淺議基層單位實體檔案安全管理問題

文/國家新聞出版廣電總局六四一臺 潘建宇

淺議基層單位實體檔案安全管理問題

文/國家新聞出版廣電總局六四一臺 潘建宇

本文主要分析目前基層單位實體檔案存在的問題，并提出了加強實體檔案安全保護的對策。

基層單位；實體檔案；安全

2014年，中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳聯(lián)合下發(fā)《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，對當前檔案和檔案工作、完善檔案工作機制、健全三個體系提出了一系列明確而具體的措施，是指導檔案工作的一部綱領(lǐng)性、規(guī)范性重要文獻。

《意見》中第四部分“建立健全確保檔案安全保密的檔案安全體系”，更是對做好新形勢下基層單位檔案安全工作具有重要的指導作用和強大推動作用。安全工作是檔案工作永恒的主題，也是根本任務(wù)和生命線。檔案安全主要包含了檔案實體安全和檔案信息安全。檔案實體安全指檔案的保管利用安全，是保證檔案完整的最基本條件，亦是維護檔案保密性的最基本保障。

一、當前影響檔案實體安全的因素

（一）自然因素。臺風、洪澇、地震等自然災(zāi)害，是影響檔案實體安全的重要因素。特別是2008年汶川地震、2010年甘肅舟曲泥石流，給當?shù)貦n案館里的實體檔案造成無法挽回的后果。自然災(zāi)害破壞力強，一旦發(fā)生，對實體檔案的破壞是毀滅性的、無法挽回的;細菌和霉菌使檔案發(fā)霉，甚至腐爛成為“檔案磚”，從而對檔案造成極大的傷害，是威脅檔案壽命的無形殺手。

（二）設(shè)施簡陋。當前，省、市級檔案館基本都配備了較為完善的設(shè)施，但是更多的基層單位檔案室、檔案庫設(shè)施是簡陋的、不完善的。如有的單位只是用普通鑰匙鎖鎖住檔案柜，檔案室內(nèi)只有一臺空調(diào)來調(diào)節(jié)檔案室的溫度，沒有配備除濕機、溫濕度計等；有的照片檔案、映像檔案都與文書檔案放置于一起，沒有配備專門的防磁柜，導致照片變黃褪色，光盤磁帶受損；部分單位檔案室內(nèi)的滅火器只是單一的干粉滅火器，消防器材不符合檔案保管要求，沒有監(jiān)控、防火報警系統(tǒng)，檔案室已然成為一個“儲物間”“雜貨鋪”，全然忽視了檔案對檔案室的“嚴”“細”要求。所有的這些都對檔案實體造成了巨大的隱患威脅，不能不引起各單位的重視。

（三）管理不嚴。一是制度不完善，目前基層單位已經(jīng)建立相對完善的檔案制度，但是檔案借閱過程中出現(xiàn)的損毀、破損等懲戒制度存在缺失；同時很大一部分制度僅限于對檔案管理者的約束，對于借閱者、使用者方面的約束不夠。二是安全意識不強，一方面檔案管理者的保管意識較弱，只管“守”一畝三分地，不管“護”住檔案安全細枝末節(jié)，只管大安全不管小安全，對于拿回的檔案不認真檢查或者敷衍了事，匆匆忙忙再入庫。除此之外，檔案借閱者、片面認為檔案的安全保管是屬于檔案人員的事，于己無關(guān)，不注重使用過程中的實體檔案保護保管。

二、加強檔案實體安全保護的對策

（一）完善基礎(chǔ)設(shè)施，提高檔案實體安全保障力。完備安全的硬件設(shè)施是檔案安全管理工作的基礎(chǔ)，是保障檔案安全的基礎(chǔ)條件。基層單位要加大檔案硬件設(shè)施的投入、支持保障力度，建立“物防”這第一道安全屏障，特別是做好閉路監(jiān)控、自動報警、自動滅火、自動溫控系統(tǒng)的建設(shè)工作，配齊配全密碼鎖、除濕機、溫濕度計等一系列硬件設(shè)施，進一步提高檔案庫房的安全及防災(zāi)標準，改善實體檔案保管條件，增強自然災(zāi)害抵抗力，保障實體在絕對安全的環(huán)境下保存。

（二）健全制度建設(shè)，提高檔案安全制度約束力。基層單位要建立檔案安全風險評估機制和檔案安全應(yīng)急管理、崗位責任制、禁止吸煙、庫房衛(wèi)生等制度，把制度建設(shè)貫穿于檔案接收、保管、保密、借閱、銷毀等各個安全環(huán)節(jié)，營造科學發(fā)展的檔案安全保護環(huán)境并保證各項制度落到實處；特別是要結(jié)合國家檔案局《檔案行政處罰暫行規(guī)定》《檔案管理違法違紀行為處分規(guī)定》等法律法規(guī)，制定本單位檔案損壞、丟失等處罰細則，完善檔案安全責任追究制。

（三）加強宣傳教育，提升保護實體檔案合力。檔案實體安全離不開檔案從業(yè)人員的風險意識和危機意識，各單位要結(jié)合國際檔案宣傳日以及每年的“安全月”活動，切實加強檔案安全的宣傳教育，深化教育內(nèi)容，創(chuàng)新培訓方式，提升檔案從業(yè)人員的綜合素質(zhì)和工作能力，特別是提高單位內(nèi)部人員的檔案保護意識；定期開展檔案安全應(yīng)急演練，提升從業(yè)人員應(yīng)急處置及反應(yīng)水平，同時要嚴格落實安全責任制，形成一把手對檔案安全負總責，分管領(lǐng)導負直接責任的機制，尤其是發(fā)生檔案安全事故的，必須對領(lǐng)導和責任人進行“雙追究”。

（四）強化安全檢查，加大檔案安全監(jiān)督力?；鶎訂挝灰凑铡鞍踩谝?、預(yù)防為主、綜合治理”的原則，制定檔案安全檢查方案，對重點部位和可能存在的隱患開展安全檢查，重點檢查汛期、高溫等特殊時期檔案室的溫濕度、消防設(shè)施、監(jiān)控、門窗、電力線路等，要把隱患消滅在萌芽中，及時堵塞危及實體檔案的安全漏洞，防止檔案安全事故的發(fā)生，使檔案安全工作不留死角，確保檔案庫房、設(shè)備、檔案實體的安全。

除此之外，異質(zhì)、異地備份、檔案數(shù)字化也是保護檔案實體安全的有效輔助和補充，基層單位要完善檔案的數(shù)字化建設(shè)，使電子檔案能夠?qū)崿F(xiàn)異地備份?？偠灾?，檔案實體安全是檔案利用服務(wù)的前提，基層單位要逐步構(gòu)建“目標明確、技術(shù)措施有效、組織管理有力”的檔案安全保障體系和長效機制，在基礎(chǔ)、制度、監(jiān)督上為檔案實體安全提供有利保障，使檔案為事業(yè)發(fā)展提供最有力支持。

［1］中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，2014.

［2］高淼淼.有害微生物對檔案實體的危害及防治措施［J］.蘭臺世界,2010.

［3］朱梁靚. 檔案部門“三個體系”建設(shè)的理論與實踐價值研究.鄭州大學,2012.

［4］婁爭艷.淺議如何做好檔案安全保管工作［J］.辦公室業(yè)務(wù),2012.