中學檔案管理現(xiàn)狀及對策初探

楊 萍

(云南大學檔案館 云南 昆明 650000)

中學檔案管理現(xiàn)狀及對策初探

楊 萍

(云南大學檔案館 云南 昆明 650000)

中學檔案管理工作是一所中學的重要工作之一,是各級中學制定各項政策和規(guī)章制度的依據(jù),在整個辦學過程中起著記錄、輔助、保證的作用。做好檔案管理工作對辦好一所中學至關重要。本文主要對中學檔案管理工作的現(xiàn)狀和及對策進行一些闡述和分析。

中學；檔案管理；現(xiàn)狀；對策

中學檔案是廣大教職工在長期的教學工作、學校管理及其他各項工作和學生學習等活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、音像等不同形式的文件材料，它真實的記錄著過去，承載著未來。中學檔案工作是教育事業(yè)的重要組成部分,是研究、改進、提高教育質量的不可缺少的方面。中學檔案管理工作是衡量學校教育質量和管理水平的重要標準，是反映學校各項工作規(guī)范化、科學化的重要載體，對提高教學質量具有十分重要的意義。

1 中學檔案管理工作的現(xiàn)狀

1.1 大部分中學領導對檔案管理工作不重視，認識不足，更認識不到做好檔案管理工作對學校各項工作的促進作用和意義，“說起來重要、做起來次要、忙起來不要”是現(xiàn)實的真實寫照。

1.2 檔案管理人員缺乏。多數(shù)學校沒有專職的檔案管理人員，現(xiàn)有的檔案管理人員一般都是兼職的多，且水平不高，跟不上發(fā)展的需要。

1.3 硬性條件差。不少學校沒有專門的檔案室(柜)，不具備保管檔案所要求的通風、防潮、防霉、防盜、防火等基本條件，檔案材料隨處散放，保管設備不齊全，直接影響著學校檔案的保管和使用效果。

1.4 檔案收集不完整。表現(xiàn)為多頭存放、多家管理、收集不及時或拒交等，流失較多。

1.5 檔案載體結構單一、管理落后。受軟、硬件的制約，許多中學的原始檔案多為紙質檔案，電子、音像、磁盤等介質的檔案很少；隨著我國科學技術的日益提高，各個行業(yè)開始向信息化發(fā)展，多媒體信息技術也被引入很多學校的課堂教學中，但是卻很少看到信息技術應用到檔案管理工作中，使檔案管理工作落后于時代的發(fā)展。

1.6 實物檔案資料嚴重缺失。大多數(shù)人對于檔案管理工作的理解是對一些文字資料的歸檔管理，事實上這是一種片面的認識，檔案中還包括一些實物，這些實物資料也很重要，實物的意義甚至遠大于文字的描述。目前很多學校在編寫校史紀念冊或者建設校史陳列室時經常遇到一個問題，那就是學校檔案中的文字資料能夠滿足要求，但是實物資料、歷史照片等遠遠達不到要求，且這些實物資料的缺失是無法通過簡單的方式彌補的，可見實物檔案的不可替代性。

2 做好中學檔案管理工作的幾點對策

2.1 以法管檔，以法治檔。中學檔案管理工作要以檔案管理的規(guī)章制度為依據(jù)，這也是檔案法律法規(guī)落實到具體的中學檔案管理工作的關鍵。學校應該把《檔案法》和各學校檔案管理暫行辦法等相關規(guī)定與學校的實際情況結合起來，制定出詳細的、切實可行的管理規(guī)章制度，然后由各級檔案管理人員將該規(guī)章制度運用到實際的工作中。在制定管理規(guī)章制度時，一定要把切合實際的獎懲機制添加進去，以此來調動檔案管理人員工作的積極性和主動性。

2.2 要有強烈的立檔意識。要有收藏家的心態(tài)，視檔案材料為至寶，及時收放保管。把學校在各類工作中形成的全部檔案集中統(tǒng)一管理,完善檔案的收集、管理、利用制度，做好檔案管理工作。

2.3 加強檔案管理人員的職業(yè)素質。檔案管理人員的管理理念和管理模式的落后，是中學檔案管理工作停滯不前的原因之一，對檔案管理人員進行培訓，增強他們的法律意識和職業(yè)素質，實現(xiàn)用法律來指導檔案工作和專業(yè)的手段來管理檔案，所以中學檔案管理人員，要努力學習，不斷更新，采取多種渠道擴大資料來源，加大對檔案資源的編研力度，提高自己的服務精神，改善工作方式，使中學檔案管理工作更加規(guī)范化和科學化。

2.4 有計劃的逐步在檔案管理中實現(xiàn)管理科學化、技術現(xiàn)代化。即盡量采用計算機、信息檢索終端等現(xiàn)代化辦公設施，收集、處理、傳遞檔案信息資料，提高檔案管理的信息化水平。因為檔案管理工作的技術手段和設備條件是提高檔案工作效率，確保檔案服務工作質量的重要條件，是檔案工作創(chuàng)新的硬件基礎，特別是計算機在檔案管理中的運用，越來越顯現(xiàn)出科學性、方便性、實用性和重要性，同時也提高了工作效率。應為檔案管理人員提供網絡技術的培訓，使其掌握電子檔案的使用技巧，學會電子存儲、分類、檢索、保護和利用這些電子檔案，保證檔案的安全性和可靠性，適應現(xiàn)代化管理的需要。

2.5 樹立現(xiàn)代化管理意識。提高學校全體教職工對檔案管理工作重要性的認識，是做好學校檔案工作的前提。因此，教育主管部門要把檔案管理工作作為學校管理工作的一項重要內容，列入日常檢查、學期常規(guī)考核中。各學校要切實加強對檔案管理工作的領導，至少要確定一名副校長分管此項工作。要經常組織廣大教職工認真學習《檔案法》，深入進行檔案法律知識的學習和宣傳，使領導干部和全體師生員工都認識到學校檔案工作的重要意義，堅決杜絕檔案工作“說起來重要、做起來次要、忙起來不要”的實用主義做法，扎扎實實地抓好學校檔案工作。規(guī)范檔案建設工作。應選派思想素質好、責任心強、熟悉學校工作、懂得辦學規(guī)律和較強業(yè)務能力的同志負責檔案管理工作，并制定相應的學習培訓制度，有計劃地培養(yǎng)檔案管理方面的專業(yè)人才，逐步實現(xiàn)中學檔案管理人員專業(yè)化、固定化。

2.6 建立聯(lián)系，分類歸檔。學校檔案工作應堅持“以我為主”的立卷歸檔原則，按月或按學期收集、整理、立卷、歸檔。在整理過程中，應著重收集本學校形成的文件資料，上級針對本單位制發(fā)的文件材料，本單位公務活動形成的重要會議材料等方面的材料。每學期檔案資料收集齊全后，要根據(jù)不同門類、不同載體按時間、分類別分別整理歸檔。

總之，做好檔案管理工作對中學辦學至關重要，事實證明，只要努力把學校檔案管理工作做好、管好、用好，就一定能夠發(fā)揮檔案不可替代的應有作用。新時期要努力做好中學檔案管理工作,實現(xiàn)管理規(guī)范化、信息化、科學化，使中學檔案管理工作發(fā)揮自己的實際作用，更好地服務于師生、服務于學校。

[1] 向立文，館藏檔案信息數(shù)字化建設可持續(xù)發(fā)展應堅持的幾個基本原則[J]，檔案學通訊，2012年01期

[2] 傅雙雙.我國檔案信息資源管理中的問題和對策.蘇州大學檔案館.215021.

[3] 張明嫣.加強教學科研檔案的管理和利用[J].蘭臺世界，2004(9)

楊萍(1965-)，女，回族，云南昆明人，中職，大學本科，云南大學檔案館，研究方向：檔案、文物。

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1672-5832(2016)12-0282-01