幼兒園檔案管理存在問(wèn)題與對(duì)策

◎張洪霞

幼兒園檔案管理存在問(wèn)題與對(duì)策

◎張洪霞

幼兒園檔案作為幼兒園歷史和發(fā)展的見(jiàn)證，是對(duì)幼兒園辦學(xué)水平評(píng)價(jià)的窗口，幼兒園進(jìn)行教學(xué)改革和實(shí)施素質(zhì)教育必需的資料。檔案管理隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和教學(xué)改革的不斷深入也逐漸成為幼兒園管理中非常重要的組成部分，幼兒園相關(guān)工作進(jìn)行直接和幼兒園檔案管理工作關(guān)聯(lián)。所以，做好幼兒園檔案管理工作在幼兒園日常工作中是十分重要的工作。

檔案在幼兒園發(fā)展中充當(dāng)著不可替代的作用，同時(shí)也是一種非常有用的信息資源，幼兒園的發(fā)展和檔案有著直接關(guān)聯(lián)和重要意義，幼兒園各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行與檔案工作質(zhì)量之間有著直接影響。檔案管理是幼兒園中比較重要的組成，因此幼兒園要高度重視檔案工作，要加強(qiáng)檔案收集、管理和整理利用，這樣才能夠確保檔案資料為幼兒園教育和發(fā)展進(jìn)步服務(wù)。

當(dāng)前幼兒園檔案管理中存在的主要問(wèn)題

部分檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)能力和職業(yè)道德水平低。由于當(dāng)前編制緊缺，幼兒園檔案管理大部分都是由于管教學(xué)或后勤的中層干部或班級(jí)教師兼職，沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的工作人員管理。由于檔案材料收集鑒定整理、檔案歸檔和管理使用都需要具有一定的專(zhuān)業(yè)知識(shí)人員勝任，而兼職人員缺少檔案知識(shí)，導(dǎo)致出現(xiàn)不少問(wèn)題。比如，四川汶川發(fā)生地震之后，省檢測(cè)組深入到各個(gè)學(xué)校檢查鑒定房屋質(zhì)量安全，需要學(xué)校提供早期建筑修建期間的圖紙等資料，而很多學(xué)校就不能提供當(dāng)初圖紙?jiān)O(shè)計(jì)等原始資料，像這樣缺少基建文件或者是不齊全現(xiàn)象在很多學(xué)校都有發(fā)生，并非偶然。再者，筆者在整理幼兒園建園初期的檔案資料中，大部分教職工人員的資料都不能找齊，而且年代久遠(yuǎn)也無(wú)法查對(duì)核實(shí)。此外就是存在基本情況統(tǒng)計(jì)遺漏、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)不準(zhǔn)確、圖片檔案資料和聲像資料缺乏精簡(jiǎn)等。

大部分幼兒園檔案裝袋、管理、使用技術(shù)都相對(duì)落后。目前主要還是使用手寫(xiě)目錄、文字記載等比較落后的方法，電子檔案還沒(méi)有完全建立。管理上的很多漏洞都是由于管理水平低下、投入不足導(dǎo)致。比如，存在借閱沒(méi)有登記、紙質(zhì)文檔篇幅過(guò)長(zhǎng)、幼兒園發(fā)展沒(méi)有直接關(guān)聯(lián)的材料直接裝袋等。

教師檔案意識(shí)薄弱。檔案資料的主要收集人就是教師，但是存在部分教師對(duì)檔案認(rèn)識(shí)不深刻、不全面，沒(méi)有完全意識(shí)到檔案的重要性，由此導(dǎo)致相關(guān)資料在平時(shí)沒(méi)有保留和整理好，一旦需要提交資料時(shí)產(chǎn)生的隨意性大，不能配合檔案資料收集工作，致使檔案管理人員的工作增加難度。

幼兒園檔案管理問(wèn)題解決對(duì)策

提高全員檔案意識(shí)。幼兒園領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案工作。要想檔案管理工作做好，必須需要領(lǐng)導(dǎo)重視，才能促進(jìn)員工更加專(zhuān)注該項(xiàng)工作，齊心協(xié)力把檔案管理工作做細(xì)。做好。其次就是教師在日常工作中要自覺(jué)樹(shù)立檔案意識(shí)，要把相關(guān)資料及時(shí)整理好，保證提交資料的真實(shí)性和完整性，同時(shí)盡量在提供紙質(zhì)資料同時(shí)上交電子文檔。檔案資料的重要性教師要充分認(rèn)識(shí)，檔案資料管理好，不但對(duì)幼兒園發(fā)展具有重要作用，而且對(duì)教師自身也具有極大幫助。例如，檔案的收集和整理不僅能夠保存教師自身的一些教學(xué)信息，而且還能夠?qū)ζ渌處煹慕虒W(xué)經(jīng)驗(yàn)借鑒。檔案是一種無(wú)形的資產(chǎn)，是一所幼兒園文化管理內(nèi)涵的反應(yīng)，也是對(duì)幼兒園每個(gè)時(shí)期的辦園特色和發(fā)展?fàn)顩r的記錄。因此，教師要加強(qiáng)檔案管理意識(shí)，認(rèn)識(shí)到檔案資產(chǎn)觀念。為了實(shí)現(xiàn)幼兒園檔案管理規(guī)范化，需要建立好檔案。管好檔案和用好檔案的宗旨，理清思路、健全制度。

定期開(kāi)展各級(jí)各類(lèi)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。要想提高全體教職工對(duì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)，就必須知曉檔案分類(lèi)歸檔的基本知識(shí)；要培訓(xùn)黨員管理人員學(xué)習(xí)和掌握科學(xué)規(guī)范檔案整理。保持分類(lèi)編目符合實(shí)際，真正落實(shí)到檔案管理的真實(shí)性、無(wú)遺漏和無(wú)差錯(cuò)。

提高檔案管理人員自身素質(zhì)。檔案管理人員要樹(shù)立服務(wù)意識(shí)。由于幼兒園檔案收集和管理是比較繁雜的任務(wù)，因此要求檔案管理人員不僅要樹(shù)立服務(wù)意識(shí)，將被動(dòng)變?yōu)橹鲃?dòng)，而且要對(duì)自身業(yè)務(wù)水平不斷提高，不斷地學(xué)習(xí)和充實(shí)自己，對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)學(xué)習(xí)和熟練掌握，對(duì)時(shí)代前進(jìn)的步伐和工作需要主動(dòng)適應(yīng)，真正提高自身素質(zhì)。同時(shí)，檔案管理人員不但要做好本分工作，還要對(duì)各個(gè)部門(mén)之間進(jìn)行積極溝通。例如，檔案管理人員要經(jīng)常和教師交談各班情況和近期幼兒園參賽獎(jiǎng)項(xiàng)等情況，確保能夠及時(shí)收集材料。

健全檔案管理制度。建立健全檔案管理制度，規(guī)范檔案管理工作。幼兒園要根據(jù)國(guó)家相關(guān)的法律法規(guī)理順園區(qū)不同部門(mén)和檔案部之間的聯(lián)系，明確分工合作。將教學(xué)資料的收集和整理包括在歸檔部門(mén)評(píng)估以及教師評(píng)估制度中，要保證資料的收集和歸檔渠道通暢。其次就是根據(jù)本園的檔案管理工作制度，明確檔案管理人員的工作職責(zé)。檔案部門(mén)工作人員要認(rèn)真處理好各個(gè)部門(mén)檔案的收集齊全、準(zhǔn)確，確保檔案資料的質(zhì)量。

幼兒園檔案管理工作看似簡(jiǎn)單，實(shí)則是一項(xiàng)長(zhǎng)期而細(xì)致地管理工作。在此過(guò)程中，需要我們不斷地學(xué)習(xí)和探索有效的管理方法，逐漸科學(xué)化和規(guī)范化幼兒園的檔案收集、整理和保存。幼兒園發(fā)展的重要依據(jù)以及幼兒園各項(xiàng)工作的真實(shí)記錄和發(fā)展層面都由幼兒園檔案資料反應(yīng)，是幼兒園管理和發(fā)展借鑒的特殊材料，具有非常重要的參考價(jià)值。因此，做好幼兒園檔案管理工作，才能夠?yàn)橛變簣@建設(shè)更好地服務(wù)。

（作者單位：海陽(yáng)市交通幼兒園）