進出口企業(yè)的采購信息化研究

秦綾

摘 要：社會的發(fā)展伴隨著我國市場競爭的日益劇烈，而對于企業(yè)而言，能夠緊跟時代的步伐，不斷創(chuàng)新才能獲取更多發(fā)展的空間。進出口型生產企業(yè)也不例外，購買設備，原料進行生產及產出產品的進出口銷售等的頻繁交易，使企業(yè)與國際經濟密切接觸；而在進行采購過程中也往往要耗費大量人力，物力和財力。對于企業(yè)本身的發(fā)展而言，企業(yè)要生存下來，首先是要盈利?？刂坪徒档筒少彸杀臼乾F有的目前較好的節(jié)約企業(yè)成本的途徑。而這些都需要基于準確的獲取采購信息，對于上游供應商及采購市場的分析判斷。因此進出口型生產企業(yè)落實采購信息化不僅僅是迎合時代發(fā)展的需求，更是企業(yè)發(fā)展的必然趨勢和必經之路。

關鍵詞：進出口型生產企業(yè)；采購信息化；分析研究

中圖分類號：F752，6 文獻標識碼：A 文章編號：1006-8937（2016）30-0077-02

當下市場及市場信息瞬息萬變，而傳統(tǒng)企業(yè)為了保證采購成本以及自身利潤則會進行市場調查，即便如此，這些實時信息傳遞往往需要一定時間，這也導致了信息的有效性喪失，進而導致出現決策偏差問題。而且進出口型生產企業(yè)屬于特殊企業(yè)，物資采購會耗費大量資金。有效及時的市場信息則是保證采購準確性的重要基礎，所以要加強和提升市場信息的有效性，時效性。那么需要對采購過程中的一些方法進行優(yōu)化。而筆者將通過本文，就進出口型生產企業(yè)的采購信息化方面，展開具體的研究與分析。

1 采購信息化的作用與價值

市場經濟的發(fā)展激發(fā)了國內市場的供求聯系以及競爭特點，特別是在當前供求不對等的狀況下，市場競爭也日趨劇烈，而行業(yè)內部的競爭主要通過產品的供應市場、供需關系，供應信息及時性、產品的類型、參數、性能、供應商的服務等一系列的因素展開，所涉及的采購的各方面環(huán)節(jié)都會直接導致采購成本的提升。而采購工作若是產生差錯，則會影響到企業(yè)正常的生產以及社會競爭力；同時還需要強化企業(yè)內部的凝聚力，因而值得企業(yè)重視。就一般來而言，采購管理是一個綜合的管理過程，正常的物料采購涉及到采購計劃制定、訂單產生、采購單落實、收貨流程、核對存庫、采購清單收集以及結算，及采購過程及后續(xù)階段對于供應商的管理。如需保證整個采購流程的順利進行，則需要對采購的環(huán)境進行密切追蹤及監(jiān)測，同時保證采購原料的質量。在采購供應商的選擇方面，更應當根據生產需求時間、采購周期、供應選擇、供應價格、付款周期等進行綜合考慮。因此采取科學的采購管理和采購流程則可以有效的控制和減少企業(yè)在原料和設備等物資上的成本支出，控制和減少采購風險，在最大程度上確保企業(yè)的利益最大化以及長久發(fā)展。即如根據相關調查資料數據，一般采購需要花費的成本占產品銷售所有成本的55%，而采購成本花費減少1%，則會導致銷售獲利增長高達18%左右。此外，根據相關數據顯示，國內大部分企業(yè)的實際采購成本占比可達70%左右，由此成本的優(yōu)化還具有一定的空間，所以更需要對采購流程進行優(yōu)化，進而達到控制和減少原料設備等物資的成本。當然，要保證采購的質量與效果，需要對上游市場的深入了解，供需、市場分布、市場價格走勢、采購的時間以及采購策略進行深入研究，而且對于采購計劃的完成效率也直接體現出進出口型生產企業(yè)的業(yè)內競爭力，所以，落實進出口型生產企業(yè)的采購信息化也是企業(yè)發(fā)展與需求的必然趨勢[1]。

2 內部采購信息化

2.1 管理信息化方法

要實現進出口型生產企業(yè)的內部采購信息化，則應當優(yōu)先實現管理的信息化，即要求進出口型生產企業(yè)本身落實信息化改革方法，具體的方法則可以通過構建采購管理信息平臺入手，其主要的目標就是保證內部采購單的安全遞交、審批，同時能夠方便相關人員采購前進行數據查看、分析、觀測以及報表導入導出等。因此，整個系統(tǒng)的構成可以包含四個方面，即應用程序、管控系統(tǒng)、采購落實以及監(jiān)管系統(tǒng)。而整個系統(tǒng)主要是將采購單作為主要的操作目標，正常的采購時，采購部門的負責人主要是對采購流程進行監(jiān)控，同時需要將各部門的需求采購單進行匯總，進而進行采購任務及人員的分配，最后由各個采購人員將采購情況匯報給負責人[2]。

2.2 財務信息化方法

財務管理對于企業(yè)的意義重大，進出口型生產企業(yè)也不例外，特別是在采購管理信息化落實后，采購環(huán)節(jié)會涉及發(fā)票處理環(huán)節(jié)，即如填寫、核查等等，還會牽涉到訂單及售后問題，進而導致財務信息文檔繁多，也需要花費大量的人力、物力及財力。因而，實現財務信息化普及與管理也是極其重要的。即如將以往會計、財務以及材料等工作進行結合，同時完成流程的減緩與創(chuàng)新，并且結合集成信息平臺進行完成，即可以達到相應的管控目標。例如通過信息化平臺將供應商、原材料的單價、產品名稱、數目等有效信息與入庫的實際登記信息進行比對，同時保證兩者的一致性。而且財務付款流程的認證依據則采用憑借進賬的發(fā)票，而且?guī)g需要完成相應的搭配，最后滿足付款的時間條件，根據內部集成信息平臺提供的信息最后由出納支付相應的款項。而且整個管理流程并不需要采購人員介入付款流程中，而且傳統(tǒng)繁瑣的核查流程也將通過集成信息平臺達成。而且在采購條件都具備后，此采購人員只需要將付款需求收錄到相應的數據庫內，整理分析留檔?？杀ＷC賬款的安全性。

2.3 業(yè)務信息化重組

具體業(yè)務工作屬于采購流程必不可少的工作和環(huán)節(jié)，而要保證業(yè)務工作與信息化平臺運作相接軌，則需要將工作開展轉變?yōu)槠脚_開展，以達到工作的重新組合的效果。因此，制定企業(yè)信息化規(guī)劃是至關重要的，至少目前，絕大多數的大中型企業(yè)需要制定信息化規(guī)劃，將有效的業(yè)務信息進行重組，這樣一來，企業(yè)的采購人員才與供應商可以合作完成相關計劃，同時可以同步了解技術要求以及商業(yè)規(guī)則，并且完成價值評估，當然業(yè)務信息化的落實并不包含常規(guī)采購業(yè)務工作，其主要的目標就是調控價值，保證采購業(yè)務的基礎運作。另一方面，業(yè)務信息規(guī)劃與重組一定要具有前瞻性、完整性和可操作性，要突出采購業(yè)務重組的重點。如圖1所示。

3 外部采購信息化

3.1 開展網絡采購方式

網絡采購的理念精髓在于“開源節(jié)流”，即一方面不斷降低采購成本，同時強化采購的速度與質量，特別是網絡信息傳播具有公開化、高效化的特征，進出口企業(yè)則可以通過網絡快速獲取各個供貨商的信息以及材料價值，最后進行對比，有效進行控制采購成本消耗；另一方面，網絡采用還能保證采購的效率，拓展采購的渠道，這也是由于網絡環(huán)境并沒有時間與空間的約束，而進出口型生產企業(yè)在進行材料采購過程中則可以有效拓展搜索供應商的范圍，進而擇選最佳、最經濟、最具資質的供應商作為采購對象。當然，進出口型生產企業(yè)要開展網絡采購流程，也需要優(yōu)先考慮構建屬于企業(yè)自身的采購網站，并且在站內提交相應的需求信息吸引相應的供應商入駐注冊，然后選擇合適的供應商進行網絡交易。

此外，采購過程中，采購人員則需要通過網絡去核查供貨商的資質，線上線下同時考察審核，并且與優(yōu)質的有競爭力的企業(yè)所需的供應商建立長期戰(zhàn)略合作伙伴關系，保證多數時間都能夠通過網絡等渠道與供應商建立實時的溝通、交流，并在網絡上完成對供應商的評價和管理優(yōu)化反饋，最終保證企業(yè)采購的效率[3]。例如知名企業(yè)戴爾，其網絡營銷模式構建首先是通過構建網站進行實現，而且其網站本身具有地域特點，特別是頁面下方曾明確標明“僅適用于中國客戶的內容設計”，而且其網絡服務比較多樣，既能夠提供購物、網上支付等功能，又能強化與運營商的聯系，例如咨詢服務，就是將網絡咨詢與電話咨詢服務相結合，一旦出現問題，運營商可以通過進入戴爾公司的網站或者電話聯系，任意一種方式提交反饋問題。

3.2 信息化管控供應商

在進出口型生產企業(yè)采購中，由于設備分類比較復雜，設備的專業(yè)性比較強，因此，對于設備采購質量把控就顯得尤為重要，設備的采購在某種程度上決定了企業(yè)的生產情況。而進出口型生產企業(yè)另一重要物資采購：原材料采購。原材料采購也甚為重要。原材料的開發(fā)使用、在實際生產和最終產品的運用上的效果優(yōu)劣成本體現，都是對企業(yè)走向更強更快的一個關鍵的后盾支持和保障。正因為如此，對供應商團隊需進行高效管理和積極引導，根據對供應商的選擇與評價的準則、方法和步驟，形成一個動態(tài)優(yōu)化的供應商數據庫，優(yōu)化供應商結構，優(yōu)化采購物資結構，建立一個采購信息共享平臺，讓整個采購環(huán)節(jié)形成科學的供應商管理體系，例如SRM系統(tǒng)。在此期間，進出口型生產企業(yè)結合企業(yè)實際生產情況，需參與供應商的前端技術和信息，保證企業(yè)生產活動的正常運行，在最大程度上實現對目標市場需求的快速響應，積極相應，達成企業(yè)所設銷售目標，不斷提高企業(yè)的市場競爭力。所以，企業(yè)必須對采購管理的所有重要環(huán)節(jié)，包括供應商的管理和優(yōu)化等環(huán)節(jié)的把握和掌控。特別是進出口型生產企業(yè)與供應商直接的關系管理，則需要確定兩者直接的共同目標，從而開拓出合作互助共贏的局面，而企業(yè)與供應商的聯系則可以通過信息化網絡進行實現，即將供應商作為企業(yè)生產流程的一個關鍵部門，并且及時向供應商發(fā)布生產的供求信息，保證與供應商的有效聯系。根據企業(yè)實際情況，可以通過減少和淘汰一些劣質和資質較差的供應商，控制采購的成本效果，也能保證進出口型生產企業(yè)在業(yè)內市場競爭中始終具備較強的競爭的實力和優(yōu)勢。

4 結 語

總體來講，采購環(huán)節(jié)的成本管理同樣是企業(yè)財務成本管理的關鍵一環(huán)，而落實有效的成本管理方式，將會為企業(yè)未來的發(fā)展再添助力。此外，對于進出口型生產企業(yè)而言，若能有效完成采購流程的成本管理優(yōu)化，則可以在很大程度上控制各環(huán)節(jié)成本，提高整體產出利潤。對于企業(yè)的收益同樣明顯。對于目前和未來采購流程的管理和優(yōu)化，同時可以將采購效率以及質量指標作為具體的可控指標，有效規(guī)避采購過程中可能遇到的風險。

參考文獻：

[1] 曹文海.試論進出口企業(yè)的采購信息化[J].中國總會計師（月刊），

2015，03（03）：133-134.

[2] 王育文.試論進出口企業(yè)的采購信息化[J].中國總會計師（月刊），

2016，01（02）：144-146.

[3] 劉斌.政府采購電商化、信息化的合法路徑[J].中國政府采購，2015，06

（06）：22-24.