鄧決

（湖北省荊州市道路運(yùn)輸管理局，湖北荊州 434000）

網(wǎng)絡(luò)時(shí)代檔案數(shù)字化管理的可行性分析

鄧決

（湖北省荊州市道路運(yùn)輸管理局，湖北荊州 434000）

隨著現(xiàn)代科技和信息化時(shí)代發(fā)展的加快，信息資源的利用與人們的生活和工作密不可分。檔案作為信息資源的一種管理方式，逐漸顯示其重要性。網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的到來(lái)，檔案管理工作應(yīng)該充分的將計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)有效的結(jié)合起來(lái)，以進(jìn)一步提高檔案的網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化以及以信息化等，以為人們提供更多的服務(wù)。本文就對(duì)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的檔案管理數(shù)字化進(jìn)行介紹，提出實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理的可行性以及措施，為大家提供參考。

網(wǎng)絡(luò)化 檔案數(shù)字化管理 可行性分析

隨著現(xiàn)代化技術(shù)的不斷發(fā)展和完善，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用也逐漸走進(jìn)人們的生活，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的完美結(jié)合，使數(shù)字化成了檔案管理工作以后的發(fā)展方向，檔案管理為進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)數(shù)字化不再是空想的事情。目前，檔案的數(shù)字化管理在實(shí)際的工作中會(huì)遇到很多問(wèn)題，比如，標(biāo)準(zhǔn)化方面、技術(shù)方面、合作方面以及計(jì)算方面等。所以，檔案管理工作在利用數(shù)字化發(fā)展的進(jìn)程中需要做好科學(xué)的信息分析，對(duì)有效的工作目標(biāo)和實(shí)施方案做好可行性分析。進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化為檔案管理工作水平和工作效益提供保障。

1　檔案管理數(shù)字化的可行性分析

1.1技術(shù)條件

檔案管理的數(shù)字化在發(fā)展的過(guò)程中技術(shù)性要求非常強(qiáng)，需要涉及到很多技術(shù)，比如，計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體技術(shù)以及信息采集技術(shù)等，這些新型的技術(shù)對(duì)檔案管理的數(shù)字化發(fā)展非常重要。因此，將這些技術(shù)進(jìn)一步的發(fā)展和完善是檔案管理數(shù)字化發(fā)展的基礎(chǔ)條件和重要前提。這些技術(shù)的發(fā)展和實(shí)際應(yīng)用也在一定程度上影響著檔案管理的數(shù)字化發(fā)展進(jìn)程。

1.2網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)建設(shè)條件

為了進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化目標(biāo)，需要做好兩個(gè)方面，一方面是通過(guò)利用網(wǎng)絡(luò)對(duì)檔案進(jìn)行整理和應(yīng)用，對(duì)檔案原始資料有了更好的保護(hù)；另一方面是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案的有效利用。因此，網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施的完善是做好檔案管理數(shù)字化的重要前提和基礎(chǔ)。網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施主要有網(wǎng)站建設(shè)、局域網(wǎng)建設(shè)等。網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是否完善，質(zhì)量是否達(dá)標(biāo)對(duì)檔案管理的數(shù)字化進(jìn)程是否能盡快實(shí)現(xiàn)起著決定作用，因此，它發(fā)揮著非常重要的基礎(chǔ)作用。

1.3資金條件和人才條件

實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理在實(shí)現(xiàn)的過(guò)程中非常困難，不是說(shuō)實(shí)現(xiàn)就能快速實(shí)現(xiàn)的，是一個(gè)比較系統(tǒng)龐大的工程。在發(fā)展的過(guò)程中首先需要的就是資金的投入，高科技的利用需要大量的資金注入才能逐漸向前，因此，檔案管理部門(mén)需要依據(jù)自身的發(fā)展情況以及對(duì)自身的經(jīng)濟(jì)實(shí)力來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化發(fā)展。另外，檔案管理的數(shù)字化需要涉及到很多的新技術(shù)和新知識(shí)，這就需要吸引高素質(zhì)、高技術(shù)人才，才能進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化。因此，人才也是檔案管理數(shù)字化的基礎(chǔ)和關(guān)鍵。

2　檔案管理的現(xiàn)狀分析

2.1管理制度的調(diào)查和分析

目前的檔案管理沒(méi)有建立完善的科學(xué)管理體系，組織建設(shè)不夠全面，崗位職責(zé)劃分不明確等這些都有阻礙了檔案管理的數(shù)字化發(fā)展，檔案部門(mén)需要對(duì)這些情況進(jìn)行分析。因此，檔案部門(mén)需要建立數(shù)字化發(fā)展組織體系，建立科學(xué)的管理體系以及規(guī)章制度，建立數(shù)字化發(fā)展規(guī)范，對(duì)崗位職責(zé)劃分明細(xì)等。

2.2硬件方面的調(diào)查和分析

目前的檔案管理沒(méi)有完善的基礎(chǔ)設(shè)施，計(jì)算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)設(shè)施不夠先進(jìn)，設(shè)備的資金投入不足等。因此，檔案部門(mén)應(yīng)該清楚，檔案的數(shù)字化管理是建立在資金的投入上，如果物質(zhì)基礎(chǔ)達(dá)不到就很難去實(shí)現(xiàn)。實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理需要一定的物質(zhì)基礎(chǔ)為前提，主要是數(shù)字化管理工作的硬件設(shè)備以及硬件條件，比如，網(wǎng)絡(luò)設(shè)施以及計(jì)算機(jī)等其他輔助設(shè)施等。

2.3技術(shù)方面的調(diào)查和分析

目前的檔案管理技術(shù)方面跟不上，新技術(shù)或者新設(shè)施的支持不夠，嚴(yán)重影響檔案數(shù)字化管理的發(fā)展進(jìn)程。檔案部門(mén)要自身的實(shí)際發(fā)展情況做好了解和分析，通過(guò)自身的技術(shù)發(fā)展情況來(lái)制定數(shù)字化發(fā)展戰(zhàn)略。由于檔案的數(shù)字化管理具有很強(qiáng)的技術(shù)性特點(diǎn)，因此它的發(fā)展需要技術(shù)力量的支持，比如，信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等對(duì)它的發(fā)展來(lái)說(shuō)都非常重要。

3　檔案管理數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)措施

3.1檔案數(shù)字化管理的實(shí)施目標(biāo)

通過(guò)以上對(duì)檔案管理數(shù)字化的可行性進(jìn)行調(diào)查和分析，檔案部門(mén)需要成立專門(mén)的數(shù)字化建設(shè)小組，制定檔案管理的數(shù)字化的實(shí)施目標(biāo)，并提出未來(lái)發(fā)展的總體目標(biāo)和階段性目標(biāo)。在發(fā)展目標(biāo)制定的過(guò)程中，需要把檔案管理目前的發(fā)展?fàn)顟B(tài)和未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)為制定依據(jù)，結(jié)合檔案部門(mén)的實(shí)際情況，做好協(xié)調(diào)，制定科學(xué)合理的發(fā)展目標(biāo)。

3.2檔案數(shù)字化管理的實(shí)施要素

制定合理的檔案數(shù)字化管理發(fā)展目標(biāo)以后，需要根據(jù)這些目標(biāo)確定要實(shí)施的要素。在數(shù)字化實(shí)施方案的過(guò)程中，實(shí)施要素占主要成分，需要明確檔案管理的數(shù)字化發(fā)展過(guò)程中的重點(diǎn)發(fā)展部分或者重點(diǎn)項(xiàng)目。比如，檔案數(shù)字化信息采集建設(shè)、檔案目標(biāo)數(shù)字化建設(shè)以及信息局域網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目等。比如，數(shù)字化檔案的采集是通過(guò)利用文檔一體化進(jìn)行管理，這樣可以保證數(shù)字化文件的信息完整，不會(huì)因?yàn)檫\(yùn)行環(huán)境的改變而被破壞或者丟失等。在發(fā)展過(guò)程中，不同的實(shí)施要素在實(shí)施的方法上也有不同，需要檔案部門(mén)根據(jù)實(shí)際情況選擇合適的評(píng)估方法或者實(shí)施方法，比如，總結(jié)性描述方法、指標(biāo)體系方法等。

3.3檔案數(shù)字化管理的保障體系

檔案數(shù)字化管理的保障體系主要是指檔案在數(shù)字化發(fā)展的過(guò)程中實(shí)施的管理體制、運(yùn)行方法以及保障體系等。保障體系為檔案管理的數(shù)字化發(fā)展提供了物質(zhì)基礎(chǔ)、技術(shù)力量、規(guī)范制度以及組織機(jī)構(gòu)等方面的保障。建立完善的保障體系為檔案數(shù)字化管理的實(shí)現(xiàn)提供有效的保障。

4　結(jié)語(yǔ)

檔案管理工作在現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展下面臨挑戰(zhàn)和發(fā)展機(jī)遇，檔案管理部門(mén)應(yīng)該明確它以后的發(fā)展趨勢(shì)，通過(guò)對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理才能滿足新時(shí)代發(fā)展要求。檔案的數(shù)字化管理是檔案管理未來(lái)的發(fā)展方向也是必由之路，在發(fā)展的過(guò)程中需要對(duì)它的可行性進(jìn)行調(diào)查和分析，結(jié)合實(shí)際情況制定科學(xué)合理的發(fā)展目標(biāo)和實(shí)施方案，以保證檔案管理數(shù)字化的順利實(shí)現(xiàn)。

［1］石英.淺析教學(xué)檔案管理數(shù)字化和數(shù)字化過(guò)程中產(chǎn)生的問(wèn)題及解決方法［J］.科學(xué)咨詢（科技-管理），2010（84）：106-107.

［2］王麗勇.探討高校檔案管理創(chuàng)新及檔案管理數(shù)字化問(wèn)題［J］.赤峰學(xué)院學(xué)報(bào)（自然科學(xué)版），2014（75）：164-165.

鄧決（1978—），男，湖北荊州人，本科，副科長(zhǎng)，研究方向：檔案管理。