張壘 楊國立
〔摘要〕通過對高校科技查新優(yōu)化變革的動力基礎分析,從宏觀、微觀、產品等層面挖掘其發(fā)展的新動力,構建其優(yōu)化變革發(fā)展的動力系統(tǒng),并從管理制度化、機制靈活化、方法多元化、行業(yè)監(jiān)督、市場運行、品牌化運作等方面提出保障措施,以期促進高??萍疾樾罗D型發(fā)展。
〔關鍵詞〕科技查新;優(yōu)化;變革;動力機制
DOI:10.3969/j.issn.1008-0821.2016.11.021
〔中圖分類號〕G25262〔文獻標識碼〕A〔文章編號〕1008-0821(2016)11-0114-05
〔Abstract〕Based on analyzing the dynamical for Novelty Search optimized development,this paper exploited the new dynamical for its development from the aspect of macroscopic factor,microcosmic factor and product factor,and design the dynamical system.Meanwhile,this paper studied some measures such as management institutionalized,flexible mechanism,methods diversity,industry supervision,market operation and brand operation for Novelty Search optimized development.
〔Key words〕novelty search;optimization;innovation;dynamical system
科技查新發(fā)展已20余年。作為我國科技管理和評估的一個重要環(huán)節(jié),它對促進我國科技發(fā)展、社會進步、經濟繁榮做出了不可磨滅的貢獻。然而由于受到產生的體制影響,科技查新服務存在市場不健全、基礎設施不完善、人才隊伍薄弱等問題,這些弊端引來了眾多科研人員的爭議[1]。未來,隨著創(chuàng)新驅動發(fā)展戰(zhàn)略和國務院關于加快科技服務業(yè)的發(fā)展政策實施,科技查新工作面臨著轉型的機遇與挑戰(zhàn),如何抓住國家政策支持機遇,在國家創(chuàng)新發(fā)展戰(zhàn)略體系中找到一席之地,如何參與到協(xié)同創(chuàng)新整個過程,并在新的機制下發(fā)揮出更加積極和廣泛的作用,是科技查新服務業(yè)自身進行變革和優(yōu)化的關鍵[2]?;诖耍疚脑诜治龈咝?撇樾聝?yōu)化發(fā)展的動力基礎上,發(fā)現(xiàn)其優(yōu)化發(fā)展的突破口,構建其發(fā)展的動力系統(tǒng),以促進高??萍疾樾驴焖俎D型發(fā)展。
1高校科技查新優(yōu)化變革的動力基礎
11學科理論基礎
111情報學是科技查新發(fā)展的內在成長力
情報學是科技查新工作的理論基礎,從用戶委托到查新報告完成各個環(huán)節(jié)無不蘊含著情報學的相關理論、方法。因此,科技查新應跟隨情報學發(fā)展的步伐,創(chuàng)新自己的服務內容、方法,使科技查新工作在朝著加強科研咨詢力度、拓寬服務外延、增加服務內涵與延伸情報功能等全方位方向快速成長起來。
112管理學、信息經濟學等相關理論是科技查新管理的推動力
隨著我國市場經濟的不斷成熟,科技查新機構的管理方式、方法和手段亟待創(chuàng)新。通過對科技查新機構管理工具,尤其是市場化工具、工商管理技術和社會化手段進行深入的理論研究和實證分析,形成關于科技查新機構管理工具的系統(tǒng)化知識,拓展科技查新管理的視野,促進情報學與管理學、經濟學、工商管理學在理論及方法上的相互融合和借鑒,推動高??萍疾樾聶C構管理在新世紀的全面發(fā)展。
12資源基礎
121不斷豐富的信息資源是科技查新發(fā)展的內驅動力
隨著因特網的迅速發(fā)展,網上信息資源如雨后春筍般涌現(xiàn),它們具有更新快、檢索方便、內容豐富、節(jié)省費用等優(yōu)點,是查新文獻資源的重要補充,如網絡免費期刊文獻、網絡免費專利文獻、網絡免費會議文獻、網絡免費標準文獻、開放期刊、搜索引擎學術搜索等。除此之外,文獻保障體系的建設也為科技查新資源提供了重要的保障[3]。
122專業(yè)的人力資源是科技查新發(fā)展的內驅動力
科技查新過程中涉及的人力資源主要包括查新員、審核員、咨詢專家。高校查新機構查新員、審核員相比而言均具有良好的敬業(yè)精神和職業(yè)道德、相關的專業(yè)知識和較寬的知識覆蓋面、一定的外語和計算機水平,熟悉情報檢索知識、具有較好的語言溝通和理解能力、較強的文字組織能力和寫作能力以及較強的篩選、對比和綜合分析能力。另外,高校學科專業(yè)齊全,從不缺乏各學科高素質的咨詢專家。
13現(xiàn)實基礎
131查新用戶需求是科技查新發(fā)展的內驅動力
查新咨詢服務是以“用戶為服務核心”,以“知識傳遞”為目的的深層次信息服務。不斷滿足用戶的深層次、多樣化的需求是查新工作不斷追求的動力?,F(xiàn)階段,大部分查新機構還僅僅停留在滿足查新用戶表象的信息需求,而實際上查新用戶潛在的信息需求的開發(fā)與滿足同樣是查新工作發(fā)展的不竭動力。
132各級科技主管部門的重視是科技查新發(fā)展的外驅動力
科技查新咨詢服務是各級科技主管部門為了避免科研課題重復立項和客觀正確的判別科技成果的新穎性、先進性而設立的一項工作,科技查新報告是科研評審專家評價科研課題的重要依據,因此,各級科技主管部門大多要求科研人員在課題申報、成果鑒定、專利申請前必須到指定等級的查新機構進行查新鑒定,這為科技查新的發(fā)展注入了強有力的外部驅動力。
2高??萍疾樾聝?yōu)化變革的動力系統(tǒng)構建
系統(tǒng)包括科技查新管理運行系統(tǒng)、科技查新優(yōu)化發(fā)展的新動力構建、動力啟動以及目標實現(xiàn)。并按各部分內容起作用的機制分為微觀因素、宏觀因素、產品因素,見圖1。
21系統(tǒng)框架
圖1顯示了高??萍疾樾聝?yōu)化變革的動力系統(tǒng)框架。
22系統(tǒng)解釋
221系統(tǒng)目標
科技查新優(yōu)化變革動力系統(tǒng)的目標,就是通過動力要素和動力機制及管理制度的有效結合,從內部生長出科技查新創(chuàng)造性、良性發(fā)展的自我造血機能,開發(fā)發(fā)展?jié)摿Γ瑒?chuàng)造發(fā)展動力,以科技查新工作本身發(fā)展為根本,以科技查新為科研立項、科技項目評估、驗收、獎勵、專利申請、科學研究和產品開發(fā)等服務功能進一步改善為最終目標。
222管理運行系統(tǒng)
科技查新管理運行系統(tǒng),采取宏微觀相結合的方法,探索科技查新如何在宏觀市場背景下,利用微觀要素提供產品和服務的全過程。微觀要素包括5個方面:人力資源、文獻資源、質量保障與評價、信息技術及信息服務。其中,人力資源與文獻資源是科技查新優(yōu)化發(fā)展的基礎,所有動力的開發(fā)均源于此,質量保障與評價是科技查新優(yōu)化發(fā)展的管理機制,信息技術與信息服務是科技查新機構服務功能擴展的保證。
宏觀背景主要指信息環(huán)境和市場導向。產品因素主要包括查新報告、其他咨詢報告(如論文引證報告、專利分析報告、專利二次開發(fā)查新報告、市場競爭報告等)。
223構建新動力
建立健全科技查新管理制度,改革現(xiàn)有運行機制,提升過程管理能力,創(chuàng)新服務功能與工作方法等構成了科技查新優(yōu)化發(fā)展的新動力系統(tǒng)。
管理制度方面,長期以來,高??萍疾樾略谌肆Y源、文獻資源、質量保障與評價等方面的管理制度上一直缺乏成熟性、針對性、時效性,這嚴重阻礙了科技查新的健康、可持續(xù)發(fā)展,高校科技查新管理制度有針對性的、適時的改革,必將成為科技查新發(fā)展的新動力。
運行機制方面,是從科技查新管理運行系統(tǒng)出發(fā),探索系統(tǒng)運行過程各個環(huán)節(jié)的主動力,進而推演出形成高??萍疾樾聝?yōu)化發(fā)展的動力閥:突破口、核心和重要舉措。
在建立健全管理制度和改革運行機制基礎上,提升科技查新過程管理能力同樣至關重要,過程管理指的是從查新委托到查新報告交付的整個過程的各個環(huán)節(jié)的管理,過程管理直接著影響科技查新報告的質量。
服務功能方面,高??萍疾樾聶C構在文獻資源、人力資源方面均具有其他任何咨詢機構無法比擬的優(yōu)勢,因此,科技查新服務內涵的深度挖掘和服務外延的廣泛擴展為科技查新可持續(xù)發(fā)展起到了重要的推動作用。
工作方法方面,隨著信息技術與情報學方法的發(fā)展,科技查新過程中的委托人與查新機構的交流方法、檔案管理以及文獻檢索、分析、組織等的方法創(chuàng)新,是科技查新走向高效、合理發(fā)展的巨大作用力。
除此之外,信息共享與開發(fā)、加大面向科研的服務力度、開發(fā)用戶的深層次多元化的信息需求正不斷為科技查新優(yōu)化發(fā)展注入新鮮活力。
3高??萍疾樾聝?yōu)化發(fā)展的動力運行
啟動科技查新優(yōu)化發(fā)展動力系統(tǒng)的動力閥,就是以管理與服務創(chuàng)新為突破口,以面向科研支撐為核心,實現(xiàn)管理制度化、機制靈活化、方法多元化。
31適應環(huán)境發(fā)展要求,跟隨查新發(fā)展變革趨勢,實現(xiàn)科技查新機構管理創(chuàng)新311規(guī)章制度體系化
保證查新工作質量的關鍵是建立健全一套完整可行而又具有時效性的規(guī)章制度。查新機構的內部規(guī)章制度應包括科技查新工作實施細則、查新過程控制制度、內部審核與質量監(jiān)督制度、查新反饋方法與制度、查新工作人員的道德規(guī)范、查新咨詢專家管理辦法、保密與回避制度、收費標準等。
312技術規(guī)則細節(jié)化
各查新機構應根據本單位查新課題特點,制定“科技查新工作實施細則”和“科技查新質量評價指標體系”,將查新工作的具體流程及要求、文獻檢索分析注意事項、查新報告各部分具體評價指標詳細作出規(guī)定,以便查新員與審核員“有法可依”,并統(tǒng)一認識。除此之外,通過自檢自查,發(fā)現(xiàn)問題,及時糾正,不斷總結,逐步提高。
313業(yè)務宣傳專門化
為提高科技科技查新的影響力及行業(yè)競爭力,促進科技查新更廣泛的為各類企事業(yè)單位科研提供服務,各查新機構應專門設立查新業(yè)務員,并制定一定的實施細則與激勵政策,借鑒企業(yè)運行模式,實現(xiàn)科技查新市場化。
314資源建設節(jié)約化
文獻資源作為查新工作的支持系統(tǒng),是保證查全率、查準率的關鍵,而資源經費卻一直處于緊張狀態(tài)。因此,在保查新資源豐富度的前提下,應高效的利用有限的經費,不可盲目購置資源,各查新機構應根據自己查新所屬學科有針對性的購置資源,并研究各數據庫資源特點,提高檢索技巧,熟悉國際檢索系統(tǒng)等昂貴資源的檢索方法,開發(fā)網絡免費資源,并努力實現(xiàn)相同學科查新站資源的共享。
315人員素質綜合化
人員素質是影響科技查新工作質量的重要因素,查新作為一門技術性很強的情報研究服務工作,對查新人員的綜合素質要求很高。從個體上講,查新人員應具備思想道德素質、政治法律素質、專業(yè)素質;從整個查新機構上講,任何一個查新機構應根據自己查新課題所屬學科門類,設置相關學科的查新人員,不同學科查新人員的查新學科范圍應進行細化分工。
316業(yè)務交流多元化
目前,很多高??萍疾樾抡窘⒘恕翱萍疾樾鹿芾硐到y(tǒng)”,其目標是實現(xiàn)科技查新從用戶委托到檔案管理網絡化,但從使用情況來看,效果不盡如人意,因此,應在此基礎上開發(fā)諸如線參考咨詢服務、QQ、MSN、網絡論壇、E-mail、網絡表單、微信群等多元化的輔助交流方式,使用戶查新委托更方便,溝通交流更及時、深入,并促進用戶與查新機構的相互了解。
317工作過程標準化
標準化的業(yè)務流程就是對科技查新過程由接受委托到交付科技查新報告后歸檔的各個業(yè)務內容制定工藝路線,明確規(guī)定科技查新的步驟和順序,責任到人。查新過程中的每一個步驟均設立一定的標準,每個責任人均須嚴格按照相關標準執(zhí)行。
318質量反饋程序化
質量反饋是查新機構研究用戶需求,提高查新質量的重要手段。查新機構應建立用戶反饋評價制度,采用發(fā)放調查表、召開座談會、電話等多種渠道、多種形式征求用戶意見,建立反饋渠道,擴大用戶反饋面,實行查新質量跟蹤,并對反饋信息做出及時適當的反應,反饋信息處理結果作為評價查新質量的依據和記錄,整理入檔。通過反饋總結工作中存在的問題,研究用戶需求,不斷改進查新工作,提高管理質量。
同時,查新機構應定期調研已查課題立項資助等情況,尤其是省、部及國家級課題的跟蹤調研,以分析查新工作對科研的推動作用,并及時總結經驗,記錄成冊。
319檔案管理數字化
檔案管理的數字化可以保障每項查新課題長期有案可查,每個流程有跡可尋。在每項查新工作完成以后,都有一套完整的項目資料,查新機構應建立查新咨詢檔案數據庫,實現(xiàn)查新咨詢工作的各項數據的登錄、修改、核查、檢索以及打印、統(tǒng)計、備份等功能,并由專門的檔案管理人員進行管理。
3110修訂完善及時化
在信息環(huán)境、科技政策、情報學研究方法等各種因素的影響下,查新工作資源保障、工作方法、市場導向等不斷發(fā)生著變化,因此,有關查新的各項規(guī)章制度,必須適時根據需要更新完善,以保證查新工作不斷向前發(fā)展。
32順應用戶情報需求,提高查新員綜合素質,節(jié)省資源,實現(xiàn)運行機制改革高校科技查新優(yōu)化發(fā)展的合理運行機制應主要落實在服務功能、查新員素質、資源投入上。
321拓展服務功能:用戶需求與查新站互動發(fā)展機制
(1)滿足用戶現(xiàn)有情報需求,創(chuàng)造用戶情報需求增長點,促進用戶與查新站共同發(fā)展
具有權威資質的查新機構要突破傳統(tǒng),勇于創(chuàng)新,在滿足用戶現(xiàn)有各種情報需求的前提下,潛心研究用戶情報需求增長點,研制各類適用用戶不同需求的查新報告,除現(xiàn)有查新報告外,為企業(yè)在技術創(chuàng)新過程的各環(huán)節(jié)中有效利用專利信息、產品競爭信息、產品技術信息、減少重復研究、提高研究水平、監(jiān)視競爭對手和輔助科學決策提供客觀文獻依據,為高校及各類科研院所的科學研究提供定題服務報告、引文分析報告等深層次情報咨詢報告,大力開展情報的深層次加工服務。只有查新機構充分發(fā)揮自身服務特色,進一步拓展自己的業(yè)務范圍才能激發(fā)用戶的情報需求,最終促進用戶科研水平的提高;同樣地,也只有用戶科研水平的進一步提高,渴望多樣化、深層次的情報需求,才能促進查新站的發(fā)展,提高查新站的行業(yè)競爭力。
(2)拓展情報研究服務內容
情報研究服務可以為科技規(guī)劃的制定提供參考,為工程項目立項提供決策支持,為科學研究提供借鑒,為市場開拓與新產品開發(fā)提供方向。因此,除查新站常規(guī)的查新報告服務以外,開展其他形式的情報研究服務具有廣闊的市場前景和巨大的經濟、社會利益,如開展競爭情報服務、知識服務、專利法律狀態(tài)檢索服務、專利二次開發(fā)查新服務、專利侵權檢索服務、專題情報服務、引文分析服務等。
322提高查新員素質:激發(fā)查新員積極性、創(chuàng)造性,促進查新員科學研究水平的激勵機制
與高校圖書館其他工作相比,查新工作任務量大、工作繁瑣、風險大,長期的查新工作,使查新員工作熱情不高,責任心不強,工作缺乏創(chuàng)造性、主動性。因此,要提高查新人員的綜合素質,調動積極性、發(fā)揮創(chuàng)造性、強化責任心,避免因主觀因素引起的查新報告質量問題,就需要采用內外在激勵相結合的激勵機制做保證。除此之外,對科研成果較多、科研水平較高的查新員應給予相應的激勵措施,如年終獎分配、科研時間保證、科研成果與查新課題的工作量轉換等,以調動查新員科研熱情,實現(xiàn)以科研促工作發(fā)展的目標。
323高效的資源投入:急用必先置,夠用則緩置和設備不閑置的資源投入機制
在遵循文獻信息資源的廣泛性、專業(yè)性、前沿性、追溯性的原則基礎上,應采取急用必先置,夠用則緩置和設備不閑置的資源投入機制,以在保障科技查新資源需求基礎上,盡量避免資源浪費。除此之外,還應采取其他有效措施,如與其他查新機構資源共享、開發(fā)網上免費資源等。
33著眼查新報告質量,豐富查新工作方法
文獻檢索和分析是查新工作中的重要環(huán)節(jié),高效的文獻檢索、深入的文獻分析是保證查新質量的重要因素,因此,文獻檢索與分析的方法顯得至關重要。查新自始至終都貫穿著科學的邏輯思維方法和情報學的專門研究方法,包括比較法、分析法、分類法、綜合法、歸納法、演繹法、類比法、文獻計量學法等。
4保障措施
41加強科技查新相關理論研究
加強科技查新研究是培養(yǎng)查新員業(yè)務素質的基本措施,是查新機構效益的生長點,是提高管理水平、技能水平、產品水平的重要保障,是科技查新優(yōu)化發(fā)展的動力系統(tǒng)持續(xù)發(fā)揮作用的“養(yǎng)料供給”,是科技查新工作內容、方式及手段不斷創(chuàng)新的力量源泉。
科技查新機構實施科研計劃,首先,應構建科研生態(tài)網絡,以普遍出現(xiàn)的典型問題為出發(fā)點,結合相關學科理論基礎,形成多層面,多角度的研究內容,并采取一定的激勵措施,鼓勵與本單位人員或外單位人員合作,營造良好的研究氛圍;其次,組建科研團隊,根據人員學科背景、興趣愛好、技能特長等因素組建研究特點不同的科研團隊,團隊應確定明確的研究主題與方向;再次,加強科研交流,定期舉行交流會,提出工作中常見的問題,及研究過程中遇到的問題等;最后,規(guī)范科研過程管理,包括科研的激勵措施、科研經費及時間的保證、科研的評價及考核等。
有條件的科技查新機構可以出版內部交流刊物,刊登一些未達到正式發(fā)表要求或由于某種原因不便正式發(fā)表的論文,刊物定期出版,欄目可設置科技查新管理、科技查新工作方法、科技查新質量控制、科技查新工作經驗交流、科技查新管理文件傳達及科技查新機構的其他情報研究服務創(chuàng)新等方面的論文,并定期舉行論文交流會,選擇富有代表性、可塑性的論文進行討論、修改,發(fā)表到正式刊物上。
除此之外,上級主管部門應把查新機構的科學研究作為查新機構年檢的強制性指標,并定期選擇一批具有實踐意義、指導意義的研究成果編定成冊,在版權允許范圍內,發(fā)放給系統(tǒng)所屬各查新機構,供其閱讀、學習,以促進其工作的提高。
42建立國家層面基于政策、法律、法規(guī)的行業(yè)支撐體系隨著,國家對創(chuàng)新體系建設的完善,科技查新應該上升到國家政策支持的層面,從法律法規(guī)制定,政策支持、財政投入等措施扶持科技查新行業(yè)的快速化、規(guī)?;?、正規(guī)化、市場化發(fā)展。目前政府要加緊研究制定促進科技查新發(fā)展的政策和法規(guī),逐步明確科技查新的法律地位、權利義務、組織制度和發(fā)展模式,理順政府與科技查新機構的相互關系,形成法律定位清晰、政策扶持到位、監(jiān)督管理完善、市場競爭平等的良好發(fā)展環(huán)境[4]。政府在加大對查新行業(yè)投入的同時,通過政府設立專項資金直接資助和政府資金的引導激活科技中介服務資源,建立多元化的財政投入機制,充分利用財政補貼、稅收優(yōu)惠等手段,給予科技查新相應的優(yōu)惠措施,扶持和鼓勵科技中介組織的產業(yè)化發(fā)展[5]。
43完善科技查新行業(yè)的監(jiān)督、管理、準入制度
科技查新行業(yè)協(xié)會的成立與不斷建設發(fā)展必將加強掛靠在教育部的查新機構與國家科技管理部門的配合,促進各查新機構的彼此溝通、聯(lián)合與協(xié)作,加強行業(yè)自律,提高查新工作的地位和作用,對我國查新工作的發(fā)展無疑具有十分重要的意義。首先,行業(yè)協(xié)會可參照國家的有關文件制訂操作性強的查新工作規(guī)程和實施細則,指導查新的規(guī)范開展;其次,協(xié)會還應該對查新業(yè)務進行管理和監(jiān)督,比如建立查新工作網站、查新數據庫的整合管理、對查新機構實施年檢和抽查、查新從業(yè)人員的培訓考核等;再次,協(xié)會應定期開展業(yè)務交流、學術報告、查新宣傳和協(xié)調工作,各個查新機構可以通過協(xié)會組織的活動研討查新工作中存在的問題,提出合理化意見和建議;最后,科技查新協(xié)會成員機構應盡量促進資源共享。
組建查新協(xié)會目前處于起步階段,還沒有成熟經驗可借鑒,因此,應采取分步走的措施,即按“門類相同,地區(qū)相近”的原則將現(xiàn)有教育部系統(tǒng)查新站組建成多個子協(xié)會,經過一段時間的經驗總結,對多個子協(xié)會進行整合而成立全國性的科技查新協(xié)會。
44構建科技查新工作質量評價體系和機構評估體系,樹立品牌意識行業(yè)應從查新操作的規(guī)范性、科學性、完整性,查新文獻資源的完備性、查新人員知識結構的合理性,查新報告撰寫格式規(guī)范性、檢索手段的科學性,對比分析的針對性等多方面構建科技查新的質量評價體系??茖W合理的查新質量評價指標體系,有利于查新機構業(yè)務流程和操作程序的規(guī)范化管理,有利于建立面向市場和用戶的工作機制,增加用戶的滿意度和社會信譽度。同時,行業(yè)機構要加強科技查新機構的信用管理,沒有信用就沒有良好的市場秩序。行業(yè)機構可以通過對其專業(yè)技術水平、咨詢服務業(yè)績與質量、職業(yè)道德、社會認知度等方面進行綜合測評,授予科技查新機構信譽等級,通過這種模式來增強機構的信譽意識和等級意識,樹立品牌經營的意識[6]。
45以市場為導向,服務創(chuàng)新,積極融入國家創(chuàng)新體系中科技查新要按照市場經濟規(guī)律進行運作,才能保證科技查新服務的有效性。因此,要改變觀念,樹立服務意識和市場理念,廣泛宣傳科技查新在科技創(chuàng)新中的作用,宣傳科技查新對科技、經濟、社會效益提高的促進作用,一方面要引起管理者的重視,爭取科技查新發(fā)展的政策支持,另一方面,引起社會的廣泛關注,吸引市場上的客戶。
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(本文責任編輯:郭沫含)