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      巧用Access 2007采集用友A++財(cái)政財(cái)務(wù)管理軟件導(dǎo)出XML財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)

      2016-12-09 06:21:37龔澤平
      財(cái)會(huì)學(xué)習(xí) 2016年23期
      關(guān)鍵詞:會(huì)計(jì)年度記賬憑證

      文/龔澤平

      巧用Access 2007采集用友A++財(cái)政財(cái)務(wù)管理軟件導(dǎo)出XML財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)

      文/龔澤平

      2016年8月,曲靖市審計(jì)局在對(duì)某縣縣長(zhǎng)離任進(jìn)行經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)時(shí),采集到某單位用友A++財(cái)政財(cái)務(wù)管理軟件(V5.2)備份XML財(cái)務(wù)數(shù)據(jù),采用AO2011數(shù)據(jù)采集模板和SQL數(shù)據(jù)庫(kù)轉(zhuǎn)換等多種方法,始終無(wú)法導(dǎo)入A02011系統(tǒng)。

      偶然間,筆者想到既然能用Microsoft Excel 2007電子表格處理XML文件,那么也許Microsoft Access 2007數(shù)據(jù)庫(kù)也能處理XML數(shù)據(jù),于是試了一下,果然成功,且過(guò)程十分簡(jiǎn)單,現(xiàn)將該方法介紹如下。

      一、利用Microsoft Access 2007數(shù)據(jù)導(dǎo)入功能將被審計(jì)單位提供的XML格式財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)導(dǎo)入Access,還原成一個(gè)完整的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)庫(kù)

      1.在Microsoft Access 2007中新建一個(gè)Access數(shù)據(jù)庫(kù)XXGA.accdb,鼠標(biāo)右鍵點(diǎn)擊右邊“表1:表”→“導(dǎo)入(M)”→“XML文件(M)”,選擇要導(dǎo)入的XML文件“公共檔案類(lèi)”,將其包含的文件全部導(dǎo)入Access數(shù)據(jù)庫(kù)XXGA.accdb。

      2.點(diǎn)擊“創(chuàng)建”→“表”新建表,按(一)步驟導(dǎo)入“總賬類(lèi)”全部文件。

      二、Microsoft Access 2007數(shù)據(jù)庫(kù)升遷

      XML數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換完成后,利用Microsoft Access 2007據(jù)庫(kù)升遷功能,將Microsoft Access 2007數(shù)據(jù)庫(kù)XXGA.accdb升遷到SQL Server 2008 R2中。具體步驟如下:

      1.更改安全設(shè)置。點(diǎn)擊“安全警告 已禁用了數(shù)據(jù)庫(kù)的某些內(nèi)容”后的“選項(xiàng)”按鈕,點(diǎn)擊“啟用此內(nèi)容”更改安全設(shè)置。

      2.點(diǎn)擊工具欄上的“SQL Server”按鈕,啟動(dòng)數(shù)據(jù)庫(kù)升遷向?qū)А?/p>

      3.選擇(或輸入)SQL數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器名稱(chēng)、登錄賬戶(hù)、密碼和升遷后的SQL Server數(shù)據(jù)庫(kù)名稱(chēng)(XXGA2014)。

      4.按>>按鈕,將可用表全部選擇到“導(dǎo)出SQL Server”中,點(diǎn)擊“下一步”完成數(shù)據(jù)升遷。

      需要注意的是,在升遷Microsoft Acess 2007數(shù)據(jù)庫(kù)前要關(guān)閉所有已打開(kāi)的數(shù)據(jù)表,否則會(huì)出現(xiàn)“任何數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)象處于打開(kāi)狀態(tài)時(shí)’升遷向?qū)А鶡o(wú)法運(yùn)行。請(qǐng)關(guān)閉打開(kāi)的對(duì)象并重試”如下錯(cuò)誤提示信息:

      三、SQL數(shù)據(jù)整理與AO數(shù)據(jù)采集

      完成Access數(shù)據(jù)庫(kù)升遷后,即可啟動(dòng)SQL Server 2008 R2,對(duì)升遷后的數(shù)據(jù)庫(kù)XXGA2014進(jìn)行數(shù)據(jù)整理,重點(diǎn)檢查科目表、科目余額表有無(wú)編碼重復(fù)情況,科目余額表各級(jí)科目余額是否齊全,憑證表、余額表借貸是否平衡;以及時(shí)間、金額等字段類(lèi)型是否正確。

      科目編碼重復(fù)與各級(jí)科目余額不全,是造成AO賬表重建失敗的主要原因之一。如果各級(jí)科目余額不全,需要按照末級(jí)科目→一級(jí)科目的順序逐級(jí)匯總。有關(guān)數(shù)據(jù)整理語(yǔ)句如下:

      (一)科目表

      select 科目編號(hào),科目名稱(chēng),余額方向 into XXGA2014.dbo.審計(jì)_會(huì)計(jì)科目表 from XXGA2014.dbo.會(huì)計(jì)科目

      (二)憑證表

      SELECT 會(huì)計(jì)年度,會(huì)計(jì)期間號(hào) as 會(huì)計(jì)期間,left(記賬憑證日期,4)+'-'+substring(記賬憑證日期,5,2)+'-'+right(記賬憑證日期,2) as 憑證日期, case when 記賬憑證類(lèi)型編號(hào)='JZ' then '記賬' end as 憑證類(lèi)型,記賬憑證編號(hào) as 憑證編號(hào),記賬憑證行號(hào) as 分錄號(hào),記賬憑證摘要 as 摘要,科目編號(hào), 輔助項(xiàng)1編號(hào) as 輔助核算代碼,cast(借方本幣金額 as decimal(18,2)) as 借方金額,cast(貸方本幣金額 as decimal(18,2)) as 貸方金額,附件數(shù),制單人,審核人,記賬人,記賬標(biāo)志,作廢標(biāo)志 into XXGA2014.dbo.審計(jì)_會(huì)計(jì)憑證表 FROM XXGA2014. dbo.記賬憑證 where 記賬標(biāo)志=1 and 作廢標(biāo)志=0 order by 會(huì)計(jì)年度,會(huì)計(jì)期間號(hào),left(記賬憑證日期,4)+'-'+substring(記賬憑證日期,5,2)+'-'+right(記賬憑證日期,2)

      (三)余額表

      1.原始數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換

      SELECT 會(huì)計(jì)年度,會(huì)計(jì)期間號(hào) as 會(huì)計(jì)期間,科目編號(hào),case when 期初余額方向='借' then cast(期初本幣余額 as decimal(18,2)) else '0.00' end as 期初借方余額,case when 期初余額方向='貸' then abs(cast(期初本幣余額 as decimal(18,2))) else '0.00' end as 期初貸方余額 into #科目余額 FROM XXGA2014. dbo.科目余額及發(fā)生額 where 會(huì)計(jì)期間號(hào)='1' order by 會(huì)計(jì)年度,會(huì)計(jì)期間號(hào),科目編號(hào)

      2.查看科目編碼長(zhǎng)度及重復(fù)情況

      select distinct 會(huì)計(jì)年度,LEN(科目編號(hào)) as 碼長(zhǎng) from #科目余額 group by 會(huì)計(jì)年度,科目編號(hào) order by 會(huì)計(jì)年度,LEN(科目編號(hào)) ---科長(zhǎng)分別 為目6、8、10、12共4級(jí),無(wú)1級(jí)科目

      select distinct 會(huì)計(jì)年度,科目編號(hào),count(科目編號(hào)) as次數(shù) from #科目余額 group by 會(huì)計(jì)年度,科目編號(hào) having count(科目編號(hào))>1 order by 會(huì)計(jì)年度,科目編號(hào)

      (1)查詢(xún)末級(jí)明細(xì)科目,生成5級(jí)科目余額

      SELECT會(huì)計(jì)年度,科目編號(hào),sum(期初借方余額) as期初借方余額,sum(期初貸方余額) as 期初貸方余額 into XXGA2014.dbo.審計(jì)_科目余額表 FROM #科目余額 group by會(huì)計(jì)年度,科目編號(hào) order by 會(huì)計(jì)年度,科目編號(hào)

      (2)匯總5級(jí)科目,生成4級(jí)科目余額

      insert into XXGA2014.dbo.審計(jì)_科目余額表 select 會(huì)計(jì)年度,left(科目編號(hào),10) as 科目編號(hào),sum(期初借方余額) as 期初借方余額,sum(期初貸方余額) as 期初貸余額 from XXGA2014.dbo.審計(jì)_科目余額表 where len(科目編號(hào))=12 group by 會(huì)計(jì)年度,left(科目編號(hào),10) order by 會(huì)計(jì)年度,left(科目編號(hào),10)

      (3)匯總4級(jí)科目,生成3級(jí)科目余額

      insert into XXGA2014.dbo.審計(jì)_科目余額表 select 會(huì)計(jì)年度,left(科目編號(hào),8) as 科目編號(hào),sum(期初借方余額) as 期初借方余額, sum(期初貸方余額) as 期初貸余額 from XXGA2014.dbo.審計(jì)_科目余額表 where len(科目編號(hào))=10 group by 會(huì)計(jì)年度,left(科目編號(hào),8) order by 會(huì)計(jì)年度,left(科目編號(hào),8)

      (4)匯總3級(jí)科目,生成2級(jí)科目余額

      insert into XXGA2014.dbo.審計(jì)_科目余額表 select 會(huì)計(jì)年度,left(科目編號(hào),6) as 科目編號(hào),sum(期初借方余額) as 期初借方余額, sum(期初貸方余額) as 期初貸余額 from XXGA2014.dbo.審計(jì)_科目余額表 where len(科目編號(hào))=8 group by 會(huì)計(jì)年度,left(科目編號(hào),6) order by 會(huì)計(jì)年度,left(科目編號(hào),6 )

      (5)匯總2級(jí)科目,生成1級(jí)科目余額

      insert into XXGA2014.dbo.審計(jì)_科目余額表 select 會(huì)計(jì)年度,left(科目編號(hào),4) as 科目編號(hào),sum(期初借方余額) as 期初借方余額,sum(期初貸方余額) as 期初貸余額 from XXGA2014.dbo.審計(jì)_科目余額表 where len(科目編號(hào))=6 group by 會(huì)計(jì)年度,left(科目編號(hào),4) order by 會(huì)計(jì)年度,left(科目編號(hào),4)

      (四)輔助核算信息

      由于各單位輔助核算設(shè)置不一致,因此難形成統(tǒng)一的轉(zhuǎn)換腳本。以下腳本僅供參考。

      1.輔助信息

      SELECT distinct 檔案名稱(chēng) as 輔助類(lèi)別,檔案值編碼 as 輔助代碼,檔案值名稱(chēng) as 輔助名稱(chēng) into XXGA2014.dbo.審計(jì)_輔助信息表 FROM XXGA2014.dbo.自定義檔案項(xiàng) a left join XXGA2014.dbo.自定義檔案值 b on a.檔案編碼=b.檔案編碼order by 檔案值編碼。

      2.輔助余額表

      SELECT 會(huì)計(jì)年度,會(huì)計(jì)期間號(hào),科目編號(hào),輔助項(xiàng)編號(hào)as 輔助代碼,期初余額方向, cast(期初本幣余額 as decimal(18,2)) as期初余額 into 輔助余額表 FROM XXGA2014.dbo.科目余額及發(fā)生額。

      3.輔助憑證

      SELECT會(huì)計(jì)年度,會(huì)計(jì)期間號(hào),cast (substring(記賬憑證日期,1,4)+'-' + substring(記賬憑證日期,5,2)+'-'+ substring(記賬憑證日期,7,2) as DATE) as 記賬憑證日期,記賬憑證類(lèi)型編號(hào),記賬憑證編號(hào),記賬憑證行號(hào),科目編號(hào),記賬憑證摘要,輔助項(xiàng)編號(hào), cast(借方本幣金額 as decimal(18,2)) as 借方金額, cast(貸方本幣金額as decimal(18,2)) as貸方金額,附件數(shù),制單人,審核人,記賬人 into 輔助憑證表FROM XXGA2014.dbo.記賬憑證 where 記賬標(biāo)志=1 and 作廢標(biāo)志=0

      整理完成后即可利用AO2011系統(tǒng)輔助導(dǎo)入功能將科目表、憑證表、余額表及輔助核算信息導(dǎo)入AO系統(tǒng)進(jìn)行賬表重建,供AO審計(jì)分析。

      (作者單位:云南省曲靖羅平縣審計(jì)局)

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