論電子信息技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用

高 文

中共墊江縣委宣傳部

論電子信息技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用

高 文

中共墊江縣委宣傳部

進(jìn)入21世紀(jì)，隨著互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的快速崛起，知識(shí)成為全球共享化，而信息技術(shù)的應(yīng)用占據(jù)了當(dāng)今社會(huì)的主導(dǎo)地位，大眾漸漸地對(duì)知識(shí)與信息的關(guān)注越來(lái)越高，對(duì)信息量的需求已成為社會(huì)文明的重要標(biāo)志。這樣看來(lái)，對(duì)于檔案事業(yè)的發(fā)展來(lái)說(shuō)將會(huì)是一個(gè)非常好的機(jī)會(huì)?；诖?，檔案管理的運(yùn)用勢(shì)必成為新時(shí)代的關(guān)注焦點(diǎn)，這關(guān)系到整個(gè)檔案事業(yè)的發(fā)展。因此，我們必須做出進(jìn)一步的思考，旨在避免檔案管理步入彎路。

互聯(lián)網(wǎng)；電子信息技術(shù)；檔案管理；應(yīng)用

如今我們已步入了一個(gè)完全信息化的時(shí)代，全社會(huì)處處充滿了信息，當(dāng)然對(duì)于信息的收集、整理、處理、加工的能力也大大提高。而信息的傳播途徑不會(huì)受到任何時(shí)空的約束，這樣的網(wǎng)絡(luò)體制下人們的社會(huì)與經(jīng)濟(jì)、生產(chǎn)的結(jié)構(gòu)都發(fā)生了翻天覆地的變化，人們的活動(dòng)越來(lái)越趨向全球化的發(fā)展。而隨著電子信息技術(shù)的快速發(fā)展，人們?cè)诤艽蟪潭壬虾雎詫?duì)于電子信息的保存與管理。如：電子信息技術(shù)幫助檔案管理人員保存豐富的檔案資料，但是在此時(shí)也給檔案工作者帶來(lái)了極大的挑戰(zhàn)。電子信息技術(shù)是不是可以很好的用在檔案管理的工作中，這也將對(duì)保護(hù)歷史文化遺產(chǎn)以及傳承等產(chǎn)生不可推卸的作用。

一、利用電子信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理工作的優(yōu)勢(shì)

隨著互聯(lián)網(wǎng)的興起，電子信息技術(shù)越來(lái)越發(fā)達(dá)。社會(huì)網(wǎng)絡(luò)化走進(jìn)人們的工作和學(xué)習(xí)中，漸漸的被人們所接受。對(duì)于檔案的管理工作開(kāi)始都是紙質(zhì)版本，現(xiàn)在逐漸成為了電子檔案。從這一點(diǎn)可以說(shuō)明當(dāng)今社會(huì)在不斷的發(fā)展與進(jìn)步，而應(yīng)用電子信息技術(shù)對(duì)檔案管理工作有什么好處呢？它的優(yōu)點(diǎn)在哪里？下面筆者一一闡述：

1、檔案管理的工作變得越來(lái)越便捷

以計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)作為一個(gè)基礎(chǔ)平臺(tái)，檔案管理的工作者便可以在任何時(shí)間任何地點(diǎn)，運(yùn)用計(jì)算機(jī)對(duì)各種數(shù)據(jù)及信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)整理、清查檢索等工作。這樣省去了翻閱紙質(zhì)檔案資料的時(shí)間與各種手續(xù)、省去了大量檔案文件所占用的空間，十分的便捷。

2、查閱和檢索逐漸被網(wǎng)絡(luò)化

在對(duì)電子檔案的管理系統(tǒng)中，每一份電子檔案都具備一定的屬性，根據(jù)這些屬性信息的不同可以對(duì)客戶的不同權(quán)限對(duì)各個(gè)部門進(jìn)行開(kāi)放。運(yùn)用這樣的方法可以不用必須去檔案部門去進(jìn)行檢索和查閱，現(xiàn)在可以利用網(wǎng)絡(luò)的各種終端對(duì)檔案隨時(shí)進(jìn)行檢索或者查閱，這樣便提高了對(duì)信息檢索的利用率。

3、電子檔案與文件的一體化管理

辦公室自動(dòng)化趨勢(shì)的背景下，檔案工作的升級(jí)是電子檔案與文件的一體化管理，不同的文件中會(huì)包含不同的文字、照片以及聲音和圖像等，當(dāng)辦理工作結(jié)束之后，便能夠進(jìn)到相對(duì)應(yīng)的檔案資料數(shù)據(jù)庫(kù)，這些由資料庫(kù)的管理工作人員分別歸類整理，通過(guò)這樣的方式便能在任意時(shí)間進(jìn)行歸檔，電子檔案的管理逐漸變得一體化。

二、電子信息技術(shù)在檔案管理工作中應(yīng)用的問(wèn)題

1、對(duì)電子化的檔案管理認(rèn)識(shí)模糊

工作人員的認(rèn)識(shí)不到位，與實(shí)際工作存在一定的差距。而這些差距通常將會(huì)導(dǎo)致工作的失誤，例如：對(duì)那些比較重要的文件資料，不能及時(shí)進(jìn)行打印或者備份。如果對(duì)計(jì)算機(jī)的依賴性過(guò)強(qiáng)，那么假設(shè)計(jì)算機(jī)出現(xiàn)了故障，就有可能導(dǎo)致檔案資料的丟失。與此同時(shí)，對(duì)電子文件歸類的意識(shí)存在一定的欠缺。如：利用計(jì)算機(jī)去起草一些文件資料，當(dāng)打印出來(lái)正式的紙質(zhì)版的文件過(guò)后，那些電子版本的草稿文件就非常容易忽視了。這些電子文件許多都沒(méi)有保留下來(lái)，他們會(huì)不斷的被刪除、覆蓋，這樣造成了信息的大量流失。

2、電子檔案的規(guī)范化的管理存在一定的缺失

近幾年，隨著互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的快速發(fā)展，我們可以利用互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)接收與發(fā)送電子檔案，利用網(wǎng)絡(luò)向上一級(jí)或各個(gè)單位進(jìn)行匯報(bào)，相當(dāng)?shù)谋憬?。此外，現(xiàn)對(duì)電子文件僅是進(jìn)行了邏輯性的歸檔處理。當(dāng)下，針對(duì)電子文件資料在網(wǎng)絡(luò)中的安全問(wèn)題也引起了極高的關(guān)注。就拿檔案管理舉例，最明顯的一個(gè)問(wèn)題就是，在對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行設(shè)計(jì)的時(shí)候缺少檔案工作者的參與環(huán)節(jié)，而大多數(shù)的檔案管理人員對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的了解相對(duì)較少。據(jù)此建立的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)大多是設(shè)計(jì)了邏輯歸檔這一項(xiàng)功能，把這些有關(guān)的信息歸為檔案部門的使用終端上面，這些電子的文件資料并沒(méi)有下載下來(lái)，放在一個(gè)可以脫機(jī)進(jìn)行保存的載體中。如果網(wǎng)絡(luò)一旦出了問(wèn)題，那么這些個(gè)電子文件就完全有可能丟失。

3、檔案管理專業(yè)人才缺失、機(jī)構(gòu)不全

對(duì)于電子檔案的管理人員來(lái)說(shuō)，需要是專業(yè)的人士且要有專門的檔案管理的部門。但是與當(dāng)前相比，很多檔案的管理者素質(zhì)偏低，對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)也不夠精通，十分缺乏專業(yè)性，這樣致使對(duì)電子文件歸檔的管理非常的不嚴(yán)謹(jǐn)。如果對(duì)電子檔案沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的管理體制的話，未來(lái)完全可能會(huì)造成檔案資料的丟失和泄露。

三、結(jié)束語(yǔ)

在當(dāng)下經(jīng)濟(jì)社會(huì)快速發(fā)展的前提下，科技使我們的生活變得越來(lái)越便捷，與此同時(shí)對(duì)人們的專業(yè)素養(yǎng)要求也是越來(lái)越高。在檔案管理的過(guò)程中，既需要人員對(duì)管理技術(shù)熟練掌握，也需要對(duì)檔案管理工作者要求越高。然而，在我們享受著便捷的時(shí)候也在不斷地發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中的錯(cuò)誤。因此建立一個(gè)健全的檔案管理體制并進(jìn)行規(guī)范，這將會(huì)使檔案管理工作更加嚴(yán)謹(jǐn)。

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