簡析公務(wù)卡使用管理過程中的問題及對策

文/王娟瑛

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簡析公務(wù)卡使用管理過程中的問題及對策

文/王娟瑛

摘要：通過公務(wù)卡結(jié)算制度，能夠?qū)ω?cái)政支出進(jìn)行規(guī)范的管理，減少行政事業(yè)單位在現(xiàn)金支付方面使用的頻率，從而達(dá)到加強(qiáng)財(cái)政監(jiān)管的目的。事業(yè)單位要對公務(wù)卡的使用引起重視，從營造良好的刷卡環(huán)境，加強(qiáng)公務(wù)卡使用的制度建設(shè)，創(chuàng)新公務(wù)卡使用機(jī)制，強(qiáng)化公務(wù)卡使用規(guī)范等方面入手，切實(shí)提高公務(wù)卡管理的標(biāo)準(zhǔn)化程度。本文以公務(wù)卡結(jié)算制度的重要作用作為切入點(diǎn)，對公務(wù)卡使用和管理過程中存在的問題和加強(qiáng)措施進(jìn)行了分析。

關(guān)鍵詞：公務(wù)卡；使用管理；存在不足；加強(qiáng)措施

伴隨經(jīng)濟(jì)建設(shè)速度的加快，我國財(cái)政支出的規(guī)模也顯著增加。為了控制我國財(cái)政支出的規(guī)模，提高財(cái)政監(jiān)管力度，我國政府推出了公務(wù)卡結(jié)算制度。通過公務(wù)卡結(jié)算制度，能夠?qū)ω?cái)政支出進(jìn)行規(guī)范的管理，減少行政事業(yè)單位在現(xiàn)金支付方面使用的頻率，從而達(dá)到加強(qiáng)財(cái)政監(jiān)管的目的。目前，公務(wù)卡結(jié)算制度已經(jīng)在全國范圍內(nèi)得到了很好的推廣。

一、公務(wù)卡結(jié)算制度概述

公務(wù)卡結(jié)算工作主要指的是在行政、科研等事業(yè)單位中，工作人員用來進(jìn)行單位財(cái)政活動(dòng)的信用卡。通常來說，商業(yè)銀行根據(jù)事業(yè)單位的行政和規(guī)模對事業(yè)單位的授予對應(yīng)的信用額度，事業(yè)單位的人員通過公務(wù)卡進(jìn)行財(cái)務(wù)支付活動(dòng)，事業(yè)單位負(fù)責(zé)對公務(wù)卡進(jìn)行報(bào)銷和還款，同時(shí)事業(yè)單位和商業(yè)銀行共同對相關(guān)的財(cái)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行實(shí)時(shí)的監(jiān)督。

現(xiàn)代的信息化技術(shù)是公務(wù)卡使用和管理的重要技術(shù)基礎(chǔ)，通過公務(wù)卡的使用，事業(yè)單位財(cái)務(wù)活動(dòng)的規(guī)范性顯著增強(qiáng)，同時(shí)還可以有效的提高事業(yè)單位財(cái)務(wù)活動(dòng)的透明度，推進(jìn)反腐倡廉建設(shè)。通過總結(jié)，公務(wù)卡的使用主要具有以下幾個(gè)方面的重要作用。首先，公務(wù)卡的使用能極大的提高財(cái)政監(jiān)管質(zhì)量。事業(yè)單位的工作人員在進(jìn)行刷卡消費(fèi)時(shí)，消費(fèi)的時(shí)間、地點(diǎn)以及消費(fèi)的內(nèi)容和金額都及時(shí)的被我國財(cái)政集中支付系統(tǒng)記錄，從而使濫用公款的現(xiàn)象得到了一定的控制。其次，公務(wù)卡制度降低了現(xiàn)金的支付和使用頻率，簡化了事業(yè)單位的財(cái)務(wù)活動(dòng)流程，減少了事業(yè)單位中湊票報(bào)銷以及其他一些違規(guī)套現(xiàn)情況的發(fā)生。最后，公務(wù)卡的使用也為銀行的發(fā)展提供了更廣闊的空間。公務(wù)卡的使用能夠完善銀行卡的使用功能，同時(shí)代理銀行也可以圍繞公務(wù)卡開展更多的針對事業(yè)單位的金融業(yè)務(wù)，完善了信用卡使用體系［1］。

二、公務(wù)卡使用管理過程中存在的缺陷

（一）缺乏對公務(wù)卡戰(zhàn)略作用的認(rèn)識(shí)

當(dāng)前，很多事業(yè)單位的工作人員都對公務(wù)卡的戰(zhàn)略作用認(rèn)識(shí)不夠。首先，很多工作人員自身都辦理了信用卡，因此，對于公務(wù)卡的使用比較排斥，處于怕麻煩的心理而不辦理公務(wù)卡。其次，當(dāng)前很多事業(yè)單位的公務(wù)人員出差應(yīng)用較多的還是傳統(tǒng)的消費(fèi)方式，缺乏提前消費(fèi)意識(shí)，同時(shí)擔(dān)心單位的財(cái)務(wù)人員沒有按時(shí)還款，造成資金的信用水平下降。最后，有的公務(wù)人員出于對泄漏個(gè)人信息的擔(dān)憂而不辦理公務(wù)卡［2］。

（二）公務(wù)卡的使用環(huán)境不夠完善

公務(wù)卡的推行需要良好的使用環(huán)境，而目前我國公務(wù)卡的使用環(huán)境情況是不均衡的，特別是一些偏遠(yuǎn)地區(qū)，例如我國西部省市的偏遠(yuǎn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)都缺乏刷卡條件，沒有設(shè)置相應(yīng)的POS機(jī)，從而導(dǎo)致不能使用公務(wù)卡。另外，一些小型的餐飲、酒店以及零售商店等，出于成本費(fèi)用的考慮不愿意設(shè)置POS機(jī)，也給公務(wù)卡的使用造成了不便。

（三）公務(wù)卡的審核工作還要加強(qiáng)

目前，公務(wù)卡的審核管理工作還有較大的加強(qiáng)空間。當(dāng)事業(yè)單位進(jìn)行還款工作時(shí)，我國財(cái)政集中支付系統(tǒng)通常對公務(wù)卡的相關(guān)信息進(jìn)行形式化的審查，而對報(bào)銷的內(nèi)容、用途等缺乏實(shí)質(zhì)性的審查。另外，在原則上公務(wù)卡使用應(yīng)該做到“專人專卡、一人一卡”，但當(dāng)前我國有的事業(yè)單位在使用公務(wù)卡時(shí)，還存在一人使用多卡情況的存在。

（四）公務(wù)卡的使用范圍還有待增加

公務(wù)卡的使用范圍還有很大增加的空間。根據(jù)公務(wù)卡的使用規(guī)定，工作人員不僅要提供正規(guī)的發(fā)票，同時(shí)還要有刷卡憑證。而當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)非常發(fā)達(dá)，火車票、機(jī)票、酒店、飯店等的訂購在網(wǎng)上就可以比較快捷的支付，而如果得不到簽購單又無法進(jìn)行報(bào)銷，因此公務(wù)卡的使用還有待完善。

（五）對公務(wù)卡的監(jiān)督管理有待加強(qiáng)

公務(wù)卡的使用能在一定程度上防止腐敗情況的發(fā)生，但由于當(dāng)前公務(wù)卡監(jiān)督制度不夠完善，因此公務(wù)卡的使用還存在較大的漏洞，例如公務(wù)人員可以通過和商家串通，達(dá)到虛開發(fā)票、公款消費(fèi)等目的。

三、優(yōu)化公務(wù)卡使用管理的途徑

（一）宣傳公務(wù)卡使用的重要作用

政府財(cái)政部門和事業(yè)單位要宣傳公務(wù)卡使用的重要作用，從而提高事業(yè)單位工作人員對公務(wù)卡的認(rèn)識(shí)。具體來說，宣傳公務(wù)卡使用的手段包括網(wǎng)絡(luò)宣傳，圖冊宣傳，開展公務(wù)卡使用專題講座，對事業(yè)單位工作人員進(jìn)行培訓(xùn)等。通過宣傳，要幫助事業(yè)單位人員建立良好的公務(wù)卡使用習(xí)慣，為公務(wù)卡的使用營造良好的氛圍。

（二）營造良好的公務(wù)卡使用環(huán)境

公務(wù)卡的使用需要良好的刷卡環(huán)境，因此政府部門要配合銀行機(jī)構(gòu)推廣POS機(jī)的使用。尤其是對于我國經(jīng)濟(jì)不夠發(fā)達(dá)的地區(qū)，例如我國中西部等偏遠(yuǎn)城鎮(zhèn)的機(jī)場、車站、酒店、飯店、超市等都要設(shè)置POS機(jī)。政府可以通過減免手續(xù)費(fèi)，適當(dāng)補(bǔ)貼等方式來提高POS機(jī)的推廣力度，從而為公務(wù)卡的使用營造良好的使用環(huán)境。

（三）提高公務(wù)卡使用的制度建設(shè)水平

我國各級政府的財(cái)政部門要和當(dāng)?shù)卮磴y行進(jìn)行積極配合，從而提高公務(wù)卡使用的制度建設(shè)水平。首先，在辦理程序、公務(wù)卡信用額度以及公務(wù)卡的使用范圍方面進(jìn)行詳實(shí)的規(guī)定，對報(bào)銷流程要做出明確指示。其次，要對政府審計(jì)和紀(jì)檢單位提出要求，要加強(qiáng)對公務(wù)卡的審計(jì)，審計(jì)的內(nèi)容包括公務(wù)卡使用、事業(yè)單位的現(xiàn)金管理等，對于發(fā)現(xiàn)的問題要及時(shí)進(jìn)行通報(bào)。最后，公務(wù)卡的使用也要遵循靈活性的原則。例如，中國科學(xué)院上海應(yīng)用物理研究所是我國著名的核技術(shù)研究機(jī)構(gòu)，該機(jī)構(gòu)很好的響應(yīng)了國家的號(hào)召，施行了卓有成效的公務(wù)卡使用制度。同時(shí)，該機(jī)構(gòu)很好的遵循了靈活性的原則，對于單位研究生來說，是不能使用公務(wù)卡的，因此給研究生設(shè)定了一定的現(xiàn)金使用限額，從而方便了工作的展開。

（四）對公務(wù)卡支付的方式進(jìn)行完善

信息化技術(shù)的發(fā)展對于公務(wù)卡的使用管理具有較大的沖擊，特別是網(wǎng)絡(luò)支付的方便性對公務(wù)卡使用的影響較大。目前，火車票、飛機(jī)票、酒店、飯店等的預(yù)定通過手機(jī)、計(jì)算機(jī)等就能夠比較輕松的實(shí)現(xiàn)，而由于網(wǎng)絡(luò)預(yù)定缺乏簽購單，因此造成公務(wù)卡使用的不便。所以，財(cái)政部門要和代理銀行積極合作，提高公務(wù)卡網(wǎng)絡(luò)使用功能，對于相關(guān)的簽購單制度進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，從而保證公務(wù)卡能夠被正常使用。

（五）加強(qiáng)公務(wù)卡使用的管理規(guī)范

事業(yè)單位要加強(qiáng)公務(wù)卡使用的管理規(guī)范。具體來說，事業(yè)單位可以從以下方面規(guī)范公務(wù)卡的使用：①要加強(qiáng)公務(wù)卡的日常管理工作，制定日常管理流程，嚴(yán)格按照流程標(biāo)準(zhǔn)開展工作；②對工作中的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，例如報(bào)銷環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格的規(guī)范化管理，并建立良好的權(quán)力制約制度；③加強(qiáng)追責(zé)機(jī)制的建設(shè)，對于出現(xiàn)的問題要明確責(zé)任，并進(jìn)行相應(yīng)的懲罰；④提高事業(yè)單位的現(xiàn)金管理工作，對于現(xiàn)金的使用嚴(yán)格控制；⑤事業(yè)單位要開展自糾自查工作，對于違反公務(wù)卡使用規(guī)定的行為進(jìn)行糾正和查處，嚴(yán)格防止一人多卡現(xiàn)象的存在；⑥政府財(cái)政部門要配合代理銀行對公務(wù)開使用進(jìn)行技術(shù)上的優(yōu)化，對操作流程進(jìn)行適當(dāng)簡化，定期清查無效公務(wù)卡，并做好公務(wù)卡信息系統(tǒng)的更新工作［3］。

（六）推行公務(wù)公開機(jī)制

推行公務(wù)公開機(jī)制也在一定程度上推動(dòng)了公務(wù)卡的使用。公務(wù)卡的使用不僅可以優(yōu)化事業(yè)單位的工作效率，同時(shí)也有利于反腐倡廉工作的展開。而推行公務(wù)公開機(jī)制，能夠很好的提高事業(yè)單位財(cái)務(wù)活動(dòng)的透明度，從而有效減少違法犯罪的發(fā)生，這給公務(wù)卡的使用提供了良好的條件。

四、結(jié)束語

公務(wù)卡結(jié)算制度是我國事業(yè)單位的重要?jiǎng)?chuàng)新，也是財(cái)政改革需要經(jīng)歷的必然階段。在實(shí)際工作中，事業(yè)單位要對公務(wù)卡的使用引起重視，對公務(wù)卡的戰(zhàn)略作用進(jìn)行有效的宣傳，從營造良好的刷卡環(huán)境，加強(qiáng)公務(wù)卡使用的制度建設(shè)，創(chuàng)新公務(wù)卡使用機(jī)制，強(qiáng)化公務(wù)卡使用規(guī)范等方面入手，切實(shí)提高公務(wù)卡管理的標(biāo)準(zhǔn)化程度，從而為推動(dòng)我國事業(yè)單位更好的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

［1］劉敏慧.公務(wù)卡使用管理中存在的問題及對策［J］.中外企業(yè)家，2014（29）：84.

［2］王晴川.公務(wù)卡使用和管理過程中存在的問題與對策研究［J］.交通財(cái)會(huì)，2014 （10）：32-34.

［3］左麗敏.公務(wù)卡使用和管理過程中存在的問題及對策［J］.時(shí)代金融，2015 （14）：221+225.

（作者單位：中國科學(xué)院上海應(yīng)用物理研究所）

上接（第166頁）

存模塊，進(jìn)行備品、配件基礎(chǔ)設(shè)置，停止手工倉庫賬簿記錄。在基礎(chǔ)資料倉庫項(xiàng)目中設(shè)立備品、配件等代碼，將原倉庫中100多種的備品、配件的基礎(chǔ)資料設(shè)置好。

2.設(shè)置物料備品、備件的初始余額數(shù)據(jù)。將原倉庫中的所有備品、備件期初數(shù)據(jù)錄入到物料中，在倉庫模塊中進(jìn)行備品、配件的明細(xì)核算

3.每月末財(cái)務(wù)中心會(huì)計(jì)及倉庫保管員、倉庫會(huì)計(jì)對備品、配件進(jìn)行盤點(diǎn)，若有差異，分析原因。

啟用金蝶K3供應(yīng)鏈系統(tǒng)中的倉存模塊后，備品、配件的差錯(cuò)金額大幅減少，提高了財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確度。

（五）ERP背景下，信息業(yè)務(wù)權(quán)限管理改進(jìn)

因東友商品砼企業(yè)ERP管理軟件分層管理的特殊性，這就要求企業(yè)根據(jù)管理者需要設(shè)立權(quán)限管理。如總經(jīng)理、副總經(jīng)理能全面了解東友商品砼企業(yè)ERP管理軟件全部數(shù)據(jù)，但是不能查閱金蝶財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。財(cái)務(wù)總監(jiān)可全部查閱金蝶軟件財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，也可全面查看東友ERP商品砼管理軟件數(shù)據(jù)；生產(chǎn)調(diào)度不能查看采購模塊；過磅員只有過磅的權(quán)限，其他權(quán)限無；試驗(yàn)室只有錄入BOM的權(quán)限。不同部門的操作員查看其他部門資料時(shí)只有查看的權(quán)限，沒有修改的權(quán)限，通過權(quán)限管理防止數(shù)據(jù)外傳，保證數(shù)據(jù)的安全性。

（六）正確處理好東友商品砼企業(yè)ERP管理軟件和金蝶K3供應(yīng)鏈財(cái)務(wù)軟件的關(guān)系

東友商品砼企業(yè)ERP管理軟件側(cè)重于日常全面管理，金蝶K3供應(yīng)鏈財(cái)務(wù)軟件側(cè)重于財(cái)務(wù)。財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)核算一般不宜放在東友ERP商品砼管理軟件中核算，但通過制定權(quán)限后，財(cái)務(wù)可以查看，也可引用ERP中的采購模塊數(shù)據(jù)。財(cái)務(wù)中心使用金蝶K3供應(yīng)鏈財(cái)務(wù)軟件，自成一體，核算整個(gè)企業(yè)的財(cái)務(wù)成果。

兩個(gè)軟件相輔相成，ERP商品砼軟件能加強(qiáng)企業(yè)的采購、銷售的訂單、合同管理、生產(chǎn)產(chǎn)量管理，發(fā)貨管理等等企業(yè)的日常管理工作。金蝶K3供應(yīng)鏈財(cái)務(wù)軟件能加強(qiáng)財(cái)務(wù)成果的集成化管理。兩者統(tǒng)一于企業(yè)的管理體系中。

三、結(jié)束語

中小企業(yè)運(yùn)用ERP管理軟件的企業(yè)逐步增多，ERP管理軟件能幫助企業(yè)提高采購訂單管理、銷售訂單管理、生產(chǎn)調(diào)度水平，還能分析供應(yīng)商的供貨能力，區(qū)分優(yōu)質(zhì)的銷售客戶，為企業(yè)管理層提供管理決策依據(jù)。

ERP企業(yè)管理軟件是企業(yè)全方位的管理軟件。ERP背景下信息化關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)業(yè)務(wù)處理必須與企業(yè)的采購、生產(chǎn)、銷售環(huán)節(jié)緊密聯(lián)系在一起，其業(yè)務(wù)處理模式的改進(jìn)能極大的提高企業(yè)采購、生產(chǎn)、銷售的管理水平，能提高財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，能節(jié)約企業(yè)的成本費(fèi)用，提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

［1］王慶奎.ERP系統(tǒng)環(huán)境下關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)業(yè)務(wù)處理優(yōu)化探析［J］.財(cái)會(huì)通訊，2013（3）（上）.

（作者單位：南寧學(xué)院）