文/陜西省渭南市洛惠渠管理局 雷娟

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機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的有效方法分析

文/陜西省渭南市洛惠渠管理局 雷娟

【摘要】機(jī)關(guān)事業(yè)單位的成長(zhǎng)歷史對(duì)事業(yè)單位里的工作人員了解和明確自己的工作內(nèi)容和職責(zé)都有很大的作用。而機(jī)關(guān)事業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案和人事檔案對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位而言是具有極高保密性的文件。因此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作的有效性對(duì)事業(yè)單位來(lái)說(shuō)是一件非常重要的事情。機(jī)關(guān)事業(yè)單位只有將檔案管理工作做好，才能更好地處理單位的工作和業(yè)務(wù)，使機(jī)關(guān)事業(yè)單位更高效、順利地發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】檔案；管理；方法

一、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作中的不足

（一）檔案管理意識(shí)薄弱。機(jī)關(guān)事業(yè)單位中的工作人員大多重視本單位的專(zhuān)業(yè)業(yè)務(wù)的開(kāi)展和綜合業(yè)務(wù)水平的提高，對(duì)檔案管理工作缺乏重視，檔案管理制度陳舊、管理人員缺乏專(zhuān)業(yè)性、管理方法落后，對(duì)檔案管理工作缺乏足夠的監(jiān)督，對(duì)工作中存在的問(wèn)題缺乏重視。管理人員很難意識(shí)到檔案管理工作的重要性，很難以積極的態(tài)度投入到檔案管理工作中，工作過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生低下效率。機(jī)關(guān)事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員沒(méi)有意識(shí)到檔案管理工作是機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作順利開(kāi)展的重要、首要問(wèn)題。

（二）機(jī)關(guān)事業(yè)單位中缺乏完善的檔案管理制度開(kāi)展。機(jī)關(guān)事業(yè)單位的管理制度中，大多是關(guān)于人事和業(yè)務(wù)相關(guān)的，其中很少有檔案管理相關(guān)的規(guī)定，甚至有的機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理制度中沒(méi)有檔案管理的相關(guān)規(guī)定。機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作的開(kāi)展依據(jù)主要是相關(guān)的規(guī)章制度，規(guī)章制度的缺乏使工作難以及時(shí)、有效、全面地開(kāi)展。檔案管理工作相關(guān)制度的缺乏，使檔案管理工作開(kāi)展時(shí)缺乏依據(jù)和參考，檔案管理人員無(wú)法展開(kāi)工作。

（三）缺乏專(zhuān)業(yè)人才。由于機(jī)關(guān)事業(yè)單位人員對(duì)檔案管理工作重視不夠，導(dǎo)致機(jī)關(guān)事業(yè)單位中沒(méi)有足夠的專(zhuān)業(yè)檔案管理人員，很多單位的檔案管理人員沒(méi)有檔案管理的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，因此，很多機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作處于效率低下、程序混亂的非專(zhuān)業(yè)狀態(tài)，甚至處于癱瘓狀態(tài)，使檔案管理成為機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理工作中的短板。

（四）檔案管理方法落后。由于機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作相關(guān)制度的缺失和相關(guān)專(zhuān)業(yè)人員的缺乏，檔案管理工作缺乏足夠的方法，僅能參考其他工作的工作程序和工作方法開(kāi)展檔案管理工作，檔案管理方法落后并且不專(zhuān)業(yè)，檔案管理工作的效率極低，阻礙了需要利用檔案的相關(guān)工作的順利進(jìn)行。

二、提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位中檔案管理工作效率的有效方法

（一）提高工作的重視程度。機(jī)關(guān)事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員沒(méi)有意識(shí)到檔案管理工作的重要性是機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作順利開(kāi)展的重要、首要問(wèn)題。因此，提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位中檔案管理工作效率首先要解決的問(wèn)題就是機(jī)關(guān)事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員對(duì)檔案管理工作重視不足的問(wèn)題。目前，機(jī)關(guān)事業(yè)單位實(shí)行考核制度，提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位相關(guān)人員對(duì)檔案管理工作重視程度的最有效的方法就是將檔案管理工作的效率列入機(jī)關(guān)事業(yè)單位考核范圍之內(nèi)，并且進(jìn)行定期考核。

（二）完善檔案管理工作的相關(guān)規(guī)定。制度的缺乏使工作人員開(kāi)展相關(guān)工作時(shí)缺乏依據(jù)，因此，提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位中檔案管理工作的工作效率需要不斷完善相關(guān)的管理制度和規(guī)定。檔案管理工作相關(guān)制度缺失的單位，應(yīng)該參考相關(guān)的制度規(guī)定，盡快制定檔案管理工作規(guī)定，并在工作過(guò)程中不斷完善。

（三）選取專(zhuān)業(yè)的人員。檔案管理人員是檔案管理的主體，檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)性與否直接影響到檔案管理工作的效率。目前，很多高校中設(shè)有檔案管理專(zhuān)業(yè)，因此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)該選取檔案管理的專(zhuān)業(yè)人員作為本單位的檔案管理人員。對(duì)于本單位的非專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員，應(yīng)進(jìn)行定期和不定期的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和專(zhuān)業(yè)技能培訓(xùn)，不斷提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和專(zhuān)業(yè)水平，使檔案管理工作呈現(xiàn)專(zhuān)業(yè)性。

（四）采用先進(jìn)的管理方法。隨著各界人士對(duì)檔案管理工作的重視，對(duì)檔案管理方法的研究也不斷增多，不斷創(chuàng)造出更加適合檔案管理工作中實(shí)際需要的管理方法。隨著信息科技的發(fā)展，產(chǎn)生了更多檔案管理的工具，檔案管理工作更加便捷、高效。因此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位提高檔案管理工作效率需要根據(jù)本單位檔案管理工作的實(shí)際需要選擇適合的管理工具和管理方法，并培訓(xùn)相關(guān)的專(zhuān)業(yè)人員，使機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作不斷專(zhuān)業(yè)化，不斷提高檔案管理工作的效率。

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