尚新麗　李塽　趙一凡

（鄭州大學(xué)信息管理學(xué)院，河南　鄭州　450001）

機(jī)構(gòu)電子郵件管理研究

尚新麗李塽趙一凡

（鄭州大學(xué)信息管理學(xué)院，河南鄭州450001）

電子郵件已成為機(jī)構(gòu)信息交流的方式和信息資源的重要組成部分。本文首先闡述機(jī)構(gòu)電子郵件的含義特點(diǎn)及其管理的必要性，然后從文件生命周期角度，提出機(jī)構(gòu)電子郵件管理的對(duì)策和建議。

公務(wù)電子郵件；電子郵件管理；文件生命周期管理

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展應(yīng)用，政府機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位辦公自動(dòng)化程度逐步提高，在機(jī)構(gòu)公務(wù)活動(dòng)中已使用局域網(wǎng)或電子郵件系統(tǒng)進(jìn)行公文傳輸和處理，并成為機(jī)構(gòu)內(nèi)外交流的主要方式。電子郵件具備文件的基本特征—原始記錄性，具有證據(jù)和情報(bào)價(jià)值，是機(jī)構(gòu)信息資源的重要組成部分。因此，研究機(jī)構(gòu)電子郵件的有效管理是十分必要的。

1　機(jī)構(gòu)電子郵件的含義與特點(diǎn)

電子郵件（Electronic mail）是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)通訊領(lǐng)域的專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)，是指由計(jì)算機(jī)生成、處理，通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)經(jīng)由電子郵件系統(tǒng)（elecctronic messaging system）進(jìn)行文本和多種類(lèi)型附件的發(fā)送與接收的電子信息［1］。

機(jī)構(gòu)電子郵件是指國(guó)家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位和其他社會(huì)組織在公務(wù)活動(dòng)中制作、發(fā)送和接收的電子郵件，具有法律證據(jù)價(jià)值和文件的保存價(jià)值［2］。

相比電話(huà)、傳真和紙質(zhì)郵件等通信方式，電子郵件有許多特點(diǎn)優(yōu)勢(shì)：操作方法簡(jiǎn)單方便，不受時(shí)間和空間限制，信息傳輸速度快，可傳輸文本和多媒體信息，占用空間小，存儲(chǔ)信息量大，所需費(fèi)用低廉，可降低了機(jī)構(gòu)通訊成本等。作為在線(xiàn)網(wǎng)絡(luò)傳輸文件、協(xié)調(diào)工作和處理工作的主要形式，電子郵件已被很多組織機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)活動(dòng)所使用。

2　機(jī)構(gòu)電子郵件管理的必要性

2.1機(jī)構(gòu)信息資源管理的需要

機(jī)構(gòu)電子郵件具備文件的基本特征，與紙質(zhì)郵件、傳真文件一樣，在公務(wù)活動(dòng)中生成、傳輸，作為一種媒介，它所承載和傳遞的信息是機(jī)構(gòu)活動(dòng)中產(chǎn)生的直接原始記錄，是機(jī)構(gòu)活動(dòng)真實(shí)、可靠的證據(jù)，具有證據(jù)價(jià)值和重要的情報(bào)價(jià)值，已成為組織機(jī)構(gòu)重要的數(shù)字信息資源，有必要納入到文件信息資源管理系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一管理，確保其真實(shí)性、完整性和有效性。

2.2有利于提高工作效率和價(jià)值

機(jī)構(gòu)電子郵件管理可以提高機(jī)構(gòu)員工信息傳輸?shù)囊?guī)范化和處理業(yè)務(wù)工作的效率，對(duì)其管理還可以充分發(fā)掘其潛在價(jià)值。對(duì)于組織機(jī)構(gòu)而言，對(duì)以往電子郵件業(yè)務(wù)活動(dòng)信息線(xiàn)程進(jìn)行研究，可以實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)創(chuàng)新，對(duì)于科學(xué)決策也有十分重要的價(jià)值。

2.3保護(hù)信息安全

機(jī)構(gòu)公務(wù)活動(dòng)中生成的電子郵件包含大量的機(jī)構(gòu)工作信息和敏感信息，其信息安全尤為重要。由于機(jī)構(gòu)電子郵件自身的特殊性，存在一定的安全隱患。一方面，機(jī)構(gòu)電子郵件的泄密是因?yàn)橐恍阂庑袨?，比如黑客的攻擊；另一方面，即使?yán)格按照工作章程在公務(wù)活動(dòng)中正確使用電子郵件，也會(huì)因人工操作不當(dāng)導(dǎo)致泄密，比如錯(cuò)發(fā)涉密信息，誤收帶有病毒的信息，使用的存儲(chǔ)服務(wù)器數(shù)據(jù)庫(kù)泄密，間接導(dǎo)致機(jī)構(gòu)電子郵件信息泄密等。因此，對(duì)機(jī)構(gòu)電子郵件進(jìn)行管理可以防止信息泄露、丟失，保護(hù)機(jī)構(gòu)信息安全。

2.4降低成本，帶來(lái)利益

與電話(huà)、傳真和傳統(tǒng)紙質(zhì)郵件相比，電子郵件通訊成本相對(duì)要低得多，只需花費(fèi)網(wǎng)時(shí)費(fèi)。對(duì)電子郵件進(jìn)行管理，能夠更好地發(fā)揮其高效和集裝箱式的數(shù)據(jù)傳輸功能，可以降低成本，帶來(lái)直接和間接的利益。

目前，世界發(fā)達(dá)國(guó)家政府部門(mén)、企事業(yè)單位，為了提高工作效率，普遍使用電子郵件系統(tǒng)。而且隨著傳統(tǒng)紙質(zhì)文件數(shù)量的不斷減少，電子郵件與日俱增，為了安全高效地管理機(jī)構(gòu)電子郵件，美國(guó)、加拿大、澳大利亞等國(guó)政府相繼出臺(tái)了有關(guān)機(jī)構(gòu)電子郵件管理的法規(guī)政策。

3　機(jī)構(gòu)電子郵件管理策略

機(jī)構(gòu)電子郵件管理是一項(xiàng)復(fù)雜系統(tǒng)的工程，應(yīng)遵守機(jī)構(gòu)公務(wù)郵件管理標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)信息法律法規(guī)，結(jié)合機(jī)構(gòu)電子郵件管理涉及的各要素，從文件生命周期角度進(jìn)行流程管理。

3.1制定機(jī)構(gòu)電子郵件管理政策

在遵守政府和行業(yè)制定的相關(guān)信息法律法規(guī)（如《公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則》DA/T32-2005）的基礎(chǔ)上，結(jié)合實(shí)際制定本機(jī)構(gòu)的公務(wù)電子郵件管理政策，使之符合“法規(guī)遵從”原則［3］要求。同時(shí)在政策中對(duì)依據(jù)這些法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)而制定的政策加以詳細(xì)說(shuō)明，以增強(qiáng)政策的指導(dǎo)性和執(zhí)行力，使機(jī)構(gòu)公務(wù)郵件管理規(guī)范化［4］。

3.2機(jī)構(gòu)電子郵箱管理

機(jī)構(gòu)電子郵箱是專(zhuān)為機(jī)構(gòu)公務(wù)活動(dòng)設(shè)置，其設(shè)置和注銷(xiāo)要由機(jī)構(gòu)主管人員同意并備案。機(jī)構(gòu)公務(wù)電子郵箱有兩種類(lèi)型：一是個(gè)人公務(wù)電子郵箱，是指授權(quán)工作中需要使用電子郵件的員工個(gè)人使用賬戶(hù)和使用權(quán)的郵箱；二是公共公務(wù)電子郵箱，是指機(jī)構(gòu)多人共同使用的郵箱。不管哪種類(lèi)型，機(jī)構(gòu)電子郵箱只能收發(fā)公務(wù)電子郵件。機(jī)構(gòu)電子郵箱應(yīng)由專(zhuān)人進(jìn)行維護(hù)管理，其密碼應(yīng)由信息系統(tǒng)管理人員和公務(wù)電子郵箱使用者知曉，他們只有使用權(quán)，不能隨意更改密碼，密碼更改應(yīng)由機(jī)構(gòu)主管人員負(fù)責(zé)；公務(wù)電子郵箱負(fù)責(zé)人離職、離崗應(yīng)做好郵箱的交接工作，交接后應(yīng)及時(shí)修改密碼；公務(wù)電子郵箱的負(fù)責(zé)人要做好郵件的管理，因?yàn)猷]箱容量有限，需要及時(shí)對(duì)郵件進(jìn)行處理。此外，還要預(yù)防病毒，及時(shí)更新病毒防護(hù)軟件，做好安全工作。可以說(shuō)，電子郵箱管理是機(jī)構(gòu)電子郵件管理的基礎(chǔ)。

3.3機(jī)構(gòu)電子郵件形成階段管理

該階段的管理就是對(duì)機(jī)構(gòu)工作人員創(chuàng)建、發(fā)送和接收郵件應(yīng)遵守的基本管理要求。具體而言，首先，從主題、交流速度和收件人三方面考慮，使用電子郵件是否是最合適的信息交流方式？是否必要［5］？其次，正確撰寫(xiě)電子郵件，包括擬定的主題標(biāo)題要符合公務(wù)性質(zhì)、簡(jiǎn)潔明了；盡量在郵件正文中描述所要傳達(dá)的信息，避免過(guò)多地使用附件，如果攜帶附件，應(yīng)在正文中對(duì)附件內(nèi)容作簡(jiǎn)單的介紹。再次，郵件尾部應(yīng)注明以下內(nèi)容：發(fā)件人姓名或機(jī)構(gòu)名稱(chēng)、電話(huà)號(hào)碼、通訊地址、電子郵件地址等信息。同時(shí)，對(duì)于保密信息還應(yīng)加密，并附免責(zé)聲明，以確保文件不被泄露。這種“前端控制”管理，不僅有利于機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)處理和工作效率的提高，也便于以后電子郵件的歸檔管理。

3.4機(jī)構(gòu)電子郵件鑒定

所謂鑒定，就是從公務(wù)電子郵件中甄別、確定具有公文性質(zhì)和文件保存價(jià)值的電子郵件的活動(dòng)過(guò)程。為使鑒定工作具有操作性和實(shí)際意義，首先要明確電子郵件鑒定的責(zé)任者，例如個(gè)人公務(wù)郵箱的郵件由郵箱的擁有者鑒定，公共郵箱的郵件由郵箱的責(zé)任人鑒定，機(jī)構(gòu)內(nèi)外發(fā)送的郵件由發(fā)送者鑒定，接收的外部郵件由接收者或相關(guān)的負(fù)責(zé)人鑒定。其次責(zé)任人在鑒定電子郵件時(shí)可根據(jù)以下問(wèn)題進(jìn)行判斷：此郵件是否在工作中收發(fā)？?jī)?nèi)容和附件是否與工作相關(guān)？理論上講，機(jī)構(gòu)工作人員在工作過(guò)程中發(fā)送和接收的電子郵件都可視為公務(wù)文件［6］。

3.5機(jī)構(gòu)電子郵件歸檔

3.5.1歸檔主體和時(shí)間。機(jī)構(gòu)電子郵件歸檔主體要明確，若是組織機(jī)構(gòu)內(nèi)部創(chuàng)建的郵件，歸檔主體應(yīng)是涉及該業(yè)務(wù)的負(fù)責(zé)發(fā)件人；若是接收外部的，歸檔主體應(yīng)是收件人。國(guó)外一些國(guó)家的機(jī)構(gòu)電子郵件管理政策也有相關(guān)規(guī)定。關(guān)于郵件歸檔時(shí)間，一般在郵件發(fā)出或接收到郵件之后，被鑒定為有保存價(jià)值的公務(wù)電子郵件應(yīng)盡量即時(shí)歸檔。因?yàn)殡S著時(shí)間的推移，郵箱中的電子郵件數(shù)量會(huì)越來(lái)越多，不易查找，而且工作人員也可能會(huì)遺忘。但對(duì)于一些特殊組織機(jī)構(gòu)，應(yīng)根據(jù)組織機(jī)構(gòu)的工作性質(zhì)制定歸檔時(shí)間。

3.5.2歸檔方式。據(jù)相關(guān)研究得知，國(guó)內(nèi)外機(jī)構(gòu)電子郵件歸檔方式主要有：打印歸檔、歸檔至文件管理系統(tǒng)、歸檔至電子郵件系統(tǒng)、“雙套制”歸檔等。公務(wù)電子郵件在鑒定后，其歸檔方式可以根據(jù)價(jià)值的重要程度、所需保管日期的長(zhǎng)短來(lái)選擇。

3.6機(jī)構(gòu)電子郵件的處置

3.6.1郵件保存。電子郵件的保存有三種方式：電子文件保存系統(tǒng)、含有文件保存職能的電子郵件系統(tǒng)和紙質(zhì)文件保存系統(tǒng)［7］。對(duì)電子郵件的重要性進(jìn)行分級(jí)，將重要的、具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的電子郵件歸入電子文件保存系統(tǒng)，以相關(guān)事務(wù)主題建立文件夾，一般一事一夾，將電子郵件進(jìn)行標(biāo)識(shí)、分類(lèi)和歸檔保存，這是國(guó)內(nèi)外較為認(rèn)可的電子郵件歸檔保存的首選方式，也是最佳方式；對(duì)于價(jià)值小、保存時(shí)間較短的電子郵件，保存至電子郵件管理系統(tǒng)的文件夾；對(duì)具有永久保存價(jià)值的電子郵件打印出紙質(zhì)版，放在紙質(zhì)文件保存系統(tǒng)中保存，同時(shí)將電子版歸檔保存在專(zhuān)門(mén)的服務(wù)器上，以保證其安全性。

我國(guó)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則》（DA/T32-2005）規(guī)定，公務(wù)電子郵件歸檔時(shí)，郵件正文和附件作為整體歸檔保存［8］。

3.6.2郵件銷(xiāo)毀。按照組織機(jī)構(gòu)規(guī)定的郵件保管期限，對(duì)到期的、無(wú)用的公務(wù)電子郵件進(jìn)行處置，即從在線(xiàn)和非在線(xiàn)的存儲(chǔ)空間中銷(xiāo)毀。需要銷(xiāo)毀的公務(wù)電子郵件要得到上級(jí)主管人員的書(shū)面授權(quán)，紙質(zhì)文件保存系統(tǒng)可參照公文檔案的銷(xiāo)毀規(guī)定，對(duì)文件進(jìn)行處置。

3.7機(jī)構(gòu)電子郵件管理相關(guān)人員

機(jī)構(gòu)電子郵件管理的相關(guān)人員是其管理的主體，發(fā)揮著非常重要的作用，是機(jī)構(gòu)電子郵件科學(xué)管理的關(guān)鍵。其中，行政管理人員是郵件管理政策的制定者、解釋者和指導(dǎo)者；郵件生成人員是電子郵件通訊方式的選擇者和內(nèi)容的撰寫(xiě)者；文件管理人員是在公務(wù)電子郵件形成后對(duì)其進(jìn)行歸檔和管理，使各類(lèi)公務(wù)電子郵件得到妥善處置，為組織機(jī)構(gòu)對(duì)歷史郵件的利用做好保證。此外，他們還需要根據(jù)新情況對(duì)管理政策、文件處理流程進(jìn)行改進(jìn)，為電子郵件系統(tǒng)的升級(jí)和維護(hù)提供建議，還要適時(shí)對(duì)員工開(kāi)展電子郵件管理培訓(xùn)。信息技術(shù)人員主要負(fù)責(zé)機(jī)構(gòu)電子郵件系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)、設(shè)計(jì)和維護(hù)，使電子郵件系統(tǒng)符合組織機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)活動(dòng)的需要，滿(mǎn)足文檔管理的要求。此外，還要負(fù)責(zé)技術(shù)設(shè)備的購(gòu)置和維護(hù)，電子郵件郵箱的開(kāi)設(shè)、備份、安全等工作。機(jī)構(gòu)電子郵件的有效管理，需要相關(guān)管理人員忠于職守，并且需要密切合作。

4　結(jié)語(yǔ)

目前，電子郵件已成為政府、企事業(yè)單位對(duì)內(nèi)對(duì)外進(jìn)行信息交流的重要方式，郵件文件已成為機(jī)構(gòu)數(shù)字信息資源的重要組成部分。從文件生命周期角度研究機(jī)構(gòu)電子郵件的管理，目的是對(duì)電子郵件從最初形成到最終銷(xiāo)毀或永久性保存的生命過(guò)程各階段提出相應(yīng)的管理策略，為政府、企事業(yè)單位科學(xué)管理和高效利用公務(wù)電子郵件提供參考。

［1］公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則（DA/T32-2005）.［EB/ OL］.http://www.szai.com/office/show.asp？id=55，2008-09-5.

［2］毛慧芳.淺談電子郵件的檔案功能［J］.蘭臺(tái)世界，2009 （9）：20-21.

［3］卞咸杰.論電子郵件歸檔中的“法規(guī)遵從”原則［J］.浙江檔案，2012（8）：18-20.

［4］肖妍.議電子郵件管理政策的制定［J］.山西檔案，2005 （1）：32-34.

［5］［6］劉越男，周杰，李競(jìng)誼，唐澤陽(yáng)，蔡弘旸，王子騰.國(guó)外典型電子郵件管理政策比較研究［J］.檔案學(xué)研究，2013 （2）：70-79.

［7］張敏，王順，徐華，劉盼盼.我國(guó)電子郵件歸檔問(wèn)題研究［J］.北京檔案，2013（12）：18-21.

［8］國(guó)家檔案局.中華人民共和國(guó)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA/T32-2005公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則［J］.中國(guó)檔案，2006（1）：41-43.

Research on E-mail Management in Organizations

Shang Xinli Li Shuang Zhao Yifan
（School of Information Management，Zhengzhou University，Zhengzhou Henan，450001）

E-mail is acting as both an information communication way and an important part of the information resources in organizations.This paper first expoundedorganization e-mail’s implication，characteristics and the necessity of official email management.Then from the perspective of records lifecycle，this paper proposed some countermeasures and suggestions for organization e-mail management.

official-mail；e-mail management；records lifecycle management.

G250

A

1671-0037（2016）07-79-3

2016-6-18

尚新麗（1964-），女，博士，教授，研究方向：信息資源管理；李塽（1995-），女，在讀本科，研究方向：信息資源管理；趙一凡（1991-），男，碩士研究生，研究方向：信息資源管理。