醫(yī)院檔案管理電子文件的應用分析

于衛(wèi)松

山東省萊陽市穴坊中心衛(wèi)生院

醫(yī)院檔案管理電子文件的應用分析

于衛(wèi)松

山東省萊陽市穴坊中心衛(wèi)生院

隨著科學技術的不斷進步，電子文件逐漸在各個領域得到廣泛的應用，電子文件作為信息時代的產物之一，有著信息時代的明顯特征，特別是在醫(yī)院內部，已經逐漸應用電子文件來代替紙質文件，同時醫(yī)院的檔案管理工作效率也隨之得到了提高。醫(yī)院檔案管理電子文件的應用使醫(yī)院向著信息化、數字化、規(guī)范化的方向發(fā)展。本文筆者主要對醫(yī)院檔案管理電子文件的應用進行探究。

醫(yī)院；檔案管理；電子文件；應用

隨著科學技術的不斷進步，信息化的技術也隨之得到了快速發(fā)展，在大多數醫(yī)院已經逐漸使用電子文件來實現對檔案的管理工作，這也是醫(yī)院檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢，使檔案管理工作更具有現代化、信息化的特征。隨著檔案數字化改革的不斷深入，醫(yī)療單位只有將檔案進行準確、完整、安全的管理，才能使檔案得到更好的應用，促進我國醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展。在對電子文件檔案管理的過程中，應當先對歸檔的電子文件進行了解，并根據其主要內容分類與整理，然后對電子文件進行初步鑒定，初步鑒定是為了確保電子文件的真實性、完整性以及有效性，再根據電子文件的類型分開歸檔，最后是將已通過鑒定的電子文件審核入檔。

1 電子文件的特點

1.1 電子文件具有數字化特點，通過機器進行識別

電子文件離不開計算機，不管是在文件的產生還是文件的加工，都需通過計算機來完成，工作人員將數據輸入到計算機中，并將其進行保存，實現了檔案的數字化。在編寫電子文件時，工作人員只需要查看計算機顯示器就能了解到電子文件中的內容，并對電子文件中需要不充或者錯誤的內容進行編寫，整個編寫過程離不開計算機的編碼運算，最終計算機將輸入的電子文件進行保存。在需要查看電子文件的時候，工作人員只有運用計算機才能查看到電子文件中的內容。

1.2 設備依賴性

與紙質文件相比，電子文件對設備具有極強的依賴性，只能通過計算機才能達到編寫或修改電子文件內容的目的，只有計算機是不夠，還需要有相應的計算機系統(tǒng)，同時在計算機內有相應的軟件，這樣才能將數據輸入到計算機中，并將其保存，不管是計算機系統(tǒng)還是計算機軟件，在電子文件的編寫過程中都發(fā)揮著極其重要作用。

1.3 容易保存

電子文件與紙質文件相比，在保存方面兩者有著明顯的差異。紙質文件受溫度、濕度等外界條件的影響，在這些條件綜合作用下，紙質文件容易破損，從而使檔案失去了完整性，當工作人員需要查看檔案的時候很難找到真實的數據信息。而電子文件不會出現破損的情況，將檔案保存在計算機上，不管時間經過多久，都能夠從計算機中查找到準確的檔案信息，為醫(yī)療工作人員提供一個可靠的數據。

2 醫(yī)院檔案管理電子文件的應用

2.1 有效地收集積累所需要的電子文件

只要使收集積累的電子文件有效，才能確保電子文件在計算機內的保存數據信息準確無誤，保障了電子文件的安全性，促進了醫(yī)院檔案管理的數字化發(fā)展，為醫(yī)療工作人員提供了便利。因此，電子文件的收集積累是電子文件歸檔的基礎，在收集積累電子文件的過程中，需要醫(yī)療工作人員的支持與配合，這樣才能更快很好地開展收集積累電子文件的工作。

第一，文件的存檔范圍進行了解。電子文件的歸檔實質是將收集積累的數據進行整理，從中篩選出有重要價值的信息，將其輸入到計算機內進行保存。電子文件的存檔范圍就是對數據信息的篩選條件。只有將收集積累的電子文件進行歸檔，才能將其轉交至檔案管理部門。現階段我國醫(yī)院相關制度都是針對紙質文件的，并沒有制定相關制度對電子文件的歸檔范圍進行明確。因此，在制定有關電子文件歸檔范圍的制度時，應當以紙質文件歸檔范圍為主要依據，并對制度中的部分內容進行完善與創(chuàng)新，在制定制度的時候，應當參考醫(yī)院信息化的實際情況，使電子文件的歸檔范圍盡量擴大，使計算機系統(tǒng)所覆蓋的文件都納入其中，同時，在制定歸檔范圍時，還應將電子文件的背景、日志文件等都加入進去，這樣才能使醫(yī)院電子文件的歸檔更為全面。第二，對收集電子文件的基本的要求進行明確。電子文件的基本要求主要有以下幾個方面：首先是對電子文件的正確性進行確定，并對電子文件進行命名，在命名的時候應當根據其內容進行編寫，這樣才能使醫(yī)療工作人員在查找檔案信息的時候更具有高效性。其次，為了使電子文件在計算機的不同系統(tǒng)中能夠正常讀取與識別，應將所收集積累到的電子文件的格式進行轉化，這樣才能更好地在不同計算機系統(tǒng)中都能查詢。再者，對電子文件的內容進行了解，并為電子文件編制相應的目錄，使醫(yī)療工作人員在查看的過程中更為方便，在對目錄進行編制的過程中，工作人員應當嚴格按照內容對目錄進行編制，確保目的與電子文件的內容相匹配。最后，電子文件不僅是對醫(yī)院檔案進行記錄，更是為日后醫(yī)療工作人員查找提供便利，因此在電子文件收集的過程中，應當嚴格按照相應的規(guī)范對其進行收集與整理。

2.2 電子文件的鑒定

為了使醫(yī)院工作人員在以后所用到的電子文件數據更為可靠，應當充分保證電子文件的真實性，因此，對電子文件的鑒定工作是非常有必要的，其鑒定對象主要是電子文件的內容。電子文件的鑒定工作是以原始狀態(tài)為基礎，將計算機內的電子文件與之作對比，從而比較兩者是否相同。電子文件與紙質文件相比，其鑒定工作更為困難，紙質文件只需要對比文件的內容及載體，不需要考慮別的因素，而電子文件的鑒定，除了考慮文件內容及載體是否一致外，還應當考慮其他因素。由于電子文件本身就是虛擬文件，在鑒定的過程中會遇到各種很難發(fā)現的差異，隨著科學技術的不斷進步，聯(lián)合加密與簽署都等技術隨之也不斷成熟，在電子文件的鑒定工作中采用聯(lián)合加密與簽署等技術能夠給有效提高電子文件的可靠性，電子文件的可靠性直接影響到醫(yī)院檔案是否可靠。除此以外，醫(yī)院還應當在計算機內建立一套完整的管理系統(tǒng)，并將其應用到電子文件中，在實踐中不斷完善電子文件檔案管理系統(tǒng)。

電子文件在保存的過程中，其最重要的就是電子文件的完整性，電子文件的完整性不僅影響到文件內數據信息是否能夠正常使用，還影響到對醫(yī)療工作人員的價值。因此，電子文件應當保持其完整性，對文件數量以及內容進行嚴格管理。電子文件結構是影響電子文件完整性的主要因素，其原因是由于電子文件結構復雜，且保存電子文件的方式較多，這就使得電子文件在計算機系統(tǒng)中容易出現文件數據丟失或損壞的現象。為了盡量避免該現象的產生，在收集積累電子文件的時候就應當建立相關制度，并對制度不斷完善，同時為了避免收集積累的電子文件沒有經過處理而混合在一起，應當在計算機系統(tǒng)中設置一個緩沖空間，讓沒有經過處理的電子文件先篩選出來，電子文件的鑒定工作應當嚴格按照其操作規(guī)范進行，確保鑒定后的電子文件都符合相關要求，保證電子文件的完整性以及可靠性。

2.3 電子文件歸檔

在對鑒定后的電子文件進行歸檔時，應先按照邏輯進行歸檔。將一個空文件夾建立在計算機硬盤中，并對空文件夾進行重命名，命名為“歸檔總文件夾”?？偽募A在建立后，再在其內部根據需要建立一定數量的子文件夾。子文件夾在命名的時候，應當根據年份來命名，這樣才能讓醫(yī)療工作人員更方便地去查找相應的文件夾，并在文件夾中找出自己所需要的電子文件。子文件夾一般命名為“××年度歸檔電子文件”。電子文件保存的時間一般分為三種：永久保存、長期保存以及短期保存。為了區(qū)分電子文件的保存時間，在年度歸檔電子文件的文件夾內建立三個文件夾，并對其進行重命名為“永久保存”、“長期保存”以及“短期保存”，電子文件在保存的時候按照其保存時間將其保存到相應的文件夾中。對于一些轉成文本的電子文件而言，應當對其制定文件目錄，同時還應當標注文書登記號、類別代碼等信息，醫(yī)院工作人員在查找檔案的時候只需要根據目錄或標注信息就能夠直接找出相應的文件，使醫(yī)療工作人員的工作效率得到了提高。為了避免計算機出故障等原因造成計算機內硬盤受損，不能讀出硬盤中的電子文件，應當對計算機內已歸檔的電子文件進行備份至移動硬盤或U盤中。電子文件的保存一般采用的是一式三套的方法，其中一套保存在計算機的硬盤中，一套是醫(yī)療工作人員用來查閱，最后一套則異地保存，以備不時之需。

2.4 歸檔審核

當電子文件完成了歸檔工作后，接下來需要進行的工作就是審核，對電子文件重新檢查與鑒定的，當發(fā)現電子文件中內容出現錯誤時，應當及時進行改正，待鑒定合格后，將鑒定結果匯報給醫(yī)院檔案管理的領導，讓其簽署審核意見。

3 總結

隨著科學技術的不斷進步，電子檔案已成為社會發(fā)展的必然趨勢，在醫(yī)院檔案管理的過程中，通過電子化的檔案管理，能夠大大提高醫(yī)院工作人員的工作效率，促進我國醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展。

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