xiàn)在世界不可缺少的元素，它給人們帶來(lái)了更加方便快捷的生活工作方式，所以檔案管理者應(yīng)該跟隨世界發(fā)展的腳步，利用信息化來(lái)管理檔案，而且在管理檔案的過(guò)程中，必須使用科學(xué)可行的管理方法，應(yīng)該具有實(shí)際操作能力和創(chuàng)新能力，能熟練操作檔案管理系統(tǒng)，成為一個(gè)復(fù)合型的創(chuàng)新技術(shù)管理人員。檔案管理員在提升自己工作領(lǐng)域的操作技能水平之外，還應(yīng)該注意利用信息化的技術(shù)，樹(shù)立長(zhǎng)遠(yuǎn)的信息化建設(shè)的目標(biāo)，使得檔案管理員同時(shí)提升軟硬件方面的能力，還能掌握檔案管理領(lǐng)域先進(jìn)的硬件設(shè)施，進(jìn)而提高自己的專業(yè)水平和綜合能力。使其能更方便快捷地掌握對(duì)檔案管理的軟件技術(shù)，優(yōu)化對(duì)檔案管理的處理方式，提高對(duì)檔案管理的處理效果，同時(shí)還應(yīng)該適應(yīng)一些全新的觀念，比如開(kāi)放意識(shí)，創(chuàng)新意識(shí)，科技意識(shí)，檔案工作的信息和系統(tǒng)意識(shí)，形成對(duì)檔案管理創(chuàng)新的工作觀念。

四、結(jié)束語(yǔ)

在發(fā)展職業(yè)學(xué)校檔案管理的過(guò)程中，因?yàn)闄n案管理對(duì)于職業(yè)學(xué)校發(fā)展具有重要的意義，所以要看清時(shí)代的變化和發(fā)展趨勢(shì)，認(rèn)識(shí)到以前老舊的思想和所存在的錯(cuò)誤，對(duì)硬件軟件設(shè)施進(jìn)行加強(qiáng)，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行調(diào)整，最好選擇專業(yè)化的技術(shù)人員進(jìn)行檔案管理，然后有關(guān)部門(mén)頒發(fā)相關(guān)政策使得檔案管理信息化和規(guī)范創(chuàng)新變得更便捷，還有就是轉(zhuǎn)變我國(guó)相關(guān)部門(mén)和職業(yè)學(xué)校負(fù)責(zé)人的觀念，強(qiáng)調(diào)信息化管理，采取有效的方法進(jìn)行多方位管理，提升檔案管理信息化和規(guī)范創(chuàng)新的可行性以及它的有效性。希望這篇論文可以引起相關(guān)人士的重視，從而提高檔案管理在職業(yè)學(xué)校的重視程度，為職業(yè)學(xué)校的發(fā)展奠定一定基礎(chǔ)。

[1]徐立.實(shí)現(xiàn)中職學(xué)校檔案管理規(guī)范創(chuàng)新與信息化建設(shè)的方法[J].才智,2013,(29):136-136.