新時期企業(yè)檔案管理體制發(fā)展探析

吳維

（連云港港口集團有限公司檔案館，江蘇 連云港，22204622046）

新時期企業(yè)檔案管理體制發(fā)展探析

吳維

（連云港港口集團有限公司檔案館，江蘇 連云港，22204622046）

連云港港口

在社會經(jīng)濟建設跨越發(fā)展的背景下，市場競爭不斷加劇，企業(yè)為了適應經(jīng)濟改革的浪潮，適應新時期經(jīng)濟發(fā)展格局，創(chuàng)造最大的經(jīng)濟效益和社會效益，不斷整合改造、轉換經(jīng)營機制。隨著企業(yè)改革的不斷推進，新時期的企業(yè)檔案管理也慢慢開始樹立市場意識，工作重心從檔案單一的實體管理向信息管理轉移。企業(yè)檔案管理體制應與市場經(jīng)濟發(fā)展的運行機制和模式相適應，與企業(yè)經(jīng)濟建設緊密結合，為企業(yè)參與市場競爭提供大量適銷對路的檔案信息，讓檔案信息資源成為企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展的重要動力源。筆者以所在單位連云港港口控股集團為例，分析當前企業(yè)檔案管理體制所存在的不足，闡述實際管理中企業(yè)檔案管理體制的發(fā)展方向。

一、企業(yè)檔案管理的特點及作用

企業(yè)種類繁多、門類不一，這就造成企業(yè)檔案資料的形成內容具有多樣性。連云港港口控股集團是以港口集團資產為主體，多家涉港經(jīng)營性資產組建，按照港產城融合發(fā)展要求形成的以資產、資本為紐帶，運用市場手段，建立互利共贏的港口經(jīng)營新主體。集團下屬的全資公司、參控股公司、集體企業(yè)多達61家。這些單位所涉及的檔案門類除了文書、會計、實物等檔案外，最為復雜的就是經(jīng)濟科技檔案。近幾年來，集團為了推動港口經(jīng)濟的新發(fā)展，響應國家的號召努力打造區(qū)域性國際樞紐港和“一帶一路”交匯點建設，集團啟動了大規(guī)模的港口基地和基礎性設施建設。因此集團檔案員接觸到許多專業(yè)設計檔案、城建檔案、基本建設工程檔案、設備檔案、工藝檔案、科研檔案以及經(jīng)濟檔案等，這就凸顯出企業(yè)檔案資料來源廣泛、內容種類復雜多樣的特點。

做好企業(yè)檔案管理，可使檔案信息更好地轉化為企業(yè)生產力。企業(yè)檔案是企業(yè)生產、建設、科研過程中形成，是廣大職工勞動成果和智慧的結晶，是企業(yè)正常經(jīng)營發(fā)展的依據(jù)和必要條件之一。例如：集團下屬某單位，長期經(jīng)營的碼頭泊位始建于20世紀70年代，由于年久失修，樁基出現(xiàn)腐蝕需要維修，于是派技術人員到檔案館查閱泊位的水工建筑物工程竣工圖紙，但碼頭建設時期檔案歸檔工作處于恢復整頓階段，移交的工程資料有部分缺失，館內沒有查閱到完整的竣工圖紙，沒有一個完整的科技信息數(shù)據(jù)。這對碼頭維修工作帶來了很大困難，因此反復的勘察、測量、研究，造成人力、物力、財力和時間的浪費。這方面的事例不少。當前隨著科學技術的不斷發(fā)展，檔案生產力作用越來越明顯，由此可見企業(yè)檔案是構成生產力的要素之一，做好企業(yè)檔案工作對于促進企業(yè)健康發(fā)展、提高經(jīng)濟效益具有重要意義。

二、目前企業(yè)檔案管理體制所存在的問題

1.對檔案管理工作存在認識上的誤區(qū)，企業(yè)檔案工作推進困難

企業(yè)的存在是以盈利為目的，以經(jīng)濟建設為中心。因此部分領導對檔案這個不會直接“創(chuàng)收”的工作，沒有引起相應的重視，檔案意識非常淡薄，檔案觀念依舊停留在老黃歷上，不求接納新思路、新觀點。筆者在走訪基層單位時經(jīng)常聽到有人說：“檔案只是代表過去，花費大量的人力物力去整理檔案得不償失?！彼麄冋J為檔案管理工作僅僅是簡單的保管性事務，只要“守好攤”就行。這些思想恰恰說明少許企業(yè)領導對檔案管理工作認識的欠缺，甚至步入了誤區(qū)。集團檔案館每年都會對基層單位進行檔案工作規(guī)范化考核，我們在檢查中發(fā)現(xiàn)，有的單位檔案工作人員調動頻繁，交接工作做不到位，新上手的檔案員經(jīng)驗不足，對檔案認識模糊，收集范圍不清楚，整理歸檔就更談不上了，上世紀七八十年代出現(xiàn)的捆捆扎扎的現(xiàn)象再現(xiàn)，檔案室就是“雜物室”。這些問題的產生，其重要原因就是單位領導對檔案工作認識不足，監(jiān)督力度不強，未能對檔案工作所需的人財物和檔案整理歸檔時間給予充分的保證。雖然有的單位把檔案工作列入年度工作計劃，也有專人負責抓落實，但許多檔案員只是虛設，真正把檔案管理工作作為各單位工作不可或缺的環(huán)節(jié)來抓還存在缺失，由此造成了企業(yè)檔案管理工作一直處于止步不前的狀態(tài)。

2.缺乏熟悉企業(yè)業(yè)務的復合型檔案人才

企業(yè)檔案管理尤其是港口建設項目檔案管理，涉及面廣，對檔案工作者的專業(yè)性與技術性要求高。集團下屬單位在生產建設過程中產生各種設計資料、圖紙、數(shù)據(jù)，如果這些檔案資料不按照專業(yè)分類、收集、整理、保管，很可能就會成為“死檔”，將對企業(yè)造成無法挽回的損失。然而下屬單位的檔案管理人員往往對公司業(yè)務內容知之甚少，業(yè)務部門、技術人員移交文件材料過程中，指導監(jiān)督跟不上。上述因素的存在影響了檔案收集的齊全完整。

三、優(yōu)化企業(yè)檔案管理體制的對策

1.結合企業(yè)管理模式和特點，健全企業(yè)檔案管理制度。我國對檔案工作實行的是集中統(tǒng)一管理制度，然而像港口控股集團這樣的企業(yè)下屬單位很多，專業(yè)涉及領域很廣，不分專業(yè)不分系統(tǒng)則難以管好。在綜合性強的企業(yè)機構，檔案工作需要堅持統(tǒng)一領導、分級管理的原則。為了避免檔案管理混亂情況的出現(xiàn)，集團依據(jù)《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》《全宗卷規(guī)范》《歸檔文件整理規(guī)則》《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》等國家行業(yè)標準為基礎，根據(jù)港口企業(yè)的實際情況編制了《連云港港口控股集團有限公司檔案管理辦法》，要求各基層單位參照執(zhí)行，實現(xiàn)了檔案管理制度的標準化，保障了集團檔案體系的統(tǒng)一與規(guī)范。

2.擺正檔案管理工作與企業(yè)經(jīng)濟建設的關系。筆者認為有些領導對檔案工作不重視，檔案意識不強，檔案工作在企業(yè)中沒有地位，其中重要原因在于檔案管理部門和檔案人員中心意識不強，沒有從“老一套”的思維方式中解放出來。只要切實轉變思想觀念，不斷增強檔案工作者的企業(yè)意識，緊緊圍繞經(jīng)濟建設這個中心，改變服務方式，從后臺走向前臺，使檔案庫成為企業(yè)發(fā)展的“智慧庫”，真正樹立起檔案工作者的光榮感和責任感，充分發(fā)揮和體現(xiàn)檔案工作特有的作用和自身存在活力的價值，檔案工作在企業(yè)的經(jīng)濟建設中就一定有作為、有地位。

3.打造具有綜合素質的檔案管理團隊。新時期的企業(yè)建設離不開現(xiàn)代化的人才，高水平的企業(yè)檔案管理也離不開具有綜合素質的管理人員。企業(yè)檔案管理人員掌握檔案管理知識技能是必須的，但還不夠。高素質的檔案管理團隊，還應該熟悉企業(yè)各項業(yè)務，只有這樣，檔案工作才能適應企業(yè)發(fā)展需要，才能尋找到為企業(yè)發(fā)展服務的切入點。企業(yè)檔案管理網(wǎng)絡中的專兼職檔案人員是一支動態(tài)隊伍，特別是部門的兼職檔案人員，變動頻繁，這是大部分企業(yè)的特點，想改變這種狀況是很難的。但是作為企業(yè)和企業(yè)檔案部門，應針對企業(yè)發(fā)展和企業(yè)檔案工作的實際需求，加強對檔案工作者的適崗培訓，不斷提升檔案工作人員的專業(yè)技能和綜合素養(yǎng)。作為一支良好的團隊，應定期對企業(yè)檔案工作與企業(yè)發(fā)展的適應性狀況進行分析，總結經(jīng)驗，探索問題，充分發(fā)揮團隊的集體智慧，這樣既提升了檔案工作人員發(fā)現(xiàn)問題、分析問題和解決問題的能力，又體現(xiàn)了團隊的精誠合作精神，更能切合企業(yè)發(fā)展的需求。

4.強化檔案宣傳意識。企業(yè)檔案管理部門應利用各種有效載體，將《檔案法》和《檔案法實施辦法》的宣傳教育工作引向深入，堅持常態(tài)化，使企業(yè)的檔案和檔案工作深入人心。企業(yè)檔案部門應善于挖掘館室藏檔案資源，緊密圍繞企業(yè)中心工作和長遠發(fā)展規(guī)劃，編研領導決策參考所需材料；通過網(wǎng)絡媒體等形式加大企業(yè)文化宣傳力度；通過陳列展覽等形式展示企業(yè)歷史發(fā)展足跡和成就，使其成為激勵企業(yè)員工愛企愛崗的教育基地，成為企業(yè)對外宣傳的窗口。只有堅持不懈、廣泛而深入地開展檔案宣傳工作，才能逐步推動企業(yè)檔案意識和檔案法制觀念的整體提高。

檔案工作是企業(yè)重要基礎工作，企業(yè)檔案部門必須加強自身建設，提高整體管理水平，大力開發(fā)企業(yè)檔案信息資源，更好地為企業(yè)的生產經(jīng)營和管理服務，在推動企業(yè)健康發(fā)展中彰顯檔案工作的應有價值。