我國公共檔案館的建設(shè)——基于國外公共檔案館的建設(shè)的思考

金怡虹　陳華韜

（上海飛機設(shè)計研究院科技情報檔案研究部，上?！?01206）

我國公共檔案館的建設(shè)——基于國外公共檔案館的建設(shè)的思考

金怡虹陳華韜

（上海飛機設(shè)計研究院科技情報檔案研究部，上海201206）

本文就國內(nèi)在公共檔案館建設(shè)的發(fā)展定位、資源方向、形象建設(shè)、服務(wù)戰(zhàn)略等方面將國內(nèi)外公共檔案館的發(fā)展現(xiàn)狀和管理模式加以對比分析，借鑒國外公共檔案館的先進理念和管理方法，結(jié)合我國公共檔案館建設(shè)的實際情況，針對當前公共檔案館發(fā)展所面臨的問題，提出公共檔案館的構(gòu)建措施及策略，同時積極提升檔案管理人員的素質(zhì)素養(yǎng)，以期推動我國公共檔案館建設(shè)的順利發(fā)展。

公共檔案館建設(shè)管理

國內(nèi)外公共檔案館不論是從產(chǎn)生、發(fā)展現(xiàn)狀和公眾對其的認識都有著一定的差距。國外特別是西方的公共檔案館的建設(shè)源于自下而上的需求；在我國，公共檔案館的建設(shè)則更多的源于自上而下的壓力，這或許是由于國情和管理體制等特色決定的。根據(jù)我國檔案館管理體制，公共檔案館可以理解為由國家和地方政府設(shè)立的，主要收藏和保護公共檔案資源為主體，向社會公開并為社會公眾提供服務(wù)的檔案館。筆者認為，公共檔案館的定位是：它不僅是人們獲得檔案信息的主要場所，也是人們開展精神生活的主要場所，它與公共圖書館、高校圖書館在某種程度上有著相同的社會職能。它至少應(yīng)符合以下3個要素：（1）公共檔案館由國家或地方政府設(shè)立并管理；（2）資源屬于國家和社會全體公民；（3）資源為全體公民所共享。

1　發(fā)展定位

1987年，我國頒布了《檔案法》，要求各級國家檔案館向社會開放檔案，從法律上明確了我國國家檔案館公共檔案館的性質(zhì)。但在《檔案法》頒布初期，由于公共檔案館工作人員自身的認識以及社會等多方面的因素，許多與檔案館開放相配套的設(shè)施以及相關(guān)政策、法規(guī)等并沒有實施到位。伴隨著我國經(jīng)濟、社會、教育、文化等各方面的快速發(fā)展，我國在公共檔案館建設(shè)實踐方面已經(jīng)取得了可喜的成績，公共檔案館建設(shè)實踐的各個方面也在不斷的變革和完善。

國家檔案局楊冬權(quán)局長在2009年度的全國檔案館工作會議上提出：下一個十年要把各級國家檔案館建設(shè)成檔案安全保管基地、愛國主義教育基地、檔案利用中心、政府信息查閱中心、電子文件中心“五位一體”的公共檔案館，實現(xiàn)檔案館事業(yè)的跨越式發(fā)展。

另外，“公共檔案館”這一概念已經(jīng)在我國地方檔案法規(guī)中出現(xiàn)。深圳市2002年5月頒布的《深圳經(jīng)濟特區(qū)檔案與文件收集利用條例》中使用了“公共檔案館”一詞，并對其范圍進行了界定—“本條例所稱的公共檔案館包括市、區(qū)檔案館和專門檔案館”，這在我國檔案法律法規(guī)中尚屬首次。從實踐方面講，我國自21世紀之初已經(jīng)有不少省市開始開展新一輪的檔案館建設(shè)，已出現(xiàn)諸如廣東省檔案館、上海市檔案館、深圳市檔案館、沈陽市檔案館等一批公共檔案館建設(shè)的典范，并且這些新建的檔案館普遍將職能定位于“標志性、文化性、公共性”。由此可見，公共檔案館是在傳統(tǒng)檔案館的基礎(chǔ)上，通過加強檔案館自身的“公共性”建設(shè)，來適應(yīng)社會變革和發(fā)展的需要，為社會公眾提供服務(wù)的真正的公共檔案館。

2　資源方向

一個檔案館之所以能成為公共檔案館，不只是緣于其向社會、公眾開放檔案資源，而且還要保證館藏的檔案資源具有公共性和社會性，保證館藏檔案內(nèi)容與公眾實際利益密切相關(guān)，貼近公眾的日常生活。

目前我國各級公共檔案館館藏資源結(jié)構(gòu)相對單一，基本只歸檔政府機關(guān)的公務(wù)文書檔案，這類檔案材料公務(wù)性較強，與公眾的日常生活、切身利益沒有直接的關(guān)系，因此對于普通民眾而言利用利用率極低；而民生檔案、家族檔案、口述檔案、食譜檔案等與普通社會公眾息息相關(guān)，且具有較濃“民間”味道的檔案材料卻寥寥無幾。相較而言，美國國家檔案館以及分布在其國內(nèi)14個地區(qū)的檔案分館，他們不僅限于收集政府機關(guān)的公務(wù)檔案，而且也收集個人檔案、家族檔案等，在收集紙質(zhì)檔案的同時也收集聲像、底圖等特殊載體的檔案。

館藏檔案資源結(jié)構(gòu)方面的差異，主要源自于公共檔案館接收檔案渠道的差異。我國各級公共檔案館所接收檔案的渠道主要來源于政府機關(guān)、企事業(yè)單位和社會團體的檔案室，通常以被動的接收為主，館藏資源的結(jié)構(gòu)比較單一，與公眾生活缺乏聯(lián)系，因此造成利用群體少的局面；美國國家檔案館主要接收的檔案來自于文件中心，它和移交檔案的各個聯(lián)邦機構(gòu)和單位沒有隸屬關(guān)系，文件中心不僅接收多個政府機構(gòu)的檔案和私人捐贈檔案，還對私人檔案實行寄存管理，同時管理人員均有積極接收個人檔案的意識。

3　形象建設(shè)

公眾對于檔案館認識的提高對于檔案館的發(fā)展十分重要。英國公眾對于檔案館的認識是：是英國公共社交和休閑的地方。在這些地方，公眾有機會結(jié)識各行各業(yè)的使用者，并相互交換專業(yè)知識和專業(yè)意見，是英國家庭非正式學習的重要渠道。而在我國，公眾對檔案館的認識還停留在檔案館是為政府機關(guān)事業(yè)單位服務(wù)的基地，極大地降低了公眾的需求。由此，可以看出外國公眾對檔案館的認識與我國公眾對檔案館的認識有著較大的差別，其原因深究起來無非是因為在西方政治文化里，提供公共服務(wù)一直被視為許多西方國家政府的重要職能，因此將政府檔案館列為公共檔案館順理成章。公眾也本能的認為，檔案館是獲取信息的重要渠道，是公共知識的重要來源，特別是在校大學生、大學畢業(yè)生和學術(shù)研究人員都會去檔案館。而在我國，各級政府機構(gòu)就是國家機關(guān)、政府“衙門”，這種官本位的思想尤為突出，已成為一種思維定式，雖然現(xiàn)在人們對于檔案的意識已經(jīng)有所改變，但是原先這種根深蒂固的思想并不能如此輕易從這一代人的身上抽離出去。由此可以看出，檔案館形象建設(shè)的重要性和必要性。

作為檔案工作者，我們不僅要從自身改變觀念，把整個社會和全體公眾看作自己的服務(wù)對象，不斷改變公眾對于公共檔案館的形象工作顯得尤為重要。

4　服務(wù)戰(zhàn)略

從國外公共檔案館的服務(wù)理念來看，它能滿足人對獲取檔案信息的要求、滿足人對環(huán)境舒適和工作方便的需要、滿足人對受尊重的需要。而在我國，這種以人為本的服務(wù)方式和服務(wù)理念還有待進一步提高，檔案館服務(wù)的重點將向社會大眾轉(zhuǎn)化，人性化、以人為本的服務(wù)將占據(jù)主導(dǎo)地位。

回首過去，檔案館固步自封、消極接收、被動服務(wù)使得檔案館門

············可羅雀；展望未來，加強檔案資源開發(fā)，滿足社會公眾需求，提升戰(zhàn)略服務(wù)定會使得檔案館門庭若市。檔案戰(zhàn)略服務(wù)，即開發(fā)、開放檔案信息資源，滿足社會公眾多樣化的需求，通過擴大社會影響力來吸引公眾的關(guān)注度和滿意度，讓公眾建立檔案需求的意識的同時，提高檔案利用率和利用效果。面向未來，要建立國有檔案資源為主，私人檔案資源為輔的公共服務(wù)的檔案信息資源庫，包括閱覽、展覽、視聽、編研、電子政務(wù)信息等各類信息資源，通過建立全文或摘要目錄庫，來實現(xiàn)檔案資源整合及共享。要充分利用多媒體技術(shù)加快信息化建設(shè)步伐，推動檔案信息資源向網(wǎng)絡(luò)信息資源發(fā)展。

除了檔案資源服務(wù)外，還可積極開展檔案咨詢服務(wù)、技術(shù)成果轉(zhuǎn)化服務(wù)、建立資政服務(wù)、政務(wù)信息公開服務(wù)、誠信體系服務(wù)及檔案寄存服務(wù)。在城市建檔、社區(qū)建檔、家庭建檔個人建檔中彰顯全方位的服務(wù)功能，只要牢牢樹立服務(wù)意識與公眾意識，再輔以配套管理的一系列措施，檔案館就會以一種前所未有的嶄新面貌出現(xiàn)在世人面前。

5　結(jié)語

客觀地說，由于我國與歐美國家的檔案館形成、發(fā)展環(huán)境的不同，社會化方面存在的差距，有著歷史的客觀因素。歐美國家社會各方面的發(fā)展已經(jīng)比較成熟，公共檔案館也處于相對比較穩(wěn)定、發(fā)展成熟的狀態(tài)；而我國作為發(fā)展中國家，大部分基層檔案館并不具備達到歐美發(fā)達國家的水平和能力，但是作為社會進步的趨勢，應(yīng)該借鑒國外檔案館的先進方法和理念，以促進我國公共檔案館的全面發(fā)展。