事業(yè)單位檔案管理體系建設(shè)的相關(guān)問題分析

閆天舟

[摘 要]檔案管理體系建設(shè)是國家檔案局提出的，也是一項(xiàng)比較復(fù)雜的系統(tǒng)工程。在新形勢下，只有不斷加強(qiáng)事業(yè)單位的檔案安全和檔案利用，才能從根本上提高檔案的服務(wù)能力，從而推動檔案管理工作的科學(xué)發(fā)展。文章主要針對事業(yè)單位檔案管理體系建設(shè)的三個方面進(jìn)行了詳細(xì)的分析，為今后的研究提供有利依據(jù)。

[關(guān)鍵詞]檔案管理體系 檔案資源 事業(yè)單位 安全

中圖分類號：C93 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）25-0338-01

引言

根據(jù)我國事業(yè)單位檔案管理發(fā)展情況來看，我國事業(yè)單位檔案管理體系建設(shè)主要涉及三個方面，即；檔案資源體系建設(shè)、檔案利用體系建設(shè)、檔案安全體系建設(shè)。

一、事業(yè)單位檔案資源體系建設(shè)應(yīng)該遵循的原則

1、地域化原則

每個地區(qū)都在歷史發(fā)展過程中形成了本地的地域特色，這些地域特色以各不相同或者相同、相近的方式融入到社會群體工作、生活等活動的多個方面，成為了推動區(qū)域發(fā)展的根本動力。利用區(qū)域特色來建設(shè)事業(yè)單位檔案資源體系，主要包含以下方面：

（1）收集事業(yè)單位檔案時要對該地區(qū)的地域特色進(jìn)行充分考慮，將那些能夠反映本地區(qū)特色的檔案資源收集進(jìn)館。受歷史問題影響，很多檔案館都沒有豐富的館藏文化方面的檔案，所以檔案館在收集反映本地區(qū)特色的經(jīng)濟(jì)建設(shè)、社會建設(shè)檔案資源時，還要收集有關(guān)文化方面檔案資源。檔案館還可以利用現(xiàn)代科技手段，將記錄非物質(zhì)文化遺產(chǎn)的種類、數(shù)量、分布狀況、表現(xiàn)形式、生存環(huán)境等方面的文書檔案、音像檔案收集進(jìn)館，并為其建立起檔案數(shù)據(jù)庫?！?】

（2）檔案資源整理必須要突出地域特色，并按照最能反映區(qū)域歷史真實(shí)的肌理整理卷宗和編輯展示。事業(yè)單位檔案資源體系的構(gòu)建要從源頭開始抓，不僅要重視起檔案收集工作，還要注意在整理的過程中突出地域特色，從而使檔案的歸集形式能更加符合歷史，也更符合當(dāng)前事業(yè)單位的實(shí)際情況。此外，從原則上來說，檔案館可以在保持過去文本檔案卷宗不動的情況下，將館藏檔案資源開發(fā)利用的成果建立成專題數(shù)據(jù)庫，達(dá)到豐富館藏利用路徑，發(fā)展服務(wù)科學(xué)的目的，這對事業(yè)單位檔案管理工作開展也有重要意義。

2、多元化原則

總的來說，事業(yè)單位檔案資源體系建設(shè)多元化原則主要包括檔案資源內(nèi)容的多元化和檔案資源收集手段的多元化。

（1）檔案資源內(nèi)容的多元化。目前，我國各級檔案館接收的主要是現(xiàn)有機(jī)關(guān)和撤銷機(jī)關(guān)檔案，由此出現(xiàn)了各級檔案館館藏資源內(nèi)容單一的問題，所以為了給事業(yè)單位檔案管理體系建設(shè)打好基礎(chǔ)，就要先解決好檔案資源多元化問題?？梢酝ㄟ^以下途徑去實(shí)現(xiàn)：一是擴(kuò)大檔案的接收范圍，事業(yè)單位檔案部門要改變過去不重視檔案管理的做法，擴(kuò)大檔案的接收范圍；二是不斷豐富接收檔案的種類，從多個角度去收集各種檔案資源，不僅局限于文書檔案，還可以延伸到實(shí)物檔案、音像檔案等，從而促使檔案資源的準(zhǔn)確度得以提升?！?】

（2）檔案資源收集手段多元化。事業(yè)單位檔案資源收集作為整個檔案工作開展的一個重點(diǎn)，其收集工作質(zhì)量的高低將直接關(guān)系到檔案資源的建設(shè)水平。所以，就要運(yùn)用多元化手段去收集檔案。一方面可以在企業(yè)內(nèi)部定期舉辦展覽等檔案利用活動，以該類活動作為契機(jī)，加強(qiáng)收集檔案資源；另一方面則可以提前介入到重大活動的籌辦舉辦、重要事件的處置，通過相關(guān)檔案資源的收集，構(gòu)建出專題數(shù)據(jù)庫，這也是豐富檔案資源的一個有效方法。

3、規(guī)范化原則

檔案資源體系構(gòu)建的過程中，要根據(jù)新的政策精神，發(fā)現(xiàn)問題、分析問題、解決問題，逐步建立起健全的規(guī)范、制度、標(biāo)準(zhǔn)，提高檔案資源建設(shè)工作的規(guī)范化水平。

（1）健全歸檔規(guī)范。事業(yè)單位檔案部門要認(rèn)真調(diào)研當(dāng)前不適合檔案事業(yè)發(fā)展的條款，完善歸檔范圍、健全歸檔制度。

（2）健全流程規(guī)范。流程的規(guī)范化有利于保證檔案資源體系建設(shè)的良性發(fā)展，只有將檔案資源體系各部分、各環(huán)節(jié)的建設(shè)流程都納入規(guī)范化管理，才能使整個體系能按照預(yù)定的設(shè)計軌道發(fā)展?！?】

二、拓展檔案利用體系建設(shè)

1、增加檔案利用設(shè)施，對信息查閱平臺進(jìn)行不斷完善

為了促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理體系建設(shè)，應(yīng)該積極的改造查閱環(huán)境，可以為檔案館多添置計算機(jī)、打印機(jī)、視頻監(jiān)控等查閱利用設(shè)備，從而為檔案查閱提供便利條件，人們也能享受到更便捷的服務(wù)。

2、健全資料檢索體系，完善檔案利用制度

事業(yè)單位檔案部門要健全資料檢索體系，完善檔案電子目錄，及時更新檔案目錄數(shù)據(jù)庫。此外，還要完善檔案工作人員職責(zé)、工作流程、查檔須知及現(xiàn)行文件查閱利用辦法等，在網(wǎng)上公示出查閱利用指南和查閱須知等。

3、規(guī)范檔案服務(wù)窗口，提高服務(wù)質(zhì)量

為了能突出為民服務(wù)主題，提高服務(wù)質(zhì)量和效率，檔案館還應(yīng)該設(shè)立檔案保管利用室，并由專人查檔。檔案管理人員要熟練掌握檢索體系，熟悉館藏內(nèi)容，了解檔案利用者的信息需求，使服務(wù)的針對性得以提高。

三、提升檔案安全體系建設(shè)

檔案安全是檔案部門的第一要務(wù)，同時也是事業(yè)單位檔案管理工作的生命線。所以，在檔案安全體系建設(shè)方面就要先加強(qiáng)檔案人的安全思想建設(shè)，提高他們的安全意識，并且執(zhí)行安全法規(guī)。

1、建設(shè)安全的檔案室

應(yīng)按照《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》的具體要求，建設(shè)起能滿足未來幾十年查閱需要的高標(biāo)準(zhǔn)檔案室及確保檔案安全的檔案庫房。

2、完善安全設(shè)施建設(shè)？

在檔案室內(nèi)應(yīng)該安裝自動報警、自動滅火設(shè)施，配備滅火器材等。而對于那些溫濕度不利于檔案安全的檔案室，則有必要安裝溫濕度調(diào)控設(shè)施，對特殊載體檔案，如電子檔案、音像檔案等就要安裝特殊的溫濕度調(diào)控和防磁等設(shè)施?？傊?，所有涉及檔案原件的場所，都有必須安裝監(jiān)控設(shè)施?！?】

3、管理好電子文件，保證電子文件的安全性？

統(tǒng)一技術(shù)應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)，明確歸檔范圍，保證數(shù)字檔案和電子文件內(nèi)容真實(shí)、有效。電子文件的檔案室，要安裝經(jīng)過檢測的檔案信息系統(tǒng)，以確保電子信息在傳輸、存貯中的安全。用來掃描、復(fù)印、存貯、縮微涉密檔案的設(shè)備必須經(jīng)過安全檢測才可使用，以免檔案信息被竊取。

四、結(jié)束語

通過上述的分析可知，檔案管理在事業(yè)單位中發(fā)揮著重要作用，對于事業(yè)單位的未來發(fā)展有著極為重要的借鑒意義。它不僅記錄著每位員工的成長、也見證了整個單位的發(fā)展。雖然當(dāng)前來看事業(yè)單位檔案管理體系建設(shè)仍然有很多問題存在，但是只要進(jìn)行有針對性的分析，就可以將這些問題解決。為此，事業(yè)單位需要提高對檔案管理工作的重視程度，完善檔案管理體系建設(shè)，使用現(xiàn)代化的檔案管理方式，提高檔案管理人員的水平，優(yōu)化事業(yè)單位檔案室的建立，使事業(yè)單位的檔案管理工作有良好的環(huán)境和氛圍，促進(jìn)檔案管理效率以及效果的順利實(shí)現(xiàn)。

五、參考文獻(xiàn)

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【3】李鑫《論事業(yè)單位檔案管理體系建設(shè)及發(fā)展》[J]，《科技創(chuàng)新與應(yīng)用》2015年12期。

【4】張志民、宋曉燕、張婷《論如何提升事業(yè)單位檔案管理的信息安全建設(shè)》[J]，《魅力中國》2015年18期。