淺談銷售與收款環(huán)節(jié)的內部控制

丁歲平

摘要：銷售與收款業(yè)務是企業(yè)經營的重要業(yè)務環(huán)節(jié)，從銷售商品到最終貨款回籠，貫穿企業(yè)經營的全過程。銷售與收款是企業(yè)能否正常運營的關鍵所在，也是最容易出現風險的環(huán)節(jié)，因此加強銷售與收款環(huán)節(jié)的內部控制尤為重要。本文對銷售與收款環(huán)節(jié)可能出現的風險進行了初步分析，并提出了相應的防范措施。

關鍵詞：銷售 收款 內部控制

市場經濟條件下，市場是企業(yè)存在的基礎，銷售是企業(yè)生產經營的龍頭，資金是企業(yè)賴以生存的血液，因此，銷售與收款是企業(yè)業(yè)務層面最重要、難度最大的業(yè)務環(huán)節(jié)。就我國目前的市場經濟環(huán)境而言，也是風險發(fā)生概率最高的領域，特別是生產銷售大型主機設備和承接工程項目的企業(yè)，應收賬款的問題非常突出，由于管理不善，應收賬款到期不能及時收回，有相當部分最后變成了呆賬、壞賬，不僅侵蝕了企業(yè)有限的利潤，而且大量的逾期應收賬款造成了企業(yè)的資金沉淀，影響了資金的流動，降低了資金的使用效率，很多企業(yè)因此而陷入危機，甚至倒閉。因此，就競爭性企業(yè)而言，銷售與收款是企業(yè)的頭等大事，銷售與收款的內部控制是企業(yè)業(yè)務層面控制活動的重中之重。

一、銷售與收款環(huán)節(jié)的風險識別

作為一名裝備制造業(yè)的財務管理人員，根據以往的記錄和經驗，筆者認為在銷售與收款業(yè)務中可能存在下列風險。

（1）產品訂價過低，如在產品報價測算時發(fā)生了重大的缺項和漏項，或大宗材料的價格低估，導致產品銷售出現重大虧損。

（2）企業(yè)未建立賒銷標準，合同約定的付款條款差，企業(yè)所在地沒有合同管轄權，貨物交付后對方不按約定付款，企業(yè)難以主張自己的權利。

（3）銷售人員為了完成訂貨指標，未經企業(yè)同意盲目同意用戶的要求，簽訂的合同企業(yè)難以履行（如太短的交貨期、過高的產品性能保證值和不合理的質量保證期等）。

（4）合同執(zhí)行不嚴格，對方未按合同履約付款就發(fā)貨，導致貨物發(fā)出失去貨物控制權后貨款難以收回。

（5）因銷售發(fā)票（包括運輸發(fā)票）傳遞過程中遺失產生糾紛，增加企業(yè)稅收負擔或無法收款。

（6）應收款長期不與用戶核對，銷售人員向用戶收取現金或銀行承兌匯票不入賬，挪作他用；銷售人員與用戶串通將應屬于公司的貨款支付給第三方；銷售人員出差借款高，并長期占用，一旦人員辭職無法追還。

（7）應收款到期長時間無人過問，無催收記錄，導致法律時效滅失。

（8）沒有妥善保管合同履行過程中的證據資料（如交貨記錄、票據接受記錄、催款記錄、質量驗收記錄，因用戶原因影響產品正常交付、安裝、使用的相關證據包括雙方的來函、回復傳真等），導致糾紛發(fā)生以后沒有有利證據支持企業(yè)的合理要求。

（9）不按規(guī)定核算銷售收入，不按規(guī)定結轉銷售成本，不按規(guī)定計提壞賬準備金，導致會計報告不實，并可能帶來納稅風險。

（10）銷售人員以企業(yè)名義采取不正當競爭手段導致企業(yè)的違法行為。

二、銷售與收款環(huán)節(jié)的內部控制措施

針對上述可能存在的風險，筆者所在公司針對銷售活動的日常管理中采取了下述控制措施。

（1）建立與原材料市場價格緊密相聯(lián)的價格確定機制，公司財務部建立了基型產品的定價模型，根據該模型輸入主要原材料的現行市場價格即能快速計算出產品的最低保本價，財務部將計算出的最低保本價目錄，交給銷售部門，銷售部門在該價格基礎上進行加成，形成公司對外的價目表，當主要原材料漲跌小于200元每噸時，價格不變，大于200元每噸時即要調整最低價。通過產品價格確定的聯(lián)動機制，保證了產品銷售始終處于既定的利潤率范圍內。

（2）建立了銷售折讓的分權管理模式，按一般銷售人員、銷售部長和公司分管銷售副總制定了不同的價格下浮權限，下浮以后的價格不得低于最低保本價。

（3）建立用戶信用評價制度，對一般用戶，明確公司的一般付款條件為貨到之前不低于90%；對老用戶、大型企業(yè)集團可根據信用評級適當放寬；對個體戶、規(guī)模不大的民營企業(yè)、邊遠地區(qū)企業(yè)原則上全款提貨。

（4）建立合同評審制度，明確合同簽訂前合同條款要先經公司評審，審核通過后方可加蓋合同專用章，對于特殊意義的重大項目，對因為付款條件差、履約條款苛刻等給企業(yè)帶來的風險，由公司法律顧問一起參加評審并進行集體決策；對于傳統(tǒng)工業(yè)鍋爐銷售，筆者所在公司在律師的參與下設計并統(tǒng)一印制了公司對外銷售的格式合同，注明用戶必須取得公司開具的收款收據方可支付現金、銀行承兌匯票；解決合同糾紛的地址統(tǒng)一為原告方所在地。

（5）強化銷售發(fā)貨的流程控制，財務部是公司發(fā)貨的控制部門，設專人審查合同發(fā)貨前的到款情況，審查無誤方可簽發(fā)銷售提貨單和出門證；特殊用戶未按合同付款而銷售部門要求發(fā)貨的需經總經理特批，財務方可放行，但一個用戶只可特批一次以防止風險疊加；同時產品質量保證書規(guī)定由財務部門根據貨到款的支付情況審查批準后方可發(fā)放。

對因用戶原因不能嚴格按照合同履行的，銷售人員應提請對方書面出具公函說明緣由，該來函應作為重要的證據材料連同銷貨記錄、質量驗收記錄收入銷售檔案。

（6）強化票據傳遞的流程控制，銷售發(fā)票及運輸發(fā)票由銷售人員到財務部銷售崗位會計人員處領取，領取時除在專用登記簿簽字外還要填制“發(fā)票交接單”，銷售人員將發(fā)票送交用戶時需由用戶接收人簽字并加蓋公章，銷售人員回到公司需將“發(fā)票交接單”交給銷售崗位會計人員，財務部收單以后注銷原簽字記錄。

（7）建立應收賬款的定期對賬制度，公司規(guī)定銷售人員對經辦銷售業(yè)務的欠款需每年對賬一次，由財務部門定期提供對賬催款函交銷售人員，對方核對無誤蓋章確認后銷售人員帶回交還財務部。對貨款存有異議的銷售人員要及時反映，財務及時派人處理；對用戶不予配合拒絕蓋章的銷售人員要及時向財務反映，財務可根據情況決定另發(fā)公證催款函或直接起訴。

（8）建立應收賬款的分析管理制度，實行對責任人的計息考核，財務除了對應收賬款實行分用戶的會計明細核算外，還建立輔助核算，每月一號，及時向營銷中心和公司主要領導提供分項目、分銷售人員的應收賬款清單，該清單包括合同總額、發(fā)貨時間、欠款額、欠款性質等信息，根據應收款清單財務部要撰寫應收賬款分析報告，財務、營銷及公司主要領導要定期開會，逐一過堂，具體研究，對正常情況下的應收款，落實經辦銷售人員的催款責任，每月進行計息考核；對問題大收款難銷售人員已無能力解決的應收款，落實公司領導掛帥處理。

（9）嚴格執(zhí)行財務紀律，公司按業(yè)務需要核定銷售人員的最高借款限額，前賬不清后賬不借，在報銷結賬或營銷費用結算時首先扣還個人借款；公司建立了企業(yè)內部財務會計制度，明確銷售確認的條件、銷售成本的結轉、壞賬準備的計提標準等會計政策，對由于用戶要求提前開票所導致的納稅前置進行了特殊規(guī)定。

（10）實行銷售承包，對銷售人員實行營銷承包管理，銷售人員按銷售業(yè)績、資金回籠、指標完成率、輔機配套率等指標進行承包結算，銷售人員結賬收入可作為營銷費用，也可作為工資收入。對作為費用的，公司明確要憑真實發(fā)生的、合法有效的票據進行結算；作為工資發(fā)放的，按稅法規(guī)定公司代扣代繳個人所得稅。營銷承包管理不僅極大地激發(fā)了銷售人員的積極性，同時也規(guī)避了企業(yè)在經營活動中的法律風險。

三、關于銷售內部控制策略的幾點思考

（一）在原材料波動幅度很大的情況下，遠期合同的簽訂問題

在原材料波動幅度很大的情況下，簽訂遠期交貨合同將面臨極大的市場風險，主要策略是：①簽訂敞口合同，以合同簽訂時主要原材料的市價為參照，當材料漲跌超出一定標準時約定，材料漲價產品也漲價，材料跌價產品也跌價；②在業(yè)主不同意簽訂敞口合同的前提下，提前鎖定主要原材料資源價格，抵銷市場風險。

（二）保護銷售人員的積極性與風險控制二者的取舍權衡

銷售人員花費很大的財力和精力所拿到的訂單，而評審認為風險很大，筆者認為此時不能簡單化否決，主要做法是：與銷售人員交談，了解其對于用戶的信心，了解用戶企業(yè)負責人、經辦人的誠信情況，和銷售人員探討當出現收款風險時的解決思路，可能對企業(yè)和個人帶來的影響，并在此基礎上根據用戶的企業(yè)性質、規(guī)模、行業(yè)和經營情況做出綜合判斷。

（三）在當前經濟低迷形勢下，訂單、價格和風險控制這三者的決策

筆者認為，企業(yè)要在激勵的市場競爭中贏得主動，獲得價格、付款及合同條款的話語權，關鍵還在于企業(yè)的核心競爭力。所以，企業(yè)一定要加快技術進步、加大研發(fā)投入，實行差異化戰(zhàn)略，否則，如果產品的同質化很嚴重，在當前市場不景氣的狀態(tài)下，應在風險可控或低風險的前提下盡量以低價搶占市場。

總之，銷售與收款內部控制需要企業(yè)各部門共同參與，齊心協(xié)力，才能發(fā)揮其應有的作用，企業(yè)才能持續(xù)健康地向前發(fā)展。

（作者單位：南通萬達鍋爐有限公司）