文/中鐵大橋局集團第一工程有限公司 宋茜

談?wù)剻C關(guān)檔案室如何建立全宗卷

文/中鐵大橋局集團第一工程有限公司 宋茜

基于當(dāng)前機關(guān)檔案管理的現(xiàn)狀，本文分析了全宗卷的基本含義以及相關(guān)內(nèi)容，闡述了在檔案工作規(guī)范化管理過程中，全宗卷建立的必要事項和具體方法，從而保證檔案管理工作的正常開展，這在機關(guān)單位中表現(xiàn)得更為突出。

機關(guān)單位；檔案管理；全宗卷

所謂的全宗卷，就是機關(guān)檔案室在管理全部的檔案工作中形成的，它具有一定的專門性和特殊性，可以表明全宗歷史狀況的各種文件材料所形成的一個專門案卷，之所以被稱為“全宗卷”，是因為它的單位表示是以“全宗”為主，一般來說，一個全宗是只有一卷的。

一、全宗卷的建立方法

全宗卷的建立是一個長期復(fù)雜的工作，涉及到諸多的方面，需要工作人員在實際建立的過程中有認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，并且具有一定的檔案管理知識。

首先，集中全宗卷管理中的所有文件材料，對這些文件材料進行集中管理是建立全宗卷的前提。一般來說，它所包含的方面有：在檔案收集工作中形成的所有交接數(shù)據(jù)以及檔案移交的目錄、檔案歸檔中形成的各種整理工作方案以及不同檔案的分類大綱等、在檔案的保管儲存過程中形成的各種最原始的數(shù)據(jù)記錄、檔案管理工作中形成的查借登記以及取得的重大利用效果的數(shù)據(jù)記錄、在檔案的統(tǒng)計檢索工作中所形成的年度統(tǒng)計報表以及檔案的具體編目情況的記錄、檔案管理工作中編研環(huán)節(jié)中制定的各種書目、在長期的檔案管理工作中所產(chǎn)生的各種相關(guān)工作制度以及全宗的詳細(xì)介紹等等方面，這幾個方面都對全宗卷的建立具有重要的作用，可以促使其向著更為完善健全的方向發(fā)展，使其更為合理[1]。

其次，全宗卷從其結(jié)構(gòu)構(gòu)成上來看，它的歸檔和管理需要有詳細(xì)的實行步驟。對于管理人員來說，就要在管理工作中按照不同檔案所產(chǎn)生的時間順序進行先后劃分，不同年度的檔案有合理的安放，這可以為查閱者提供很大的便利。

第三，按照文書檔案整理過程中所形成的各種規(guī)則和方法，按照合理化的標(biāo)準(zhǔn)把每一份檔案材料按照一個文件來對待。采用細(xì)線材質(zhì)來裝訂，然后逐一對文件進行頁號的編寫，編寫完成之后，要在每一份檔案材料的右上角蓋上歸檔所用的歸檔章，在這個歸檔章之內(nèi)，要詳細(xì)明確地標(biāo)明檔案的年代信息、文件號以及所屬的具體類別。

第四，編制一個全宗卷文件的目錄。全宗卷涉及到的檔案較多，在時間、性質(zhì)、類別等方面會有一定的差異性，同時基于總體上的規(guī)范歸檔，并且也為了查閱的方便，需要編制一個條理清晰明確的文件目錄，給人一目了然的感覺。

第五，把最后形成的全宗卷文件目錄以及按照標(biāo)準(zhǔn)順序排列好的材料文件進行整合。把它們裝入一些不同的文書檔案盒，裝入時要確保檔案的合理有序，不能出現(xiàn)混亂。

上述的五個方面內(nèi)容，是全宗卷建立形成的基本流程，這些若干環(huán)節(jié)之間的關(guān)系是相互作用、相互銜接的關(guān)系，共同構(gòu)成全宗卷。

二、機關(guān)檔案管理工作中全宗卷建立的必要性

機關(guān)檔案管理工作在當(dāng)前的機關(guān)事業(yè)單位中占有重要的地位，特別是在新形勢下，隨著機關(guān)單位的改革和發(fā)展不斷加深，建立全宗卷就顯得十分有必要。

（一）可以反映出機關(guān)單位檔案工作的全過程。全宗卷的建立，在對各種檔案文件進行統(tǒng)一的整合整理過程中，可以系統(tǒng)地反映出機關(guān)單位從前期到后期檔案管理工作的全過程，能夠較為完整地掌握機關(guān)單位的工作進度，同時這也可以為機關(guān)單位的工作改進和進一步提高打下良好基礎(chǔ)[2]。

（二）便于檔案信息的查找和利用。檔案管理的一個主要目的就是對各種檔案文件進行正確的儲存，為后期查閱和利用提供便利，通過系統(tǒng)、規(guī)范的檔案歸檔方式，可以使各類不同的文件檔案有正確的安放，減少了檔案的遺失和不完整，避免了日常管理的零散存放以及盲目混亂的現(xiàn)象出現(xiàn)，保證了各類檔案的完整性和健全性，從而保證了全宗卷建立的順利，對于后期的查閱和利用來說，可以提供很大的便利，減少了查找檔案所需的時間。

（三）充當(dāng)后備資源的作用。在機關(guān)單位檔案管理工作中建立全宗卷具有重要的現(xiàn)實意義。一方面，它可以為后期各個機關(guān)單位向上一級檔案管理部門進行檔案移交時，進行全宗卷編寫時提供多種信息源渠道，起到一種信息儲備的作用。另一方面，可以為檔案學(xué)的研究工作提供眾多的素材資源。全宗卷是對檔案文件信息進行集中管理的一種形式，是一種新的檔案管理形式，可以說，它是時代發(fā)展的產(chǎn)物，具有一定的必然性。除了上述兩種功能外，它的建立還可以為我國的檔案事業(yè)的進一步創(chuàng)新發(fā)展提供更大的空間。

三、機關(guān)單位的自身完善措施

機關(guān)單位作為全宗卷建立的主要實施者，對于全宗卷的建立需要完善多方面的工作。首先，要在思想認(rèn)識上加強重視，把全宗卷建立的重要性貫穿到每一位員工身上。其次，強化對機關(guān)檔案干部的管理，要保證機關(guān)檔案干部的穩(wěn)定性，并實行檔案干部備案制度，確保調(diào)動的有序性，并通過他們的基本業(yè)務(wù)素質(zhì)。第三，積極發(fā)揮主管部門的作用，共同履行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查的責(zé)任，保證全宗卷建立的順利。第四，嚴(yán)格落實檔案的行政監(jiān)督檢查工作，提供機關(guān)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，要對行政監(jiān)督人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)進行強化提高，加大培訓(xùn)力度，提高行政監(jiān)督的檢查力度，從而保證全宗卷建立的順利。

四、總結(jié)

綜上所述，機關(guān)檔案管理工作是機關(guān)單位工作的重要組成部分，在新形勢下，實行全宗卷形式具有時代的必然性，它可以有效提高檔案管理的有序性和規(guī)范性，促進機關(guān)單位檔案管理工作的改進完善。

[1]王威琴.機關(guān)檔案室如何建立全宗卷[J].檔案,2010（01）:57.

[2]唐麗英.機關(guān)檔案工作規(guī)范化管理認(rèn)證對策[J].檔案管理,2012（06）:90.