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      淺淡礦業(yè)權(quán)檔案的管理與利用

      2016-11-28 07:49:22蔣洪明
      檔案與建設(shè) 2016年10期
      關(guān)鍵詞:探礦權(quán)原件采礦權(quán)

      蔣洪明

      (江蘇省地質(zhì)資料館,江蘇 南京,21001810018)

      淺淡礦業(yè)權(quán)檔案的管理與利用

      蔣洪明

      (江蘇省地質(zhì)資料館,江蘇 南京,21001810018)

      礦業(yè)權(quán)檔案管理是國土資源檔案管理工作中的一項(xiàng)重要內(nèi)容,是形成礦業(yè)權(quán)管理的重要基礎(chǔ)。各級(jí)地礦行政管理部門、礦山企業(yè)和礦業(yè)權(quán)人,每年都形成大量的與礦業(yè)權(quán)有關(guān)的檔案資料,將這些進(jìn)行有效的收集、管理和利用,對(duì)于進(jìn)一步加強(qiáng)礦業(yè)權(quán)的監(jiān)督與管理具有重要意義。

      一、礦業(yè)權(quán)檔案現(xiàn)狀

      1987年國務(wù)院發(fā)布了《礦產(chǎn)資源勘查登記暫行辦法》,1998年國務(wù)院頒布了《礦產(chǎn)資源勘查登記管理辦法》《礦產(chǎn)資源開采登記管理辦法》《探礦權(quán)采礦權(quán)轉(zhuǎn)讓管理辦法》,為我國礦產(chǎn)資源的依法勘查、依法開采、依法管理提供法律保障。

      自1987年以來,江蘇省礦政管理部門在依法管理礦產(chǎn)勘查與開采活動(dòng)過程中形成大量的礦業(yè)權(quán)檔案資料。截至2015年底,江蘇省礦政管理部門共形成礦業(yè)權(quán)檔案3510卷,其中探礦權(quán)檔案2159卷、采礦權(quán)檔案1351卷。

      二、礦業(yè)權(quán)檔案歸檔管理

      根據(jù)礦業(yè)權(quán)檔案資料的屬性,江蘇省地質(zhì)資料館開展礦業(yè)權(quán)檔案的分類、組卷、排列、編目、裝訂、裝盒和排架工作。礦業(yè)權(quán)檔案的歸檔,已成為一項(xiàng)延續(xù)性的任務(wù)。根據(jù)工作任務(wù)要求,江蘇省地質(zhì)資料館對(duì)每年新增的探礦權(quán)、采礦權(quán)檔案進(jìn)行收集、整理、編目、裝訂、建賬及移交入庫,對(duì)歸檔的探礦權(quán)、采礦權(quán)檔案進(jìn)行數(shù)字化及電子圖書的制作,自主研發(fā)礦業(yè)權(quán)檔案查詢數(shù)據(jù)庫軟件,快捷方便地提高對(duì)礦業(yè)權(quán)檔案的查詢與利用。

      1.收集

      歸檔的文件資料是在礦業(yè)權(quán)管理活動(dòng)中“直接形成并具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄”。根據(jù)《礦業(yè)權(quán)檔案立卷歸檔規(guī)范》規(guī)定:在礦業(yè)權(quán)建立、變更、注銷管理工作中直接形成的,具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像、電子文件等均為歸檔收集的對(duì)象。這些文件材料應(yīng)具備兩個(gè)條件:一是文件公文處理程序辦理結(jié)束;二是文件內(nèi)容具有有機(jī)聯(lián)系,所反映的是同一個(gè)礦業(yè)權(quán)的不同階段的管理活動(dòng)。

      2.整理

      礦業(yè)權(quán)檔案立卷是將礦業(yè)權(quán)建立、變更和注銷管理工作中形成的文件,按其形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系組成案卷的過程。

      (1)分類

      礦業(yè)權(quán)文件材料根據(jù)內(nèi)容、形式特征和有機(jī)聯(lián)系進(jìn)行分類。正常情況下,礦業(yè)權(quán)文件材料立卷歸檔以一個(gè)礦業(yè)權(quán)(一個(gè)許可證)為一個(gè)歸檔單位,編一個(gè)檔案號(hào)。按照年度分大類,以一個(gè)礦業(yè)權(quán)為單位,將擬歸檔的礦業(yè)權(quán)材料按《礦業(yè)權(quán)檔案文件歸檔類目表》,進(jìn)行分類、整理。礦業(yè)權(quán)檔案的憑證價(jià)值往往大于其科學(xué)參考價(jià)值,故整個(gè)立卷歸檔過程中,應(yīng)把維護(hù)擬立卷歸檔的礦業(yè)權(quán)文件資料的“原貌”放在第一位,一切整飾與加工均以不影響其“原貌”為前提。如出現(xiàn)未涵蓋的文件時(shí),可按其內(nèi)在聯(lián)系排列在相應(yīng)類別的小類后面,依次增編順序號(hào)。

      (2)編目

      在編寫組卷文件頁碼時(shí),文字與表的頁碼正面寫在右下角,背面寫在左下角;圖紙的頁碼寫在圖簽右下角或標(biāo)題欄外右上方;成套圖紙或印刷成冊(cè)文件,可以不重新編頁碼。編碼后將歸檔文件目錄(表1)與備考表(表2)一式兩份,一份組成明細(xì)賬,一份作為歸檔文件的卷首和卷尾放入檔案卷盒內(nèi)。

      表1 歸檔文件目錄內(nèi)容與填寫要求一覽表

      表2 備考表內(nèi)容與填寫要求一覽表

      3.數(shù)字化

      礦業(yè)權(quán)檔案數(shù)字化工作是礦業(yè)權(quán)檔案歸檔的重要組成部分。在《礦業(yè)權(quán)檔案立卷歸檔規(guī)范》中規(guī)定礦業(yè)權(quán)檔案的電子文件信息應(yīng)與紙質(zhì)文件的內(nèi)容完全相同。根據(jù)礦業(yè)權(quán)檔案屬性特點(diǎn)與相關(guān)要求,按《圖文地質(zhì)資料掃描數(shù)字化規(guī)范》要求開展礦業(yè)權(quán)檔案資料數(shù)字化工作較適合。

      (1)原件處理

      掃描之前,需對(duì)原紙質(zhì)文件資料進(jìn)行熨平修整、分類、組織編排。要求基本保持原件原有的形式。在此基礎(chǔ)上,為便于利用,對(duì)一些特殊情況可作相應(yīng)處理。對(duì)原件的處理要做到完整、齊全。對(duì)處理后的原件,掃描完成后,需及時(shí)按原樣復(fù)原。

      (2)掃描

      按照對(duì)原件歸類處理的結(jié)果,對(duì)原件進(jìn)行完整、齊全的掃描,畫面端正,保證柵格文件的掃描質(zhì)量,并使柵格文件具有最少的修整裝飾工作量。柵格文件的處理過程:首先,選擇合適的掃描方式,分辨率統(tǒng)一采用300dpi,掃描寬度以最大限度地接近(或等同于)掃描原件資料;其次,為使掃描后形成的柵格文件清晰、美觀,需對(duì)掃描文件進(jìn)行反轉(zhuǎn)、調(diào)整頁邊距、去污、旋轉(zhuǎn)、糾斜、修補(bǔ)等修整裝飾工作;最后,修整裝飾后的柵格文件應(yīng)保持圖文資料的原有信息,不違背圖文資料的原意。

      (3)檢查

      工作人員需按照要求對(duì)掃描后的電子文件進(jìn)行自檢。檢查文件是否有多余或丟失的電子文件,柵格文件整飾是否符合要求,在地質(zhì)資料光盤存儲(chǔ)綜合管理系統(tǒng)中進(jìn)行全文的瀏覽檢查。同時(shí),質(zhì)量檢查人員按照要求需進(jìn)行再次的復(fù)查工作。復(fù)查整飾后的電子文件是否與原件相符,是否有漏改或錯(cuò)改之處,最后再通過地質(zhì)資料光盤存儲(chǔ)綜合管理系統(tǒng),對(duì)全文電子資料進(jìn)行瀏覽檢查。

      (4)電子文件整合

      因?qū)嶋H掃描操作過程中,圖件(彩圖、黑白圖)與文字報(bào)告掃描進(jìn)度往往很難同步,從而產(chǎn)生電子文件整合這一環(huán)節(jié)。電子文件整合是將圖件(彩圖、黑白圖)電子文件經(jīng)適當(dāng)修飾后,添加到原檔號(hào)的文字報(bào)告電子文檔中去,根據(jù)圖文一致原則,進(jìn)行圖目錄修改,整合后的全部電子文件必須在光盤瀏覽系統(tǒng)中進(jìn)行瀏覽檢查。

      圖1 礦業(yè)權(quán)檔案數(shù)據(jù)庫

      圖2 礦業(yè)權(quán)檔案查詢界面

      4.目錄制作與保存

      電子文檔的目錄由類目錄、文件目錄及盤目錄構(gòu)成。目錄應(yīng)遵循盤目錄全、類目錄簡、文件目錄不產(chǎn)生歧義的原則來建立。

      電子文檔的保存要利于管理和利用。同一電子文檔應(yīng)保存在同一物理存儲(chǔ)介質(zhì)中。電子文檔保存到載體后,應(yīng)在數(shù)字國土工程“圖文地質(zhì)資料光盤存儲(chǔ)管理系統(tǒng)”中進(jìn)行瀏覽檢查,保證能夠讀取電子文件。

      三、礦業(yè)權(quán)檔案查詢軟件開發(fā)與利用

      礦業(yè)權(quán)檔案查詢軟件,是將已數(shù)字化的礦業(yè)權(quán)(探礦權(quán)、采礦權(quán))檔案,按礦業(yè)權(quán)自身的內(nèi)在聯(lián)系(新立、變更、過程監(jiān)督、注銷),通過計(jì)算機(jī)管理來達(dá)到利用目的。

      1.數(shù)據(jù)庫開發(fā)

      在數(shù)據(jù)庫的“l(fā)ist”表中,可以查看到數(shù)據(jù)庫中所有采礦權(quán)、探礦權(quán)PDF檔案(如圖1所示)。第一個(gè)字段ID是自動(dòng)編號(hào),不需要填寫,可以錄入檔案號(hào)、項(xiàng)目名稱、企業(yè)名稱、證號(hào)等信息。檔案類型的錄入,如果是采礦權(quán)檔案錄入“采礦權(quán)”,如果是探礦權(quán)檔案,錄入“探礦權(quán)”即可。錄入完畢后,所有數(shù)據(jù)將保存在ACCESS軟件中。在相關(guān)的軟件程序中,“CKQDA”文件夾用來存放采礦權(quán)檔案PDF電子文件目錄,“TKQDA”文件夾是用來存放探礦權(quán)檔案PDF電子件文件目錄,把建立的采礦權(quán)和探礦權(quán)檔案分別拷貝到相應(yīng)的文件夾,即可自動(dòng)生成需瀏覽的頁面。

      2.數(shù)據(jù)庫軟件利用

      根據(jù)采集導(dǎo)入的探礦權(quán)及采礦權(quán)數(shù)據(jù),通過礦業(yè)權(quán)檔案查詢的界面,可以進(jìn)行礦業(yè)權(quán)檔案多字段查詢檢索(如圖2所示),實(shí)現(xiàn)礦業(yè)權(quán)檔案的多途徑利用,使礦業(yè)權(quán)的管理更加的便捷。

      礦業(yè)權(quán)檔案收集、整理的歸檔流程,以及礦業(yè)權(quán)查詢管理軟件的開發(fā)與利用,為礦業(yè)權(quán)檔案管理提供了高效、便捷的技術(shù)與方法。通過對(duì)礦業(yè)權(quán)檔案的歸檔研究,進(jìn)一步拓寬了礦業(yè)權(quán)檔案為社會(huì)經(jīng)濟(jì)服務(wù)的渠道,為加快國土資源檔案信息化建設(shè)提供了行之有效的管理經(jīng)驗(yàn)。

      當(dāng)今是信息化的時(shí)代,隨著礦業(yè)權(quán)制度的完善和礦業(yè)權(quán)市場(chǎng)的發(fā)展,礦業(yè)權(quán)檔案信息將會(huì)變得越來越重要。因此,我們必須加強(qiáng)礦業(yè)權(quán)檔案歸檔整理工作,建立健全相關(guān)制度,挖掘礦業(yè)權(quán)檔案信息的社會(huì)價(jià)值,更好地適應(yīng)我國國土資源管理事業(yè)的發(fā)展需求。

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