財務共享模式下的會計檔案管理工作研究

◎易南冰

財務共享模式下的會計檔案管理工作研究

◎易南冰

會計是一個企業(yè)十分重要的職位，而在會計的日常工作當中，檔案管理是關鍵。隨著科學技術和社會的不斷進步，財務共享模式成為目前較為常用的模式，也取得了非常好的效果。本文通過對財務共享模式下的會計檔案管理工作進行了相關的論述，希望能夠拋磚引玉。

會計工作是企業(yè)的重中之重，是保證資金能夠順利運轉的基礎。進入二十一世紀以來，為了適應現(xiàn)代企業(yè)戰(zhàn)略管理的要求，并不斷推動財務職能的轉變。我們將會計的檔案管理工作與新的網(wǎng)絡數(shù)據(jù)庫技術充分的結合了起來，推出了財務共享的模式，極大的促進了檔案管理工作的進步。本文對相關問題進行了探討。

財務轉型和財務共享模式的介紹

改革開放以來，我國確定了市場化經(jīng)濟為我國主要的經(jīng)濟模式，經(jīng)濟迅速增長，實現(xiàn)了跨越式的發(fā)展，在經(jīng)濟發(fā)展的同時，也意味著財務的轉型和發(fā)展。我國的財務工作從多種記賬方法逐漸統(tǒng)一到借貸記賬法，并隨著一系列的政策出臺，為我國的財務管理工作提出了新的要求和標準，也使會計工作能力和效率有了很大的提高。此外，隨著企業(yè)規(guī)模的不斷擴大，企業(yè)的財務管理也有了升級和革新，企業(yè)的財務組織開始擺脫了原油的狹隘職能，轉向以股東價值創(chuàng)造為基礎并參與公司戰(zhàn)略。企業(yè)財務轉型呈現(xiàn)出以決策支持為導向、面向經(jīng)營提供服務支撐、優(yōu)化財務組織、降低成本等特征，并逐漸重構更加高效精簡的企業(yè)財務組織。而財務共享模式正式在財務轉型的指引下，形成的以信息技術為主要手段，實現(xiàn)財務信息共享的管理模式。

財務共享模式對企業(yè)會計檔案管理環(huán)境的影響

會計檔案管理工作是企業(yè)財務工作中非常重要的一部分，根據(jù)國家規(guī)定，會計檔案是指會計憑證會計賬簿以及財務報告等專業(yè)材料，記錄并反映了單位的經(jīng)濟狀況，一般來說，一個企業(yè)的會計檔案都要進行正式的立卷、歸檔以及保存的工作，以備以后的使用和查找，同時，要安排專人進行負責，保證檔案能夠被妥善的管理，防止造成失竊秘的情況。當檔案已經(jīng)確定不再使用之后，我們要及時進行銷毀。傳統(tǒng)的財務檔案管理主要是依托于紙質版，其管理難度和保存難度都比較大，而隨著科學技術的不斷發(fā)展，我們將計算機和網(wǎng)絡技術逐步運用到了會計檔案的管理當中，形成了目前的財務共享模式，同時，企業(yè)的財務工作量變得越來越大，很多企業(yè)建立的了財務共享服務中心，這樣，大部分的財務職能就都集中到了一起，使財務工作效率大大的提高，同時，電子化和集中化的會計檔案管理，也極大彌補了紙質檔案管理的不足。

財務共享模式的建立使企業(yè)的財務有了更加精細化的管理模式，為會計檔案管理環(huán)境帶來了很大的變化。首先，是管理體系的變動，財務管理的集中使以往較為混亂的管理模式轉變?yōu)榱艘载攧辗罩行臑橹黧w的新型管理模式，同時，傳統(tǒng)的會計檔案管理也由分散變?yōu)榱思泄芾?，并利用電子檔案的形式彌補了紙質版檔案的不足。其次，是支撐系統(tǒng)的變遷，目前，我國大多數(shù)企業(yè)已經(jīng)形成了電子會計檔案的系統(tǒng)，將以往紙質版的檔案通過掃描或者是拍照的形式轉變?yōu)榱穗娮訖n案，其良好的可查找和處理性為會計的工作提供了極大的便捷。第三，就是流程管理變得越來越復雜。在財務共享的模式下，會計檔案的產(chǎn)生鏈條變得越來越長，同時，會計答案的形成也從單純在經(jīng)營單位所在地延伸到了財務共享服務機構，這就使檔案管理工作的過程變長，環(huán)節(jié)變多。第四，是責任主體的變更，從原來的單一財務部門的管理，到目前的財務共享服務中心的共同管理，使財務責任的主體發(fā)生了變更，也就對監(jiān)理工作提出了更高的要求。

財務共享模式下會計檔案管理的建議

針對目前的財務共享模式，我們要采取一些更好的手段，對會計的檔案管理進行優(yōu)化。我們要利用當前的先進技術手段，對關鍵的關節(jié)進行控制和管理，并建立一套行之有效的管理系統(tǒng)，不斷提高管理能力和水平，做好會計的檔案工作。

建立統(tǒng)一的會計檔案標準化、數(shù)字化的處理平臺。財務的共享模式從根底上將就是要實現(xiàn)財務信息的統(tǒng)一化管理，并利用數(shù)字化和媒體化的技術實現(xiàn)更為便捷和快速的管理。這就要求我們要建立統(tǒng)一的會計檔案標準化和數(shù)字化的處理平臺，建立檔案的接受、傳遞和處理儲存為一體的網(wǎng)絡管理系統(tǒng)。目前，我國的檔案管理工作已經(jīng)逐步轉型到電子檔案的管理上，但是由于各類企業(yè)的要求不一，所以，標準化和數(shù)字化的推進并不夠深入。在接下來的工作當中，我們要結合當前的會計檔案管理規(guī)定，推動國家或者地區(qū)的檔案統(tǒng)一管理標準，并將這一標準與數(shù)字化的管理系統(tǒng)充分的結合起來，不斷加深會計檔案管理工作水平。

建立系統(tǒng)化的管理制度體系。隨著我國對會計答案管理工作的越來越重視，逐步出臺了一系列的管理規(guī)定，對檔案管理進行了統(tǒng)一的要求。但目前數(shù)字化的技術和手段不斷深入，對會計檔案的管理工作形成了很大的沖擊力，也促進了管理制度體系的建立。是要建立會計檔案的歸檔制度，所有的檔案要以統(tǒng)一的標準進行歸檔工作，并進行記錄和副本的保存，防止出現(xiàn)丟失的問題；是要建立嚴格的使用手續(xù)制度，如果需要查看和使用檔案，要嚴格的落實手續(xù)制度，保證安全；是要對檔案進行定期的備份。

加強關鍵環(huán)節(jié)的風險控制與安全防范。隨著財務共享模式的不斷深入，我們最為關心的就是會計檔案的真實性和安全性，所以，我們在關鍵的環(huán)節(jié)上要采取合理的手段進行防微杜漸。首先，我們要建立一個專門的監(jiān)理小組，對檔案在的真實性進行排查，因為在紙質檔案變?yōu)殡娮訖n案時，存在一定的差錯。第二，就是要長期建立安全保護的機制，設置專門的房間和責任人對會計檔案進行負責，要查看的必須履行對應的手續(xù)，并承擔出現(xiàn)問題而造成的損失。此外，就是要防止一些客觀的因素，比如病毒的入侵，以及防水、防火等等。

隨著科學技術的不斷發(fā)展，我國的財務共享模式已經(jīng)最大限度的應用到會計檔案的管理當中，我們要不斷完善電子化的管理系統(tǒng)，并嚴格落實檔案管理的標準，從而不斷提高企業(yè)財務工作的效率和水平，更好的促進企業(yè)的發(fā)展。

（工作單位：宜昌市夷陵區(qū)機關事業(yè)單位社會保險管理局）