新形勢下辦公室行政管理工作

◎張慶武

新形勢下辦公室行政管理工作

◎張慶武

辦公室是國企單位中的綜合性輔助辦事部門，其主要職責為事務管理及政務實施，在組織中發(fā)揮了重要的上傳下達作用。辦公室工作能否有效開展將直接關(guān)系到單位核心業(yè)務及其他部門工作的成效，這使得辦公室工作愈來愈受到關(guān)注。隨著國企改革的不斷深入，辦公室工作事務量大幅度上升，其職能內(nèi)涵也發(fā)生了一定轉(zhuǎn)變，對相關(guān)人員提出了更高的要求?；诖?，本文對新形勢下辦公室行政管理工作進行了綜合性分析，并提出了相關(guān)完善策略，以供參考。

新形勢下辦公室行政管理工作所面臨的挑戰(zhàn)

作為單位內(nèi)部的信息樞紐，辦公室部門也愈來愈受到重視，這種形勢下，辦公室行政管理工作也面臨著新的挑戰(zhàn)：（1）政務工作信息化。從當前社會背景來看，信息資源已經(jīng)成為經(jīng)濟及社會發(fā)展的重要戰(zhàn)略資源，信息化水平也從一定程度上反映了組織的現(xiàn)代化水準。在此背景下，行政工作也朝著信息化方向發(fā)展，并對辦公室工作產(chǎn)生了影響。通過信息化手段，大大地提升了政務工作效率，并讓相關(guān)工作變得更加合理、規(guī)范。但在政務工作信息化實施過程中，還是表現(xiàn)出了一定問題，例如過于強調(diào)硬件設(shè)施建設(shè)，而忽視了其使用，未使其充分發(fā)揮作用；信息資源共享意識還有待加強；部門缺乏信息資源綜合開發(fā)利用人才；安全風險評估、預警及處理工作不夠到位。（2）法治進程加快。十八大以來，我國依法治國進入了一個新的階段，各行各業(yè)對法律保障也愈來愈重視。這也使得辦公室工作與法律法規(guī)貼合的更加緊密，對相關(guān)人員的法治素養(yǎng)提出了較高要求。（3）政務工作變得愈來愈精細化。政務工作管理理念與以往相比，發(fā)生了巨大的變化，開始倡導精細化管理。通過精細化管理能夠讓管理者明確管理目標，清楚自身職責，可及時根據(jù)管理工作開展過程中存在的問題進行及時調(diào)整，促使相關(guān)工作規(guī)范化、合理化、科學化進行。精細化管理還可實現(xiàn)復雜問題簡單化、簡單事件流程化、流程事件定量化、定量事件信息化，大大地提升了工作效率。

當前辦公室行政管理存在的問題

新形勢下，辦公室行政管理必然會發(fā)生較大變化，相關(guān)人員對這種變化需要一個適應期，在適應過程中，還是會表現(xiàn)出一定問題，具體如下：傳統(tǒng)思維模式限制。很多辦公室工作人員在實際工作當中，依然會被傳統(tǒng)思維模式所限制，主動性不強，缺乏前瞻性及預見性，甚至部分辦公室人員并未認識到辦公室工作的重要性，認為辦公室工作只是一些日常性的簡單工作，其技術(shù)含量不高。在這種思想驅(qū)使下，使其工作態(tài)度散漫，隨意性較大，缺乏明確的工作目標；人員配置合理性不足。辦公室行政工作的主體是人，工作人員的整體素質(zhì)決定了工作質(zhì)量。很多辦公室工作人員將大部分精力置于日常事務處理中，而忽視了自我素質(zhì)培養(yǎng)，使其業(yè)務能力止步不前。在人員篩選方面，辦公室多會選用文科類或管理類畢業(yè)生，這種單一學科或從業(yè)背景的人員在處理問題時不夠靈活，思維較為固定，創(chuàng)造力不足，制約了整體工作質(zhì)量；考核機制存在缺陷。從單位整體結(jié)構(gòu)來看，辦公室部門屬于輔助部門，并不屬于核心部門。大多數(shù)情況下，單位內(nèi)部考核會偏向于核心部門，對輔助部門存在一定忽視，導致無法充分發(fā)揮激勵作用，這從一定程度上制約了辦公室工作人員的主觀能動性與工作積極性。

加強辦公室行政管理工作相關(guān)策略

實現(xiàn)政務辦理模塊化。辦公室內(nèi)部可通過集成模塊化管理來實現(xiàn)政務辦理模塊化，以降低內(nèi)部消耗，提升辦事效率。在集成模塊化管理實施過程中，相關(guān)人員應擺脫傳統(tǒng)思維定勢，善于主動思考，以便對政務流程進行優(yōu)化。與此同時，要求辦公室人員加強團隊協(xié)作，形成管理“團隊”，要樹立以人為本的管理思想，推行人性化管理。當然集成模塊化管理并不見得適用于所有工作，由于辦公室所涉及的工作較為繁雜，涉及面較廣，這就要求相關(guān)人員對工作進行整合性歸類，確定哪些事件或工作可采取集成模塊化管理。通過合理的集成模塊化管理讓辦事流程固定下來，降低辦事人員的詢問頻率，以此來提升工作效率。集成模塊管理的核心目標是為了讓管理工作進行得更加順暢進行，所以在流程設(shè)計時應充分考慮流暢性因素，真正意義上實現(xiàn)組織效率優(yōu)化。

促進管理工作規(guī)范化。辦公室政務工作開展過程中，要重視單位制度規(guī)定的約束力，結(jié)合制度條文對各個環(huán)節(jié)進行調(diào)節(jié)，保證相關(guān)工作得以規(guī)范化實施。首先，要加強流程審批管理，要堅持推進簡政放權(quán)，保證權(quán)力清單、責任清單清晰準確；其次，要進一步完善程序化管理，對工作流程進行科學、合理的設(shè)計，在降低工作成本、提升工作效率的同時，不斷提升辦公室的公信力；另外，要堅持公開原則，在進行重大決策時，要求全員參與，并通過集體討論的方式確定最優(yōu)決策。

保證應急處理專業(yè)化。辦公室政務工作實施期間，難免會遇到應急事件或危機事件。解決危機不但是一種管理理念，也是推動組織生存下去的有效方式。新形勢下，單位內(nèi)部結(jié)構(gòu)變得愈來愈緊湊，各部門之間的聯(lián)系也愈加緊密，即便是一個細小的差錯也可能對整個部門乃至單位產(chǎn)生影響，帶來巨大的危害。辦公室在整個單位當中扮演了一個協(xié)調(diào)者、溝通者及平衡者的角色，在應急事件或危機事件處理過程中又充當了先鋒角色。這就要求辦公室加強自身應急處理能力，能夠?qū)笔录潇o判斷、正確觀察、充分認識，從而制定出科學、合理的解決方案。

新形勢下，辦公室行政管理工作變得更為系統(tǒng)化、全面化、復雜化。這就要求相關(guān)管理工作做到“有的放矢”，通過更新理念、完善制度、加強執(zhí)行力，保證管理工作發(fā)揮成效，為單位穩(wěn)定運營創(chuàng)造出一個良好的環(huán)境。

（作者單位：中鐵第四勘察設(shè)計院集團有限公司）