企業(yè)檔案管理發(fā)展的信息化之路

韓春霞

（深圳市春暉信檔案技術(shù)服務(wù)有限公司，廣東　深圳 518000）

企業(yè)檔案管理發(fā)展的信息化之路

韓春霞

（深圳市春暉信檔案技術(shù)服務(wù)有限公司，廣東深圳 518000）

隨著經(jīng)濟(jì)全球化日益發(fā)展，提升核心競(jìng)爭(zhēng)力已成為在新時(shí)期企業(yè)管理的重中之重。為了更好地滿足社會(huì)發(fā)展的客觀要求，作為經(jīng)濟(jì)運(yùn)行的主體，企業(yè)必須把檔案管理信息化建設(shè)放在核心位置，不斷完善企業(yè)檔案管理模式，加快檔案信息共享和利用的步伐。以此，不斷提高企業(yè)運(yùn)行效率與質(zhì)量，使企業(yè)檔案館管理更好地走上信息化道路，更好地發(fā)揮自身的作用。

企業(yè)；檔案管理；信息化；道路

在新時(shí)代下，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)持續(xù)發(fā)展，被應(yīng)用到不同行業(yè)、領(lǐng)域中，滲透到企業(yè)發(fā)展的全過(guò)程。在企業(yè)日常管理過(guò)程中，檔案管理已成為不可或缺的重要組成元素，發(fā)揮著不可替代的作用。同時(shí)，在計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)作用下，信息化理念已被融入到檔案管理中，沖擊著傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理。在此過(guò)程中，要多角度、多層次分析各種主客觀因素，采取各種有效措施，促進(jìn)企業(yè)檔案管理發(fā)展的信息化建設(shè)。以此，確保相關(guān)工作的順利開(kāi)展，促使企業(yè)走上健康持續(xù)發(fā)展的道路。

1　企業(yè)檔案管理信息化的必要性

檔案屬于一種重要的信息資源，是企業(yè)、組織、機(jī)關(guān)在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的不同形式與載體的關(guān)鍵性歷史記錄，比如，音像、文字。在社會(huì)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制不斷完善的浪潮中，社會(huì)信息化腳步日益加快，現(xiàn)代企業(yè)必須意識(shí)到開(kāi)發(fā)、利用檔案信息資源的重要性，要以社會(huì)市場(chǎng)為導(dǎo)向，優(yōu)化利用各種先進(jìn)技術(shù)，注重檔案管理信息化建設(shè)，提升自身的核心競(jìng)爭(zhēng)力。

就企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)而言，以計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)硬軟件為基點(diǎn)，優(yōu)化檔案管理模式，具有鮮明的“無(wú)紙化、規(guī)范化”特點(diǎn)。在企業(yè)日常工作中，檔案管理信息化建設(shè)是非常必要的。第一、檔案管理信息化能夠提高日常工作效率。在實(shí)現(xiàn)微機(jī)處理后，企業(yè)檔案信息不需要集中立卷，不用受到時(shí)空限制，隨時(shí)整理各類檔案文件，及時(shí)做好歸檔工作。在分散工作量的基礎(chǔ)上，能夠隨時(shí)更新、完善檔案信息，為檢索利用檔案信息資源提供便利。在微機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理過(guò)程中，大大縮短了檔案文件插入時(shí)間，簡(jiǎn)化了工作流程，減少了檔案管理人員的工作量，極大地提高了檔案信息的準(zhǔn)確率，還提高了檔案管理工作效率與質(zhì)量。第二、保持了企業(yè)檔案信息的原貌，實(shí)現(xiàn)了分級(jí)管理。在檔案管理過(guò)程中，各種先進(jìn)設(shè)備被應(yīng)用其中，比如，掃描儀，在原文掃描作用下，整個(gè)檔案文件瞬間變進(jìn)入到對(duì)應(yīng)的軟件系統(tǒng)中，成為一種電子格式文檔，能夠更加直觀地再現(xiàn)檔案原文。同時(shí)，在實(shí)現(xiàn)分級(jí)管理之后，只需要結(jié)合實(shí)際情況，合理設(shè)置權(quán)限，明確使用者調(diào)閱檔案信息級(jí)別，便能有效保護(hù)檔案信息，具有其保密性。還能全面而真實(shí)地記錄下所有檔案調(diào)閱具體情況，為實(shí)現(xiàn)責(zé)任倒查在做好了鋪墊。

2　企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)措施

2.1制定檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

在企業(yè)檔案信息建設(shè)過(guò)程中，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、規(guī)章制度都是不可或缺的重要元素，是提升企業(yè)檔案信息資源價(jià)值的首要前提。在運(yùn)營(yíng)過(guò)程中，企業(yè)需要結(jié)合自身實(shí)際情況，構(gòu)建完善的檔案信息化管理機(jī)構(gòu)，在強(qiáng)化檔案管理人員檔案信息化管理意識(shí)的同時(shí)，規(guī)范他們的日常操作，確保檔案管理工作順利進(jìn)行。要不斷健全已有的檔案信息化管理制度，逐漸提高制度體系的執(zhí)行力，為實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理提供重要的法律保障，使檔案信息化管理更加規(guī)范化、科學(xué)化。

2.2注重檔案管理信息化人才的培養(yǎng)

想要促使企業(yè)檔案管理更好地走上信息化發(fā)展道路，必須注重內(nèi)部人員的系統(tǒng)化培訓(xùn)，培養(yǎng)檔案信息化管理方面的專業(yè)人才。在日常工作中，企業(yè)要以社會(huì)市場(chǎng)為導(dǎo)向，適當(dāng)提高企業(yè)檔案管理信息化人才招聘要求，進(jìn)行必要的崗前測(cè)試，合格者才能被錄用，優(yōu)化調(diào)整內(nèi)部檔案管理人員結(jié)構(gòu)，提高檔案管理隊(duì)伍的整體質(zhì)量。在此基礎(chǔ)上，企業(yè)要定期對(duì)內(nèi)部檔案人員進(jìn)行系統(tǒng)化地培訓(xùn)，對(duì)他們進(jìn)行再教育學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)檔案信息化管理的必備知識(shí)以及相關(guān)學(xué)科知識(shí)，比如，法律、管理，不斷優(yōu)化他們已有的知識(shí)結(jié)構(gòu)體系，逐漸提高他們的檔案信息化管理綜合技能。此外，還要加大檔案管理信息化的宣傳力度，使檔案管理人員充分意識(shí)到其重要性，能夠與時(shí)俱進(jìn)，轉(zhuǎn)變思想觀念，強(qiáng)化他們的檔案管理市場(chǎng)意識(shí)，不斷加快檔案管理信息化建設(shè)步伐，更好地順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的客觀規(guī)律。還要優(yōu)化各種先進(jìn)的技術(shù)，從不同角度入手做好檔案管理信息化隊(duì)伍建設(shè)工作，不斷提升企業(yè)檔案信息資源的綜合價(jià)值，保證企業(yè)的順利運(yùn)轉(zhuǎn)。

2.3優(yōu)化檔案管理硬、軟件設(shè)施，做好檔案安全保護(hù)工作

在檔案管理信息化建設(shè)道路上，需要全面而客觀地分析各方面影響因素，優(yōu)化配置硬軟件實(shí)施。為此，企業(yè)需要綜合考慮自身實(shí)際情況，開(kāi)發(fā)適合本行業(yè)、本部門的專門型檔案利用軟件，優(yōu)化相關(guān)的硬、軟件設(shè)施，比如，交換器、信息安全系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)，確保檔案信息化管理工作的有序進(jìn)行。此外，在信息化建設(shè)過(guò)程中，需要通過(guò)不同途徑，采用多樣化的方法，優(yōu)化利用各種先進(jìn)的技術(shù)，比如，數(shù)據(jù)加密技術(shù)、認(rèn)證訪問(wèn)權(quán)限技術(shù)，加強(qiáng)檔案信息的儲(chǔ)存安全，并借助防火墻技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控技術(shù)，全面做好系統(tǒng)保護(hù)工作，使相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)處于安全、穩(wěn)定運(yùn)行中，有效防止外來(lái)因素破壞相關(guān)運(yùn)行系統(tǒng)，影響檔案信息資源的準(zhǔn)確，造成嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失。

3　結(jié)語(yǔ)

總而言之，在新時(shí)代下，企業(yè)必須把檔案管理信息化建設(shè)放在重要位置，充分發(fā)揮檔案信息的作用，不斷完善企業(yè)日常管理，提高管理效率與質(zhì)量，也能更好地順應(yīng)時(shí)代發(fā)展地客觀規(guī)律，促進(jìn)企業(yè)的全面發(fā)展。但企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)而復(fù)雜的工程，周期較長(zhǎng)，難度較大，需要?jiǎng)討B(tài)化監(jiān)督社會(huì)市場(chǎng)動(dòng)態(tài)變化，不斷優(yōu)化檔案管理模式，優(yōu)化利用檔案信息資源。以此，在減少企業(yè)運(yùn)營(yíng)成本的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)最大化的運(yùn)營(yíng)效益，使企業(yè)能夠在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中走上長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展道路，擁有更好的發(fā)展前景。

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10.3969/j.issn.1673-0194.2016.11.116

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1673-0194（2016）11-0194-02

2016-02-29