淺析人事檔案管理在國(guó)有企業(yè)中的重要性

文/黃島區(qū)煙草專賣局（分公司） 孫培培

淺析人事檔案管理在國(guó)有企業(yè)中的重要性

文/黃島區(qū)煙草專賣局（分公司） 孫培培

人事檔案是人力資源儲(chǔ)備及獲得人才信息的主要來(lái)源，也是選人用人、促進(jìn)人才合理流動(dòng)、科學(xué)配置和合理使用人才、全面考察了解、正確評(píng)價(jià)和使用人才的重要依據(jù)，是國(guó)有企業(yè)發(fā)展的根本保證。做好人事檔案管理工作，對(duì)人才資源的高效合理利用起著至關(guān)重要的作用，以更好地為國(guó)有企業(yè)決策、提升人力資源管理水平以及促進(jìn)國(guó)有企業(yè)發(fā)展提供幫助。

人事檔案；國(guó)有企業(yè)；重要性

國(guó)有企業(yè)人事檔案是一個(gè)人在單位的“印跡證據(jù)”，記載著一個(gè)人從學(xué)校到各個(gè)工作崗位不同的經(jīng)歷、思想品德、工作狀態(tài)、業(yè)務(wù)能力、表彰獎(jiǎng)勵(lì)、社會(huì)關(guān)系等各方面的重要信息，涵蓋一個(gè)人的工資待遇、出生年月日、技術(shù)職稱、職務(wù)、社會(huì)勞動(dòng)保障、組織關(guān)系等等，是全面看待、科學(xué)使用人才資源的重要依據(jù)，是維護(hù)干部職工合法權(quán)益的可靠憑證，是研究組織人事工作規(guī)律的重要資料，對(duì)組織人事工作具有規(guī)范、檢查、監(jiān)督的作用。

一、人事檔案管理工作對(duì)國(guó)有企業(yè)的重要性

（一）印跡作用。通過(guò)人事檔案，可以直接有效地證實(shí)當(dāng)事人的學(xué)歷、經(jīng)歷各個(gè)不同的工作崗位、技術(shù)職稱、思想品德、業(yè)務(wù)能力、社會(huì)關(guān)系、獎(jiǎng)懲等情況。之所以說(shuō)充分認(rèn)識(shí)到做好人事檔案管理工作的重要性，是因?yàn)槿耸聶n案保存了一個(gè)人不同歷史時(shí)期的原始材料，也是一個(gè)人社會(huì)歷史忠實(shí)地完整地記錄，上面留有組織公章、個(gè)人手跡或印鑒等標(biāo)志，有著其它材料不可替代的法律效力，同時(shí)有助于化解單位遺留下的矛盾和扯皮問(wèn)題。

（二）證據(jù)作用。1.選拔領(lǐng)導(dǎo)干部提供依據(jù)：通過(guò)查閱人事檔案，可以了解當(dāng)事人以往的工作軌跡、學(xué)歷、年齡、獎(jiǎng)懲、思想品德等基本情況，并且將現(xiàn)狀考察與查閱檔案材料中的思想言行、業(yè)務(wù)水平、個(gè)人素質(zhì)、歷史情況等原始材料有機(jī)結(jié)合，從而更加歷史地、全面地、準(zhǔn)確地評(píng)判一個(gè)人，真正做到知人善任、選賢舉能。2.晉升職稱提供依據(jù)：根據(jù)人事檔案記載的當(dāng)事人的年齡、學(xué)歷、工作年限、獎(jiǎng)懲情況、業(yè)務(wù)水平等基本情況，結(jié)合本人現(xiàn)有的著作、論文等理論刊物，為當(dāng)事人晉升職稱提供依據(jù)。3.調(diào)整工資提供依據(jù)：人事檔案記錄著每一個(gè)人的學(xué)歷、工作時(shí)間、技術(shù)職稱、職務(wù)任免等基本信息，為用人單位調(diào)整工資提供有力、準(zhǔn)確的依據(jù)。4.重新?lián)駦徧峁┮罁?jù)：隨著現(xiàn)在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，勞動(dòng)者的用工形式及擇業(yè)態(tài)度發(fā)生了巨大的變化，那種在一個(gè)單位工作一生的“鐵飯碗”狀態(tài)部分人已經(jīng)不愿意適用，勞動(dòng)合同制的全面推行，加速人員流動(dòng)速度，流動(dòng)方式更加靈活，以尋求更加適合自己，待遇更加優(yōu)厚，更能發(fā)揮自己潛能的崗位，用人單位就會(huì)查閱當(dāng)事人的人事檔案，根據(jù)人事檔案記載的基本信息結(jié)合其它方面決定是否任用。5.國(guó)有企業(yè)改組提供依據(jù)：國(guó)有企業(yè)在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的推動(dòng)下，改組的越來(lái)越多，國(guó)有企業(yè)的人事檔案起著舉足輕重的作用，許多人事遺留問(wèn)題都涉及查詢?nèi)耸聶n案，人事檔案管理的重要性也產(chǎn)生了剛性需求。

人事檔案是用人單位在了解人、使用人的過(guò)程中形成并經(jīng)組織認(rèn)可的文件材料，是人才信息的重要載體，是客觀反映當(dāng)事人德、能、勤、績(jī)等情況的真實(shí)記載，是一個(gè)人成長(zhǎng)軌跡的體現(xiàn)，是人才的主要信息來(lái)源，對(duì)核實(shí)和評(píng)價(jià)一個(gè)人提供了最基本、最權(quán)威的依據(jù)。是社會(huì)公共信息非常重要的一個(gè)組成部分，作為人生經(jīng)歷的記載，與當(dāng)事人的一生如影隨形，其重要性是毋庸置疑的。

（三）學(xué)習(xí)借鑒作用。隨著時(shí)間的推移，老一輩國(guó)有企業(yè)的精英、帶頭人，已經(jīng)相繼離開(kāi)工作崗位，后人學(xué)習(xí)他們的無(wú)私奉獻(xiàn)精神，改革創(chuàng)新精神，于是，他們的人事檔案就起著至關(guān)重要的作用。

二、國(guó)有企業(yè)人事檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）企業(yè)對(duì)人事檔案管理思想上重視程度不夠。少數(shù)國(guó)有企業(yè)認(rèn)為人事檔案工作就是一般的事務(wù)性工作，不能給企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，甚至認(rèn)為“檔案無(wú)用”，對(duì)人事檔案工作從思想上不夠重視，只要不丟失，不泄密，需要時(shí)能查閱就行了；在人事檔案管理場(chǎng)所、工作經(jīng)費(fèi)、人事檔案管理人員配備等方面沒(méi)有保障，存在人事檔案管理硬件設(shè)施不完善、陳舊落后等現(xiàn)象，以致忽略人事檔案管理工作，致使人事檔案材料收集和補(bǔ)充以及更新緩慢，不能及時(shí)、準(zhǔn)確地反映個(gè)人的信息。有的國(guó)有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)雖然口頭上也說(shuō)人事檔案工作是多么的重要，但往往只是落實(shí)到口頭上，并沒(méi)有落實(shí)到實(shí)際行動(dòng)上。

人事檔案管理工作沒(méi)有認(rèn)識(shí)到是企業(yè)管理工作的重要組成部分，人事檔案管理不善就無(wú)法維護(hù)好企業(yè)利益與職工的權(quán)益，當(dāng)企業(yè)的一些單位破產(chǎn)后，一次性安置人員因?yàn)槿耸聶n案的丟失等原因，職工的身份因?yàn)槿笔г加涗洠貌坏秸_的安置而引發(fā)矛盾產(chǎn)生影響，為國(guó)有企業(yè)的再經(jīng)營(yíng)造成不良的影響。

（二）人事檔案日常管理存在諸多不規(guī)范。1.場(chǎng)所環(huán)境和設(shè)施等硬件嚴(yán)重不足：個(gè)別單位沒(méi)有專用檔案室，人事檔案資料隨便找個(gè)柜子存放；有的單位人事檔案數(shù)量多、存放檔案的辦公室面積小、陰暗潮濕，極易引起人事檔案材料霉變、蟲(chóng)蛀，影響人事檔案的完整性及美觀整潔。2.管理不規(guī)范：有的不按規(guī)定轉(zhuǎn)運(yùn)檔案，隨便涂改、調(diào)換、毀滅檔案材料的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，“工齡改長(zhǎng)、年齡改小、黨齡改早”等現(xiàn)象仍存在，有的人事檔案不能實(shí)事求是地反映當(dāng)事人的基本信息；還有的單位“檔案室”實(shí)際上成了雜品庫(kù)，人事檔案室不專用，使人事檔案工作處于無(wú)序管理狀態(tài)，人事檔案缺乏應(yīng)有的長(zhǎng)期性和連續(xù)性的發(fā)展規(guī)劃，造成人事檔案管理中的混亂局面，嚴(yán)重的甚至使許多檔案損毀和遺失，使人事檔案管理工作帶來(lái)麻煩。

（三）人事檔案內(nèi)容建設(shè)亟待提高。人事檔案的主要內(nèi)容是學(xué)歷、工作經(jīng)歷、職稱評(píng)審、入黨入團(tuán)、職務(wù)任免文件、獎(jiǎng)懲、年度考核等材料，其內(nèi)容老套、信息單一。針對(duì)當(dāng)今市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的用人環(huán)境，這樣的人事檔案無(wú)法對(duì)一個(gè)人做出系統(tǒng)的、全面的、完整的評(píng)價(jià)，參考價(jià)值小，不利于優(yōu)秀人才的挖掘和使用，誠(chéng)實(shí)守信是安身立命之本，隨著國(guó)家對(duì)公民誠(chéng)信重視程度的提高，檔案內(nèi)容應(yīng)由單一的基本信息向多元化方向轉(zhuǎn)變，人事檔案內(nèi)容除了傳統(tǒng)內(nèi)容外，還需增加個(gè)人道德品質(zhì)、誠(chéng)信記錄、工作態(tài)度、技術(shù)創(chuàng)新、專業(yè)論著、科研創(chuàng)新、專利、團(tuán)結(jié)協(xié)作精神、工作業(yè)績(jī)等內(nèi)容。

（四）人事檔案管理信息化水平偏低。有的國(guó)有企業(yè)人事檔案管理手段仍舊采取傳統(tǒng)的手工方式進(jìn)行管理，使得人事檔案管理上的一些紕漏一直延續(xù)，對(duì)人力財(cái)力上的浪費(fèi)仍然存在；有的國(guó)有企業(yè)人事信息系統(tǒng)存在信息過(guò)時(shí)、與檔案紙質(zhì)材料記錄不一致等問(wèn)題。

三、采取六項(xiàng)措施做好國(guó)有企業(yè)人事檔案工作

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視。領(lǐng)導(dǎo)重視是做好國(guó)有企業(yè)人事檔案管理工作的前提。只有將人事檔案管理工作列入議事日程，存放檔案的場(chǎng)所、設(shè)施、人員配備、待遇等才能得以落實(shí)，為人事檔案管理工作創(chuàng)造有利條件，提高工作積極性和工作效率。

（二）健全人事檔案管理機(jī)構(gòu)，配置專兼職人事檔案管理人員。成立人事檔案管理機(jī)構(gòu)，配置專職或兼職人事檔案管理人員，落實(shí)管理人事檔案人員待遇，定期組織管理人事檔案人員進(jìn)行業(yè)務(wù)技能素質(zhì)培訓(xùn)，充分調(diào)動(dòng)管理人事檔案人員的主觀能動(dòng)性和創(chuàng)新性。

（三）端正工作態(tài)度。國(guó)有企業(yè)人事檔案管理人員工作態(tài)度直接決定人事檔案管理的工作質(zhì)量、工作效率，人事檔案管理人員要樹(shù)立敬業(yè)精神，干一行，愛(ài)一行，精益求精地將人事檔案工作做好。

（四）加強(qiáng)硬件設(shè)施建設(shè)，爭(zhēng)創(chuàng)一流管理水平。加強(qiáng)硬件設(shè)施投資，配備、購(gòu)置、更新必要的設(shè)備，切實(shí)改善、提高人事檔案管理的硬件條件和管理手段。

（五）把好“入門關(guān)”。需要入檔的材料、表格、各種證書等內(nèi)容要真實(shí)、準(zhǔn)確、規(guī)范、完整。

（六）規(guī)范化管理。人事檔案裝訂工序，做到規(guī)格統(tǒng)一；人事檔案室要做到防潮、防盜、防火、防霉、防蛀、防塵；建立健全人事檔案各種管理制度，大力提倡電子化、信息化管理人事檔案。

總之，人事檔案管理工作在國(guó)有企業(yè)管理中是不可缺的工作之一，自國(guó)有企業(yè)誕生至今幾十年的發(fā)展歷程也凸顯了它的重要價(jià)值，與國(guó)有企業(yè)同命運(yùn)，共呼吸。隨著經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展，社會(huì)不斷進(jìn)步，國(guó)有企業(yè)人事檔案管理手段也要隨之提高，引進(jìn)先進(jìn)化的管理模式，使國(guó)有企業(yè)人事檔案管理工作制度化、規(guī)范化、信息化，充分發(fā)揮人事檔案在國(guó)有企業(yè)的效用、價(jià)值。