左臣婕，陳展

（清華大學物業(yè)管理中心，北京 100084）

高校學生公寓管理信息系統(tǒng)建設(shè)研究

左臣婕，陳展

（清華大學物業(yè)管理中心，北京 100084）

近年來，國內(nèi)高校紛紛建設(shè)或引入學生公寓管理信息系統(tǒng)，提高學生公寓的管理和服務(wù)的效率和自動化程度，文章對照管理信息系統(tǒng)的概念，分析國內(nèi)高校學生公寓管理信息系統(tǒng)建設(shè)現(xiàn)狀與問題，并為后續(xù)建設(shè)過程和改進方案提出建議。

學生公寓；信息化；管理信息系統(tǒng)；建設(shè)

1 引言

管理信息系統(tǒng)（MIS）的概念產(chǎn)生于20世紀60年代中期，是一個以人為主導，利用計算機硬件、軟件及其他辦公設(shè)備進行信息的收集、傳遞、存貯、加工、維護和使用的系統(tǒng)。它以組織戰(zhàn)略競優(yōu)、提高收益和效率為目的，同時支持企業(yè)高層決策、中層控制和基層操作。由于管理信息系統(tǒng)是一個組織加快產(chǎn)生效益的運作方式，管理者越來越多地體會到在組織中實施管理信息系統(tǒng)的重要性，因此各級管理者漸漸把管理信息系統(tǒng)應(yīng)用到自己所在的部門或領(lǐng)域，形成了各類管理信息系統(tǒng)。

高校學生公寓是大學生生活、學習的重要場所，在學生學習和成長過程中發(fā)揮著重要的作用。高校學生公寓的管理事務(wù)繁雜，包括住宿管理、房源管理、設(shè)備設(shè)施的管理等，存在數(shù)據(jù)量大、內(nèi)容多的特點，傳統(tǒng)管理方式下需要花費較多人力、物力、財力，而且數(shù)據(jù)很難做到準確、安全，也不利于數(shù)據(jù)的共享。為了提高管理效率，隨著數(shù)字化校園和管理信息系統(tǒng)概念的不斷普及，國內(nèi)高校開始探索建設(shè)學生公寓管理信息系統(tǒng)，如清華大學持續(xù)多年建設(shè)的學生公寓管理信息系統(tǒng)、天津大學的學生宿舍管理系統(tǒng)，一些成熟商業(yè)化學生公寓管理信息系統(tǒng)產(chǎn)品也紛紛涌現(xiàn)。

2 系統(tǒng)建設(shè)目標與現(xiàn)狀

高校學生公寓的核心功能是住宿，住宿保障和日常管理服務(wù)是各高校學生公寓管理部門共同的責任。隨著高校在校人數(shù)的持續(xù)增加，學生公寓的住宿學生規(guī)模和房源規(guī)模也相應(yīng)增加，在原有傳統(tǒng)管理模式下，學生住宿分配和房源管理主要依靠工作人員手工操作和利用Excel表進行簡單記錄，每年的新生住宿分配往往需要花費大量人力、時間完成，還存在床位重復分配、記錄不準確等問題，更不能做到日常管理中實時準確的掌握房源和住宿數(shù)據(jù)狀態(tài)。學生公寓管理信息系統(tǒng)的建設(shè)即是為了提高住宿和房源管理的效率，實現(xiàn)住宿分配、住宿調(diào)整、退宿處理、住宿信息查詢等的自動化管理，因此住宿管理和房源管理模塊是學生公寓管理信息系統(tǒng)的建設(shè)重點。

具體實現(xiàn)過程中，因高校業(yè)務(wù)流程和工作模式不同，系統(tǒng)功能、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)及輸入輸出設(shè)計會有所不同。以新生住宿分配功能為例，有些高校采用逐一分配學生床位的傳統(tǒng)形式，有些高校采用系統(tǒng)自動分配的形式，也有一些高校已實現(xiàn)了學生自主選房的功能。另外，隨著MIS建設(shè)一些新技術(shù)的不斷引入，學生公寓管理信息系統(tǒng)的建設(shè)也在不斷創(chuàng)新，多所高校已引入圖形化呈現(xiàn)方式，實現(xiàn)了房源的圖形化、可視化管理。

除了住宿和房源管理模塊外，學生公寓管理信息系統(tǒng)會根據(jù)各高校業(yè)務(wù)重點融入其他管理模塊，如設(shè)備設(shè)施管理、宿舍衛(wèi)生管理、收費管理等模塊，但由于當前國內(nèi)高校學生公寓的管理模式和業(yè)務(wù)重點存在較大差別，學生公寓管理信息系統(tǒng)架構(gòu)存在非同一性的特點，各高校需根據(jù)自身需求量身打造適合的系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)。近年來，許多高校經(jīng)過多年的持續(xù)建設(shè)，已經(jīng)探索適合自身需要的學生公寓管理信息系統(tǒng)，形成了較完備的系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu)，有效提高了學生住宿管理、房源管理、設(shè)備設(shè)施管理等核心業(yè)務(wù)的管理水平和效率。例如清華大學學生公寓管理信息系統(tǒng)，不僅實現(xiàn)了住宿、房源、設(shè)備設(shè)施、衛(wèi)生成績、公寓違紀信息等的智能化、自動化管理，還通過與學校學籍信息庫、校園一卡通數(shù)據(jù)庫、門禁管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)對接，實現(xiàn)與學校核心業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)共享。

3 建設(shè)問題分析

當前學生公寓管理信息系統(tǒng)建設(shè)雖然取得了一定成就，提高了高校學生公寓的管理效率，但建設(shè)過程中也逐漸凸顯出一些普遍存在的問題，概況起來有以下幾個方面。

3.1 “信息孤島”現(xiàn)象

“信息孤島”指的是高校信息化中相互之間在功能上不關(guān)聯(lián)互助、信息不能共享互換以及信息與業(yè)務(wù)流程和應(yīng)用相互脫節(jié)的數(shù)字應(yīng)用系統(tǒng)。它猶如一個個相互獨立的島嶼，信息難以相互融通，無法實現(xiàn)業(yè)務(wù)協(xié)作?！靶畔⒐聧u”的出現(xiàn)多是因為高校各部門之間的業(yè)務(wù)基本不交叉，各部門信息系統(tǒng)建設(shè)分別開展，未形成校級的信息資源共享策略而產(chǎn)生的結(jié)果?！靶畔⒐聧u”現(xiàn)象使高校部門間無法實現(xiàn)數(shù)據(jù)的及時共享，無法實現(xiàn)數(shù)據(jù)的實時性、一致性和正確性，嚴重影響學校的管理和決策，是信息化提升效率的重要瓶頸。隨著數(shù)字化校園在國內(nèi)高校的引入，近年來，各高校均在通過學校信息資源的整體規(guī)劃的管理，盡力避免信息孤島現(xiàn)象。高校學生公寓管理信息系統(tǒng)作為高校中建設(shè)起步較晚的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，信息孤島現(xiàn)象還較為普遍，學生學籍等基本信息都是通過系統(tǒng)導入的方式實現(xiàn)，信息存在相對滯后的現(xiàn)象，而系統(tǒng)產(chǎn)生的許多有效管理數(shù)據(jù)，如住宿信息、房源信息等數(shù)據(jù)，也僅用于學生公寓管理部門內(nèi)部管理和決策使用，學校其他部門無法直接獲取數(shù)據(jù)，大大限制了學生公寓信息系統(tǒng)在學校管理和決策中應(yīng)發(fā)揮的作用。

3.2 功能設(shè)計與實際需求不盡相符

當前學生公寓管理信息系統(tǒng)存在盲目學習或照搬其他已有系統(tǒng)架構(gòu)，忽視對本校公寓管理需求分析的情況，導致最終上線的系統(tǒng)不符合實際需求。甚至有些學校將購買商業(yè)學生公寓管理信息系統(tǒng)直接進行應(yīng)用，而且不根據(jù)需要進行單位內(nèi)部調(diào)整，系統(tǒng)使用者感受性差。

3.3 決策支持功能不夠

學生公寓管理信息系統(tǒng)除了提高管理和服務(wù)效率外，另外一個更重要的功能應(yīng)該作為決策支持系統(tǒng)存在，目前的學生公寓管理信息系統(tǒng)偏重作為管理和服務(wù)工作的支持性系統(tǒng)，把管理人員從繁重復雜的住宿數(shù)據(jù)計算、統(tǒng)計功能中解放出來，也使管理者能迅速、準備的查詢房源和住宿等基本信息。但面對學生公寓管理信息系統(tǒng)存儲記錄的豐富信息，如何通過對這些數(shù)據(jù)的統(tǒng)計分析，實現(xiàn)對管理和決策的支持，是高校學生公寓管理信息系統(tǒng)普遍需要探索或深入建設(shè)的功能。

3.4 未跟隨組織發(fā)展變化而變化

因高校學生公寓管理部門的特點，公寓內(nèi)一般很少有專職的信息系統(tǒng)建設(shè)或開發(fā)技術(shù)力量，持續(xù)跟進信息系統(tǒng)的建設(shè)和維護過程，所以高校學生公寓管理信息系統(tǒng)的開發(fā)方式基本上采用委托開發(fā)方式或購買現(xiàn)有商業(yè)軟件的方式實施，集中建設(shè)投入使用后即不再進行相應(yīng)跟進。即使建設(shè)之初的需求度百分百匹配的學生公寓管理信息系統(tǒng)，隨著高校業(yè)務(wù)發(fā)展和管理模式的轉(zhuǎn)變，由于信息系統(tǒng)的功能架構(gòu)未相應(yīng)調(diào)整，信息系統(tǒng)與管理體制沖突問題普遍存在。

4 系統(tǒng)建設(shè)對策與建議

4.1 融入數(shù)字化校園建設(shè)

學生公寓管理信息系統(tǒng)作為高校數(shù)字化校園建設(shè)的一部分，是屬于重要業(yè)務(wù)系統(tǒng)之一，應(yīng)納入學校信息資源的整體規(guī)劃和管理，實現(xiàn)與學校其他系統(tǒng)數(shù)據(jù)共享和數(shù)據(jù)信息資源的集中規(guī)劃和管理。如果高校尚未進行學生公寓管理信息系統(tǒng)建設(shè)，在后期建設(shè)過程中，應(yīng)推動納入學校信息化建設(shè)整體體系，進行統(tǒng)一的規(guī)劃和設(shè)計。對于已建成的系統(tǒng)，可以采用統(tǒng)一數(shù)據(jù)平臺或集成技術(shù)進行融入，即前端有效利用學校建設(shè)的統(tǒng)一業(yè)務(wù)平臺（即通過信息流將學校各部門的主要業(yè)務(wù)操作集成起來，如門戶網(wǎng)站），通過接口開發(fā)技術(shù)實現(xiàn)與學校信息系統(tǒng)的集成；在后臺利用數(shù)據(jù)共享機制或數(shù)據(jù)共享平臺技術(shù)，實現(xiàn)與學校其他信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)對接和共享，消除信息孤島隱患。可以實現(xiàn)學生公寓管理信息系統(tǒng)與學校學籍信息庫的實施對接，減少數(shù)據(jù)更新和導入的工作量，確保學籍信息的實時準確，住宿信息、房源信息等數(shù)據(jù)，納入學校核心管理數(shù)據(jù)資源體系，方便為學校管理和決策發(fā)揮的作用。

4.2 重視系統(tǒng)需求分析工作

高校學生公寓管理信息系統(tǒng)作為管理信息系統(tǒng)，其開發(fā)方法和過程必須遵循管理信息系統(tǒng)的相關(guān)要求。以生命周期法的開發(fā)方法為例，應(yīng)遵循如下開發(fā)過程：開發(fā)準備工作，需求分析，系統(tǒng)設(shè)計，系統(tǒng)實施與轉(zhuǎn)換，系統(tǒng)運行、維護與評價。由于當前各高校學生公寓管理內(nèi)容、組織架構(gòu)和工作模式不盡相同，所以需根據(jù)自身需要做詳細的需求分析設(shè)計，形成詳細的需求說明書，并在系統(tǒng)設(shè)計階段繼續(xù)細化，形成系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)圖、輸入輸出設(shè)計及數(shù)據(jù)存儲設(shè)計等文件，以指導系統(tǒng)實施和程序?qū)崿F(xiàn)，以確保開發(fā)的系統(tǒng)能滿足實際工作需要。

4.3 重視數(shù)據(jù)管理和決策支持

學生公寓管理信息系統(tǒng)中含有學生住宿、宿舍衛(wèi)生成績、門禁刷卡記錄、學生社區(qū)違紀等重要行為數(shù)據(jù)，是學校數(shù)據(jù)資源的重要構(gòu)成，如對門禁刷卡記錄的綜合分析，可以掌握學生的作息規(guī)律信息。在系統(tǒng)建設(shè)時應(yīng)重視數(shù)據(jù)積累和存儲，如建設(shè)歷史學生住宿信息數(shù)據(jù)庫，對歷史門禁刷卡信息進行妥善記錄，為學生社區(qū)大數(shù)據(jù)積累資源，在功能設(shè)計時，重視數(shù)據(jù)分析及統(tǒng)計等報表的設(shè)計，包括建設(shè)直觀的圖形化報表，為領(lǐng)導管理和決策提供參考。

4.4 重視持續(xù)建設(shè)和系統(tǒng)維護

作為管理信息系統(tǒng)，應(yīng)重視系統(tǒng)運行與維護工作，建設(shè)過程應(yīng)是持續(xù)性的。應(yīng)定期對系統(tǒng)應(yīng)用情況進行評價，檢查系統(tǒng)是否仍符合實際工作需要，并根據(jù)情況不斷改進和完善。為解決部門缺乏專業(yè)技術(shù)力量的問題，建設(shè)過程中建議有效利用學校信息化技術(shù)中心等專業(yè)技術(shù)隊伍進行技術(shù)指導。

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2016-04-25