試析新時(shí)期國企檔案管理工作的創(chuàng)新

顧君秋

摘要：在我國國有企業(yè)的發(fā)展進(jìn)程中，檔案管理工作是其中的一項(xiàng)重要工作，它記錄著國有企業(yè)在發(fā)展過程中的管理、技術(shù)革新等方面的內(nèi)容。隨著我國國有企業(yè)改革步伐的加快，國有企業(yè)中傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無法適應(yīng)企業(yè)自身發(fā)展的需要，無法適應(yīng)新形勢(shì)下市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)和新經(jīng)濟(jì)常態(tài)對(duì)國有企業(yè)提出的要求。因此，創(chuàng)新檔案管理工作已經(jīng)成為國有企業(yè)檔案管理工作中的重要課題。本文對(duì)目前國有企業(yè)檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行了探析，并努力尋找解決國有企業(yè)檔案管理工作中存在問題的有效對(duì)策，為促進(jìn)國有企業(yè)的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期 國企檔案管理 問題 創(chuàng)新

一、引言

檔案管理工作是國有企業(yè)管理工作的重要組成部分，它真實(shí)的記錄著企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)、科研和經(jīng)營活動(dòng)的每一個(gè)歷史進(jìn)程，是維護(hù)國有企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益和歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)工作，具有較強(qiáng)的專業(yè)性。近年來，隨著我國社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展進(jìn)入到全新的狀態(tài)—新常態(tài)，很多企業(yè)建立了現(xiàn)代化的企業(yè)制度，使企業(yè)的實(shí)力得到壯大、企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力得以提升。新常態(tài)、新形勢(shì)要求我國各大中小型國有企業(yè)必須及時(shí)轉(zhuǎn)變觀念，積極探索制度的創(chuàng)新、內(nèi)部管理機(jī)制的構(gòu)建，使國有企業(yè)真正適應(yīng)改革建立全新的管理制度和運(yùn)行機(jī)制。國有企業(yè)的檔案管理工作是企業(yè)管理中的一項(xiàng)重要工作，身為企業(yè)的管理者、檔案管理工作人員，必須緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，緊緊抓住改革與發(fā)展的全新機(jī)遇，提升檔案管理意識(shí)，樹立全新的理念，構(gòu)建全新的檔案管理機(jī)制，以便適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展和各項(xiàng)管理工作的需要，為促進(jìn)國有企業(yè)的發(fā)展提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

二、國有企業(yè)檔案管理工作中存在的問題

在當(dāng)今這個(gè)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展迅速的年代，國有企業(yè)的檔案記錄著企業(yè)的各項(xiàng)經(jīng)營管理活動(dòng)，更是國有企業(yè)文化體系的重要組成內(nèi)容。國有企業(yè)中的檔案資料能夠?yàn)槠髽I(yè)的管理者提供科學(xué)的數(shù)據(jù)依據(jù)，并幫助企業(yè)的管理者及時(shí)調(diào)整未來戰(zhàn)略發(fā)展方案。新時(shí)期科學(xué)技術(shù)的迅速發(fā)展對(duì)國有企業(yè)的檔案管理工作提出了新的環(huán)境和要求，但是目前國有企業(yè)檔案管理中的一些問題也逐漸暴露出來，這些問題需要企業(yè)的管理者、檔案管理工作人員共同努力、共同探索才能得以解決。

（一）對(duì)檔案管理工作的重視程度不夠

目前我國很多國有企業(yè)比較重視經(jīng)濟(jì)效益的提升、競(jìng)爭(zhēng)力的提升，對(duì)于檔案管理工作缺乏必要的重視。檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)性強(qiáng)、較為繁雜的工作，覆蓋的信息面較為廣泛，平時(shí)的工作量也比較大，特別是在檔案資料的收集、整理、移交等方面需要涉及到企業(yè)的不同職能部門和工作人員，需要企業(yè)對(duì)檔案管理工作投入較大地人力、物力、財(cái)力等資源。但是，在很多國有企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者眼中，檔案管理工作并不能為企業(yè)的發(fā)展帶來直接的經(jīng)濟(jì)效益，而相關(guān)部門對(duì)國有企業(yè)的考核也主要是集中在對(duì)企業(yè)的經(jīng)營業(yè)績(jī)的考核上。這種因素的影響使得企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者、管理層并不重視檔案管理工作，這種主觀上的不重視導(dǎo)致企業(yè)在檔案管理中的技術(shù)投入、資金投入根本就不到位，很多檔案建設(shè)所需要的硬件設(shè)施跟不上檔案管理發(fā)展的需要。再比如：有的國有企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)由于缺乏歸檔意識(shí)，辦理過的文件材料隨意丟棄，導(dǎo)致很多該歸檔的材料不能及時(shí)歸檔，當(dāng)需要這些資料時(shí)也就不能及時(shí)找到完整的檔案資料。

（二）檔案管理水平較低

目前我國國有企業(yè)的檔案管理工作，管理混亂現(xiàn)象明顯。比如，在對(duì)檔案的整理與留存中，很多國有企業(yè)只重視財(cái)務(wù)檔案的收集與整理，這主要是由于企業(yè)的財(cái)務(wù)檔案涉及到很多經(jīng)營活動(dòng)，涉及到企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益和社會(huì)效益，而對(duì)于其他諸如黨政文書、企業(yè)的科研技術(shù)類檔案等的關(guān)注程度嚴(yán)重不足，這不利于企業(yè)的管理者對(duì)企業(yè)發(fā)展過程中的歷史狀況、全貌等進(jìn)行整體分析和了解，也不利于企業(yè)通過對(duì)檔案資料的分析實(shí)現(xiàn)具有持續(xù)性的科學(xué)技術(shù)的創(chuàng)新。再比如，有的國有企業(yè)，缺乏對(duì)現(xiàn)存檔案的統(tǒng)一規(guī)劃和管理，企業(yè)內(nèi)部各職能部門對(duì)各自的檔案分別進(jìn)行管理，一些檔案在各自的管理中出現(xiàn)遺失的問題；有的職能部門雖將檔案上交本企業(yè)的檔案管理部門，但檔案管理部門卻無人問津。這些問題導(dǎo)致我國國有企業(yè)檔案管理缺乏全面性、完整性、系統(tǒng)性，檔案管理工作無法實(shí)現(xiàn)資源的高效共享。還有一些國有企業(yè)因?yàn)椴恢匾暀n案管理工作，在工作人員的配備上經(jīng)常找一些未經(jīng)過培訓(xùn)的非專業(yè)人員來擔(dān)任，而這些不具備專業(yè)素質(zhì)、法律意識(shí)不強(qiáng)的檔案管理人員在工作中憑借自己的認(rèn)識(shí)對(duì)檔案進(jìn)行管理，特別是在管理中存在較強(qiáng)的隨意性，從而加大了檔案管理工作的難度。

（三）檔案管理工作缺乏長遠(yuǎn)規(guī)劃

雖然目前有的國有企業(yè)的管理者已經(jīng)逐漸意識(shí)到檔案管理工作的重要性，也開始將檔案管理工作提上了企業(yè)的管理議程，并要求企業(yè)的檔案管理人員必須保證檔案管理工作的質(zhì)量。很多國有企業(yè)在領(lǐng)導(dǎo)的重視下檔案管理工作已經(jīng)取得了一定成效，但是，由于一些后續(xù)工作不到位，很多國有企業(yè)的檔案管理工作缺乏長遠(yuǎn)規(guī)劃，缺乏長遠(yuǎn)性、連續(xù)性，這就導(dǎo)致有的企業(yè)的檔案管理工作的長遠(yuǎn)規(guī)劃處于一種無序的狀態(tài)中，特別是在與商務(wù)平臺(tái)系統(tǒng)構(gòu)建的協(xié)同發(fā)展方面更是存在著差距。

三、積極創(chuàng)新，提升新時(shí)期國有企業(yè)檔案管理工作的有效措施

（一）轉(zhuǎn)變觀念，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視

首先，企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者要轉(zhuǎn)變觀念，應(yīng)當(dāng)跳出傳統(tǒng)的檔案管理模式，摒棄傳統(tǒng)思維方式，進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)檔案工作的重視，在人力、物力、財(cái)力等方面給予全力支持，特別是隨著社會(huì)信息化的快速發(fā)展，更要注重對(duì)檔案管理硬件設(shè)施的配備，這是做好企業(yè)檔案管理工作的前提。

其次，在國有企業(yè)檔案管理中檔案管理意識(shí)是其工作賴以生存和發(fā)展的基礎(chǔ)，這就要求檔案管理工作人員必須具備一定的檔案管理意識(shí)。但是，由于我國國有企業(yè)檔案管理工作一直不被人重視，因此，對(duì)國有企業(yè)檔案管理人員檔案管理意識(shí)的培養(yǎng)并不是一蹴而就的，需要企業(yè)在日常的經(jīng)營管理活動(dòng)中經(jīng)過多方的努力逐漸形成。比如：企業(yè)可以對(duì)檔案管理人員進(jìn)行檔案法律法規(guī)以及業(yè)務(wù)操作技術(shù)方面的培訓(xùn)，進(jìn)一步提升檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)。再比如：可以在企業(yè)內(nèi)部形成一種真正的檔案應(yīng)用的良性文化管理意識(shí)，通過文化的凝聚力來對(duì)檔案工作進(jìn)行影響，從而提升企業(yè)整體的、持續(xù)的知識(shí)創(chuàng)造力。

（二）加強(qiáng)制度建設(shè)，提升檔案管理水平

為了保證國有企業(yè)檔案管理工作具有創(chuàng)新性，應(yīng)根據(jù)國有企業(yè)實(shí)際的發(fā)展情況建立比較合理的、科學(xué)的檔案管理制度，同時(shí)要確保檔案管理制度簡(jiǎn)明、實(shí)用、可操作，能夠在實(shí)際的檔案管理工作中發(fā)揮作用。這就需要國有企業(yè)必須放開檔案的管理權(quán)與使用權(quán)，形成一種相對(duì)全新的管理與監(jiān)督機(jī)制。比如：內(nèi)部可以建立“三位一體”的檔案管理制度。所謂“三位一體”主要是指在檔案管理制度的建設(shè)中將現(xiàn)有的管理流程、管理方法、收集信息的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行建設(shè)、整合、協(xié)調(diào)，統(tǒng)一配合?！叭灰惑w”制度的實(shí)施能夠幫助檔案管理平臺(tái)的建設(shè)更加合理化，有效集中和開發(fā)利用檔案信息資源，以軟管理提高硬實(shí)力。

（三）與時(shí)俱進(jìn)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的長遠(yuǎn)發(fā)展

隨著國有企業(yè)辦公自動(dòng)化的實(shí)現(xiàn)，對(duì)檔案管理與計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行結(jié)合，逐漸形成檔案工作的數(shù)字化管理，已經(jīng)成為檔案管理工作追求的主要目標(biāo)。國有企業(yè)應(yīng)根據(jù)企業(yè)的自身實(shí)際構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)，并實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與其他系統(tǒng)的無縫對(duì)接，這些系統(tǒng)的對(duì)接是建立在相互信賴基礎(chǔ)上的，檔案管理系統(tǒng)為其他系統(tǒng)提供安全、高效、準(zhǔn)確的信息。在硬件環(huán)境的建設(shè)中，國有企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)應(yīng)與企業(yè)的商務(wù)平臺(tái)系統(tǒng)一并進(jìn)行規(guī)劃，實(shí)現(xiàn)電子商務(wù)、客戶關(guān)系管理、企業(yè)資源規(guī)劃等與檔案管理的無縫鏈接。在快速發(fā)展的互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，企業(yè)經(jīng)營的整體協(xié)同管理是檔案管理工作未來發(fā)展和努力的大方向。

總之，在國有企業(yè)發(fā)展的過程中，企業(yè)檔案管理工作已經(jīng)成為其管理工作中的重要內(nèi)容，檔案管理工作在促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展、企業(yè)的規(guī)范化管理中提供了重要的保障作用。雖然在檔案管理中還存在著一些問題，我們堅(jiān)信，只要積極應(yīng)對(duì)并解決這些問題，不斷促進(jìn)檔案管理工作的信息化發(fā)展，就一定能夠提升國有企業(yè)的檔案管理水平，為促進(jìn)國有企業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造條件。

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