如何加強文秘工作與文書檔案管理工作的一體化

楊彥杰

如何加強文秘工作與文書檔案管理工作的一體化

楊彥杰

隨著辦公網(wǎng)絡技術應用程度的不斷深入和我國管理工作現(xiàn)代化進程的不斷加快，為我國文秘工作與文書檔案管理工作的有機融合提供了重要契機和良好的社會環(huán)境，并對兩者的一體化發(fā)展提出更好的要求。文秘工作與文書檔案管理工作作為我國行政管理體系的重要內(nèi)容，對提高我國行政管理工作效率具有積極的推動和促進作用?；诖?，本文以文秘工作與文書檔案管理工作的關系為主要出發(fā)點，重在探討加強文秘工作與文書檔案管理工作一體化的途徑。

文秘工作 文書檔案管理 一體化

一、前言

現(xiàn)階段，我國正處于社會主義現(xiàn)代化改革的關鍵時期，在信息化時代背景的影響之下，我國行政管理辦公體系也逐漸朝著現(xiàn)代化、便捷化和規(guī)范化的方向發(fā)展，且相關工作人員對文秘工作與文書檔案管理工作的一體化發(fā)展給予高度關注。就當前我國各單位行政管理方式的總體情況而言，仍存在部分因素制約行政管理效率和辦公質(zhì)量的有效提升，面對此種情況就相關單位要積極優(yōu)化內(nèi)部辦公環(huán)境，加強文秘工作與文書檔案管理工作的一體化發(fā)展，進一步推動我國行政管理體系的現(xiàn)代化發(fā)展，講科學發(fā)展觀和信息化管理的理念應用于實際的文檔管理工作之中，實現(xiàn)文檔工作的可持續(xù)發(fā)展。對此，本文就如何加強文秘工作與文書檔案管理工作一體化發(fā)展展開探討。

二、文秘工作與文書檔案管理工作的關系

文秘工作與文書檔案管理工作兩者是相輔相成，互相作用的關系，兩種共筑于行政管理這一體系體重，并為行政管理所服務，其根本目的在于提高行政管理效率和水平，推動辦公現(xiàn)代化發(fā)展進程。文秘工作一般是指，相關工作人員在日常管理活動的基礎上，遵循一定的工作規(guī)律，按照相應的工作原則，對各文件進行有效的整合和處理，并加強個文件之前的有效聯(lián)系，根據(jù)其特點和屬性的不同進行分門別類，為檔案管理工作奠定基礎［1］。文書檔案管理工作是在文秘工作基礎上形成和發(fā)展的，文秘工作將檔案進行整理和分類，以便為檔案管理提供更為準確的數(shù)據(jù)。文書檔案管理作為檔案管理工作的重要分支，是文件的最終管理基地，具有管理職能，文秘工作人員將公文、資料、文件等進行科學規(guī)范處理，移交給文書檔案管理部門進行妥善保管，這一過程中文秘工作的質(zhì)量將在一定程度上決定文書檔案管理工作質(zhì)量。由此可見，文秘工作是文書檔案管理工作的基礎，文書檔案管理是文秘工作的主要承擔者，互為整體，相互聯(lián)系。

三、加強文秘工作與文書檔案管理工作一體化的途徑

（一）確立一體化工作理念

要確立一體化工作理念，為加強文秘工作與文書檔案管理工作一體化的發(fā)展奠定重要的理念基礎，在一定程度上積極引導文檔管理工作的可持續(xù)發(fā)展。在工作過程中，相關工作人員要在科學發(fā)展觀理念的指導之下，強化文秘工作與文書檔案管理工作的系統(tǒng)思維，建立完整化和全面化的邏輯思維體系，將一體化的思想牢固樹立于思想意識和工作理念之中，并在實際的處理工作之中進行深入貫徹、有效落實［2］。同時，相關人員要強化自身的綜合素質(zhì)，加強文秘工作和文書檔案管理工作的有效學習，為文秘工作與文書檔案管理工作一體化發(fā)展奠定重要的知識基礎，嚴格按照相關程序辦事，不斷提高工作質(zhì)量和水平。

（二）高效整合文件檔案資料

要高效整合文件檔案資料，通過文秘工作質(zhì)量的提升為文書檔案管理工作的有序開展奠定基礎，以便為行政管理工作人員提供更為翔實、準確的文件資料。在文件的登記環(huán)節(jié)中，可以以年度為分類標準，對文件的先關內(nèi)容進行有效的摘抄，其中包括標題、時間、負責人等方面，通過年度的分類方式，在提高工作效率的同時，可以方面相關人員進行查閱和篩選。同時，在文件的裝訂過程中，可以根據(jù)文件的期限時間進行統(tǒng)一整理，建立計算機掃描系統(tǒng)，在文件年份的基礎上按照月份的高低進行依此排列，并記錄在案，留有備份，以備不時之需。最后，對所有文件進行規(guī)范的裝訂處理［3］。

（三）加快文檔工作信息化管理進程

要逐步加快文檔工作信息化管理進程，為文秘工作與文書檔案管理工作一體化發(fā)展提供重要的管理平臺，不斷增強文檔管理工作的科學技術含量?，F(xiàn)代科學技術和信息技術的迅猛發(fā)展，為文檔管理工作質(zhì)量和水平的提高提供了良好的發(fā)展條件，因此，相關管理工作人員要牢牢抓住這一時代發(fā)展機遇，為文檔管理工作的一體化發(fā)展注入新的活力，使其在信息化的時代背景之下永葆活力。要建立文檔工作信息化管理平臺，設置文件資料、資料搜集、檔案查詢等不同的工作板塊，通過信息技術的快速性特點，實現(xiàn)異地查詢。同時，要加強與其他各部門、各單位之間的聯(lián)動，構建信息資源共享系統(tǒng)，實現(xiàn)文檔資源運行效果的最大化，進一步促使辦公現(xiàn)代化的科學發(fā)展。

四、總結

綜上所述，文秘工作與文書檔案管理工作的一體化發(fā)展，是我國現(xiàn)代行政管理體系良性發(fā)展的必然選擇，在兩者的管理過程中，要在一體化理念意識的指導基礎上，提高文件整合效率，并通過信息化管理平臺的構建，逐步提高文檔管理工作的服務水平，加快文檔一體化管理進程。

［1］任愛英.用信息化實現(xiàn)文秘工作與檔案工作一體化——提高企業(yè)文書檔案質(zhì)量的探索與思考［J］.商情（教育經(jīng)濟研究），2015（03）：167.

［2］狄瑜，費小軍.新時期農(nóng)業(yè)科研單位文秘與檔案工作一體化的思考［J］.中外企業(yè)家，2014（11）：87～92.

［3］李雪英.淺議文秘工作與文書檔案管理工作的規(guī)范與統(tǒng)一［J］.山東煤炭科技，2015（02）：276～278.

（作者單位：石家莊市藁城區(qū)城市管理局）