關(guān)于會(huì)計(jì)電算化下記賬憑證設(shè)置問(wèn)題的思考
——以用友U8財(cái)務(wù)軟件為例

四川旅游學(xué)院 陳 穎

關(guān)于會(huì)計(jì)電算化下記賬憑證設(shè)置問(wèn)題的思考
——以用友U8財(cái)務(wù)軟件為例

四川旅游學(xué)院 陳 穎

當(dāng)前，我國(guó)會(huì)計(jì)電算化軟件的應(yīng)用已經(jīng)普及，其功能也日益完善。但企業(yè)的會(huì)計(jì)電算化實(shí)踐結(jié)果，反映出軟件中記賬憑證的設(shè)置存在照搬傳統(tǒng)，與電算化下的會(huì)計(jì)核算方式和會(huì)計(jì)電算化發(fā)展趨勢(shì)不相適應(yīng)的問(wèn)題。本文通過(guò)對(duì)該問(wèn)題進(jìn)行思考和分析，從設(shè)置內(nèi)容、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化、軟件完善途徑等方面提出應(yīng)對(duì)建議。

會(huì)計(jì)電算化 記賬憑證 設(shè)置

1 記賬憑證簡(jiǎn)述

1.1 記賬憑證概念及分類(lèi)

記賬憑證是會(huì)計(jì)人員根據(jù)審核無(wú)誤的原始憑證或匯總原始憑證，用來(lái)確定經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)應(yīng)借、應(yīng)貸的會(huì)計(jì)科目和金額而填制的，作為登記賬簿直接依據(jù)的會(huì)計(jì)憑證。在登記賬簿之前，應(yīng)按實(shí)際發(fā)生經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容編制會(huì)計(jì)憑證，然后據(jù)以登記賬簿。

記賬憑證按其適用的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，分為專(zhuān)用記賬憑證和通用記賬憑證兩類(lèi)，各類(lèi)別的概念、填制方法及其在財(cái)務(wù)軟件中的設(shè)置方式如下。

(1)專(zhuān)用記賬憑證是用來(lái)專(zhuān)門(mén)記錄某一類(lèi)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的記賬憑證，在財(cái)務(wù)軟件中填制時(shí)選擇“憑證分類(lèi)——專(zhuān)用憑證”。專(zhuān)用憑證按其所記錄的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否與現(xiàn)金和銀行存款的收付有關(guān)，又分為收款憑證、付款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證三種。收款憑證是用來(lái)記錄現(xiàn)金和銀行存款等貨幣資金收款業(yè)務(wù)的憑證，填制方法是確定借方科目為庫(kù)存現(xiàn)金或銀行存款，貸方按業(yè)務(wù)發(fā)生內(nèi)容填制對(duì)應(yīng)科目和金額等內(nèi)容，財(cái)務(wù)軟件中設(shè)置條件為“借方必有1001、1002”；付款憑證是用來(lái)記錄現(xiàn)金和銀行存款等貨幣資金付款業(yè)務(wù)的憑證，填制方法是確定貸方為庫(kù)存現(xiàn)金或銀行存款，借方按業(yè)務(wù)發(fā)生內(nèi)容填制對(duì)應(yīng)科目和金額等內(nèi)容，財(cái)務(wù)軟件中設(shè)置條件為“貸方必有1001、1002”；轉(zhuǎn)賬憑證是用來(lái)記錄與現(xiàn)金、銀行存款等貨幣資金收付款業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)的轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)的憑證，填制方法為根據(jù)有關(guān)轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)的原始憑證填制應(yīng)借應(yīng)貸科目及金額等內(nèi)容，財(cái)務(wù)軟件中設(shè)置條件為“借貸方必?zé)o1001、 1002”。

(2)通用記賬憑證的格式，不再分為收款憑證、付款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證，所有經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)統(tǒng)一以一種格式記錄，沒(méi)有借貸方限制要求，直接根據(jù)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的原始憑證填制應(yīng)借應(yīng)貸科目及金額等內(nèi)容，在財(cái)務(wù)軟件中填制時(shí)選擇“憑證分類(lèi)——通用憑證”即可。

1.2 各類(lèi)記賬憑證適用性之傳統(tǒng)觀

記賬憑證的專(zhuān)用和通用類(lèi)別，是在手工記賬方式下，適應(yīng)不同規(guī)模企業(yè)的核算量和管理需要所形成的傳統(tǒng)憑證模式。其傳統(tǒng)意義下的適用性如下。

專(zhuān)用記賬憑證將收付轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)分類(lèi)記錄，其優(yōu)點(diǎn)是憑證可按月分類(lèi)匯總，能減輕工作量；記錄的業(yè)務(wù)分類(lèi)清晰，很容易查找相關(guān)類(lèi)別業(yè)務(wù)內(nèi)容及原始憑證。其缺點(diǎn)是憑證分類(lèi)工作較為繁雜和易錯(cuò)。專(zhuān)用記賬憑證適用于業(yè)務(wù)量較大，并需要方便清晰查詢(xún)收付轉(zhuǎn)各類(lèi)業(yè)務(wù)詳細(xì)情況和相關(guān)憑證的企業(yè)。

通用記賬憑證以統(tǒng)一格式記錄所有經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，不能分類(lèi)匯總業(yè)務(wù)，工作量相對(duì)較大，適用于業(yè)務(wù)量較小、業(yè)務(wù)內(nèi)容簡(jiǎn)單的企業(yè)。

2 會(huì)計(jì)電算化下記賬憑證設(shè)置的現(xiàn)狀

目前，國(guó)內(nèi)各財(cái)務(wù)軟件中記賬憑證基本仍采用傳統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)憑證內(nèi)容設(shè)置，用友U8、金蝶、金算盤(pán)、新中大、浪潮通軟、上海博科等主流財(cái)務(wù)軟件，均設(shè)有通用記賬憑證和收付轉(zhuǎn)專(zhuān)用記賬憑證模塊，在會(huì)計(jì)電算化教材、教學(xué)和實(shí)務(wù)運(yùn)用中，也仍然采用傳統(tǒng)手工憑證方式下的憑證類(lèi)別，通用記賬憑證和專(zhuān)用記賬憑證并存。

3 對(duì)會(huì)計(jì)電算化下記賬憑證設(shè)置的思考

3.1 會(huì)計(jì)電算化下記賬憑證類(lèi)別應(yīng)用與記賬憑證傳統(tǒng)適用性的背離現(xiàn)狀

當(dāng)前，全球早已進(jìn)入信息化時(shí)代，國(guó)內(nèi)會(huì)計(jì)電算化從1999年基本普及到現(xiàn)在，也經(jīng)歷了十多年的快速發(fā)展。在大中型企業(yè)中，會(huì)計(jì)電算化已基本取代了傳統(tǒng)的人工會(huì)計(jì)，發(fā)揮會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)收集、核算和分析的功能，提高了企業(yè)的財(cái)務(wù)管理水平，為企業(yè)提供更有效的決策支持。在這樣的背景下，企業(yè)經(jīng)過(guò)多年的會(huì)計(jì)電算化實(shí)踐，在財(cái)務(wù)軟件運(yùn)用中對(duì)記賬憑證類(lèi)別的選擇出現(xiàn)了明顯的趨向：棄用專(zhuān)用記賬憑證，采用通用記賬憑證。

在會(huì)計(jì)業(yè)內(nèi)關(guān)注度較大的“中國(guó)會(huì)計(jì)視野論壇”網(wǎng)站上，有人做了一項(xiàng)關(guān)于各單位使用憑證類(lèi)別的調(diào)查，投票結(jié)果(圖1)顯示，91家單位中，采用通用記賬憑證的有71家，占比77.17%，遠(yuǎn)超收付轉(zhuǎn)專(zhuān)用記賬憑證。并且，據(jù)相關(guān)網(wǎng)絡(luò)回復(fù)、評(píng)論反映的情況，在采用收付轉(zhuǎn)專(zhuān)用憑證的企業(yè)中，還有相當(dāng)一部分是由于企業(yè)的固有傳統(tǒng)核算方式沿襲而習(xí)慣性采用專(zhuān)用憑證，而并非該種類(lèi)憑證對(duì)企業(yè)會(huì)計(jì)核算具有多大好處。另外，筆者對(duì)目前各財(cái)會(huì)網(wǎng)站及百度問(wèn)答等網(wǎng)絡(luò)資料的收集和分析結(jié)果，以及對(duì)一些企業(yè)的調(diào)查結(jié)果，均反映出上述趨勢(shì)。

圖1 各單位使用憑證類(lèi)別的調(diào)查

3.2 背離狀況產(chǎn)生的原因

企業(yè)在會(huì)計(jì)電算化運(yùn)用中與傳統(tǒng)適應(yīng)性相背離的記賬憑證類(lèi)別選擇趨向，是會(huì)計(jì)電算化發(fā)展過(guò)程中的必然結(jié)果，是財(cái)務(wù)軟件核算和管理功能日趨完善的直接反映?，F(xiàn)行各大財(cái)務(wù)軟件在業(yè)務(wù)核算、數(shù)據(jù)查詢(xún)、數(shù)據(jù)分析等方面的高度自動(dòng)化和操作的便捷性已經(jīng)取代了專(zhuān)用記賬憑證的減負(fù)優(yōu)勢(shì)，并且更加凸顯出專(zhuān)用記賬憑證分類(lèi)工作繁雜易錯(cuò)的劣勢(shì)，而通用記賬憑證工作量相對(duì)較大的劣勢(shì)卻不存在了。另外，會(huì)計(jì)信息化正在加快發(fā)展，會(huì)計(jì)核算正在向高度自動(dòng)化轉(zhuǎn)型，大數(shù)據(jù)技術(shù)的開(kāi)發(fā)和應(yīng)用使業(yè)務(wù)系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的自動(dòng)錄入和匯集并對(duì)接傳輸入財(cái)務(wù)系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)的自動(dòng)核算和分析等目標(biāo)正在實(shí)現(xiàn)中。而此目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，需要清除將非結(jié)構(gòu)化和半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)錄入并自動(dòng)編制為會(huì)計(jì)分錄過(guò)程中的分類(lèi)障礙，所以更要求憑證設(shè)置模塊的規(guī)范通用性。因此，舍專(zhuān)用記賬憑證而擇通用記賬憑證自然成為大勢(shì)所趨。下面，以用友U8為例，佐證上述分析。

在高校會(huì)計(jì)電算化教學(xué)常采用的用友U8財(cái)務(wù)管理軟件中，對(duì)記賬憑證和賬簿的查詢(xún)界面設(shè)置如圖2、圖3、圖4所示。

圖2

圖3

圖4

圖2 是在“憑證查詢(xún)”功能中選擇“輔助條件”后的界面，我們可以看到，憑證的查詢(xún)條件設(shè)計(jì)非常詳細(xì)具體，撇開(kāi)仍按傳統(tǒng)習(xí)慣設(shè)置的“憑證類(lèi)別”不談，我們可以通過(guò)記賬“憑證時(shí)間”、“記賬狀態(tài)”、“摘要”、“科目”、“借貸方向”、“金額”、“結(jié)算方式”甚至業(yè)務(wù)對(duì)象等條件對(duì)對(duì)應(yīng)類(lèi)別憑證做快捷詳細(xì)的查詢(xún)，并能在輸出的憑證列表中點(diǎn)擊單張憑證，查看需要詳查的憑證內(nèi)容。圖3和圖4分別是明細(xì)賬和序時(shí)賬的查詢(xún)界面，同樣，通過(guò)“科目”、“時(shí)間”、“借貸方向”等條件的選擇，我們可以輕松獲取關(guān)于收付轉(zhuǎn)類(lèi)別以及軟件設(shè)置中所有自定義類(lèi)別的賬目的總括和明細(xì)情況，也可在輸出的賬簿頁(yè)面上查詢(xún)需要詳查的某一筆憑證。由此可知，財(cái)務(wù)軟件在不進(jìn)行憑證錄入過(guò)程的分類(lèi)的情況下，仍可靈活便捷地滿(mǎn)足多種方式和要求的賬目和憑證查詢(xún)，功能已遠(yuǎn)超傳統(tǒng)手工賬務(wù)處理中的專(zhuān)用記賬憑證；而且，直接采用通用記賬憑證，還能免除憑證分類(lèi)的工作量、減少出錯(cuò)的可能性，可見(jiàn)收付轉(zhuǎn)專(zhuān)用憑證的存在已陷入可有可無(wú)的尷尬境地。

4 對(duì)會(huì)計(jì)電算化下記賬憑證設(shè)置的建議

4.1 關(guān)于設(shè)置內(nèi)容的建議

根據(jù)上述分析，筆者認(rèn)為，在會(huì)計(jì)電算化普及并深入開(kāi)展的現(xiàn)狀下，在財(cái)務(wù)軟件憑證模塊的開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)中，應(yīng)當(dāng)取消專(zhuān)用記賬憑證，統(tǒng)一設(shè)置通用記賬憑證，以減少憑證錄入工作量及降低錄入的錯(cuò)漏可能性，并減少因憑證分類(lèi)而產(chǎn)生的模塊設(shè)計(jì)、開(kāi)發(fā)成本耗費(fèi)和分類(lèi)憑證模板設(shè)計(jì)、打印的相關(guān)成本耗費(fèi)。

從與國(guó)際接軌角度來(lái)看，筆者認(rèn)為，ACCPAC、SAY、Oracle等國(guó)外知名財(cái)務(wù)軟件以業(yè)務(wù)模塊來(lái)定義憑證類(lèi)別(如：客戶(hù)、供應(yīng)商、生產(chǎn)、員工、總賬等)的方式，并不能清晰地反映業(yè)務(wù)的借貸方關(guān)系，也不符合我國(guó)會(huì)計(jì)核算的習(xí)慣。而且其基于追溯查找和集合功能的憑證類(lèi)別劃分目的，此功能在國(guó)內(nèi)軟件憑證和賬簿設(shè)置中已基本實(shí)現(xiàn)。但這些國(guó)外軟件憑證類(lèi)別設(shè)置方式在內(nèi)部控制和成本節(jié)約上成效顯著，國(guó)內(nèi)軟件開(kāi)發(fā)時(shí)可以適當(dāng)借鑒，促進(jìn)軟件管理功能的完善。

4.2 關(guān)于數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化的建議

在會(huì)計(jì)信息化進(jìn)程中，財(cái)務(wù)系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)智能對(duì)接，業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)自動(dòng)采集、錄入和財(cái)務(wù)信息的及時(shí)呈現(xiàn)，是會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)更新，研發(fā)的重要目標(biāo)之一。未來(lái)，業(yè)務(wù)口數(shù)據(jù)將經(jīng)由業(yè)務(wù)人員或儀器采集和生成，傳遞到財(cái)務(wù)系統(tǒng)，由系統(tǒng)進(jìn)行識(shí)別和分析，再自動(dòng)生成記賬憑證。由于財(cái)務(wù)信息處理的連貫性，作為后續(xù)各環(huán)節(jié)工作初始基礎(chǔ)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，其向記賬憑證轉(zhuǎn)化的準(zhǔn)確性將極大影響財(cái)務(wù)信息和財(cái)務(wù)分析結(jié)果的真實(shí)性和正確性，因此，業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)向記賬憑證的轉(zhuǎn)化過(guò)程是會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)中最關(guān)鍵的一環(huán)。而當(dāng)前大數(shù)據(jù)時(shí)代下，轉(zhuǎn)化困難性更大的是大量非結(jié)構(gòu)化信息(如傳真件、圖片、外來(lái)紙質(zhì)憑證等)的增加，對(duì)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化技術(shù)提出更高要求。在數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化準(zhǔn)確度的提高上，建議可以借鑒目前機(jī)器翻譯做的最好的google翻譯系統(tǒng)的翻譯精度完善方法。google從各種語(yǔ)言的公司網(wǎng)站、聯(lián)合國(guó)和歐盟等國(guó)際組織發(fā)布的官方文件和報(bào)告的譯本、書(shū)籍翻譯以及一切可能的渠道收集到盡可能多的對(duì)譯文檔，其中甚至包括錯(cuò)誤翻譯，建立起一個(gè)龐大的數(shù)據(jù)庫(kù)——“訓(xùn)練集”，對(duì)機(jī)器進(jìn)行反復(fù)訓(xùn)練，通過(guò)對(duì)海量翻譯數(shù)據(jù)的無(wú)數(shù)次測(cè)算，正確地推算出英語(yǔ)詞匯搭配在一起的可能性，有效地提高翻譯質(zhì)量。業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)向記賬憑證的轉(zhuǎn)化，也可比照建立“數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化案例庫(kù)”，通過(guò)機(jī)器的比較、篩選、糾錯(cuò)的自學(xué)習(xí)過(guò)程，提高轉(zhuǎn)化準(zhǔn)確性。另外，在業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)特別是非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的采集上，應(yīng)做好精密數(shù)據(jù)采集儀器的配套。

4.3 關(guān)于軟件完善途徑的建議

鑒于目前國(guó)內(nèi)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)應(yīng)用中的諸多問(wèn)題，建議軟件開(kāi)發(fā)企業(yè)在系統(tǒng)升級(jí)研發(fā)過(guò)程中，不要閉門(mén)造車(chē)，而要跳出IT思路和理念，多與企事業(yè)單位財(cái)務(wù)部門(mén)、學(xué)校會(huì)計(jì)電算化教學(xué)系部等機(jī)構(gòu)中的軟件使用者溝通合作，多了解財(cái)務(wù)運(yùn)行流程、財(cái)務(wù)核算細(xì)節(jié)和賬務(wù)處理習(xí)慣，并密切關(guān)注國(guó)際財(cái)務(wù)軟件的發(fā)展趨勢(shì)，對(duì)各知名軟件做深入了解，通過(guò)實(shí)踐和借鑒，切實(shí)提高軟件適用性和管理科學(xué)性。

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