辦公自動(dòng)化軟件研究與應(yīng)用

曹　靜

（吉林石油裝備技術(shù)有限責(zé)任公司，吉林 松原 138000）

辦公自動(dòng)化軟件研究與應(yīng)用

曹靜

（吉林石油裝備技術(shù)有限責(zé)任公司，吉林 松原 138000）

摘要：互聯(lián)網(wǎng)、多媒體、數(shù)據(jù)庫技術(shù)的快速普及和發(fā)展，促進(jìn)了自動(dòng)化軟件在政企單位辦公中的應(yīng)用，許多政企單位引入了先進(jìn)的分布式管理系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)企業(yè)業(yè)務(wù)協(xié)同、信息共享等作用。辦公自動(dòng)化軟件主要功能包括公文管理、請(qǐng)假管理、協(xié)作配合、新聞管理、個(gè)人工作任務(wù)管理、信息資源管理等，并且引入了先進(jìn)的虛擬化技術(shù)、數(shù)據(jù)和程序隔離、數(shù)據(jù)遷移技術(shù)、平臺(tái)支持技術(shù)，可以提高辦公自動(dòng)化軟件應(yīng)用效率，具有重要的作用和意義。

辦公自動(dòng)化；公文管理；協(xié)作配合；新聞管理

辦公自動(dòng)化是計(jì)算機(jī)發(fā)展的時(shí)代產(chǎn)物，是一個(gè)動(dòng)態(tài)的、與時(shí)俱進(jìn)的概念，其發(fā)展經(jīng)歷了3個(gè)關(guān)鍵階段。第一個(gè)階段是20世紀(jì)80年代到90年代，辦公自動(dòng)化在美國和日本等國家興起，其最初是利用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)信息的記錄和查詢，利用當(dāng)時(shí)新興的PC電腦和Office辦公套件，實(shí)現(xiàn)基本的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、文檔寫作，將辦公信息載體從傳統(tǒng)的紙質(zhì)模式轉(zhuǎn)換為比特模式，初步實(shí)現(xiàn)了無紙化辦公。第二個(gè)階段是20世紀(jì)90年代末到21世紀(jì)初，許多企業(yè)和計(jì)算機(jī)學(xué)者聯(lián)合進(jìn)行研究和開發(fā)，利用局域網(wǎng)開發(fā)一個(gè)辦公系統(tǒng)，該系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)局域網(wǎng)內(nèi)部協(xié)作配合，傳輸政企單位的業(yè)務(wù)信息。第三個(gè)階段是21世紀(jì)初發(fā)展至今，自動(dòng)化辦公系統(tǒng)已經(jīng)積累了海量的數(shù)據(jù)資源，并且數(shù)據(jù)挖掘、專家系統(tǒng)等智能化技術(shù)也發(fā)展起來，自動(dòng)化辦公軟件開發(fā)過程中開始融合信息處理、業(yè)務(wù)流程管理、知識(shí)決策管理等技術(shù)，這樣可以大大地提升辦公自動(dòng)化軟件的智能性。

1.辦公自動(dòng)化軟件功能設(shè)計(jì)

辦公自動(dòng)化軟件功能需要覆蓋企業(yè)的日常業(yè)務(wù)管理功能，比如生產(chǎn)經(jīng)營、人事財(cái)務(wù)等多方面，同時(shí)需要保留一個(gè)良好的接口，以便未來能夠適應(yīng)企業(yè)的業(yè)務(wù)規(guī)模、種類的多樣化變化，進(jìn)一步改進(jìn)企業(yè)辦公智能化。目前，通過對(duì)政企單位需求進(jìn)行調(diào)研和分析，辦公自動(dòng)化軟件主要應(yīng)用功能包括電子郵件管理、公文管理、請(qǐng)假管理、新聞管理、個(gè)人工作管理、協(xié)作配合、全文檢索等幾個(gè)顯著功能。

（1）電子郵件管理

電子郵件是政企單位職員之間溝通、交流的一種重要途徑，也是信息共享的一種關(guān)鍵方式。電子郵件管理模塊主要包括收件箱管理、發(fā)件箱管理、垃圾箱管理等功能，同時(shí)配備了新建郵件、刪除郵件、查詢郵件、郵件標(biāo)注等具體操作。

（2）公文管理

公文是政企單位創(chuàng)建、完善生產(chǎn)經(jīng)營和行政管理制度的一個(gè)方式，其可以幫助企業(yè)完善各項(xiàng)規(guī)范和制度，比如績效管理、財(cái)務(wù)管理、員工守則管理等。公文管理過程中，其可以有效地實(shí)現(xiàn)公文流程自動(dòng)化，具體的公文管理功能包括收文管理、發(fā)文管理、文檔庫管理等功能，能夠?qū)崿F(xiàn)新建公文、審核公文、簽發(fā)公文、接收公文、查看公文、保存公文等具體操作。

（3）請(qǐng)假管理

政企單位日常工作過程中，職員由于生病、探親、結(jié)婚、生育等具體情況需要請(qǐng)假，因此辦公自動(dòng)化軟件需要設(shè)計(jì)一個(gè)請(qǐng)假管理功能，保證員工的自身權(quán)益得到實(shí)現(xiàn)，也更利于企業(yè)實(shí)現(xiàn)人文管理，更好地籠絡(luò)職員。請(qǐng)假管理主要包括創(chuàng)建事假、審批事假、事假執(zhí)行、事假取消等功能。

（4）新聞管理

政企單位為了廣告宣傳通常需要發(fā)布新聞，這些新聞信息可以投放到網(wǎng)絡(luò)上，針對(duì)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行營銷和管理。因此，新聞管理是政企單位自動(dòng)化辦公軟件的一個(gè)關(guān)鍵功能，其主要操作包括新聞稿創(chuàng)建、新聞稿發(fā)布、新聞稿刪除等功能，能夠?qū)崿F(xiàn)新聞信息填寫、修改、審批、發(fā)布、車銷等具體的操作。

（5）個(gè)人工作管理

個(gè)人工作管理可以根據(jù)職員自身的辦公情況，由職員管理與自己相關(guān)的邏輯業(yè)務(wù)，比如個(gè)人日常管理等。個(gè)人工作管理是為了方便員工個(gè)人提供一種管理子系統(tǒng)，其僅僅由員工自身能夠可見，因此個(gè)人工作管理的邏輯業(yè)務(wù)功能包括代辦事宜管理、流程傳閱管理、個(gè)人跟辦管理、日常管理、個(gè)人設(shè)置管理等。

（6）協(xié)作配合

協(xié)作配合是政企內(nèi)部部門之間協(xié)同、合作的一個(gè)辦事途徑。目前，隨著政企單位部門的增多，一項(xiàng)工作需要多個(gè)部門進(jìn)行配合完成，因此協(xié)作配合能夠?qū)崿F(xiàn)各個(gè)部門之間的協(xié)作管理，具體功能流程如下：創(chuàng)建部門職員發(fā)起協(xié)作，流程轉(zhuǎn)至另外一個(gè)部門，部門完成自己的工作繼續(xù)流轉(zhuǎn)到下一個(gè)部門，直到該項(xiàng)工作完成為止。

具體的，政企單位自動(dòng)化辦公系統(tǒng)的業(yè)務(wù)功能及處理流程如圖1所示。

圖1　政企單位辦公自動(dòng)化軟件功能流程

2.辦公自動(dòng)化軟件開發(fā)關(guān)鍵技術(shù)

（1）云計(jì)算

云計(jì)算技術(shù)可以將政企單位的所有終端設(shè)備、服務(wù)器設(shè)備集成在一起，為企業(yè)辦公提供聯(lián)網(wǎng)服務(wù)功能，提供一個(gè)強(qiáng)大的存儲(chǔ)功能。同時(shí)，云計(jì)算可以將硬件資源虛擬化，為學(xué)校提供數(shù)以百計(jì)的用戶登錄操作，降低硬件資源的購買容量，同時(shí)可以應(yīng)用程序及其運(yùn)行所需的數(shù)據(jù)獨(dú)立出來，按照不同的分配策略賦予用戶邏輯存儲(chǔ)空間，這樣就可以均衡應(yīng)用服務(wù)器和存儲(chǔ)服務(wù)器負(fù)載，實(shí)時(shí)地監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)資源的使用狀態(tài)，改進(jìn)數(shù)據(jù)中心的利用率。

（2）數(shù)據(jù)遷移技術(shù)

數(shù)據(jù)遷移技術(shù)是自動(dòng)化辦公軟件數(shù)據(jù)庫智能存儲(chǔ)的一個(gè)關(guān)鍵內(nèi)容。自動(dòng)化辦公軟件運(yùn)行過程中，其產(chǎn)生的數(shù)據(jù)是動(dòng)態(tài)變化的，因此數(shù)據(jù)庫訪問也具有優(yōu)先層次劃分，利用數(shù)據(jù)遷移技術(shù)可以將不同的數(shù)據(jù)遷移到不同的優(yōu)先級(jí)位置上，自動(dòng)化辦公軟件就可以提高數(shù)據(jù)訪問效率。自動(dòng)化辦公軟件智能分級(jí)存儲(chǔ)系統(tǒng)中，數(shù)據(jù)遷移技術(shù)包括同級(jí)遷移和異級(jí)遷移兩種方法。同級(jí)遷移模式發(fā)生在同一優(yōu)先級(jí)位置的存儲(chǔ)系統(tǒng)硬件配置發(fā)生變化，為了能夠均衡硬件的負(fù)載情況，可以在同一級(jí)進(jìn)行數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行遷移，確保存儲(chǔ)器具有足夠的容量。異級(jí)遷移模式是指根據(jù)數(shù)據(jù)估值，可以將重要的、訪問頻次較高的數(shù)據(jù)遷移到優(yōu)先級(jí)較高的位置，異級(jí)遷移模式是系統(tǒng)最為常見的模式，可以更好地優(yōu)化存儲(chǔ)系統(tǒng)，異級(jí)遷移過程中是自動(dòng)化的，遷移過程可以是高性能存儲(chǔ)設(shè)備向低性能存儲(chǔ)設(shè)備遷移，也可以相反遷移。

（3）平臺(tái)支持技術(shù)

隨著企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的增多，這些系統(tǒng)可以與其他系統(tǒng)集成在一起，部署在企業(yè)門戶網(wǎng)上，門戶網(wǎng)采用了企業(yè)總線、異地透明傳輸、異構(gòu)數(shù)據(jù)共享等多種平臺(tái)支持技術(shù)，可以注冊(cè)多種業(yè)務(wù)，這些業(yè)務(wù)可以實(shí)現(xiàn)異構(gòu)系統(tǒng)數(shù)據(jù)共享；利用Mapreduce技術(shù)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的分片存儲(chǔ)，能夠提高系統(tǒng)的利用率，進(jìn)一步改善政企單位辦公自動(dòng)化系統(tǒng)門戶網(wǎng)遷移能力。

結(jié)語

隨著大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、數(shù)據(jù)挖掘等技術(shù)的快速發(fā)展和進(jìn)步，有效地提升了辦公自動(dòng)化軟件的應(yīng)用效果，可以實(shí)現(xiàn)政企單位的業(yè)務(wù)流程協(xié)作配合，提高公文、新聞等數(shù)據(jù)信息的共享程度，具有重要的作用和意義。

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