疾病預(yù)防控制中心檔案管理及檔案利用探討

程 文哈爾濱市巴彥縣疾控中心 黑龍江哈爾濱 151800

疾病預(yù)防控制中心檔案管理及檔案利用探討

程 文
哈爾濱市巴彥縣疾控中心 黑龍江哈爾濱 151800

國家的各級疾病預(yù)防控制中心是國家體系中的職能機(jī)構(gòu)，承擔(dān)著群體預(yù)防任務(wù)，各種疾病的監(jiān)測及分析、防治等重大任務(wù)，在各項(xiàng)工作中，如開展疾病控制、衛(wèi)生監(jiān)測科研教學(xué)及健康教育等業(yè)務(wù)活動中，形成了大量的業(yè)務(wù)技術(shù)檔案，這些如沒有合理，有效的管理，不但失去許多珍貴的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，而且也不能合理的利用這些檔案資源，發(fā)揮檔案資源的價(jià)值，而加以合理利用。因此疾病預(yù)防控制中心的檔案管理是衛(wèi)生預(yù)防工作的重要一環(huán)。

疾控中心；檔案；管理利用

各級疾病預(yù)防防控制中心檔案主體的衛(wèi)生預(yù)防業(yè)務(wù)檔案采取的管理模式不盡相同，有的是采用科存檔案、中心存目錄；有的則分散在科室，或固定人員管理，或干脆分散在個(gè)人手中。我認(rèn)為對疾控中心業(yè)務(wù)檔案應(yīng)采取分級管理的方法。這樣既符合檔案工作基本原則，又能滿足衛(wèi)生防疫業(yè)務(wù)開展的需要。

一、疾控中心業(yè)務(wù)檔案兩級管理原則

疾控中心檔案有兩大類；一類是行政往來各種文件形成的檔案，另一類是各業(yè)務(wù)科室在工作中逐漸積累形成的業(yè)務(wù)檔案。而這些檔案的兩級管理是指在疾控中心業(yè)務(wù)辦的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，將防疫業(yè)務(wù)形成的技術(shù)檔案實(shí)行中心級、科級兩級管理，其內(nèi)容主要有以下四個(gè)方面：

1、將疾控中心業(yè)務(wù)檔案納入中心檔案工作管理體系，同其它門類的檔案一樣，業(yè)務(wù)檔案的管理也應(yīng)在接受中心業(yè)務(wù)辦的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由中心檔案室負(fù)責(zé)具體組織實(shí)施。2、將業(yè)務(wù)檔案分為中心、科兩級，對業(yè)務(wù)活動中形成的大量疾病防治、衛(wèi)生監(jiān)測檔案，分別為中心業(yè)務(wù)檔案和科級業(yè)務(wù)檔案兩個(gè)層次。3、中心級業(yè)務(wù)檔案管理：凡劃歸的中心級管理的業(yè)務(wù)檔案，由各科檔案員負(fù)責(zé)收集，整理、立卷定期向中心檔案歸檔，交由中心檔案室統(tǒng)一保管和提供利用。4、科級業(yè)務(wù)檔案管理：凡劃歸為科級管理的業(yè)務(wù)檔案，交科保存。由各科兼職檔案員負(fù)責(zé)收集、整理、立卷，并負(fù)責(zé)保管和提供利用。

二、中心級、科級檔案范圍的確定

中心級檔案和科級檔案各有其劃分的范圍和界限，中心級檔案的劃分應(yīng)本著總體性、綜合性、分析性及學(xué)術(shù)性的原則對檔案進(jìn)行劃分，即要將那些反映主要業(yè)務(wù)工作的總體水平的材料，以及在基礎(chǔ)監(jiān)測上形成的綜合性、分析性并具有一定學(xué)術(shù)價(jià)值且保管期限長的材料確定為中心級檔案，以確保中心級業(yè)務(wù)檔案能夠全面反映和概括本機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)活動及工作水平。主要有以下幾個(gè)方面的檔案：

1、業(yè)務(wù)工作法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)及技術(shù)方法的研究檔案，包括有關(guān)證書、研究報(bào)告、編制說明及驗(yàn)證報(bào)告單。2、年度或跨年度的法定傳染病、地方病及中小學(xué)常見病等疾病防治方案及總結(jié)、疫情流行病學(xué)分析，疫情流行趨勢預(yù)測等。3、年度或跨年度的衛(wèi)生監(jiān)測的總結(jié)分析。4、重大事故、疫情暴發(fā)、中毒調(diào)查處理的有關(guān)材料，包括調(diào)查報(bào)告、現(xiàn)場調(diào)查記錄及有關(guān)的行政處罰材料等或年度綜合性分析總結(jié)。5、專題調(diào)查，包括調(diào)查設(shè)計(jì)、調(diào)查報(bào)告或總結(jié)，統(tǒng)計(jì)匯總等材料。6、各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的統(tǒng)計(jì)月報(bào)，年報(bào)。7、省市級以上刊物上發(fā)表的業(yè)務(wù)論文。

科級檔案的劃分范圍大致有以下幾種：

1、中心在日常業(yè)務(wù)活動中直接形成服務(wù)對象的檔案，這些材料的保管周期不易確定，需隨所服務(wù)的企業(yè)存亡而定，而且不少材料還因工作需要逐年加以補(bǔ)充，因此，科保存更為便利。2、常規(guī)性衛(wèi)生監(jiān)測材料：包括所轄地區(qū)和監(jiān)測點(diǎn)或直管單位公共衛(wèi)生監(jiān)測材料、監(jiān)測記錄、記事、監(jiān)測小結(jié)、控制結(jié)果、監(jiān)測報(bào)告等材料。3、一般性違法案例、疫情、污染事故，食物中毒的調(diào)查處理材料，包括個(gè)案調(diào)查表、現(xiàn)場調(diào)查筆錄、人員錄訪記錄，檢驗(yàn)結(jié)果及處理報(bào)告等。4、從業(yè)人員健康體檢，衛(wèi)生知識培訓(xùn)材料，包括體檢表、檢驗(yàn)單、統(tǒng)計(jì)表、培訓(xùn)計(jì)劃、教材及小結(jié)等。

三、實(shí)施兩級管理的意義

（一）兩級管理使業(yè)務(wù)檔案查找方便，節(jié)省空間

我中心在工作中形成大量的業(yè)務(wù)檔案，如果不分兩級管理，使各種重要的，保存價(jià)值大的檔案和一般性的、基礎(chǔ)性的材料檔案混雜在一起，查找起來很不方便，分散在各科室，也不利于全中心檔案工作的統(tǒng)一布置和指導(dǎo)，如果把全站綜合性的材料統(tǒng)一歸納到檔案室，便于檔案的管理，也為各科室節(jié)省了空間。

（二）中心級檔案管理有利于防疫業(yè)務(wù)工作整體水平的提高

中心級業(yè)務(wù)檔案管理可使中心檔案能夠反映業(yè)務(wù)工作全貌和工作水平，對于中心領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)把握全局，做也正確決策提供了有力依據(jù)。另外，將具有總結(jié)分析性、學(xué)術(shù)性的材料交中心歸檔，有利于在大量的監(jiān)測材料上進(jìn)一步加工，形成分析性報(bào)告，從而促進(jìn)了業(yè)務(wù)工作的提高，有利于防疫機(jī)構(gòu)科研工作的開展

（三）科級管理是有利于滿足防疫業(yè)務(wù)工作日常的需要

預(yù)防控制工作有延續(xù)性，在對監(jiān)測點(diǎn)監(jiān)測中要經(jīng)常使用其前一年或前幾年形成的監(jiān)測檔案，特別是隨著生產(chǎn)經(jīng)營單位的變化，有些檔案要還不斷進(jìn)行補(bǔ)充或注銷，有些數(shù)據(jù)要有對比性，以滿足衛(wèi)生防疫的日常需要。

（四）檔案收集整理要為檔案開發(fā)利用提供有價(jià)值的信息

檔案收集整理要以業(yè)務(wù)檔案入手，這樣才能提供真實(shí)有效的檔案第一手資料，檔案編研才有可能有專業(yè)特色，才能更有效為疾病預(yù)防控制工作服務(wù)，脫離業(yè)務(wù)工作的選題就談不上專業(yè)性。要掌握各科業(yè)務(wù)工作檔案的精髓，對比以前年度的監(jiān)測數(shù)據(jù)，特別是開展預(yù)防醫(yī)學(xué)科學(xué)研究時(shí)，更要有大量的跨年度的統(tǒng)一數(shù)據(jù)做依據(jù)，才能有針對性的統(tǒng)計(jì)和分析，所以應(yīng)將工作重點(diǎn)放在能系統(tǒng)的提供高度濃縮的業(yè)務(wù)檔案上。以便檔案的利用和開發(fā)。

綜上所述，將業(yè)務(wù)檔案實(shí)行兩級管理，是疾控中心貫徹我國檔案集中統(tǒng)一管理基本原則而建立的一種檔案管理模式，它符合疾病的預(yù)防控制工作的特點(diǎn)和需要，隨著業(yè)務(wù)檔案管理實(shí)踐的發(fā)展，它將會更加完善，一定會為衛(wèi)生防疫業(yè)務(wù)工作的開展發(fā)揮重要作用。另外，疾控中心檔案的利用價(jià)值逐漸體現(xiàn)出來，各級疾控中心檔案工作逐步走上了規(guī)范化、科學(xué)化的管理軌道，特別是自檔案目標(biāo)管理活動開展以來，更是將檔案工作推向一個(gè)新的高度。

[1]尹福順.淺議基層疾病預(yù)防控制中心檔案管理與建議[J].華章,2013(22).

程 文——女，1973年11月11日生，哈爾濱市巴彥縣疾控中心，館員。