探討如何完善計算機辦公軟件應(yīng)用

[摘要]當(dāng)今社會，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)的辦公系統(tǒng)得到了許多方面的發(fā)展。由最初的紙筆記錄，變成了現(xiàn)在的多功能辦公軟件，而且這些軟件的應(yīng)用范圍越來越廣泛，便利了人們的生產(chǎn)生活。辦公軟件的快速發(fā)展，離不開處理辦公作業(yè)的高效性，比起傳統(tǒng)的辦公方法，它更加便捷，且信息的存儲量較大，而且可以實現(xiàn)安全的信息查詢以及快速的信息交流。全面而有效地對辦公系統(tǒng)進行了深化改革，使辦公系統(tǒng)變得合理、科學(xué)化。文章對計算機辦公軟件的應(yīng)用進行了探討和研究，希望能為計算機辦公軟件應(yīng)用技術(shù)的發(fā)展提供一定的參考之處。

[關(guān)鍵詞]計算機；辦公軟件；軟件應(yīng)用

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2016.31.261

新時代下的企業(yè)辦公系統(tǒng)必然有著新時代的氣息，現(xiàn)今的辦公系統(tǒng)已經(jīng)不再是人為的手工作業(yè)，反而主要通過計算機的各種軟件及程序進行處理。隨著計算機領(lǐng)域在辦公方面的不斷拓展和深入，計算機的辦公軟件操作變得越來越簡單，其適合的領(lǐng)域更是擴展到了社會的許多層次，如企業(yè)辦公、政府辦公以及前臺信息處理等，在這樣的辦公環(huán)境下，不僅有效地提高了辦公的效率，同時也避免了很多的錯誤信息的產(chǎn)生。但是計算機的軟件操作程序為人為錄入，使用也主要經(jīng)由人手編寫，所以很容易出現(xiàn)辦公當(dāng)中的失誤，同時，辦公軟件的使用及其本身也存在一定的缺陷，導(dǎo)致很多時候不能夠為企業(yè)或其他單位帶來高效的利益。因此，必須對計算機軟件的應(yīng)用不斷地進行完善和改造，使它們更好地被人們所使用，同時被大眾所認可，為企業(yè)等單位帶來高效便捷的服務(wù)。

1計算機辦公軟件應(yīng)用的優(yōu)勢及不足之處

現(xiàn)代的計算機辦公系統(tǒng)，大眾的第一印象就是使用起來簡單便捷、容易操作，而且傳輸穩(wěn)定，存檔十分簡單，便于日常操作打印。除了以上這些明顯的優(yōu)勢以外，計算機辦公軟件還具有許多獨特的設(shè)計，如在信息的傳遞交流功能上，它可以實現(xiàn)快速的文件傳輸，把重要的信息隨時發(fā)給對方或及時存儲在計算機當(dāng)中。而且，計算機所儲存的信息資料具有持久性的記憶，它不會像日常的文檔很容易出現(xiàn)丟失的狀況，安全系數(shù)十分高，查閱起來也十分便捷方便。同時，計算機的辦公軟件具有不受空間和時間限制的特點，可以方便企業(yè)隨時與客戶進行信息上的傳遞溝通，而且辦公地點可以進行更換，沒有且不需要固定的場所，方便了人們在日常生活中對文件的處理。計算機辦公軟件的類型也是多種多樣的，包括繪圖制表類的，如Excel軟件；文檔類的，如Word軟件；圖文操作類的，如PDF等。在使用這些辦公軟件時，工作人員無論在任何時間地方，都可以隨時將自己獲取的資料和信息通過這些軟件迅速地制表成文，保存在計算機資料中。而且可以隨時地進行查閱，節(jié)約了工作時間，改善并提高了辦公系統(tǒng)的工作效率。最后，計算機辦公軟件還包含上網(wǎng)檢索的功能，工作人員可以對不確定的資料隨時進行網(wǎng)上咨詢和查找，迅速找到自己想要的信息。而且不需要檢索特定的文字，對于不確定的信息輸入關(guān)鍵字進行查詢即可。近年來，計算機的各類辦公軟件處于不斷的更新?lián)Q代當(dāng)中，越來越多強大功能的軟件處于制作當(dāng)中，也就意味著計算機信息化的辦公會越來越簡便，越來越科學(xué)化。

盡管計算機辦公軟件有著許多的優(yōu)勢，但是由于它的種類繁雜、系統(tǒng)穩(wěn)定性較差以及網(wǎng)絡(luò)安全防護系統(tǒng)較差等因素導(dǎo)致出現(xiàn)了不少的信息問題，也就造成了整個辦公過程中的失誤，使得辦公流程難以穩(wěn)定的實現(xiàn)。這些年，計算機網(wǎng)絡(luò)常常出現(xiàn)因木馬病毒感染或非法軟件的惡意篡改導(dǎo)致文件缺失或損毀的問題，在計算機軟件的辦公當(dāng)中，所保存的文檔資料為最終的成功，一經(jīng)篡改或蓄意編改就會導(dǎo)致文件丟失及系統(tǒng)信息錯誤的情況出現(xiàn)，而且不易恢復(fù)。面對這樣的問題，現(xiàn)代的辦公軟件的防護系統(tǒng)性能還不是那么完善，無法確保文檔的整體性和安全性。除此之外，計算機辦公軟件的種類過于冗雜，不利于人們進行正確的選擇和編制。由于人們的計算機水平和能力有限，對許多辦公軟件的操作缺乏一定程度的認知，也就導(dǎo)致了許多時候難以對特定的信息文件進行加工處理，以及無法完成對特定客戶的實際需要，并且計算機辦公軟件的許多應(yīng)用需要花費較高的開通和使用費用，嚴重地阻礙了計算機辦公軟件的推廣。

2如何完善計算機辦公軟件應(yīng)用

2.1政府辦公當(dāng)中的具體運用

計算機辦公軟件的應(yīng)用，首先體現(xiàn)政府的辦公當(dāng)中。在現(xiàn)如今的中國，政府的辦公就代表著政府的形象，正如其最基本的服務(wù)宗旨是為人員服務(wù)一樣，政府辦公的效率決定了政府在人民群眾當(dāng)中形象，只有高效的辦公效率與優(yōu)良的服務(wù)態(tài)度才能得到群眾的認可，而政府的計算機辦公水平很大程度與辦公軟件的發(fā)展有著緊密的聯(lián)系。因此，政府部門要想在信息化的時代下不斷提升辦公水平及效率，必須要結(jié)合計算機的辦公軟件的應(yīng)用，采用科學(xué)化的辦公方法，實現(xiàn)對具體信息資料的有效整理存檔。政府的辦公工作也屬于群眾的知情權(quán)里的內(nèi)容，因此，政府應(yīng)設(shè)立相應(yīng)的信息資料網(wǎng)站，對日常的辦公內(nèi)容及群眾所想了解的內(nèi)容發(fā)布到網(wǎng)站上，從而使人民群眾能夠隨時監(jiān)督政府部門的工作信息，了解日常國家政策的改動及發(fā)展。同時可以實現(xiàn)與政府部門的直接交流溝通，政府可以對群眾的留言和建議進行收集歸納，進行選取采納之后進行相應(yīng)方面的整改，實現(xiàn)全方位的為人民服務(wù)。除此之外，政府部門可以對人民群眾提出的建議或反映的狀況通過辦公軟件進行記錄歸檔，便于推動以后政府工作的發(fā)展。

2.2教育科研辦公軟件的應(yīng)用

對于教育者而言，在日常的教學(xué)活動當(dāng)中，最離不開的就是各種計算機的辦公軟件，比如使用PPT軟件進行課件的準(zhǔn)備，運用Word設(shè)計教學(xué)的教案內(nèi)容。在教學(xué)當(dāng)中，各種辦公軟件越來越充當(dāng)著主要的教學(xué)輔助角色，它們的應(yīng)用可以促進學(xué)生的學(xué)習(xí)興趣，提高教師的教學(xué)質(zhì)量。在教學(xué)過程當(dāng)中，教師可以借助PPT文檔對教材上的內(nèi)容進行細致豐富的講解，并且可以在其中插入音像或視頻文件，使教學(xué)內(nèi)容變得生動，集中學(xué)生的注意力。同時，學(xué)生可以利用辦公軟件對教師的文檔進行復(fù)制，轉(zhuǎn)移到自己的文檔當(dāng)中，便于以后的復(fù)習(xí)以及課外的學(xué)習(xí)。在制定學(xué)生的成績以及制定日常班級里學(xué)生的生活表現(xiàn)表格時，教師可以利用Excel軟件進行編制，不僅可以提高工作效率，而且便于學(xué)生及他人的閱覽，同時制成的表格具有明了清晰以及準(zhǔn)確的特點，減少了教師自身的工作量，方便了教學(xué)工作當(dāng)中的操作，促進了教學(xué)方面的發(fā)展。

2.3商務(wù)辦公當(dāng)中的辦公軟件應(yīng)用

企業(yè)的日常辦公當(dāng)中，辦公的效率和質(zhì)量對企業(yè)的發(fā)展有著很大的影響。傳統(tǒng)的辦公模式過于死板，需要人員的相互配合以及程序的按步進行，無法簡易地實現(xiàn)辦公程序之間的銜接。而計算機辦公軟的應(yīng)用，首先可以促進企業(yè)的辦公效率，促生新的辦公方法，推動企業(yè)辦公機制的改革。其次，在對各類客戶的信息的分類匯總上，通過辦公軟件可以使信息存檔變得合理有序，查閱起來十分簡單方便。同時商家在網(wǎng)上對自身的產(chǎn)品進行推廣上，可以使用辦公軟件對企業(yè)商品的圖片進行美化，使產(chǎn)品變的新穎生動。在傳統(tǒng)的商務(wù)工作當(dāng)中，也需要運用計算機辦公軟件完成對合同的擬定、資料的編制，促使辦公軟件成為重要的商務(wù)工作輔助工具。

3結(jié)論

緊跟著時代的發(fā)展，計算機領(lǐng)域不斷進行著新的創(chuàng)新和實踐，而它的辦公軟件也越來越具有實用性。計算機辦公軟件的應(yīng)用，在人們的生活當(dāng)中已經(jīng)成為必不可少的工作內(nèi)容，而且通過這些辦公軟件，可以改變?nèi)藗內(nèi)粘５纳a(chǎn)生活，服務(wù)于人們的各項工作，并提升工作效率和質(zhì)量。但是現(xiàn)如今的計算機辦公軟件在很大程度上還存在著各種不足，需要計算機領(lǐng)域獲得新的技術(shù)層次上的發(fā)展。因此，計算機領(lǐng)域的工作者要對計算機技術(shù)進行不斷的創(chuàng)新和改革，編制出更佳的辦公軟件，使其更適合現(xiàn)代的辦公流程。

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[作者簡介]陳麗群（1971—），女，青海湟源人，本科，高校講師。研究方向：計算機應(yīng)用基礎(chǔ)或辦公軟件應(yīng)用。