淺淡技術(shù)檔案管理

張秀梅黑河市愛(ài)輝區(qū)幸福鄉(xiāng)農(nóng)業(yè)技術(shù)服務(wù)中心　黑龍江黑河　164300

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淺淡技術(shù)檔案管理

張秀梅
黑河市愛(ài)輝區(qū)幸福鄉(xiāng)農(nóng)業(yè)技術(shù)服務(wù)中心黑龍江黑河164300

【摘要】技術(shù)檔案管理是檔案管理工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容。技術(shù)檔案是由專(zhuān)業(yè)性技術(shù)資料所形成，在具有原始憑證和歷史參考作用的同時(shí)，對(duì)促進(jìn)社會(huì)生產(chǎn)管理、發(fā)展也具有重要作用。如何針對(duì)技術(shù)檔案的特點(diǎn)和管理中常見(jiàn)的問(wèn)題，研究探索對(duì)技術(shù)檔案進(jìn)行科學(xué)規(guī)范的管理，充分發(fā)揮技術(shù)檔案的作用，需要檔案工作者深入研究和思考。

【關(guān)鍵詞】技術(shù)檔案；管理

一、技術(shù)檔案簡(jiǎn)述

技術(shù)檔案又稱(chēng)科技檔案、科研檔案，是檔案的重要組成部分。我國(guó)對(duì)技術(shù)檔案的規(guī)范管理始于上世紀(jì)50年代，1959年國(guó)家檔案局在第一次技術(shù)檔案工作會(huì)議上通過(guò)了《技術(shù)檔案室工作暫行通則》。1980年國(guó)務(wù)院批準(zhǔn)國(guó)家經(jīng)濟(jì)委員會(huì)、國(guó)家基本建設(shè)委員會(huì)、國(guó)家科學(xué)技術(shù)委員會(huì)、國(guó)家檔案局發(fā)布了《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》，1987國(guó)家科學(xué)技術(shù)委員會(huì)、國(guó)家檔案局發(fā)布了《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》。1989年國(guó)家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局發(fā)布《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》，并分別于2000年、2008年進(jìn)行了修訂，為技術(shù)檔案的歸檔管理提出統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。這些制度和標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)了技術(shù)檔案的規(guī)范化管理。依據(jù)《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》和《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》，技術(shù)檔案是指在科學(xué)技術(shù)研究活動(dòng)中直接形成的應(yīng)當(dāng)歸檔并具保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等各種形式載體的文件材料，是對(duì)科學(xué)技術(shù)研究活動(dòng)的真實(shí)記錄?，F(xiàn)代社會(huì)科學(xué)技術(shù)發(fā)展日新月異，技術(shù)檔案是記錄科技活動(dòng)過(guò)程的基礎(chǔ)性信息資源，做好技術(shù)檔案管理，對(duì)于保存好科學(xué)技術(shù)研究的原始資料，對(duì)技術(shù)檔案進(jìn)行綜合開(kāi)發(fā)利用，充分發(fā)揮其作用和價(jià)值，具有重要意義。

二、技術(shù)檔案的特點(diǎn)

（一）內(nèi)容的專(zhuān)業(yè)性。技術(shù)檔案區(qū)別于一般檔案的最突出的特點(diǎn)就是專(zhuān)業(yè)性。技術(shù)檔案產(chǎn)生于專(zhuān)業(yè)性的科技活動(dòng)過(guò)程，其記錄的內(nèi)容也具有專(zhuān)業(yè)性。（二）種類(lèi)的多樣性。技術(shù)檔案所記錄的內(nèi)容涉及的專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域廣泛，檔案資料的類(lèi)型也豐富多樣，其種類(lèi)和內(nèi)容組成具有多樣性，其載體也具有多樣性。（三）案卷的成套性。技術(shù)檔案對(duì)一項(xiàng)科學(xué)技術(shù)活動(dòng)的記錄涵蓋其從開(kāi)始到結(jié)束的全過(guò)程，收集歸檔的資料通常以項(xiàng)目為單位，包括該項(xiàng)目各環(huán)節(jié)的文件資料，成為一整套的檔案。（四）管理的現(xiàn)實(shí)性。技術(shù)檔案所記錄和反映的內(nèi)容是科學(xué)技術(shù)工作的全過(guò)程，在歸檔立卷后，仍可用于對(duì)該項(xiàng)工作、后續(xù)工作及同類(lèi)工作的實(shí)際應(yīng)用，具有很強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)使用性。（五）利用的廣域性。對(duì)技術(shù)檔案進(jìn)行綜合開(kāi)發(fā)利用，可廣泛應(yīng)用于相關(guān)領(lǐng)域，產(chǎn)生巨大的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

三、技術(shù)檔案管理的常見(jiàn)問(wèn)題

（一）對(duì)技術(shù)檔案的認(rèn)識(shí)不夠。一些單位，包括領(lǐng)導(dǎo)、技術(shù)工作人員，甚至檔案管理人員，都對(duì)技術(shù)檔案的認(rèn)識(shí)不足。一是沒(méi)有認(rèn)識(shí)到技術(shù)資料歸檔管理的重要性，對(duì)技術(shù)檔案管理不如對(duì)文書(shū)檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案等重視。二是對(duì)技術(shù)資料歸檔的意識(shí)不夠，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到技術(shù)檔案應(yīng)涵蓋科學(xué)技術(shù)項(xiàng)目工作的全過(guò)程，在工作中沒(méi)有注意及時(shí)積累、收集應(yīng)歸檔的技術(shù)資料，或者為自己工作方便而不愿將技術(shù)資料移交歸檔，導(dǎo)致檔案資料不完整。三是對(duì)技術(shù)檔案的歸檔立卷重視不夠，因技術(shù)資料種類(lèi)復(fù)雜、形式多樣，歸檔時(shí)缺乏認(rèn)真整理、分類(lèi)、立卷，導(dǎo)致檔案資料混亂。四是對(duì)技術(shù)檔案的安全保密意識(shí)不足，管理不嚴(yán)，容易失泄密。（二）管理制度體系尚需完善。一是制度體系建設(shè)滯后。我國(guó)現(xiàn)行的技術(shù)檔案管理，仍沿用上世紀(jì)80年代的有關(guān)政策規(guī)定和管理辦法，與當(dāng)前飛速發(fā)展的科學(xué)技術(shù)研究相比較，嚴(yán)重滯后。二是管理制度不健全。技術(shù)檔案涉及領(lǐng)域、種類(lèi)繁雜，當(dāng)前的技術(shù)檔案管理制度缺乏專(zhuān)業(yè)針對(duì)性。三是制度落實(shí)不到位。對(duì)技術(shù)檔案的管理較為隨便，在收集、整理、鑒定、分類(lèi)、歸檔、立卷、保密、借閱乃至交接等各環(huán)節(jié)缺乏嚴(yán)格管理，制度流于形式。（三）管理方法相對(duì)落后。一是多數(shù)單位仍以手工操作為主，較少運(yùn)用現(xiàn)代化管理手段，檔案管理效率較低。二是管理手段簡(jiǎn)單，有的只是把一堆資料簡(jiǎn)單地裝到檔案盒中，沒(méi)有分類(lèi)、登記、立卷、編號(hào)。三是對(duì)技術(shù)檔案的管理不夠?qū)I(yè)、細(xì)化，技術(shù)檔案專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)，其種類(lèi)的多樣性、案卷的成套性，都對(duì)檔案管理工作提出更多要求，需要檔案管理工作者更多地了解技術(shù)檔案知識(shí)，對(duì)檔案進(jìn)行更為專(zhuān)業(yè)細(xì)化的分類(lèi)整理。（四）開(kāi)發(fā)應(yīng)用不足。由于傳統(tǒng)的檔案管理觀念，重保管、輕應(yīng)用，忽視了技術(shù)檔案具有的現(xiàn)實(shí)應(yīng)用性和其潛在價(jià)值，造成大量的技術(shù)檔案塵封閑置，信息資源浪費(fèi)。（五）技術(shù)檔案管理工作人員專(zhuān)業(yè)水平有待提高。一般單位普遍沒(méi)有設(shè)置專(zhuān)門(mén)的技術(shù)檔案管理工作人員，通常由文書(shū)檔案管理人員兼任，專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平不足，難以對(duì)技術(shù)檔案進(jìn)行準(zhǔn)確的鑒別、分類(lèi)整理和歸檔立卷，也影響對(duì)技術(shù)檔案的查閱和應(yīng)用。

四、做好技術(shù)檔案管理的建議措施

（一）加強(qiáng)宣傳教育，提高檔案認(rèn)識(shí)，強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)。加強(qiáng)技術(shù)檔案知識(shí)的培訓(xùn)和宣傳教育，一是提高對(duì)技術(shù)檔案的認(rèn)識(shí)和重視程度；二是普及技術(shù)檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)，強(qiáng)化各環(huán)節(jié)對(duì)技術(shù)檔案及時(shí)收集、歸檔的意識(shí)；三是增強(qiáng)技術(shù)檔案工作的責(zé)任感，提高安全保密意識(shí)。（二）健全制度體系，嚴(yán)格落實(shí)管理，提高檔案質(zhì)量，確保檔案安全。一是健全技術(shù)檔案管理制度；二是在技術(shù)檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)嚴(yán)格執(zhí)行、落實(shí)管理制度；三是加強(qiáng)監(jiān)督檢查，確保技術(shù)檔案及時(shí)、完整地歸檔，規(guī)范、安全地保管，保障技術(shù)檔案的完整性和成套性，定期更新維護(hù)，提高檔案質(zhì)量；四是強(qiáng)化安全保密管理。（三）強(qiáng)化隊(duì)伍建設(shè)，提高專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，改進(jìn)管理方法。一是選擇既懂檔案管理，又有專(zhuān)業(yè)知識(shí)，責(zé)任心強(qiáng)、認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ魅藛T從事技術(shù)檔案管理；二是加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，提高其專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和檔案管理工作水平；三是改進(jìn)管理手段方法，引進(jìn)現(xiàn)代化信息技術(shù)，提高檔案管理效率。（四）在安全保密的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)對(duì)技術(shù)檔案的綜合開(kāi)發(fā)利用。一是建立技術(shù)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)；二是在安全保密的基礎(chǔ)上，促進(jìn)跨部門(mén)、跨領(lǐng)域的技術(shù)檔案資料共享和綜合開(kāi)發(fā)利用，最大限度地發(fā)揮技術(shù)檔案的作用。

參考文獻(xiàn)

［1］崔秀杰.淺談知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)和科技檔案管理中存在的問(wèn)題［J］.《民營(yíng)科技》，2010年（11）:159.

［2］張誠(chéng)棟.特種設(shè)備安全技術(shù)檔案管理中存在的問(wèn)題及其對(duì)策［J］.《中國(guó)質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督》，2014（1）:29.