文/湖北大學(xué)檔案館 黃艾君

高校檔案管理信息化建設(shè)的探討研究

文/湖北大學(xué)檔案館 黃艾君

我國目前所有高校已經(jīng)著手進行檔案管理信息化建設(shè)，并且取得了一定的成績，但是仍然存在著很多亟待解決的問題，高校要想更好地發(fā)展，就必須找出相應(yīng)的解決途徑。

高校檔案管理；信息化建設(shè)；問題；途徑

自恢復(fù)高考以來，我國的教育事業(yè)飛速發(fā)展，全國高校數(shù)量不斷增長，與此同時，每年各高校的人數(shù)也在直線上升。以前采用紙質(zhì)版檔案對高校學(xué)生的信息進行管理已經(jīng)不再適用，紙質(zhì)版檔案只能用于小規(guī)模的信息管理，大規(guī)模的信息管理必須需要二者的結(jié)合。加之中央頒布《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》，使得高校檔案信息化管理在高校中普及開來。高校檔案管理的信息化在為相關(guān)工作人員減少工作量的同時，還能最大限度發(fā)揮檔案的作用。由于高校檔案信息化建設(shè)是近年來才發(fā)展的，我國高校檔案信息化建設(shè)還在探索中，所以有待加強和改善。

一、分析高校檔案信息化管理存在的問題及影響

（一）相關(guān)人員意識和素質(zhì)問題。由于高校檔案信息化建設(shè)剛剛起步，其對學(xué)校的管理和帶來的自身效益還沒有顯現(xiàn)，導(dǎo)致高校的領(lǐng)導(dǎo)對檔案信息化建設(shè)不重視，在對檔案信息化建設(shè)方面作出決策時會有主觀上的偏差，例如在財務(wù)、人員等進行工作分配時候資源少。其次是現(xiàn)在許多高校的檔案管理人員是學(xué)校臨時請來的，沒有正式的編制，尤其在三本及專科院校較普遍，管理人員文化水平低且沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)，連紙質(zhì)版檔案管理都做不好，更不要說檔案信息化建設(shè)。

（二）投資較少，檔案信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施落后。高校檔案信息化建設(shè)要搞好，相應(yīng)的配套硬件設(shè)施，例如電腦、辦公用地等必不可少。有許多高校由于重視程度低、財政資金短缺，對檔案的信息化建設(shè)投資較少。2014年某省教育部門對該省內(nèi)的高校檔案信息化建設(shè)進行了一項有關(guān)其設(shè)施配置的調(diào)查，調(diào)查發(fā)現(xiàn)，100%的被調(diào)查高校都在進行檔案信息化建設(shè)，但是有多達70%的高校在進行相關(guān)工作時候擁有的配套電腦設(shè)備不超過3臺，有很多電腦都是直接從學(xué)校信息計算機房直接搬過來的，設(shè)施陳舊，辦公都是在紙質(zhì)版檔案管理得辦公室進行，沒有專屬的辦公用地。

（三）高校檔案管理信息化建設(shè)的管理機制體制存在問題。機制體制問題表現(xiàn)在監(jiān)督體系、獎懲體制上面?；旧纤懈咝n案信息化建設(shè)都沒有建立完整的監(jiān)督體系，有監(jiān)督體系的也只是對信息化建設(shè)的結(jié)果進行考核，而沒有對信息化建設(shè)實行動態(tài)監(jiān)督管理，對建設(shè)過程中存在的問題不能及時地抓住并解決。另外，由于高校對檔案工作人員的工資福利待遇實行統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致信息化建設(shè)工作人員的收獲不公平，與其他檔案管理人員所獲得的報酬是相同的，就在某種程度上降低了工作人員的積極性。

二、加快發(fā)展高校檔案信息化建設(shè)，推動我國教育事業(yè)不斷發(fā)展

（一）加強相關(guān)人員素質(zhì)的培養(yǎng)，為高校檔案信息化建設(shè)打下基礎(chǔ)。首先，要加強領(lǐng)導(dǎo)層對檔案管理信息化建設(shè)的意識，要定期將高校領(lǐng)導(dǎo)組織起來參加有關(guān)檔案信息化建設(shè)的交流學(xué)習(xí)，并要積極地開設(shè)相應(yīng)的例會，將學(xué)校信息化建設(shè)的現(xiàn)狀進行分析并作出指導(dǎo)，明確高校里面各部門所扮演的角色，從而加強各部門領(lǐng)導(dǎo)的重視。其次，學(xué)校要引進專門的計算機人才和檔案管理人才，并將相關(guān)人員送去進行相關(guān)培訓(xùn)，以提高其專業(yè)技能，定期進行考核，對于考核不合格的人員及時地處理。相關(guān)人員的意識和專業(yè)素養(yǎng)是高校檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。

（二）加大投資力度，健全高校檔案管理信息化建設(shè)管理機制。加強機制建設(shè)是高校檔案信息化建設(shè)得以實現(xiàn)的保障，首先相應(yīng)的規(guī)章制度的建立完善必不可少，這樣才可以使得相關(guān)工作人員在進行工作時，有法可依，有例可尋。其次，要建立領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督管理小組，對檔案信息化建設(shè)的過程進行監(jiān)督，并且要實行突擊檢查制，在保證工作人員到崗到位的同時，還有保證信息化建設(shè)過程的合理性，并將相應(yīng)的建設(shè)結(jié)果和問題及時反饋給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)層。最后，對檔案信息化建設(shè)中做出好的成績的要給予特殊的獎勵，對存在問題的及時地懲處，并在校內(nèi)通報，以提高員工的積極性。

高校要加大對檔案信息化建設(shè)的投資力度，各高校要根據(jù)高校人數(shù)，高校發(fā)展的情況，對其進行相應(yīng)的投資和人力物力的分配。要給檔案信息化建設(shè)工作人員配備獨立的工作室，以便于其更好地交流探討，由于高校人數(shù)的龐大，學(xué)生、教師、后勤工作人員以及家屬等人員的復(fù)雜，在建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫時就要根據(jù)不同的情況分別建設(shè)，最后再審核匯總到一起，在數(shù)據(jù)庫建立時一定要保證數(shù)量信息的準(zhǔn)確性，足夠的人員和電腦等一些基礎(chǔ)設(shè)施必不可少。

（三）創(chuàng)新信息化建設(shè)技術(shù)，為高校檔案管理開辟新途徑。目前，我國高校在進行檔案信息化建設(shè)時僅僅是將原來學(xué)生的紙質(zhì)檔案中的數(shù)據(jù)錄入到電腦中相應(yīng)的系統(tǒng)，在學(xué)生畢業(yè)后將相應(yīng)的電子信息封存就好了。這樣的信息化建設(shè)方式使學(xué)生檔案得不到更新，并且沒有多大意義。高校在檔案信息化建設(shè)時，要及時地更新檔案的數(shù)據(jù)，高校應(yīng)該依次按照學(xué)院、系、專業(yè)以及班級逐級建立相應(yīng)的檔案管理小組，對高校的所有人員的信息進行及時地匯報，并錄入相應(yīng)的系統(tǒng)中，這樣保證了學(xué)生檔案信息的完整性，同時也為學(xué)校選拔人才進行培養(yǎng)提供一定依據(jù)，所以創(chuàng)新檔案管理信息化建設(shè)技術(shù)也很重要。

四、結(jié)語

高校檔案管理信息化建設(shè)不僅是相關(guān)部門的政策要求，也是高校為適應(yīng)不斷增長的人員的迫切需要。檔案的信息化建設(shè)在檔案管理方便的同時，也可以最大限度地發(fā)揮檔案的作用，所以各高校應(yīng)該加大力度進行建設(shè)，為我國教育事業(yè)的發(fā)展奠定堅實基礎(chǔ)。

[1]戴秀文.對高校檔案管理信息化建設(shè)的探討[J].內(nèi)江科技,2014（10）:21+99.

[2]趙文玲.高校檔案信息化建設(shè)的對策研究[J].內(nèi)蒙古財經(jīng)大學(xué)學(xué)報,2015（03）:147-149.