企業(yè)統(tǒng)計(jì)報(bào)表體系構(gòu)成方式探討

●謝佳炬

企業(yè)統(tǒng)計(jì)報(bào)表體系構(gòu)成方式探討

●謝佳炬

隨著電力企業(yè)的不斷發(fā)展，業(yè)務(wù)的精益化與精細(xì)化的提升，各類數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)需求不斷增多，報(bào)表繁雜、重復(fù)多樣，指標(biāo)統(tǒng)計(jì)口徑、計(jì)算范圍不統(tǒng)一，導(dǎo)致數(shù)出多門，給決策層和管理層的應(yīng)用以及操作層填報(bào)造成困擾；上級需求報(bào)表直接向下布置，層層需求向下疊加，造成基層重復(fù)報(bào)送，基層負(fù)擔(dān)重。因此，有必要對公司統(tǒng)計(jì)報(bào)表進(jìn)行分析研究，為規(guī)范報(bào)表管理機(jī)制、建立報(bào)表管理體系做支撐。

本文以公司統(tǒng)計(jì)報(bào)表梳理為切入點(diǎn)，研究報(bào)表梳理的方式方法，使得數(shù)據(jù)能追溯源頭，數(shù)據(jù)之間邏輯關(guān)系清晰。解決在信息化工作中，統(tǒng)計(jì)報(bào)表樣式和內(nèi)容變化快、經(jīng)常跨業(yè)務(wù)領(lǐng)域、時效要求非常高，相互獨(dú)立的業(yè)務(wù)系統(tǒng)難以適應(yīng)的問題，為信息化建設(shè)提供依據(jù)，為基層減負(fù)提供鋪墊。

一、報(bào)表的產(chǎn)生

報(bào)表是下級向上級報(bào)告情況的表格。在企業(yè)中，領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)下級報(bào)表中的動態(tài)數(shù)據(jù)，了解企業(yè)運(yùn)營狀態(tài)，制定企業(yè)的決策戰(zhàn)略；管理者根據(jù)下級的報(bào)表，了解各項(xiàng)工作情況，制定工作目標(biāo)，優(yōu)化工作流程等；報(bào)表填報(bào)者將最真實(shí)的現(xiàn)狀反映至報(bào)表中，支撐企業(yè)決策、管理的運(yùn)轉(zhuǎn)。因此，報(bào)表是現(xiàn)代企業(yè)中不可缺少的一部分，報(bào)表在工作中產(chǎn)生，同時，也會在不同政策的使用過程中消亡。

在工作中，還有一些自用或特殊用途的表格，如：《個人作息表》《會議簽到表》等，此類僅僅是表格，并不是報(bào)表，對于此類表格，這里不做論述。

二、報(bào)表的現(xiàn)狀

在工作中，各階層工作者為了獲得需要的信息，制定了不同的報(bào)表進(jìn)行數(shù)據(jù)采集，在采集方式中，最常使用的方式為：紙質(zhì)表格、電子表格、信息化系統(tǒng)采集3種方式。而隨著電網(wǎng)業(yè)務(wù)的不斷擴(kuò)大，管理要求更為“精益化”、“精細(xì)化”，需要處理的數(shù)據(jù)與日俱增，報(bào)表作為企業(yè)內(nèi)部橫向貫通，縱向貫穿的數(shù)據(jù)采集手段，也隨著業(yè)務(wù)需求不斷增加，報(bào)表樣式也變得更加復(fù)雜化。由于缺乏統(tǒng)一的管理手段，許多數(shù)據(jù)出現(xiàn)了重復(fù)采集、重復(fù)填報(bào)、計(jì)算公式不統(tǒng)一、責(zé)任歸口不清晰等的現(xiàn)象。

三、統(tǒng)計(jì)報(bào)表深入分析

（一）報(bào)表類型分析

1.根據(jù)報(bào)表性質(zhì)分類

在日常工作中，一般我們將報(bào)表分為統(tǒng)計(jì)報(bào)表、明細(xì)報(bào)表和其他報(bào)表三類。

明細(xì)報(bào)表：是詳細(xì)登記有關(guān)項(xiàng)目的清單，記錄工作中產(chǎn)生的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。如：《客戶明細(xì)表》，記錄了每位客戶的信息；《機(jī)組發(fā)電量表》，記錄每臺發(fā)電機(jī)組的發(fā)電量。

統(tǒng)計(jì)報(bào)表：是基礎(chǔ)數(shù)據(jù)經(jīng)過計(jì)算、匯總、統(tǒng)計(jì)的數(shù)據(jù)。如《廣西發(fā)電量統(tǒng)計(jì)表》，是對廣西下屬單位發(fā)電量的匯總、統(tǒng)計(jì)。統(tǒng)計(jì)報(bào)表一般由明細(xì)報(bào)表經(jīng)過邏輯運(yùn)算形成。

其他報(bào)表：一些特殊的報(bào)表，如“計(jì)劃表”“預(yù)測表”等。數(shù)據(jù)多為固定值，不隨期號變化。

2.根據(jù)報(bào)表的應(yīng)用分類

報(bào)表的應(yīng)用與使用者身份相關(guān)，不同使用者對于報(bào)表的應(yīng)用要求不一樣。根據(jù)報(bào)表的應(yīng)用，我們一般分為決策表、管理表、工作表。

決策表：面向?qū)ο鬄槠髽I(yè)領(lǐng)導(dǎo)，數(shù)據(jù)多為領(lǐng)導(dǎo)提供決策支撐；

管理表：面向?qū)ο鬄槠髽I(yè)管理者，數(shù)據(jù)多為管理相關(guān)數(shù)據(jù)，用于績效考核，流程管理等。

工作表：面向?qū)ο鬄槠髽I(yè)基層工作者，數(shù)據(jù)多為工作中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)。

（二）統(tǒng)計(jì)報(bào)表與指標(biāo)的關(guān)系分析

指標(biāo)包含指標(biāo)基礎(chǔ)信息、指標(biāo)數(shù)據(jù)項(xiàng)信息和指標(biāo)值。指標(biāo)基礎(chǔ)信息包括指標(biāo)名稱、所屬維度、計(jì)量單位、指標(biāo)定義、指標(biāo)公式等；指標(biāo)數(shù)據(jù)項(xiàng)信息包括數(shù)據(jù)項(xiàng)名稱、分類維度等；指標(biāo)值包含不同維度下指標(biāo)的值。

統(tǒng)計(jì)報(bào)表是對指標(biāo)數(shù)值的反映，是不同維度指標(biāo)值的集合。

理論上來說，會根據(jù)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)設(shè)定KPI（關(guān)鍵績效指標(biāo)），由KPI引申出各類報(bào)表。決策、管理層則通過報(bào)表的填報(bào)情況，對企業(yè)進(jìn)行統(tǒng)籌管理及員工進(jìn)行績效考核等。但在實(shí)際工作中，并非所有的報(bào)表都出自KPI，由于工作的需要，各階層人員都需要有自己的報(bào)表，對工作進(jìn)行管理、分析，如《人員信息表》，決策層可能只關(guān)心員工數(shù)量及工資成本，不關(guān)員工的性別，但人力資源需要各員工的詳細(xì)基礎(chǔ)信息，以及根據(jù)基礎(chǔ)信息分類統(tǒng)計(jì)后的各項(xiàng)信息，以便人力資源的管理。因此，統(tǒng)計(jì)報(bào)表的范圍遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于KPI的范圍，在梳理統(tǒng)計(jì)報(bào)表的時候，若從上至下的圍繞KPI進(jìn)行梳理，會導(dǎo)致報(bào)表梳理缺漏，許多管理型報(bào)表排除在外。由此可見，統(tǒng)計(jì)報(bào)表的梳理，需要收集全方位的報(bào)表，再對報(bào)表進(jìn)行分析、篩選，剔除重復(fù)數(shù)據(jù)，歸納整理指標(biāo)。

（三）統(tǒng)計(jì)報(bào)表維度分析

統(tǒng)計(jì)報(bào)表最核心的維度有兩個，分別是時間維度和空間維度。

時間維度：反映了統(tǒng)計(jì)報(bào)表中數(shù)值產(chǎn)生的時刻，如年報(bào)、月報(bào)、日報(bào)等，通常還有同比、環(huán)比等。

空間維度：反映了統(tǒng)計(jì)報(bào)表的范圍，如地域范圍的省級數(shù)據(jù)、市級數(shù)據(jù)、縣級數(shù)據(jù)、所級數(shù)據(jù)等?？臻g維度也包括了業(yè)務(wù)類別范圍，如全社會用電量、220千伏裝機(jī)容量等，

統(tǒng)計(jì)報(bào)表于明細(xì)報(bào)表不同，統(tǒng)計(jì)的數(shù)值若離開時間和空間的維度，數(shù)據(jù)就沒有任何意義。包括一些比較特殊的報(bào)表，如預(yù)測報(bào)表，也必須包含時間與空間的維度。

因此，在統(tǒng)計(jì)報(bào)表的研究、業(yè)務(wù)、信息化建設(shè)等過程的使用過程中，都必須考慮時間和空間的維度。

（四）統(tǒng)計(jì)報(bào)表屬性分析

在統(tǒng)計(jì)報(bào)表梳理的過程中，收集報(bào)表時，完善報(bào)表的屬性至關(guān)重要。報(bào)表屬性收集不完整，會導(dǎo)致在梳理時遇到很多問題。一般需要收集的信息有：報(bào)表名稱、報(bào)表的報(bào)出單位、報(bào)表的接收單位、填報(bào)人、接收人、報(bào)送周期、填報(bào)人電話、報(bào)表樣式。至少收集以上報(bào)表的屬性，在報(bào)表梳理時，才能更好的判斷報(bào)表中的數(shù)據(jù)是否重復(fù)，在遇到問題時，才能快的聯(lián)系相關(guān)人員解決問題。當(dāng)然，根據(jù)業(yè)務(wù)需求，部分報(bào)表還需要更多的屬性才能達(dá)到梳理的預(yù)期效果，甚至遇到報(bào)表各屬性相同的但表中數(shù)據(jù)名字不同的，還需要相關(guān)部門一起討論。如在一些情況下，“公司售電量”和“公司供電量”在不同的報(bào)表中，但是卻是表示同一個事物，是否定義為同一個值，需要在梳理規(guī)范中詳細(xì)的定義。

四、統(tǒng)計(jì)報(bào)表梳理方式、方法建議

（一）統(tǒng)計(jì)報(bào)表需求梳理

根據(jù)整體工作目標(biāo)，制定需求收集模板，對各層級單位需求進(jìn)行收集；根據(jù)工作范圍對收集的需求進(jìn)行范圍篩選，剔除重復(fù)報(bào)表；對需求報(bào)表進(jìn)行分類分層。需求梳理后，報(bào)表的目錄結(jié)構(gòu)更清晰、編號附件更易查找、工作范圍更明確。

需求收集模版主要考慮收集以下內(nèi)容：

報(bào)表名詞、報(bào)表報(bào)送和接收單位及部門、報(bào)表報(bào)送周期、報(bào)表報(bào)送人崗位、報(bào)送部門負(fù)責(zé)人、工作耗時、聯(lián)系方式等。

（二）統(tǒng)計(jì)報(bào)表數(shù)據(jù)項(xiàng)拆解

根據(jù)需求梳理結(jié)果，將報(bào)表拆解成數(shù)據(jù)項(xiàng)并錄入系統(tǒng)，在系統(tǒng)中記錄數(shù)據(jù)項(xiàng)屬性、進(jìn)行數(shù)據(jù)溯源，利于數(shù)據(jù)的存儲及版本統(tǒng)一，為后續(xù)數(shù)據(jù)項(xiàng)優(yōu)化、報(bào)表設(shè)計(jì)工作做基礎(chǔ)支撐。

（三）統(tǒng)計(jì)報(bào)表數(shù)據(jù)項(xiàng)優(yōu)化

根據(jù)統(tǒng)計(jì)業(yè)務(wù)分類對數(shù)據(jù)項(xiàng)進(jìn)行分類，對數(shù)據(jù)項(xiàng)各屬性、計(jì)算公式等進(jìn)行完善，分出基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和衍生數(shù)據(jù)；然后對數(shù)據(jù)項(xiàng)進(jìn)行比較、去重、合并，優(yōu)化形成統(tǒng)一規(guī)范的數(shù)據(jù)項(xiàng)庫。

（四）統(tǒng)計(jì)報(bào)表設(shè)計(jì)

基于數(shù)據(jù)項(xiàng)優(yōu)化的結(jié)果，根據(jù)用途不同，將報(bào)表設(shè)計(jì)成作業(yè)、管理、決策三類報(bào)表，對外報(bào)表分類分層，保持原有樣式：作業(yè)報(bào)表用于收集和存儲基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，由填報(bào)者一次錄入或自動采集；管理報(bào)表用于滿足各級單位不同業(yè)務(wù)層級管理需要；決策報(bào)表用于滿足各級單位領(lǐng)導(dǎo)決策。針對不同的報(bào)表類型分別采取不同的方法進(jìn)行設(shè)計(jì)。

1.作業(yè)報(bào)表

基礎(chǔ)數(shù)據(jù)項(xiàng)按數(shù)據(jù)責(zé)任部門進(jìn)行劃分，根據(jù)統(tǒng)計(jì)分類設(shè)計(jì)成作業(yè)報(bào)表。

先進(jìn)行去重確認(rèn)，再按專業(yè)、數(shù)據(jù)源，分別設(shè)計(jì)出基礎(chǔ)表單和衍生表單，每張表單包含靜態(tài)數(shù)據(jù)項(xiàng)和動態(tài)數(shù)據(jù)項(xiàng)兩大塊。

基礎(chǔ)表包含數(shù)據(jù)項(xiàng)名稱、數(shù)據(jù)項(xiàng)屬性、計(jì)量單位、計(jì)量精度、統(tǒng)計(jì)周期、使用單位（按單位層級來劃分，如廣西省級提供的報(bào)表，如果是內(nèi)部報(bào)表和對外單位的報(bào)表統(tǒng)一歸為省級，如果是對上的統(tǒng)一歸為網(wǎng)級）、數(shù)據(jù)項(xiàng)編號、產(chǎn)生數(shù)據(jù)的信息系統(tǒng)名稱、所屬需求表號，各屬性說明如表1所示。

表1 作業(yè)報(bào)表模版

表2 作業(yè)報(bào)表樣式

表3 管理報(bào)表設(shè)計(jì)結(jié)果示例

表4 設(shè)計(jì)結(jié)果示例

作業(yè)報(bào)表設(shè)計(jì)后按統(tǒng)計(jì)分類組合構(gòu)成報(bào)表目錄，報(bào)表目錄應(yīng)注意有報(bào)表分類、報(bào)表編號、報(bào)表名稱、填報(bào)單位及部門、統(tǒng)計(jì)周期、報(bào)送時間等信息。（見表2）

2.管理報(bào)表

根據(jù)內(nèi)部管理需求提取數(shù)據(jù)項(xiàng)，按專業(yè)和指標(biāo)分類進(jìn)行歸類，提取時間維度并去除重復(fù)數(shù)據(jù)項(xiàng)確定納入的指標(biāo)、甲欄、時間維度、明細(xì)信息等，按統(tǒng)一模版設(shè)計(jì)管理報(bào)表樣式。（見表3）

3.決策報(bào)表

提取各層級單位領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注指標(biāo)，組合形成決策報(bào)表，按統(tǒng)一模版設(shè)計(jì)決策報(bào)表樣式。設(shè)計(jì)結(jié)果示例如表4。

五、結(jié)語

在報(bào)表梳理上，根據(jù)文中提出的方式、方法，對省、市、縣、所四級報(bào)表進(jìn)行了梳理驗(yàn)證，消除大量重復(fù)數(shù)據(jù)，梳理各數(shù)據(jù)項(xiàng)的公式，為信息化工作做足鋪墊。但是，在指標(biāo)與報(bào)表關(guān)系的分析上，若想支撐信息化達(dá)到“指標(biāo)地圖”的效果，還需更深入的結(jié)合指標(biāo)進(jìn)行深入分析。

（作者單位：廣西電網(wǎng)公司）